В учебнике показано, как вставить таблицу в Excel, и объясняются преимущества этого. Вы найдете ряд интересных функций, таких как вычисляемые столбцы, общая строка и структурированные ссылки. Вы также получите представление о табличных функциях и формулах Excel, узнаете, как преобразовать таблицу в диапазон или удалить форматирование таблицы.

Таблица - это одна из самых мощных функций Excel, которую часто упускают из виду или недооценивают. Вы можете прекрасно обходиться без таблиц, пока не наткнетесь на них. И тогда вы поймете, что упустили потрясающий инструмент, который может сэкономить много вашего времени и сделать вашу жизнь намного проще.

Преобразование данных в таблицу избавит вас от необходимости создавать динамические именованные диапазоны, обновлять ссылки на формулы, копировать формулы по столбцам, форматировать, фильтровать и сортировать данные. Microsoft Excel позаботится обо всем этом автоматически.

Что такое таблица в Excel?

Таблица Excel - это именованный объект, позволяющий управлять его содержимым независимо от остальных данных рабочего листа. Таблицы появились в Excel 2007 как улучшенная версия функции Список Excel 2003 и доступны во всех последующих версиях Excel с 2010 по 365.

Таблицы Excel предоставляют множество функций для эффективного анализа и управления данными, таких как вычисляемые столбцы, итоговая строка, опции автофильтра и сортировки, автоматическое расширение таблицы и многое другое.

Обычно таблица содержит связанные данные, которые вводятся в ряд строк и столбцов, хотя она может состоять из одной строки и/или столбца. На скриншоте ниже показана разница между обычным диапазоном и таблицей:

Примечание. Таблицу Excel не следует путать с таблицей данных, которая является частью пакета What-If Analysis, позволяющего вычислять несколько результатов.

Как создать таблицу в Excel

Иногда, когда люди вводят связанные данные в рабочий лист, они называют эти данные "таблицей", что технически неверно. Чтобы преобразовать диапазон ячеек в таблицу, необходимо явно отформатировать его как таковой. Как это часто бывает в Excel, существует более одного способа сделать одно и то же.

3 способа создания таблицы в Excel

Чтобы вставить таблицу в Excel, организуйте данные в строки и столбцы, щелкните любую отдельную ячейку в наборе данных и выполните одно из следующих действий:

1. На Вставка во вкладке Таблицы группу, нажмите Таблица В результате будет вставлена таблица со стилем по умолчанию.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Формат в виде таблицы , и выберите один из предопределенных стилей таблицы.
3. Если вы предпочитаете работать с клавиатуры, а не с помощью мыши, самый быстрый способ создания таблицы - это нажатие клавиши Ярлык таблицы Excel : Ctrl+T

Какой бы метод вы ни выбрали, Microsoft Excel автоматически выделит весь блок ячеек. Чтобы проверить, правильно ли выбран диапазон, установите или снимите флажок В моей таблице есть заголовки и нажмите кнопку OK .

В результате в вашем рабочем листе создается красиво отформатированная таблица. На первый взгляд она может выглядеть как обычный диапазон с кнопками фильтрации в строке заголовка, но это еще не все!

Примечания:

• Если вы хотите управлять несколькими независимыми наборами данных, вы можете сделать несколько таблиц на одном листе.
• Невозможно вставить таблицу в общий файл, поскольку функциональность таблиц не поддерживается в общих рабочих книгах.

10 самых полезных функций таблиц Excel

Как уже говорилось, таблицы Excel обладают рядом преимуществ по сравнению с обычными диапазонами данных. Так почему бы вам не воспользоваться мощными возможностями, которые теперь находятся всего в одном нажатии кнопки?

1. встроенные опции сортировки и фильтрации

Обычно для сортировки и фильтрации данных в рабочем листе требуется несколько шагов. В таблицах стрелки фильтрации автоматически добавляются в строку заголовка и позволяют использовать различные текстовые и числовые фильтры, сортировать по возрастанию или убыванию, по цвету или создавать пользовательский порядок сортировки.

Если вы не планируете фильтровать или сортировать данные, вы можете легко скрыть стрелки фильтра зайдя на Дизайн вкладка> Варианты стиля стола группу, и снять флажок Кнопка фильтра коробка.

Или можно переключаться между скрытием и отображением стрелок фильтра с помощью сочетания клавиш Shift+Ctrl+L.

Кроме того, в Excel 2013 и выше можно создать слайсер для быстрой и простой фильтрации данных таблицы.

2. Заголовки колонок видны при прокрутке

Когда вы работаете с большой таблицей, которая не помещается на экране, строка заголовка всегда остается видимой при прокрутке вниз. Если это не работает для вас, просто убедитесь, что вы выбрали любую ячейку внутри таблицы перед прокруткой.

3. простое форматирование (стили таблиц Excel)

Вновь созданная таблица уже отформатирована с полосатыми строками, границами, затенением и т.д. Если вам не нравится формат таблицы по умолчанию, вы можете легко изменить его, выбрав один из 50+ предопределенных стилей, доступных в меню Стили столов галерея на Дизайн вкладка.

Помимо изменения стилей столов, в Дизайн Вкладка позволяет включать и выключать следующие элементы таблицы:

• Строка заголовка - отображает заголовки столбцов, которые остаются видимыми при прокрутке данных таблицы.
• Общий ряд - добавляет строку итогов в конце таблицы с несколькими предопределенными функциями на выбор.
• Обвязанные ряды и полосатые колонны - отображать альтернативные цвета строк или столбцов.
• Первая колонка и последняя колонка - отобразить специальное форматирование для первого и последнего столбца таблицы.
• Кнопка фильтра - показывает или скрывает стрелки фильтра в строке заголовка.

На скриншоте ниже показаны параметры стиля таблицы по умолчанию:

Советы по стилю стола:

• Если Дизайн Если вкладка исчезла из рабочей книги, просто щелкните любую ячейку в таблице, и она снова появится.
• Чтобы установить определенный стиль в качестве стиля таблицы по умолчанию в рабочей книге, щелкните правой кнопкой мыши этот стиль в галерее стилей таблиц Excel и выберите пункт Установить по умолчанию .
• На удалить форматирование таблицы , на Дизайн во вкладке Стили столов группу, нажмите кнопку Подробнее кнопка в правом нижнем углу, а затем нажмите кнопку Очистить под миниатюрами стилей таблиц. Подробную информацию см. в разделе Как очистить форматирование таблиц в Excel.

Дополнительную информацию см. в разделе Как использовать стили таблиц Excel.

4. Автоматическое расширение таблицы для включения новых данных

Обычно добавление дополнительных строк или столбцов в рабочий лист означает дополнительное форматирование и переформатирование. Но не в том случае, если вы организовали свои данные в таблице! Когда вы вводите что-либо рядом с таблицей, Excel предполагает, что вы хотите добавить в нее новую запись, и расширяет таблицу, чтобы включить эту запись.

Как видно на скриншоте выше, форматирование таблицы корректируется с учетом новой добавленной строки и столбца, а альтернативное затенение строк (полосатые строки) остается на месте. Но не только форматирование таблицы расширяется, функции и формулы таблицы также применяются к новым данным!

Другими словами, когда бы вы ни рисовали таблицу в Excel, она по своей природе является "динамической таблицей", и, подобно динамическому именованному диапазону, она автоматически расширяется, чтобы вместить новые значения.

На отменить расширение таблицы , нажмите кнопку Отменить кнопка на панели инструментов быстрого доступа, или нажмите Ctrl+Z, как вы обычно делаете, чтобы вернуть последние изменения.

5. Быстрые итоги (общий ряд)

Чтобы быстро суммировать данные в таблице, отобразите строку итогов в конце таблицы, а затем выберите нужную функцию из выпадающего списка.

Чтобы добавить общую строку в таблицу, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в таблице, выберите пункт Таблица , и нажмите Итоговая строка .

Или обратитесь в Дизайн вкладка> Варианты стиля стола группу и выберите Общий ряд коробка:

В любом случае в конце таблицы появляется итоговая строка. Вы выбираете нужную функцию для каждой ячейки итоговой строки, и соответствующая формула вводится в ячейку автоматически:

Общие советы по гребле:

• Функции таблиц Excel не ограничиваются функциями в раскрывающемся списке. Вы можете ввести любая функция в любой ячейке общего ряда, нажав кнопку Дополнительные функции в выпадающем списке или ввод формулы непосредственно в ячейку.
• Строка Total вставляет функцию SUBTOTAL, которая вычисляет значения только в видимые клетки и оставляет скрытые (отфильтрованные) ячейки. Если вы хотите суммировать данные в видимых и невидимых строках, введите соответствующую формулу вручную, например SUM, COUNT, AVERAGE и т.д.

6. вычисление табличных данных с легкостью (вычисляемые столбцы)

Еще одно большое преимущество таблицы Excel заключается в том, что она позволяет вычислить весь столбец, введя формулу в одну ячейку.

Например, чтобы создать вычисляемый столбец в нашей таблице-образце, введите формулу Среднее в ячейку E2:

Как только вы нажмете Enter, формула будет немедленно скопирована в другие ячейки столбца и правильно скорректирована для каждой строки таблицы:

Советы по расчетным колонкам:

• Если вычисляемый столбец не создан в вашей таблице, убедитесь в том, что в поле Заполнение формул в таблицах для создания вычисляемых столбцов опция включена в вашем Excel. Чтобы проверить это, нажмите кнопку Файл > Опции , выберите Проветривание в левой панели нажмите кнопку Параметры автокоррекции и переключитесь на Автоматическое форматирование по мере ввода вкладка.
• Ввод формулы в ячейку, которая уже содержит данные, не создает вычисляемый столбец. В этом случае в ячейку вводится формула Параметры автокоррекции появляется кнопка (как на скриншоте ниже) и позволяет перезаписать данные во всем столбце так, чтобы был создан вычисляемый столбец.
• Вы можете быстро отменить вычисленный столбец, нажав на кнопку Отменить вычисленный столбец в Параметры автокоррекции , или нажав на кнопку Отменить на панели инструментов быстрого доступа.

7. простые для понимания табличные формулы (структурированные ссылки)

Неоспоримым преимуществом таблиц является возможность создания динамических и легко читаемых формул с помощью структурированные ссылки в которых вместо обычных адресов ячеек используются имена таблиц и столбцов.

Например, эта формула находит среднее значение всех значений в столбцах Ян через Мар в Таблица_продаж :

=AVERAGE(Sales_table[@[Jan]:[Mar]])

Прелесть структурированных ссылок заключается в том, что, во-первых, они создаются Excel автоматически, без необходимости изучать их специальный синтаксис, а во-вторых, они автоматически корректируются при добавлении или удалении данных из таблицы, поэтому вам не нужно беспокоиться об обновлении ссылок вручную.

Для получения дополнительной информации см. раздел Структурированная ссылка в таблицах Excel.

8. Выбор данных одним щелчком мыши

Вы можете выделять ячейки и диапазоны в таблице с помощью мыши, как вы это обычно делаете. Вы также можете выделять строки и столбцы таблицы одним щелчком мыши.

9. динамические диаграммы

При создании диаграммы на основе таблицы диаграмма автоматически обновляется по мере редактирования данных таблицы. При добавлении новой строки или столбца в таблицу диаграмма динамически расширяется, принимая новые данные. При удалении некоторых данных в таблице Excel сразу же удаляет их из диаграммы. Автоматическая настройка диапазона источника диаграммы - чрезвычайно полезная функция при работе с наборами данных, которыечасто расширяются или сжимаются.

10. Печать только таблицы

Если вы хотите распечатать только таблицу и не учитывать другие элементы рабочего листа, выделите любую продажу в таблице и нажмите Ctrl+P или нажмите кнопку Файл > Печать . Печать выбранной таблицы будет выбран автоматически, без необходимости настройки параметров печати:

Как управлять данными в таблице Excel

Теперь, когда вы знаете, как создать таблицу в Excel и использовать ее основные возможности, я призываю вас потратить еще пару минут и узнать еще несколько полезных советов и трюков.

Как преобразовать таблицу в диапазон

Если вы хотите удалить таблицу без потери данных таблицы или ее форматирования, перейдите в раздел Дизайн вкладка> Инструменты группу, и нажмите кнопку Преобразование в диапазон .

Или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите Таблица > Преобразование в диапазон .

При этом таблица будет удалена, но все данные и форматы останутся нетронутыми. Excel также позаботится о формулах таблицы и изменит структурированные ссылки на обычные ссылки на ячейки.

Для получения дополнительной информации см. раздел Как преобразовать таблицу Excel в обычный диапазон .

Как добавить или удалить строки и столбцы таблицы

Как вы уже знаете, самый простой способ добавить новую строку или столбец в таблицу - это ввести любое значение в любую ячейку, которая находится непосредственно под таблицей, или ввести что-то в любую ячейку справа от таблицы.

Если строка Итоговые показатели отключена, вы можете добавить новую строку, выделив правую нижнюю ячейку таблицы и нажав клавишу Tab (как при работе с таблицами Microsoft Word).

Чтобы вставить новую строку или столбец внутри таблицы , используйте Вставка опции на Главная вкладка> Клетки или щелкните правой кнопкой мыши ячейку, над которой вы хотите вставить строку, а затем нажмите кнопку Вставка > Строки таблицы выше ; чтобы вставить новый столбец, нажмите Столбцы таблицы слева .

На удалить строки или столбца, щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в строке или столбце, которую вы хотите удалить, выберите Удалить , а затем выберите либо Строки таблицы или Колонки таблицы Или нажмите стрелку рядом с Удалить на Главная во вкладке Клетки группу и выберите нужную опцию:

Как изменить размер таблицы Excel

Чтобы изменить размер таблицы, то есть включить в таблицу новые строки или столбцы или исключить некоторые из существующих строк или столбцов, перетащите треугольник изменить размер ручки в правом нижнем углу стола вверх, вниз, вправо или влево:

Как выделить строки и столбцы в таблице

Как правило, вы можете выбирать данные в таблице Excel обычным способом с помощью мыши. Кроме того, вы можете использовать следующие советы по выбору одним щелчком мыши.

Выбор столбца или строки таблицы

Подведите указатель мыши к верхнему краю заголовка столбца или левой границе строки таблицы, пока указатель не превратится в черную стрелку. Однократное нажатие на эту стрелку выделит только область данных в столбце; двукратное нажатие включает в выделение заголовок столбца и общую строку, как показано на следующем снимке экрана:

Совет. Если выбран не столбец/строка таблицы, а весь столбец или строка рабочего листа, переместите указатель мыши на столбец/строку таблицы. граница заголовка столбца таблицы или строки таблицы так, чтобы буква столбца или номер строки не были выделены.

В качестве альтернативы можно использовать следующие сочетания клавиш:

• Чтобы выбрать таблица колонка , щелкните любую ячейку в столбце и нажмите Ctrl+Пробел один раз, чтобы выбрать только данные столбца; и два раза, чтобы выбрать весь столбец, включая заголовок и итоговую строку.
• Чтобы выбрать таблица строка , щелкните первую ячейку в строке, а затем нажмите Ctrl+Shift+стрелка вправо.

Выбор всей таблицы

Чтобы выбрать область табличных данных щелкните в левом верхнем углу таблицы, указатель мыши изменится на стрелку, направленную на юго-восток, как на скриншоте ниже. Чтобы выбрать пункт весь стол включая заголовки таблиц и общую строку, дважды нажмите на стрелку.

Другой способ выделить данные таблицы - щелкнуть любую ячейку в таблице, а затем нажать CTRL+A. Чтобы выделить всю таблицу, включая заголовки и итоговую строку, нажмите CTRL+A дважды.

Вставьте слайсер для визуальной фильтрации данных таблицы

В Excel 2010 можно создавать слайсеры только для таблиц pivot. В более новых версиях слайсеры также можно использовать для фильтрации данных таблицы.

Чтобы добавить слайсер для таблицы Excel, сделайте следующее:

• Перейти к Дизайн вкладка> Инструменты группу, и нажмите кнопку Вставной ломтерез кнопка.
• В Вставные ломтерезки В диалоговом окне установите флажки для столбцов, для которых вы хотите создать слайсеры.
• Нажмите OK.

В результате на вашем рабочем листе появится один или несколько слайсеров, и вы просто щелкните элементы, которые хотите отобразить в таблице.

Совет. Чтобы отобразить несколько элементов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выборе элементов.

Как дать имя таблице в Excel

Когда вы создаете таблицу в Excel, ей присваивается имя по умолчанию, например, Таблица 1, Таблица 2 и т.д. Во многих ситуациях имена по умолчанию вполне подходят, но иногда вы можете захотеть дать своей таблице более осмысленное имя, например, чтобы формулы таблицы было легче понять. Изменить название таблицы очень просто, насколько это вообще возможно.

Чтобы переименовать таблицу Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку в таблице.
2. На Дизайн во вкладке Свойства группы, введите новое имя в поле Название таблицы коробка.
3. Нажмите Enter.

Вот и все!

Как удалить дубликаты из таблицы

Это еще одна замечательная функция таблиц Excel, о которой многие люди совершенно не знают. Чтобы удалить дубликаты строк в таблице, просто сделайте следующее:

1. Добрался до Дизайн вкладка> Инструменты группу, и нажмите кнопку Удаление дубликатов .
2. В Удаление дубликатов В диалоговом окне выберите столбцы, которые могут содержать дубликаты.
3. Нажмите OK.

Готово!

Совет. Если вы случайно удалили данные, которые должны быть сохранены, нажмите кнопку Отменить или нажмите Ctrl+Z, чтобы восстановить удаленные записи.

Этот учебник - лишь краткий обзор основных возможностей таблиц Excel. Просто попробуйте их, и вы найдете новое применение таблицам в своей повседневной работе и откроете для себя новые увлекательные возможности. Я благодарю вас за чтение и с нетерпением жду встречи с вами в нашем блоге на следующей неделе!