Wist je dat je bij het samenvoegen van 2 Google sheets niet alleen records in één kolom kunt bijwerken, maar ook hele gerelateerde kolommen en zelfs niet-matchende rijen kunt trekken? Vandaag laat ik je zien hoe dat gaat met VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY functies en de Add-on Merge Sheets.

De laatste keer dat ik sprak over het samenvoegen van 2 Google sheets, deelde ik manieren om cellen te matchen & gegevens bijwerken. Deze keer zullen we nog steeds cellen bijwerken, maar ook andere gerelateerde kolommen en niet-matchende rijen trekken.

Hier is mijn opzoektabel. Ik ga er vandaag alle benodigde gegevens uithalen:

Het is groter geworden deze keer: het heeft twee extra kolommen met namen van verkopers en hun beoordelingen. Ik zal de kolom Voorraad bijwerken met deze informatie in een andere tabel en zal ook de verkopers trekken. Nou ja, misschien ook de beoordelingen :)

Zoals gewoonlijk gebruik ik een paar functies en een speciale add-on voor de klus.

Google sheets samenvoegen & gerelateerde kolommen toevoegen met VLOOKUP

Herinner je je Google Sheets VLOOKUP? Ik gebruikte het in mijn vorige artikel om gegevens te matchen en enkele cellen bij te werken.

Als deze functie je nog steeds afschrikt, is het hoog tijd om hem onder ogen te zien en hem voor eens en altijd te leren, want ik ga hem vandaag ook gebruiken :)

Tip. Als je een snelle oplossing zoekt om je tijd te besparen, ga dan meteen kennismaken met Merge Sheets.

Laten we een snelle formule syntax recapitulatie doen:

• zoeksleutel is wat je zoekt.
• reeks is waar je naar zoekt.
• index is het nummer van de kolom waarvan de waarde moet worden teruggegeven.
• [is_gesorteerd] is volledig optioneel en geeft aan of de sleutelkolom gesorteerd is.

Tip: er is een hele tutorial gewijd aan Google Sheets VLOOKUP op onze blog, neem gerust een kijkje.

Toen ik twee Google-bladen samenvoegde en gewoon de gegevens in de kolom Voorraad bijwerkte, gebruikte ik deze VLOOKUP-formule:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),"")

IFERROR zorgde ervoor dat er geen fouten zaten in cellen zonder overeenkomsten en ARRAYFORMULA verwerkte de hele kolom in één keer.

Dus wat moet ik veranderen om ook de verkopers als nieuwe kolom uit de opzoektabel te halen?

Nou, omdat het de index die Google Sheets VLOOKUP vertelt uit welke kolom het de gegevens moet halen, is het veilig om te zeggen dat dit degene is die moet worden aangepast.

De eenvoudigste manier zou zijn om de formule gewoon te kopiëren naar de naburige kolom en zijn index met één (vervang 2 met 3 ):

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),"")

U moet echter dezelfde formule met een andere index zo vaak invoegen als u extra kolommen wilt krijgen.

Gelukkig is er een beter alternatief, namelijk het maken van arrays. Met arrays kunt u alle kolommen die u in één index wilt opnemen, combineren.

Wanneer u in Google Sheets een matrix maakt, vermeldt u waarden of cel-/bereikverwijzingen tussen haakjes, bijv. ={1, 2, 3} of ={1; 2; 3}

De indeling van deze records in een blad hangt af van het scheidingsteken:

• Als u een puntkomma gebruikt, nemen getallen verschillende rijen in binnen een kolom:

Dat laatste is precies wat u moet doen in het Google Sheets VLOOKUP-indexargument.

Aangezien ik Google sheets samenvoeg, de 2e kolom bijwerk en de 3e kolom trek, moet ik een array maken met deze kolommen: {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))

Op deze manier kan één Google Sheets VLOOKUP-formule de namen matchen, de voorraadinformatie bijwerken en gerelateerde verkopers toevoegen aan een lege aangrenzende kolom.

Match & bladen samenvoegen en kolommen toevoegen met INDEX MATCH

De volgende is INDEX MATCH. Deze twee functies concurreren samen met VLOOKUP omdat ze de beperkingen daarvan omzeilen bij het samenvoegen van Google sheets.

Tip. Leer INDEX MATCH voor Google Sheets kennen in deze tutorial.

Laat ik beginnen met u te herinneren aan de formule die eenvoudigweg een kolom samenvoegt op basis van de overeenkomsten:

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

In deze formule, Sheet1!$C$1:$C$10 is een kolom met de waarden die u nodig hebt wanneer Blad1!$B$1:$B$10 voldoet aan dezelfde waarde als in B2 in de huidige tabel.

Met deze punten voor ogen is het Sheet1!$C$1:$C$10 die u moet veranderen om niet alleen tabellen samen te voegen en cellen bij te werken, maar ook kolommen toe te voegen.

In tegenstelling tot Google Sheets VLOOKUP, is hier niets bijzonders aan de hand. U voert gewoon het bereik in met al die vereiste kolommen: de kolom die moet worden bijgewerkt en de andere die moet worden toegevoegd. In mijn geval zal het zijn Sheet1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Of ik kan het bereik uitbreiden tot E10 om 2 kolommen toe te voegen, niet slechts één:

=IFERROR(INDEX(Blad1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Blad1!$B$1:$B$10,0)),"")

Opmerking: die extra records vallen altijd in de naburige kolommen. Als die kolommen andere waarden krijgen, zal de formule ze niet overschrijven. Het zal een #REF-fout geven met een overeenkomstige hint:

Zodra u die cellen wist of nieuwe kolommen links ervan toevoegt, verschijnen de resultaten van de formule.

Google sheets samenvoegen, cellen bijwerken & gerelateerde kolommen toevoegen - alles met behulp van QUERY

QUERY is een van de krachtigste functies in Google spreadsheets. Het is dus geen verrassing dat ik het vandaag ga gebruiken om enkele Google sheets samen te voegen, cellen bij te werken en tegelijkertijd extra kolommen toe te voegen.

Deze functie verschilt van andere omdat één van de argumenten een commandotaal gebruikt.

Tip. Als je je afvraagt hoe je de Google Sheets QUERY-functie moet gebruiken, bezoek dan deze blogpost.

Laten we eerst de formule herinneren die de cellen bijwerkt:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&QUERY!$B2:$B$10&""),"")

Hier kijkt QUERY naar de tabel met de vereiste gegevens in Blad1, matcht cellen in kolom B met mijn huidige nieuwe tabel, en voegt deze bladen samen: trekt gegevens uit kolom C voor elke match. IFERROR houdt het resultaat foutloos.

Om extra kolommen voor die overeenkomsten toe te voegen, moet u 2 kleine wijzigingen aanbrengen in deze formule:

1. lijst van alle verplichte kolommen voor de selecteer commando:

   ...selecteer C, D, E...

2. de reeks uit te breiden om dienovereenkomstig te kijken:

   ...QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,...

Hier is een volledige formule:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,"select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&""),"").

Het werkt de voorraadkolom bij en haalt 2 extra kolommen uit de opzoektabel naar deze hoofdtabel.

Hoe niet overeenkomende rijen toevoegen met FILTER + VLOOKUP

Stel je voor: je voegt 2 Google sheets samen, werkt oude info bij met de nieuwe, en krijgt nieuwe kolommen met extra gerelateerde waarden.

Wat kun je nog meer doen om een volledig beeld te krijgen van de dossiers die je hebt?

Misschien niet-matchende rijen toevoegen aan het einde van uw tabel? Op die manier hebt u alle waarden op één plaats: niet alleen de matches met de bijgewerkte gerelateerde info, maar ook de niet-matches, zodat ze meetellen.

Ik was aangenaam verrast dat Google Sheets VLOOKUP weet hoe dat moet. In combinatie met de FILTER-functie voegt het Google sheets samen en voegt het ook niet-matchende rijen toe.

Tip. Uiteindelijk zal ik ook laten zien hoe een add-on hetzelfde doet met een enkel selectievakje.

Google Sheets FILTER argumenten zijn vrij duidelijk:

• reeks zijn de gegevens die u wilt filteren.
• voorwaarde1 is een kolom of rij met een filtercriterium.
• criteria2, criteria3, enz. zijn volledig optioneel. Gebruik ze wanneer u meerdere criteria moet gebruiken.

Tip: in deze blogpost leert u meer over de FILTER-functie van Google Sheets.

Dus hoe kunnen deze twee functies samenwerken en Google sheets samenvoegen? Wel, FILTER retourneert de gegevens op basis van de filtercriteria gemaakt door VLOOKUP.

Kijk naar deze formule:

=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Het scant 2 Google-tabellen op overeenkomsten en haalt niet-overeenkomstige rijen uit de ene tabel naar de andere:

Laat me uitleggen hoe het werkt:

1. FILTER gaat naar het opzoekblad (een tabel met alle gegevens - Blad1!$A$2:$E$10 ) en gebruikt VLOOKUP om de juiste rijen te krijgen.
2. VLOOKUP neemt de namen van de items uit kolom B van dat opzoekblad en vergelijkt ze met de namen uit mijn huidige tabel. Als er geen overeenkomst is, zegt VLOOKUP dat er een fout is.
3. ISERROR markeert elk van deze fouten met 1, wat FILTER vertelt deze rij in een ander blad op te nemen.

Daardoor trekt de formule 3 extra rijen voor die bessen die niet in mijn hoofdtabel voorkomen.

Het is niet zo ingewikkeld als je eenmaal een beetje met deze methode speelt :)

Maar als u hier geen tijd aan wilt besteden, is er een betere en snellere manier - zonder een enkele functie en formule.

Formulevrije manier om gegevens te matchen & samen te voegen - Add-on Samenvoegen Sheets

Merge Sheets add-on omvat alle 3 mogelijkheden bij het samenvoegen van Google sheets:

• het werkt gerelateerde cellen bij op basis van de overeenkomsten
• voegt nieuwe kolommen toe voor die overeenkomsten
• voegt rijen in met niet-matchende records

Om verwarring te voorkomen is het proces verdeeld in 5 eenvoudige stappen :

• De eerste twee zijn waar je kies uw tafels zelfs als ze in verschillende spreadsheets staan.
• Op de 3d moet u kies sleutelkolom(pen) die gecontroleerd moeten worden op overeenkomsten.
• De 4e stap laat je stel de bij te werken kolommen in met nieuwe records of voeg toe van het ene blad naar het andere:

Het duurde een paar seconden tot ik het resultaat kon zien:

Installeer Merge Sheets uit de Google Sheets store en u zult zien dat het grotere tabellen net zo snel verwerkt. Dankzij Merge Sheets houdt u meer tijd over voor belangrijke zaken.

Ik laat ook deze demovideo van 3 minuten achter om je te helpen een beslissing te nemen :)

Spreadsheet met formulevoorbeelden

Google sheets samenvoegen, gerelateerde kolommen toevoegen & niet-matchende rijen - formulevoorbeelden (maak een kopie van deze spreadsheet)