In deze korte handleiding wordt de basis van een externe verwijzing in Excel uitgelegd, en wordt getoond hoe u in uw formules naar een ander blad en een andere werkmap kunt verwijzen.

Bij het berekenen van gegevens in Excel komt u vaak in een situatie terecht waarin u gegevens uit een ander werkblad of zelfs uit een ander Excel-bestand moet halen. Kunt u dat doen? Natuurlijk kunt u dat. U hoeft alleen maar een koppeling te maken tussen de werkbladen (binnen dezelfde werkmap of in verschillende werkmappen) door gebruik te maken van een zogenaamde externe celverwijzing of een link .

Externe referentie in Excel is een verwijzing naar een cel of een cellenbereik buiten het huidige werkblad. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een externe Excel-verwijzing is dat telkens wanneer de cel(len) waarnaar wordt verwezen in een ander werkblad veranderen, de waarde die de externe celverwijzing oplevert automatisch wordt bijgewerkt.

Hoewel externe verwijzingen in Excel sterk lijken op celverwijzingen, zijn er een paar belangrijke verschillen. In deze handleiding beginnen we met de basis en laten we zien hoe u verschillende soorten externe verwijzingen kunt maken met gedetailleerde stappen, schermafbeeldingen en formulevoorbeelden.

Hoe naar een ander blad verwijzen in Excel

Om naar een cel of celbereik in een ander werkblad in dezelfde werkmap te verwijzen, zet u de werkbladnaam gevolgd door een uitroepteken (!) vóór het celadres.

Met andere woorden, in een Excel-verwijzing naar een ander werkblad gebruikt u het volgende formaat:

Verwijzing naar een individuele cel:

Bijvoorbeeld, om te verwijzen naar cel A1 in Blad2, typ je Blad2!A1 .

Verwijzing naar een reeks cellen:

Bijvoorbeeld, om te verwijzen naar de cellen A1:A10 in Blad2, typt u Blad2!A1:A10 .

Opmerking. Als de naam van het werkblad ruimtes of niet-alfabetische tekens moet u deze tussen enkele aanhalingstekens plaatsen. Bijvoorbeeld, een externe verwijzing naar cel A1 in een werkblad met de naam Project Mijlpalen moet als volgt worden gelezen: "Projectmijlpalen"!A1.

In een echte formule, die de waarde in cel A1 in ' Projectmijlpalen blad met 10, ziet een Excel-bladreferentie er als volgt uit:

='Project Mijlpalen'!A1*10

Een verwijzing maken naar een ander blad in Excel

Wanneer u een formule schrijft die verwijst naar cellen in een ander werkblad, kunt u natuurlijk handmatig die andere bladnaam typen, gevolgd door een uitroepteken en een celverwijzing, maar dat zou een trage en foutgevoelige manier zijn.

Een betere manier is het aanwijzen van de cel(len) in een ander blad waarnaar de formule moet verwijzen, en Excel te laten zorgen voor de juiste syntaxis van uw bladverwijzing. Om Excel een verwijzing naar een ander blad in uw formule te laten invoegen, doet u het volgende:

1. Begin met het typen van een formule in een doelcel of in de formulebalk.
2. Om een verwijzing naar een ander werkblad toe te voegen, schakelt u over naar dat blad en selecteert u een cel of een cellenbereik waarnaar u wilt verwijzen.
3. Typ de formule verder en druk op de Enter-toets om hem af te ronden.

Als u bijvoorbeeld een lijst met verkoopcijfers hebt in blad Verkoop en u wilt de BTW (19%) voor elk product berekenen in een ander blad met de naam BTW ga als volgt te werk:

• Begin met het typen van de formule =19%* in cel B2 van het blad BTW .
• Overschakelen naar blad Verkoop en klik daar op cel B2. Excel zal onmiddellijk een externe verwijzing naar die cel invoegen, zoals in de volgende schermafbeelding:

Opmerking: Wanneer u een Excel-verwijzing toevoegt aan een ander blad met de bovenstaande methode, voegt Microsoft Excel standaard een relatieve verwijzing toe (zonder $-teken). In het bovenstaande voorbeeld kunt u dus gewoon de formule kopiëren naar andere cellen in kolom B op blad BTW zullen de celverwijzingen voor elke rij worden aangepast, en zal de BTW voor elk product correct worden berekend.

Op soortgelijke wijze kunt u referentie a reeks cellen in een ander blad Het enige verschil is dat u meerdere cellen op het bronwerkblad selecteert. Om bijvoorbeeld het totaal van de verkopen in de cellen B2:B5 op blad Verkoop zou u de volgende formule invoeren:

=SUM(Sales!B2:B5)

Dit is hoe je in Excel naar een ander blad verwijst. En laten we nu eens kijken hoe je naar cellen uit een andere werkmap kunt verwijzen.

Hoe naar een andere werkmap verwijzen in Excel

In Microsoft Excel-formules worden externe verwijzingen naar een andere werkmap op twee manieren weergegeven, afhankelijk van het feit of de bronwerkmap open of gesloten is.

Externe verwijzing naar een geopende werkmap

Wanneer de bronwerkmap geopend is, bevat een externe referentie in Excel de werkmapnaam tussen vierkante haken (inclusief de bestandsextensie), gevolgd door de bladnaam, het uitroepteken (!) en de cel of een cellenbereik waarnaar wordt verwezen. Met andere woorden, u gebruikt de volgende referentieopmaak voor een open werkmapverwijzing:

Bijvoorbeeld, hier is een externe verwijzing naar de cellen B2:B5 op het blad Jan in de werkmap met de naam Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Als u bijvoorbeeld de som van die cellen wilt berekenen, ziet de formule met de werkboekverwijzing er als volgt uit:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Externe verwijzing naar een gesloten werkmap

Wanneer u in Excel naar een andere werkmap verwijst, hoeft die andere werkmap niet per se geopend te zijn. Als de bronwerkmap gesloten is, moet u het volledige pad toevoegen aan uw externe verwijzing.

Bijvoorbeeld, om de cellen B2:B5 in de Jan blad van Sales.xlsx werkmap die zich in de Rapporten map op station D, schrijft u de volgende formule:

=SUM(D:\Reports[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Hier is een uitsplitsing van de referentiedelen:

• Bestandspad Het wijst naar het station en de directory waarin uw Excel-bestand is opgeslagen ( D:^Reports. in dit voorbeeld).
• Naam werkboek Het bevat de bestandsextensie (.xlsx, .xls, of .xslm) en staat altijd tussen vierkante haken, zoals [Sales.xlsx] in de bovenstaande formule.
• Naam van het blad Dit deel van de externe verwijzing in Excel bevat de bladnaam gevolgd door een uitroepteken waar de cel(len) waarnaar wordt verwezen zich bevinden ( Jan! in dit voorbeeld).
• Celverwijzing Het wijst naar de werkelijke cel of een bereik van cellen waarnaar in uw formule wordt verwezen.

Als u een verwijzing naar een andere werkmap hebt gemaakt toen die werkmap geopend was, en daarna de bronwerkmap hebt gesloten, wordt uw externe werkmapverwijzing automatisch bijgewerkt met het volledige pad.

Opmerking. Als de naam van de werkmap of het blad, of beide, bevatten ruimtes of een niet-alfabetische tekens moet u het pad tussen enkele aanhalingstekens plaatsen. Bijvoorbeeld:

=SUM("[Jaarbudget.xlsx]Jan"!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Een verwijzing maken naar een andere werkmap in Excel

Net als bij het maken van een Excel-formule die naar een ander blad verwijst, hoeft u niet handmatig een verwijzing naar een andere werkmap te typen. U schakelt gewoon over naar de andere werkmap wanneer u uw formule invoert, en selecteert een cel of een cellenbereik waarnaar u wilt verwijzen. Microsoft Excel doet de rest:

Opmerkingen:

• Wanneer u een verwijzing naar een andere werkmap maakt door de cel(len) daarin te selecteren, voegt Excel altijd absolute celverwijzingen toe. Als u van plan bent de nieuw gemaakte formule naar andere cellen te kopiëren, moet u het dollarteken ($) uit de celverwijzingen verwijderen om er relatieve of gemengde verwijzingen van te maken, afhankelijk van uw doeleinden.
• Als het selecteren van een cel of bereik in de werkmap waarnaar wordt verwezen niet automatisch een verwijzing in de formule creëert, zijn de twee bestanden waarschijnlijk geopend in verschillende instanties van Excel Om dit te controleren, opent u Taakbeheer en kijkt u hoeveel Microsoft Excel-instanties er draaien. Als er meer dan één instantie is, vouwt u elke instantie uit om te zien welke bestanden er genest zijn. Om het probleem op te lossen, sluit u één bestand (en instantie) en opent u het opnieuw vanuit het andere bestand.

Verwijzing naar een gedefinieerde naam in dezelfde of een andere werkmap

Om een externe verwijzing in Excel compacter te maken, kunt u een gedefinieerde naam maken in het bronblad en vervolgens naar die naam verwijzen vanuit een ander blad dat zich in dezelfde werkmap of in een andere werkmap bevindt.

Een naam maken in Excel

Om een naam te creëren in Excel, selecteert u alle cellen die u wilt opnemen, en gaat u vervolgens naar het menu Formules tab> Gedefinieerde namen groep en klik op de Naam definiëren of druk op Ctrl + F3 en klik op Nieuw .

In de Nieuwe naam dialoogvenster, typ een willekeurige naam (denk eraan dat spaties niet zijn toegestaan in Excel-namen), en controleer of het juiste bereik wordt weergegeven in het Verwijst naar veld.

Zo maken we bijvoorbeeld een naam ( Jan_sales ) voor de cellen B2:B5 in Jan blad:

Zodra de naam is gemaakt, bent u vrij om deze te gebruiken in uw externe verwijzingen in Excel. Het formaat van dergelijke verwijzingen is veel eenvoudiger dan het formaat van een Excel-bladverwijzing en werkmapverwijzing dat eerder is besproken, waardoor de formules met naamverwijzingen gemakkelijker te begrijpen zijn.

Opmerking: standaard worden Excel-namen aangemaakt voor de werkboek niveau let op de Toepassingsgebied veld in de schermafbeelding hierboven. Maar u kunt ook een specifieke werkblad niveau naam door een overeenkomstig blad te kiezen uit de Toepassingsgebied Voor Excel-verwijzingen is het bereik van een naam zeer belangrijk, omdat het bepaalt binnen welke locatie de naam wordt herkend.

Het wordt aanbevolen om altijd namen op werkboekniveau te maken (tenzij u een specifieke reden hebt om dat niet te doen), omdat dit het maken van externe verwijzingen in Excel aanzienlijk vereenvoudigt, zoals in de volgende voorbeelden wordt geïllustreerd.

Verwijzen naar een naam in een ander blad in dezelfde werkmap

Om te verwijzen naar een globale werkboekniveau naam in dezelfde werkmap, typ je gewoon die naam in het argument van een functie:

Bijvoorbeeld, om de som te vinden van alle cellen binnen de Jan_sales naam die we zojuist hebben gemaakt, gebruik je de volgende formule:

=SUM(Jan_sales)

Om te verwijzen naar een lokale werkbladniveau naam in een ander blad binnen dezelfde werkmap, moet u de naam vooraf laten gaan door de bladnaam, gevolgd door een uitroepteken:

= Functie ( Blad_naam ! naam )

Bijvoorbeeld:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Als de bladnamen spaties of éénlettergrepige tekens bevatten, vergeet dan niet deze tussen enkele aanhalingstekens te zetten, bijv:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Verwijzen naar een naam in een andere werkmap

Een verwijzing naar een werkboekniveau naam in een andere werkmap bestaat uit de naam van de werkmap (inclusief de extensie) gevolgd door een uitroepteken, en de gedefinieerde naam (genoemd bereik):

Bijvoorbeeld:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Om te verwijzen naar een werkbladniveau naam in een andere werkmap, moet de bladnaam gevolgd door het uitroepteken ook worden opgenomen, en moet de werkmapnaam tussen vierkante haken staan. Bijvoorbeeld:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Bij verwijzing naar een genoemd bereik in een gesloten werkboek Vergeet niet het volledige pad naar uw Excel-bestand op te nemen, bijvoorbeeld:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Hoe maak je een naamsverwijzing in Excel?

Als u een handvol verschillende namen in uw Excel-bladen hebt gemaakt, hoeft u niet al die namen uit uw hoofd te onthouden. Om een Excel-naamverwijzing in een formule op te nemen, voert u de volgende stappen uit:

1. Selecteer de bestemmingscel, voer het gelijkheidsteken (=) in en begin uw formule of berekening te typen.
2. Als het gaat om het invoegen van een Excel-naamverwijzing, doe dan één van de volgende dingen:
   • Als u verwijst naar een werkboekniveau Als de naam zich in een ander blad in dezelfde werkmap bevindt, sla deze stap dan over.
   • Als u verwijst naar een werkbladniveau naam, navigeert u naar dat specifieke blad in de huidige of een andere werkmap.
3. Druk op F3 om de Vroegere naam dialoogvenster, selecteer de naam waarnaar u wilt verwijzen, en klik op OK.

Nu u weet hoe u een externe referentie in Excel kunt maken, kunt u profiteren van deze geweldige mogelijkheid en gegevens uit andere werkbladen en werkmappen gebruiken in uw berekeningen. Ik dank u voor het lezen en zie u graag volgende week op onze blog!