Opplæringen gir detaljert veiledning om hvordan du henter e-post i Outlook etter at den er sendt, forklarer nøkkelfaktorene for suksess ved tilbakekalling og beskriver et par alternativer.

En forhastet museklikk kan skje de beste av oss. Så Send -knappen trykkes, e-posten din er på vei til mottakeren, og du grøsser ved tanken på hva det kan koste deg. Før du begynner å veie konsekvensene og skrive en unnskyldningsmelding, hvorfor ikke prøve å finne den feilaktige meldingen? Heldigvis gir mange e-postklienter muligheten til å angre e-postmeldinger etter sending. Selv om denne teknikken har en rekke krav og begrensninger, gir den deg en god sjanse til å rette feilen din i tide og redde ansiktet.

Hva betyr det å tilbakekalle en e-post?

Hvis du ved et uhell har sendt en ufullstendig melding, eller glemt å legge ved en fil, eller sendt en e-post til feil person, kan du prøve å hente meldingen fra mottakerens innboks før de leser den. I Microsoft Outlook heter denne funksjonen Recall email , og det kan gjøres på to forskjellige måter:

• Slett meldingen fra mottakerens innboks.
• Erstatt den opprinnelige meldingen med en ny.

Når en melding er tilbakekalt, ser mottakerne den ikke lenger i innboksen sin.

Muligheten til å hente e-post er kun tilgjengelig for Microsoft Exchange e-postforsvinner:

I motsetning til Outlooks tilbakekallingsfunksjon, lirker ikke Gmails Angre-alternativ ut en e-post fra mottakerens postkasse. Det som faktisk gjør, er å forsinke e-postsending slik som Outlooks regel for utsett levering gjør. Hvis du ikke bruker Angre innen 30 sekunder, vil meldingen bli sendt permanent til mottakeren.

Alternativer til å tilbakekalle en melding

Siden det er for mange faktorer som påvirker suksessen til en melding tilbakekalling, kan en av de følgende løsningene være nyttige.

Forsinket sending av e-post

Hvis du ofte sender viktig informasjon, kan en tilbakekallingsfeil være en kostbar feil. For å forhindre at dette skjer, kan du tvinge Outlook til å holde e-postene dine i utboksen i et spesifisert tidsintervall før de sendes. Dette vil gi deg tid til å hente en upassende melding fra Utboks-mappen og rette opp en feil. To alternativer er tilgjengelige for deg:

• Konfigurer en Outlook-regel som setter opp et intervall mellom tidspunktet Send -knappen trykkes og øyeblikket da meldingen faktisk sendes. På denne måten kan du forsinke alle utgående meldinger eller bare de som oppfyller visse betingelser, f.eks. sendt fra en bestemt konto.
• Utsett levering av en spesifikk e-post som du skriver.

For mer informasjon, se Hvordan utsette sending av e-post i Outlook.

Send en unnskyldning

Sende et raskt unnskyldningsnotat kan være den enkleste løsningenhvis meldingen du feilaktig har sendt ikke inneholder sensitiv informasjon og ikke er for avskyelig. Bare be om unnskyldning og slutte å bekymre deg for det. Å feile er menneskelig :)

Det er slik du husker sendt e-post i Outlook. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

Noen andre e-postklienter har også en lignende funksjon, selv om den kan kalles annerledes. For eksempel har Gmail alternativet Angre sending . I motsetning til Microsoft Outlook, tilbakekaller ikke Google Gmail en melding, men forsinker sendingen i løpet av en veldig kort tidsperiode. For mer informasjon, se Angre e-postsending i Gmail.

Hvordan tilbakekalle en melding i Outlook

For å tilbakekalle en melding sendt ved en feil, her er trinnene du skal utføre:

1. Gå til mappen Sendte elementer .
2. Dobbeltklikk på meldingen du vil trekke tilbake for å åpne den i et eget vindu. Tilbakekallingsalternativet er ikke tilgjengelig for en melding som vises i leseruten.
3. I kategorien Melding i Flytt -gruppen klikker du Handlinger > Recall This Message .

   

4. I dialogboksen Recall This Message velger du ett av alternativene nedenfor, og klikk OK :
   • Slett uleste kopier av denne meldingen – dette vil fjerne meldingen fra mottakerens innboks.
   • Slett uleste kopier og erstatt med en ny melding – dette vil erstatte den opprinnelige meldingen med en ny.

   

   Tips. For å bli varslet om resultatet, sørg for at Fortell meg om tilbakekalling lykkes eller mislykkes for hver mottaker er valgt.

5. Hvisdu har valgt å erstatte meldingen, vil en kopi av den opprinnelige meldingen automatisk åpnes i et eget vindu. Endre meldingen slik du ønsker, og klikk Send .

   Tips og merknader:

   • Hvis kommandoen Recall ikke er tilgjengelig for deg, har du mest sannsynlig ikke en Exchange-konto, eller denne funksjonen er deaktivert av din Exchange-administrator. Vennligst se tilbakekallingskrav og begrensninger.
   • Hvis den opprinnelige meldingen sendes til flere mottakere , vil en tilbakekalling bli gjort for alle. Det er ingen måte å hente en sendt e-post for utvalgte personer.
   • Fordi bare en ulest melding kan tilbakekalles, utfør trinnene ovenfor så raskt som mulig etter at e-posten er sendt.

Outlook tilbakekallingskrav og begrensninger

Selv om tilbakekallingsprosessen er ganske enkel og grei, er det noen få betingelser som må oppfylles for at denne funksjonen skal fungere:

1. Du og mottakeren din bør ha en Office 365 - eller Microsoft Exchange -konto.
2. Tilbakekallingsfunksjonen fungerer bare for Windows -klienter og er ikke tilgjengelig i Outlook for Mac og Outlook på nettet.
3. En melding beskyttet av Azure Information Protection kan ikke hentes.
4. Den opprinnelige meldingen skal være i mottakerens innboks og ulest . En e-post som åpnes av mottakeren eller behandles av en regel, spamfilter, eller et tillegg kan ikke trekkes tilbake.

Hvis disse fire kravene er oppfylt, er det en god sjanse for at en pinlig e-post blir reddet fra å bli lest. I neste-delen finner du mer informasjon om hovedårsakene til en tilbakekallingsfeil.

Hvorfor fungerer ikke tilbakekalling av Outlook?

En vellykket start av tilbakekallingsprosessen betyr ikke at den vil alltid fullføres som forutsatt. Det er mange faktorer som kan komplisere eller til og med oppheve det.

1. Office 365 eller Microsoft Exchange bør brukes

Som allerede nevnt, er tilbakekallingsfunksjonen kun støttet for Outlook 365 og Microsoft Exchange e-postkontoer. Men dette faktum alene garanterer ikke at en e-post vil bli trukket tilbake. Følgende forhold er kritiske for en suksess for tilbakekalling:

• Sender og mottaker bør være på samme Outlook Exchange Server. Hvis mottakeren bruker en POP3-, IMAP- eller Outlook.com-konto eller er på en annen Exchange-server, selv innenfor samme organisasjon, vil en tilbakekalling mislykkes.
• Mottakeren må ha en aktiv Outlook Exchange-tilkobling. Hvis de jobber offline i bufret Exchange-modus, vil ikke en tilbakekalling fungere.
• Den originale e-posten må sendes fra en "primær" Exchange-postboks, ikke fra Delegat eller Delt postboks.

2. Fungerer bare for e-postklienter for Windows og Outlook

Tilbakekallingsfunksjonen er laget for kun å fungere påWindows-operativsystemet og kun for Outlook-klienten. Hvis du prøver å hente en e-post sendt til noen på et annet e-postsystem som Gmail eller Thunderbird, vil det ikke fungere. En tilbakekalling vil heller ikke fungere for den nettbaserte versjonen av Outlook og Outlook for Mac.

3. Fungerer ikke for mobilapper

Tilbakekalling støttes ikke for e-poster som leses på mobile enheter med en e-postklient som Gmail eller Apple Mail. Og selv om mottakeren din bruker Exchange ActiveSync (EAS)-innstillinger for Outlook på en smarttelefon eller nettbrett, kan en tilbakekalling mislykkes på grunn av ulike kompatibilitetsproblemer.

4. E-posten må være i mottakerens innboks

For å kunne hentes, må en melding forbli i innboksen til mottakeren. Hvis den ble flyttet til en annen mappe manuelt eller ble omdirigert av en Outlook-regel, sorteringsfilter, VBA-kode eller et tillegg, vil tilbakekallingen mislykkes.

5. E-posten må være ulest

En tilbakekalling fungerer bare for uleste meldinger. Hvis e-posten allerede er åpnet av mottakeren, vil den ikke automatisk bli slettet fra innboksen. I stedet kan mottakeren få et varsel om at du har bedt om å trekke tilbake den opprinnelige meldingen.

6. Kan mislykkes for offentlige og delte mapper

Offentlige mapper gjør ting komplisert fordi flere personer har tilgang til innboksen. Så hvis noen åpner e-posten, vil tilbakekallingen mislykkes og originalenmeldingen blir værende i innboksen fordi den nå er "lest".

Hva som skjer når du henter tilbake en e-post i Outlook

Om en tilbakekalling lykkes eller mislykkes, bestemmes av en rekke forskjellige faktorer. Resultatene av suksess og fiasko kan også være forskjellige avhengig av Outlook-innstillingene.

Recall suksess

Under de perfekte omstendighetene vil mottakeren aldri vite at meldingen ble mottatt og slettet eller erstattet deretter. I noen situasjoner vil det komme et tilbakekallingsvarsel.

På avsendersiden: Hvis du valgte det tilsvarende alternativet, vil Outlook varsle deg om at meldingen din har blitt tilbakekalt:

På mottakersiden : Hvis " Behandle møteforespørsler og svar på møteforespørsler og avstemninger automatisk" er merket av under Fil > Alternativer > Mail > Sporing , sletting eller erstatning av den opprinnelige meldingen ville gå ubemerket hen, bortsett fra et par e-poster varsler i systemstatusfeltet.

Hvis alternativet ovenfor ikke er valgt, vil mottakeren bli informert om at avsenderen ønsker å tilbakekalle meldingen. Hvis du er heldig og mottakeren åpner tilbakekallingsvarselet før den opprinnelige meldingen, vil sistnevnte automatisk bli slettet eller erstattet med den nye meldingen. Ellers forblir den opprinnelige meldingen i Innboks-mappen.

Tilbakekallingsfeil

Uavhengig avårsakene til at en tilbakekalling mislyktes, vil resultatene være som følger.

På avsendersiden: Hvis du valgte " Fortell meg om tilbakekalling lykkes eller mislykkes for hver mottaker ", vil du bli varslet om feilen:

På mottakersiden : For det meste vil mottakeren t legge merke til at avsenderen prøvde å hente meldingen. I noen situasjoner kan de få en tilbakekallingsmelding, men den opprinnelige e-posten forblir intakt.

Hvordan gjenopprette en e-post som er tilbakekalt av avsenderen

Du la merke til et nytt e-postvarsel i systemstatusfeltet men ser du ikke den e-posten i innboksen din? Sjansen er stor for at avsenderen har tilbakekalt den. Men siden meldingen ble lagret i postkassen din en liten stund, etterlot den et spor, og det er mulig å gjenopprette den. Slik gjør du:

1. I kategorien Mappe , i Rydd opp -gruppen, klikker du på Gjenopprett slettede elementer -knappen.

   I Outlook 2016, Outlook 2019 og Office 365 kan du også gå til mappen Slettede elementer og klikke på koblingen Gjenopprett elementer som nylig er fjernet fra denne mappen øverst.

   

2. I dialogboksen som vises, søk etter en "Recall"-melding (se skjermbildet nedenfor), og du vil se den opprinnelige meldingen over den.
3. Velg den opprinnelige meldingen, velg Gjenopprett valgte elementer og klikk OK .

   

Den valgte meldingen vil bli gjenopprettet til enten mappen Slettede elementer eller innboksen -mappen. Fordi Outlook trenger litt tid for synkronisering, kan det ta et par minutter før den gjenopprettede meldingen vises.

Merk. Bare meldinger som er innenfor oppbevaringsperioden som er angitt for postkassen din, kan gjenopprettes. Lengden på perioden avhenger av Exchange- eller Office 365-innstillingene, standard er 14 dager.

Hvordan vet jeg om en tilbakekalt melding var vellykket?

Hvis du ønsker å bli informert om resultatet, gjør en tilbakekalling som vanlig og kontroller at Fortell meg om tilbakekalling lykkes eller mislykkes for hver mottaker er merket av (vanligvis er dette alternativet valgt som standard):

Outlook vil sende deg et varsel så snart tilbakekallingsmeldingen er behandlet av mottaker:

Et sporingsikon vil også bli lagt til den opprinnelige meldingen. Åpne meldingen du forsøkte å hente fra mappen Sendte elementer , klikk på Sporing -knappen på fanen Melding , og Outlook vil vise deg detaljene:

Merknader:

1. Noen ganger kan en bekreftelsesmelding komme med en forsinkelse fordi mottakeren ikke var logget på Outlook da tilbakekallingen ble sendt.
2. Noen ganger kan en suksessmelding være villedende , for eksempel når mottakeren åpner meldingen din og deretter merker den som"ulest". I dette tilfellet kan tilbakekallingen fortsatt rapporteres som vellykket selv om den opprinnelige meldingen faktisk ble lest.

Hva betyr det når du får en tilbakekallingsmelding?

Når du får et tilbakekallingsvarsel som vist nedenfor, som betyr at avsenderen ikke vil at du skal lese den opprinnelige meldingen og har forsøkt å hente den fra innboksen din.

Oftest, en tilbakekallingsmelding mottas i en av følgende situasjoner:

• Mottakeren bruker en skrivebordsversjon av Outlook som ikke er på Exchange Server. I så fall mottar mottakeren kun et notat om at det er gjort et tilbakekallingsforsøk. Den opprinnelige meldingen vil i alle fall ikke bli slettet fra innboksen.
• Mottakeren er på samme Exchange Server som avsenderen, men " Behandle møteforespørsler og svar på møteforespørsler og avstemninger automatisk " er ikke valgt i deres Outlook ( Fil > Alternativer > E-post > Sporing) . I dette tilfellet slettes den opprinnelige meldingen automatisk hvis mottakeren åpner tilbakekallingsmeldingen mens den opprinnelige meldingen fortsatt er ulest.

Angre sending i Gmail

Angre sending er nå en standardfunksjon i Gmail. Etter at du har sendt en melding, vil Angre -alternativet dukke opp automatisk nederst til venstre på skjermen, og du vil ha ca. 30 sekunder på deg til å ta avgjørelsen før alternativet