Opplæringen viser hvordan du sporer endringer i Excel: marker endringer på skjermen, liste opp endringer i et eget ark, godta og avvise endringer, samt overvåke den sist endrede cellen.

Når du samarbeider om en Excel-arbeidsbok, kan det være lurt å holde styr på endringene som er gjort i den. Dette kan være spesielt nyttig når dokumentet nesten er ferdig og teamet ditt gjør de siste revisjonene.

På en trykt kopi kan du bruke en rød penn for å markere redigeringer. I en Excel-fil kan du gjennomgå, godta eller avvise endringer elektronisk ved å bruke funksjonen Spor endringer som er spesielt utviklet for den. Videre kan du overvåke de siste endringene ved å bruke overvåkningsvinduet.

Excel Track Changes - the basics

Ved å bruke de innebygde Track Changes i Excel, kan du kan enkelt se gjennom redigeringene dine direkte i det redigerte regnearket eller på et eget ark, og deretter godta eller avvise hver endring individuelt eller alle endringer om gangen. For å bruke Excel-sporingsfunksjonen mest effektivt, er det noen punkter du må huske på.

1. Spor endringer er bare tilgjengelig i delte arbeidsbøker

Excels sporendringer fungerer bare i delte arbeidsbøker. Så hver gang du slår på sporing i Excel, blir arbeidsboken delt, noe som betyr at flere brukere kan gjøre redigeringene sine samtidig. Det høres bra ut, men å dele en fil har også sine ulemper. Ikke alle Excel-funksjoner er detfullt støttet i delte arbeidsbøker, inkludert betinget formatering, datavalidering, sortering og filtrering etter format, sammenslåing av celler, for å nevne noen. For mer informasjon, se vår delte Excel-arbeidsbokopplæring.

2. Spor endringer kan ikke brukes i arbeidsbøker som inneholder tabeller

Hvis knappen Spor endringer er utilgjengelig (nedtonet) i Excel, inneholder mest sannsynlig arbeidsboken én eller flere tabeller eller XML-kart, som ikke støttes i delt arbeidsbøker. I så fall konverterer du tabellene dine til områder og fjerner XML-kart.

3. Det er ikke mulig å angre endringer i Excel

I Microsoft Excel kan du ikke tilbakestille regnearket tilbake i tid ved å angre endringer som du kan gjøre i Microsoft Word. Excels Track Changes er snarere en loggfil som registrerer informasjon om endringene som er gjort i en arbeidsbok. Du kan gjennomgå disse endringene manuelt og velge hvilke du vil beholde og hvilke du vil overstyre.

4. Ikke alle endringer spores i Excel

Excel sporer ikke hver eneste endring. Eventuelle endringer du gjør i celleverdier spores, men noen andre endringer som formatering, skjule/vise rader og kolonner, formelomregninger er ikke det.

5. Endringshistorikk beholdes i 30 dager som standard

Som standard beholder Excel endringsloggen i 30 dager. Hvis du åpner en redigert arbeidsbok, for eksempel om 40 dager, vil du se endringsloggen for alle 40 dagene, men bare til dulukk arbeidsboken. Etter å ha lukket arbeidsboken, vil alle endringer som er eldre enn 30 dager forsvinne. Det er imidlertid mulig å endre antall dager for lagring av endringshistorikk.

Hvordan spore endringer i Excel

Nå som du vet det grunnleggende om Excel Spor endringer, la oss snakke om hvordan du aktiverer og bruk denne funksjonen i regnearkene dine.

Slå på funksjonen Excel Track Changes

For å se endringene som er gjort i en gitt arbeidsbok av deg eller andre brukere, utfør disse trinnene:

1. I kategorien Gjennomgå , i gruppen Endringer , klikker du på Spor endringer -knappen, og velger deretter Uthev endringer... .

   

2. I dialogboksen Uthev endringer gjør du følgende:
   • Sjekk Spor endringer mens du redigerer . Dette deler også arbeidsboken din. -boksen
   • Under Uthev hvilke endringer , velg ønsket tidsperiode i Når -boksen, og hvis endringer du vil se i Hvem -boksen (skjermbildet nedenfor viser standardinnstillingene).
   • Velg alternativet Uthev endringer på skjermen .
   • Klikk OK .

   

3. Hvis du blir bedt om det, la Excel lagre arbeidsboken din, og du er ferdig!

Excel vil fremheve redigeringer av forskjellige brukere i forskjellige farger som vist i neste seksjon. Alle nye endringer vil bli uthevet mens du skriver.

Tips. Hvis du aktiverer Excel Spor endringer i en delt arbeidsbok(som er indikert med ordet [Delt] lagt til arbeidsboknavnet), Listeendringene på et nytt ark vil også være tilgjengelige. Du kan også velge denne boksen for å se alle detaljer om hver endring på et eget ark.

Uthev endringer på skjermen

Med Uthev endringer på skjermen valgt, skygger Microsoft Excel kolonnebokstavene og radnumrene der endringene ble gjort i en mørk rød farge. På cellenivå er redigeringer fra forskjellige brukere merket i forskjellige farger - en farget cellekant og en liten trekant i øvre venstre hjørne. For å få mer informasjon om en spesifikk endring, bare hold musepekeren over cellen:

Se sporet endringshistorikk i et eget ark

Bortsett fra å markere endringer på skjermen , kan du også se en liste over endringer på et eget ark. For å få det gjort, utfør disse trinnene:

1. Del en arbeidsbok.

   For dette, gå til Gjennomgang -fanen > Endringer -gruppen, klikk på Del arbeidsbok -knappen, og velg deretter Tillat endringer av mer enn én bruker samtidig avmerkingsboksen. For mer detaljerte trinn, se Hvordan dele en arbeidsbok i Excel.

2. Slå på funksjonen for sporing av Excel ( Gjennomgå > Spor endringer > ; Uthev endringer ).
3. I dialogvinduet Uthev endringer konfigurerer du boksene Uthev som endrer (skjermbildet nedenfor viseranbefalte innstillinger), velg boksen Liste endringer på et nytt ark og klikk OK.

Dette vil vise alle sporede endringer på en nytt regneark, kalt Historikk -arket, som viser mange detaljer om hver endring, inkludert når den ble gjort, hvem som gjorde den, hvilke data som ble endret, om endringen ble beholdt eller ikke.

De motstridende endringene (dvs. forskjellige endringer gjort i samme celle av forskjellige brukere) som ble beholdt har Vunnet i Handlingstype -kolonnen. Tallene i kolonnen Tapende handling refererer til de tilsvarende handlingsnumrene med informasjon om de motstridende endringene som ble overstyrt. Som et eksempel, se handling nummer 5 (Vunnet) og handling nummer 2 (Tapt) i skjermbildet nedenfor:

Tips og merknader:

1. Historiearket viser bare lagrede endringer , så sørg for å lagre det siste arbeidet ditt (Ctrl + S) før du bruker dette alternativet.
2. Hvis loggen arket viser ikke alle endringene som er gjort i arbeidsboken, velg Alle i Når -boksen, og fjern deretter Hvem og Hvor avmerkingsboksene.
3. For å fjerne historikkregnearket fra arbeidsboken, lagre enten arbeidsboken på nytt eller fjern merket for Liste endringer på et nytt ark boksen i dialogvinduet Uthev endringer .
4. Hvis du vil at Excels sporendringer skal se uti likhet med Words sporendringer, dvs. slettede verdier formatert med gjennomstreking , kan du bruke denne makroen som er lagt ut på bloggen for Microsoft Excel Support Team.

Godta eller avvis endringer

For å godta eller avvise endringer gjort av forskjellige brukere, gå til Gjennomgang -fanen > Endringer -gruppen og klikk Spor endringer > Godta/ Avvis endringer .

I dialogboksen Velg endringer som skal godtas eller avvis , konfigurer følgende alternativer, og klikk deretter OK :

• I listen Når velger du enten Ikke gjennomgått ennå eller Siden dato .
• I listen Hvem velger du brukeren hvis endringer du vil gjennomgå ( Alle , Alle unntatt meg eller en spesifikk bruker) .
• Tøm boksen Hvor .

Excel vil vise deg endringene én etter én, og du klikker på Godta eller Avvis for å beholde eller avbryte hver endring individuelt.

Hvis flere endringer ble gjort i en gitt celle, vil du bli en angi hvilke av endringene du vil beholde:

Alternativt kan du klikke Godta alle eller Avvis alle for å godkjenne eller avbryt alle endringer på én gang.

Merk. Selv etter å ha akseptert eller avvist de sporede endringene, vil de fortsatt være uthevet i arbeidsboken din. For å fjerne dem fullstendig, slå av Spor endringer i Excel.

Angi hvor lenge endringsloggen skal beholdes

Avstandard, Excel beholder endringsloggen i 30 dager og sletter permanent eventuelle eldre endringer. For å beholde endringsloggen i en lengre periode, utfør disse trinnene:

1. I kategorien Gjennomgang , i Endringer -gruppen, klikker du Del Arbeidsbok -knapp.
2. I dialogvinduet Del arbeidsbok , bytt til fanen Avansert , skriv inn ønsket antall dager i boksen ved siden av Behold endringslogg for , og klikk OK .

Hvordan slå av spor endringer i Excel

Når du ikke lenger vil at endringer skal utheves i arbeidsboken din, slår du av alternativet for Excel Spor endringer. Slik gjør du det:

1. I kategorien Gjennomgang , i gruppen Endringer , klikker du Spor endringer > Uthev endringer .
2. I dialogboksen Uthev endringer fjerner du Spor endringer mens du redigerer. Dette deler også arbeidsboken din -avmerkingsboksen.

Merk. Hvis du slår av endringssporing i Excel, slettes endringsloggen permanent. For å beholde denne informasjonen for videre referanse, kan du Liste endringer på et nytt ark, og deretter kopiere historikk-arket til en annen arbeidsbok og lagre den arbeidsboken.

Hvordan spore den sist endrede cellen i Excel

I noen situasjoner vil du kanskje ikke se alle endringene som er gjort i en arbeidsbok, men bare for å overvåke den siste redigeringen. Dette kan gjøres ved å bruke CELL-funksjonen i kombinasjon med klokkenVindufunksjon.

Som du sikkert vet, er CELL-funksjonen i Excel utformet for å hente informasjon om en celle:

Argumentet info_type spesifiserer hvilken type informasjon du vil returnere som en celleverdi, adresse, formatering osv. Totalt sett er 12 informasjonstyper tilgjengelig, men for denne oppgaven vil vi bruke bare to av dem:

• Innhold - for å hente cellens verdi.
• Adresse - for å få cellens adresse.

Du kan eventuelt bruke andre inntyper for å hente ytterligere informasjon, for eksempel:

• Kol - for å få kolonnenummeret til cellen.
• Rad - for å få radnummeret av cellen.
• Filnavn - for å vise banen til filnavnet som inneholder cellen av interesse.

Ved å utelate referansen argument, instruerer du Excel til å returnere informasjon om den sist endrede cellen.

Med bakgrunnsinformasjonen etablert, utfør følgende trinn for å spore t endret celle i arbeidsbøkene dine:

1. Skriv inn formlene nedenfor i alle tomme celler:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Som vist i skjermbildet nedenfor, formler vil vise adressen og gjeldende verdi for den siste cellen som ble endret:

   

   Det er flott, men hva om du går bort fra arket med celleformlene? For å kunne overvåke de siste endringene fra et hvilket som helst ark du haråpne for øyeblikket, legg til formelcellene i Excel-overvåkningsvinduet.

   Se også: Flytt, slå sammen, skjul og frys kolonner i Google Regneark
2. Legg til formelcellene i overvåkningsvinduet:
   • Velg cellene der du nettopp har skrevet inn celleformlene.
   • Gå til Formler -fanen > Formelrevisjon -gruppen, og klikk på Se vinduet -knappen.
   • I
   • 1>Se Vindu , klikk Legg til vakt... .
   • Det lille Legg til vakt -vinduet vises, med cellereferanser som allerede er lagt til, og du klikker på Legg til -knappen.

Dette plasserer formelcellene i klokken Vindu. Du kan flytte eller forankre Watch Window-verktøylinjen hvor du vil, for eksempel øverst på arket. Og nå, uansett hvilket regneark eller arbeidsbok du navigerer til, er informasjonen om den sist endrede cellen bare et blikk unna.

Merk. Celleformlene fanger opp den siste endringen som er gjort i en hvilken som helst åpen arbeidsbok . Hvis endringen ble gjort til en annen arbeidsbok, vil navnet på den arbeidsboken vises som vist i skjermbildet nedenfor:

Slik sporer du endringer i Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!