Săptămâna trecută am explorat câteva tehnici de conversie a foilor de calcul Excel în HTML. Dar în zilele noastre, când toată lumea pare să se mute în cloud, de ce nu am face-o și noi? Noile tehnologii de partajare online a datelor Excel sunt mult mai simple și oferă o serie de noi oportunități de care puteți beneficia.

Odată cu apariția Excel Online, nu mai aveți nevoie de un cod HTML greoi pentru a vă exporta tabelele pe web. Pur și simplu salvați cartea de lucru online și accesați-o literalmente de oriunde, partajați-o cu alți utilizatori și lucrați împreună pe aceeași foaie. Cu Excel Online puteți, de asemenea, să încorporați cu ușurință foaia de lucru pe un site web sau pe un blog și să permiteți vizitatorilor dvs. să interacționeze cu ea pentru a găsi exact informațiile pe care lecăutăm.

În continuare, în acest articol, vom studia toate aceste capacități și multe altele oferite de Excel Online.

Cum să mutați foile de calcul Excel online

Dacă sunteți nou în cloud, în general, și în Excel Online, în special, cel mai simplu mod de a începe este de a partaja registrul de lucru existent utilizând interfața familiară a Excel desktop.

Toate foile de calcul Excel Online sunt stocate pe OneDrive (fostul serviciu web SkyDrive). După cum probabil știți, acest serviciu de stocare online există de ceva vreme, dar acum este integrat în Microsoft Excel ca opțiune de interfață accesibilă printr-un singur clic. În plus, invitații dvs., adică alți utilizatori cu care partajați foile de calcul, nu mai au nevoie de un cont Microsoft pentru a vizualiza și edita fișierele Excel pe care le-ați partajat.

Dacă nu aveți încă un cont OneDrive, vă puteți înregistra acum. Acest serviciu este ușor, gratuit și merită cu siguranță atenția dumneavoastră, deoarece majoritatea aplicațiilor Office 2013 și 2016, nu doar Excel, acceptă OneDrive. După ce v-ați înregistrat, treceți la următorii pași.

1. Conectați-vă la contul Microsoft

Asigurați-vă că sunteți, de asemenea, conectat la contul Microsoft din Excel. În registrul de lucru Excel, uitați-vă în colțul din dreapta sus. Dacă vedeți acolo numele dvs. și o fotografie, puteți sări peste acest pas, altfel faceți clic pe butonul Conectați-vă link.

Excel va afișa un mesaj prin care vi se va cere să confirmați că doriți cu adevărat să permiteți Office să se conecteze la Internet. Faceți clic pe Da , apoi introduceți acreditările Windows Live.

2. Salvați foaia de calcul Excel în cloud

Verificați că aveți deschis registrul de lucru corect, adică cel pe care doriți să îl partajați online, doar pentru a fi siguri. În acest exemplu, voi partaja un registru de lucru Lista de cadouri de vacanță astfel încât membrii familiei și prietenii mei să o poată vedea și să contribuie : )

Cu registrul de lucru corect deschis, navigați la fereastra de lucru Fișier fila, faceți clic pe Share în panoul din stânga. Invitați oameni opțiunea va fi selectată în mod implicit și faceți clic pe Salvați în cloud în panoul din dreapta.

După aceea, alegeți o locație în cloud pentru a vă salva fișierul Excel. OneDrive este prima opțiune pe care o veți vedea în dreapta, selectată în mod implicit, iar dumneavoastră alegeți pur și simplu dosarul de destinație în panoul din stânga.

Notă: Dacă nu vedeți opțiunea OneDrive, fie nu aveți un cont OneDrive, fie nu sunteți conectat.

Am creat deja o pagină specială Planificator de cadouri și apare în folderul Dosare recente Puteți alege orice alt dosar făcând clic pe butonul Răsfoiți de sub butonul Dosare recente sau creați una nouă în mod obișnuit, făcând clic dreapta oriunde în partea dreaptă a listei Salvați ca și selectând Nou> Dosar din meniul contextual. După ce ați selectat folderul corespunzător, faceți clic pe butonul Salvați buton.

3. Partajați foaia de calcul pe care ați salvat-o online

Caietul de lucru Excel este deja online și îl puteți vizualiza pe OneDrive>. Dacă doriți să partajați foaia de calcul online cu alte persoane, vă mai rămâne un pas de făcut - alegeți una dintre următoarele opțiuni de partajare:

• Invitați oameni (implicită). Introduceți adresele de e-mail ale contactelor cu care doriți să partajați foaia de lucru Excel. Pe măsură ce tastați, funcția de completare automată a Excel va compara datele introduse cu numele și adresele din Agenda dvs. și va afișa toate corespondențele. Pentru a adăuga mai multe contacte, separați numele cu punct și virgulă. Sau, faceți clic pe butonul Căutare în agenda de adrese pictograma pentru a căuta persoane de contact în lista de adrese globală.

  Puteți seta permisiuni de vizualizare sau editare pentru persoanele de contact, alegând opțiunea corespunzătoare din lista derulantă din dreapta. Dacă adăugați mai multe persoane invitate, permisiunile se vor aplica tuturor, dar veți putea modifica ulterior permisiunile pentru fiecare persoană în parte.

  De asemenea, puteți include un mesaj personal Dacă nu introduceți nimic, Excel va adăuga o invitație generică pentru dumneavoastră.

  În cele din urmă, puteți alege dacă un utilizator trebuie să se conecteze la contul său Windows Live înainte de a accesa foaia de calcul online. Nu văd niciun motiv special pentru care ar trebui să o facă, dar depinde de dumneavoastră.

  Când ați terminat, faceți clic pe butonul Share Fiecare dintre contactele invitate va primi un mesaj de e-mail care va conține un link către fișierul pe care l-ați partajat. Aceștia trebuie doar să facă clic pe link pentru a deschide foaia de calcul Excel online, pe OneDrive.

  La apăsarea butonului Share Excel va afișa lista contactelor cu care ați partajat fișierul. Dacă doriți să eliminați pe cineva din listă sau să modificați permisiunile, faceți clic dreapta pe nume și alegeți opțiunea corespunzătoare din meniul contextual.

• Link de partajare Dacă doriți să partajați foaia Excel online cu mai multe persoane, o modalitate mai rapidă ar fi să le trimiteți un link către fișier, de exemplu, utilizând o listă de distribuție sau de corespondență Outlook. Alegeți opțiunea Obțineți un link de partajare din panoul din stânga și luați fie un Vezi link sau Editare Link sau ambele în panoul din dreapta.
• Postați pe rețelele sociale . numele acestei opțiuni se explică de la sine și nu necesită prea multe explicații, poate doar o singură remarcă. Dacă ați ales această opțiune de partajare, dar nu vedeți lista de rețele sociale în panoul din dreapta, faceți clic pe butonul Conectarea rețelelor sociale și veți putea să vă alegeți conturile de Facebook, Twitter, Google, LinkedIn și alte conturi.
• Email Dacă preferați să trimiteți registrul de lucru Excel ca atașament (un fișier Excel obișnuit, PDF sau XPS), precum și prin fax prin internet, alegeți Email în stânga și opțiunea corespunzătoare în dreapta.

Indicație: Dacă doriți să limitați zonele din registrul de lucru Excel pe care le pot vizualiza alți utilizatori, treceți la opțiunea Fișier> Informații și faceți clic pe Opțiuni de vizualizare a browserului Veți putea alege foile și elementele denumite pe care doriți să le afișați pe Web.

Asta este tot! Caietul de lucru Excel este online și partajat cu alți utilizatori la alegere. Și chiar dacă nu colaborați cu nimeni, aceasta este o modalitate ușoară de a vă accesa fișierele Excel practic de oriunde, indiferent dacă sunteți la birou, lucrați de acasă sau călătoriți.

Cum să creați foi de calcul bazate pe web în Excel Online

La creați un nou registru de lucru, faceți clic pe săgeata mică de lângă Creați și alegeți Carte de lucru Excel din lista derulantă.

La redenumiți registrul de lucru online, faceți clic pe numele de fișier implicit și introduceți unul nou.

La încărcați registrul de lucru existent în Excel Online, faceți clic pe butonul Încărcați de pe bara de instrumente OneDrive și căutați fișierul pe computerul dumneavoastră.

Cum se editează registrele de lucru în Excel Online

După ce ați deschis registrul de lucru în Excel Online, puteți lucra cu el utilizând Aplicație web Excel aproape în același mod în care utilizați Excel desktop: introduceți date, sortați și filtrați, calculați cu formule și prezentați datele în mod vizual cu ajutorul graficelor.

Există o singură diferență semnificativă între foile de calcul Excel bazate pe web și cele de pe desktop. Excel Online nu dispune de Salvați pentru că vă salvează în mod automat caietele de lucru. Dacă v-ați răzgândit în legătură cu ceva, apăsați Ctrl+Z și Ctrl+Y pentru a anula, respectiv reface. Puteți folosi butonul Desfaceți / Refaceți de pe butoanele Pagina de pornire> Grupul de anulare în același scop.

Dacă încercați să editați anumite date, dar nu se întâmplă nimic, cel mai probabil vă aflați în vizualizarea doar pentru citire. Pentru a trece la modul de editare, faceți clic pe Editarea caietului de lucru > Editare în Excel Web App și efectuați modificări rapide direct din browserul dvs. web. Pentru funcții mai avansate de analiză a datelor, cum ar fi tabele pivot, linii strălucitoare sau conectarea la o sursă de date externă, faceți clic pe Editați în Excel pentru a trece la versiunea desktop.

Atunci când salvați foaia de calcul în Excel, aceasta va fi salvată acolo unde ați creat-o inițial, adică în OneDrive.

Sfat: Dacă doriți să efectuați modificări rapide în mai multe registre de lucru, cea mai rapidă modalitate este să deschideți lista de fișiere de pe OneDrive, să găsiți registrul de lucru dorit, să faceți clic dreapta pe acesta și să selectați acțiunea necesară din meniul contextual.

Cum să partajați foile de calcul Excel Online cu alți utilizatori

Pentru a partaja foaia de calcul Excel bazată pe web, faceți clic pe Share> Împărtășește cu oamenii și apoi alegeți fie:

• Invitați oameni și introduceți adresele de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați registrul de lucru sau
• Obțineți un link pentru a o lipi pe un mesaj de e-mail, pe o pagină web sau pe site-urile de socializare.

De asemenea, puteți alege dacă doriți să acordați permisiuni de vizualizare sau de editare contactelor dumneavoastră.

Atunci când mai multe persoane editează foaia de calcul în același timp, Excel Online arată imediat prezența acestora și actualizările, cu condiția ca toată lumea să editeze în Excel Online, nu în Excel desktop. Dacă faceți clic pe o mică săgeată de lângă numele persoanei din colțul din dreapta sus al foii de calcul, puteți vedea chiar și ce celulă anume este editată în acel moment.

Cum să blocați anumite celule pentru editare într-o foaie de lucru partajată

Dacă partajați foile dvs. online cu mai multe persoane, este posibil să doriți să limitați drepturile de editare pentru membrii echipei dvs. doar la anumite celule, rânduri sau coloane din documentul Excel de pe OneDrive. Pentru a face acest lucru, trebuie să alegeți intervalul (intervalele) pe care permiteți să le editați în Excel de pe desktop și apoi să protejați foaia de lucru.

1. Selectați intervalul de celule pe care utilizatorii dvs. îl pot edita, accesați Revizuire și faceți clic pe " Permiteți utilizatorilor să editeze intervale " din Modificări grup.
2. În Permiteți utilizatorilor să editeze intervale faceți clic pe fereastra de dialog Nou... verificați dacă intervalul este corect și faceți clic pe Protect Sheet (Protejați foaia). Dacă doriți să permiteți utilizatorilor să editeze mai multe intervale, faceți clic pe butonul Nou... din nou.
3. Introduceți parola de două ori și încărcați foaia protejată în OneDrive.

Dacă utilizați versiunea desktop a Excel, aceste instrucțiuni vă pot fi utile: Cum să blocați sau să deblocați anumite zone din foaia de calcul.

Integrați o foaie de calcul online pe un site web sau blog

Dacă doriți să vă publicați registrul de lucru Excel pe un site web sau pe un blog, efectuați acești 3 pași rapizi în aplicația web Excel:

1. Cu registrul de lucru deschis în Excel Online, faceți clic pe Distribuie> Încorporează , apoi faceți clic pe butonul Generați buton.
2. În etapa următoare, decideți cum anume doriți ca foaia de calcul să apară pe web. Aveți la dispoziție următoarele opțiuni de personalizare:
   • Ce să arătăm Aceasta vă permite să încorporați întregul registru de lucru sau o parte a acestuia, cum ar fi un interval de celule, un tabel pivot etc.
   • Aspect În această secțiune, puteți personaliza aspectul caietului de lucru (afișați și ascundeți liniile de grilă și anteturile coloanelor, includeți un link de descărcare).
   • Interacțiune . permiteți sau nu utilizatorilor să interacționeze cu foaia de calcul - să sorteze, să filtreze și să tasteze în celule. Dacă permiteți tastarea, modificările pe care alte persoane le fac în celulele de pe web nu vor fi salvate în registrul de lucru original. Dacă doriți ca o anumită celulă să fie selectată atunci când se deschide pagina web, selectați opțiunea " Întotdeauna începeți cu această celulă selectată ", apoi faceți clic pe celula dorită în previzualizarea care este afișată în partea dreaptă a ferestrei.
   • Dimensiuni Introduceți o lățime și o înălțime pentru vizualizatorul foii de calcul, în pixeli. Pentru a vedea cum va arăta vizualizatorul cu dimensiunile pe care le-ați definit, faceți clic pe butonul " Vezi dimensiunea reală" din partea de sus a previzualizării. Rețineți doar că puteți specifica un minim de 200 x 100 pixeli și un maxim de 640 x 655 pixeli. Dacă doriți să folosiți alte dimensiuni în afara acestor limite, veți putea modifica codul ulterior folosind orice editor HTML sau direct pe site-ul dvs. web sau pe blog.
   
3. Tot ce vă rămâne de făcut este să faceți clic pe butonul Copiați sub link-ul de sub pagina Codul de încorporare și inserați codul HTML (sau marcajul JavaScript) pe blogul sau pe un site web.

   Notă: Codul de încorporare este un iframe , așa că asigurați-vă că site-ul dvs. web acceptă iframe și că editorul blogului permite iframe în postări.

Aplicație Web Excel încorporată

Ceea ce vedeți mai jos este o foaie de calcul interactivă Excel care ilustrează tehnica în acțiune. acest " Zile până la următoarea zi de naștere Aplicația "Excel" calculează câte zile au mai rămas până la următoarea zi de naștere, aniversare sau alt eveniment și nuanțează golurile în diferite nuanțe de verde, galben și roșu. În aplicația web Excel, trebuie doar să introduceți evenimentele dvs. în prima coloană și să încercați să schimbați datele corespunzătoare pentru a experimenta cu rezultatele.

Dacă sunteți curios să aflați formula, vă rugăm să consultați acest articol - Cum să formatați condiționat datele în Excel.

Notă: Pentru a vizualiza caietul de lucru încorporat, vă rugăm să permiteți cookie-urile de marketing.

Mashup-uri Excel Web App

Dacă doriți să obțineți mai multe interacțiuni între foile de calcul Excel bazate pe web și alte aplicații sau servicii web, puteți utiliza API-ul JavaScript disponibil pe OneDrive pentru a crea mashup-uri interactive de date .

Mai jos puteți vedea mashup-ul Destination Explorer creat de echipa noastră Excel Web App, ca exemplu a ceea ce pot face dezvoltatorii web pentru site-ul sau blogul dvs. Acest mashup folosește API-urile Excel Services JavaScript și Bing Maps și are ca scop să ajute vizitatorii site-ului web să aleagă o destinație unde doresc să călătorească. Puteți alege o locație, iar mashup-ul vă va arăta vremea locală saunumărul de turiști care vizitează zona. Captura de ecran de mai jos arată locația noastră :)

După cum vedeți, lucrul în Excel Online este simplu. Acum că știți elementele de bază, puteți explora celelalte caracteristici și vă puteți gestiona foile de calcul online cu ușurință și încredere!