Это руководство поможет вам работать с историей версий и историей редактирования ячеек в Google Sheets.

Google Sheets имеет множество полезных функций. Одна из них - автоматическое сохранение таблиц с сохранением всех изменений, внесенных в файл. Вы можете получить доступ к этим записям, просмотреть их и восстановить любую версию в любое время.

Что такое история версий в Google Sheets

Если вы привыкли делать копии своих электронных таблиц или дублировать вкладки для записи, самое время перестать захламлять свой Диск :) Google Sheets теперь автоматически сохраняет каждую правку и ведет журнал всех изменений, чтобы вы могли посмотреть их & сравнить. Это называется историей версий.

История версий реализована в виде специальной опции Google Sheets и показывает все изменения в одном месте.

В нем указаны даты и время правок, имена редакторов, каждому редактору присвоен свой цвет, чтобы вы могли видеть, что было изменено тем или иным человеком.

Как просмотреть историю редактирования в Google Sheets

Примечание. Эта функция доступна только для владельцев электронных таблиц и пользователей с правами редактирования.

Чтобы просмотреть всю историю редактирования в Google Sheets, перейдите по ссылке Файл> История версий> Посмотреть историю версий :

Совет. Другой способ вызвать историю редактирования Google Sheets - нажать на клавиатуре Ctrl+Alt+Shift+H.

Это откроет боковую панель справа от вашей электронной таблицы со всеми деталями:

Каждая запись на этой панели представляет собой версию электронной таблицы, которая отличается от версии, расположенной ниже.

Совет. Некоторые версии будут сгруппированы. Вы заметите эти группы по маленькому треугольнику, направленному вправо:

Нажмите на треугольник, чтобы развернуть группу и увидеть всю историю версий Google Sheets:

Просматривая историю версий Google Sheets, вы увидите, кто и когда обновил файл (имена, даты и время).

Нажмите на любую временную метку, и Google Sheets покажет вам листы с содержимым, относящимся к этой дате и времени.

Вы также можете просмотреть изменения каждого редактора. Отметьте пункт Показать изменения в нижней части боковой панели:

Вы сразу увидите, кто обновил ячейки, поскольку цвет их заливки будет соответствовать цвету кружков рядом с именами редакторов на боковой панели истории версий Google Sheets:

Совет. Чтобы просмотреть каждую правку по отдельности и быстро переходить между ними, используйте стрелки рядом с Всего правок :

Как восстановить Google Sheets до предыдущей версии

Вы можете не только просмотреть историю правок в Google Sheets, но и восстановить ту или иную правку в любое время.

Как только вы найдете вариант электронной таблицы, который вы хотите вернуть, нажмите на зеленую кнопку Восстановить эту версию кнопку вверху:

Совет. Если вы передумали восстанавливать какую-либо более раннюю версию, нажмите на стрелку, чтобы вернуться к текущей электронной таблице:

Именование версий в истории версий Google Sheets

Если вас устраивают некоторые варианты вашей электронной таблицы, вы можете присвоить им имена. Пользовательские имена позволят вам быстро найти эти версии в истории редактирования впоследствии и предотвратят группировку других версий с названными.

В меню Google Таблицы откройте Файл> История версий> Название текущей версии :

Появится соответствующее всплывающее окно с предложением ввести новое имя:

Совет. Вы можете давать имена своим версиям непосредственно из истории версий. Щелкните значок с тремя точками рядом с вариантом, который вы хотите переименовать, и выберите первый вариант, Назовите эту версию :

Введите новое имя и нажмите Войти на клавиатуре для подтверждения:

Примечание. В одной электронной таблице можно создать только 40 именованных версий.

Чтобы быстро найти этот вариант среди других в истории редактирования, переключите вид с Все версии на Именованные версии в верхней части истории версий:

В истории версий Google Sheets будут отображаться только варианты с пользовательскими именами:

Совет. Вы можете изменить или полностью удалить имя позже, используя то же самое Дополнительные действия икона:

Как сделать копии более ранних вариантов файлов (или удалить историю версий из электронных таблиц Google)

Вы можете удивиться, почему я упоминаю такие разные действия - копирование и удаление - в названии одного раздела.

Видите ли, многие из вас спрашивают, как удалить историю версий в Google Sheets. Но дело в том, что такой возможности нет. Если вы являетесь владельцем электронной таблицы или имеете право редактировать ее, вы сможете просмотреть историю правок в Google Sheets и восстановить более ранние редакции.

Однако есть один вариант, который сбрасывает всю историю редактирования - копирование версии:

Вы получите предложенное имя и место на диске для этой копии. Конечно, вы можете изменить и то, и другое, и даже поделиться этой копией с теми же редакторами, которые имеют доступ к текущей электронной таблице:

Хит Сделать копию и эта версия появится в вашем Диске как отдельная электронная таблица с пустой историей правок. Как по мне, это довольно надежная альтернатива удалению истории версий в Google Sheets ;)

См. историю редактирования ячеек

Еще один способ просмотреть изменения - проверить каждую ячейку по отдельности.

Щелкните правой кнопкой мыши интересующую вас ячейку и выберите Показать историю редактирования :

Вы мгновенно получите информацию о последних изменениях: кто, когда, & какое значение было в этой ячейке раньше:

Используйте стрелки в правом верхнем углу, чтобы просмотреть другие изменения. Google Sheets даже сообщает, если значение было восстановлено из одной из предыдущих версий:

Примечание. Есть некоторые правки, которые Google Sheets не отслеживает, и, следовательно, вы не сможете их проверить:

• Изменения в формате
• Изменения, вносимые формулами
• Добавление или удаление строк и столбцов

Это все, что вам нужно знать на данный момент, чтобы отслеживать изменения данных в ваших Google Sheets и управлять & восстановлением любого варианта вашего файла в любое время.