Wanneer u met grote Google-spreadsheets werkt, is de kans groot dat u voortdurend de tabel filtert om alleen bepaalde informatie te zien en te beoordelen.

Zou het niet het beste zijn om die informatie op te splitsen in meerdere afzonderlijke bladen of zelfs spreadsheets (bestanden) in Drive? Persoonlijk vind ik het superhandig om elk blad te wijden aan zijn eigen ding - of het nu gaat om een naam, nummer, datum, enz. Laat staan de opkomende mogelijkheid om alleen gerelateerde informatie te delen met andere mensen.

Als dat uw doel is, laten we dan onze bladen en spreadsheets samenvoegen. Kies de manier waarop u uw gegevens wilt krijgen en volg de daar beschreven stappen.

Een blad splitsen op basis van kolomwaarden

Stel je voor: je houdt uitgaven bij in een Google Sheets document. Elke dag voer je de datum, het uitgegeven bedrag en de categorie in. De tabel groeit, dus het wordt steeds zinvoller om de tabel op te splitsen per categorie:

Laten we je opties bekijken.

Een blad splitsen in verschillende bladen binnen het bestand

Als u meerdere bladen (elk met een eigen categorie) in één Google-spreadsheet wilt hebben, helpen twee functies.

Voorbeeld 1. FILTER-functie

De functie FILTER komt waarschijnlijk als eerste in u op. Deze filtert uw bereik op een bepaalde voorwaarde en geeft alleen de gerelateerde waarden terug, alsof u het blad splitst op gemeenschappelijke waarden:

Opmerking. Ik zal de basis van de functie hier niet behandelen, omdat FILTER al een tutorial heeft op onze blog.

Laat me beginnen met alle uitgaven voor Uit eten gaan naar een ander blad.

Ik maak eerst een nieuw blad in mijn spreadsheet, en voer daar de volgende formule in:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Uit eten")

Zoals u ziet, neem ik letterlijk alle bestaande records van mijn originele blad - Blad1!A2:G101 - en kies alleen diegene die Uit eten gaan in kolom B - Sheet1!B2:B101 = "Uit eten". .

Zoals u misschien al dacht, zult u evenveel bladen handmatig moeten aanmaken als er categorieën zijn om op te splitsen en voor elk nieuw blad een formule moeten aanpassen. Maar als dat niet uw probleem is, is er een veel efficiëntere formulevrije manier om een blad op te splitsen. Spring er gerust meteen naartoe.

Voorbeeld 2. QUERY-functie

De volgende is de functie waar je misschien nog niet van gehoord hebt - QUERY. Ik heb er ook over gesproken op onze blog. Het is als Nathan in de onbekende wateren van Google Sheets - behandelt het onmogelijke :) Ja, splitst zelfs het blad door gemeenschappelijke waarden!

Opmerking: het gebruikt een eigenaardige taal (vergelijkbaar met commando's in SQL), dus als je het nog niet eerder hebt gebruikt, bekijk dan zeker dit artikel erover.

Dus hoe ziet de QUERY-formule eruit zodat het alle uitgaven voor Uit eten gaan ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

De logica is hetzelfde:

1. het kijkt naar het hele bereik van mijn bronblad - Blad1!A1:G101
2. en selecteert alles waarvan de waarde in kolom B gelijk is aan Uit eten gaan - "selecteer * waar B = 'Uit eten'"

Helaas ook hier veel handmatige voorbereidingen: u moet nog steeds voor elke categorie een nieuw blad toevoegen en daar een nieuwe formule invoeren.

Als u zich helemaal niet wilt bezighouden met formules, is er deze add-on - Split Sheet - die alles voor u doet. Kijk maar eens hieronder.

Uw blad splitsen in verschillende bladen in een ander bestand

Als u niet meerdere bladen binnen één spreadsheet wilt genereren, is er een optie om het blad te splitsen en de resultaten in een ander bestand te plaatsen.

Het duo QUERY + IMPORTRANGE zal helpen.

Eens kijken. Ik maak een nieuwe spreadsheet in mijn Drive en voer daar mijn formule in:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY doet hetzelfde als wat ik hierboven heb vermeld: het gaat naar mijn oorspronkelijke tabel en neemt die rijen waarin B bevat Uit eten gaan Alsof ze de tafel delen!
2. Wat is er dan met de IMPORTRANGE? Wel, mijn originele tabel staat in een ander document. IMPORTRANGE is als een sleutel die dat bestand opent en neemt wat ik nodig heb. Zonder dat zal QUERY niet slagen :)

Tip. Ik heb IMPORTRANGE eerder in onze blog in detail beschreven, kijk maar eens.

Wanneer u IMPORTRANGE gebruikt, moet u het toegang geven om uw nieuwe bestand met het originele te verbinden door op de overeenkomstige knop te drukken. Anders krijgt u alleen een foutmelding:

Maar als je eenmaal Toegang verlenen worden alle gegevens in seconden geladen (of minuten als er veel gegevens moeten worden opgehaald).

Zoals u kunt zien, houdt deze manier in dat u handmatig een nieuwe spreadsheet maakt met de nieuwe bladen erin, en voor elke vereiste waarde QUERY + IMPORTRANGE functies bouwt.

Als dit te veel is, dring ik erop aan dat u onze Split Sheet add-on probeert die hieronder wordt beschreven - ik beloof u dat u er geen spijt van zult krijgen.

Splits uw blad in meerdere afzonderlijke spreadsheets zonder formules

De volgende stap zou zijn om elke categorie op te splitsen in een eigen Google Sheets bestand.

En ik wil me richten op de eenvoudigste gebruiksvriendelijke manier die er is - Split Sheet add-on. Het belangrijkste doel is om je Google sheet op te splitsen in meerdere sheets/spreadsheets op basis van waarden in een kolom naar keuze.

Alles wat u moet afstemmen bevindt zich in één enkel venster:

• een paar selectievakjes - kolommen om te splitsen door
• een drop-down - met plaatsen voor het resultaat
• en de eindknop

Het kost letterlijk maar een paar klikken om uw eisen in te stellen. Split Sheet doet de rest:

Installeer Split Sheet uit de Google Sheets store en splits uw sheets in verschillende sheets of bestanden als een pro - in slechts enkele klikken en minuten.

Een Google-spreadsheet splitsen in afzonderlijke Google Drive-bestanden met tabbladen

Soms is het opsplitsen van één tabel in meerdere bladen niet genoeg. Soms wil je verder gaan en elke tabel (blad/tabblad) in een aparte Google-spreadsheet (bestand) in je Drive plaatsen. Gelukkig zijn daar ook een paar manieren voor.

Spreadsheets dupliceren en ongewenste tabbladen verwijderen

Deze eerste oplossing is nogal onhandig, maar het blijft een oplossing.

Tip. Als je je tijd niet wilt verspillen aan onhandige oplossingen, is hier een link om meteen de makkelijkste manier te leren kennen.

1. Zoek en selecteer de spreadsheet die u wilt splitsen in Drive:

Tip. Of maak een speciale map en verplaats al deze spreadsheets daarheen:

Kopieer elk tabblad handmatig naar een nieuwe spreadsheet

Er is nog een standaardoplossing - een beetje eleganter:

1. Open de spreadsheet die u wilt splitsen in meerdere spreadsheets door middel van tabbladen.
2. Klik met de rechtermuisknop op elk blad dat u in een ander bestand wilt zien en kies Kopiëren naar> Nieuwe spreadsheet :

Tip: er wordt een nieuwe spreadsheet gemaakt in uw Drive, maar zonder titel. Maakt u zich geen zorgen - bij elk blad dat naar een nieuwe spreadsheet wordt gekopieerd, krijgt u een link om dat bestand in een nieuw tabblad te openen:

en hernoem het dienovereenkomstig:

Tip: er is een manier om dit handmatig kopiëren te vermijden - Sheets Manager add-on. Die ziet alle sheets in het bestand en splitst ze snel naar aparte bestanden in Drive. Ik introduceer het helemaal aan het eind.

Kopieer de bereiken met de functie IMPORTRANGE

Er is altijd een functie voor elke taak in Google Sheets, toch? Het splitsen van één Google-spreadsheet in meerdere afzonderlijke spreadsheets door middel van tabbladen is geen uitzondering. En de functie IMPORTRANGE is weer perfect voor deze taak.

Hier zijn de stappen die u moet volgen voor elk blad in uw Google Sheets-bestand:

1. Begin met het maken van een nieuwe spreadsheet in Drive.
2. Open het, en voer uw IMPORTRANGE functie in:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ is een sleutel van de URL van de originele spreadsheet. Door ' een sleutel ' Ik bedoel die unieke mix van karakters tussen ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' en ' /edit#gid=0 ' in de URL-balk die naar deze specifieke spreadsheet leidt.
   • Ik kwartaal! A1:G31 is een verwijzing naar een blad en een bereik dat ik in mijn nieuwe bestand wil krijgen.
3. Natuurlijk werkt de functie pas als ik hem toegang geef tot gegevens uit mijn oorspronkelijke spreadsheet. Ik moet de muis boven A1 houden, omdat daar IMPORTRANGE staat, en op de bijbehorende knop drukken:

Zodra het klaar is, zal de formule de gegevens uit de bronspreadsheet halen en weergeven. U kunt dit blad een naam geven en hetzelfde blad uit het oorspronkelijke bestand verwijderen.

Herhaal dit ook voor de overige tabbladen.

Sheets Manager add-on - snel meerdere Google sheets verplaatsen naar meerdere nieuwe spreadsheets

Terwijl alle bovengenoemde manieren de oplossing beetje bij beetje ontrafelen en veel manipulaties vergen, laat ik een andere, de snelste en eenvoudigste manier om uw spreadsheet te splitsen uit mijn gereedschapsriem trekken.

Sheets Manager add-on toont alle bladen op zijn zijbalk en biedt een knop voor elke actie. Ja, inclusief het splitsen van de spreadsheet door bladen in meerdere verschillende bestanden in Drive.

Installeer het en je hoeft maar 2 dingen te doen:

1. Selecteer alle bladen (op de add-on zijbalk) die niet meer in uw huidig geopende spreadsheet thuishoren.

   Tip. Druk op Shift om aaneengesloten bladen te selecteren en Ctrl Of maak gebruik van de selectievakjes naast de bladnamen.

   

2. En klik maar op één optie: Verplaats naar> Meerdere nieuwe spreadsheets :

De add-on knipt de bladen uit uw huidige spreadsheet en plakt ze in nieuwe spreadsheets in uw Drive. U vindt die bestanden in een map met de naam van uw oorspronkelijke bestand:

Sheets Manager zal u ook informeren met een resultaatbericht en u een link geven om die nieuwe map met gesplitste sheets meteen te openen in een nieuw browsertabblad:

En dat is het!

U hoeft geen formules te maken en te copy-pasten, vooraf handmatig nieuwe bestanden aan te maken, etc. De add-on doet alles voor u zodra u op de betreffende knop klikt.

Koop het in de Google Sheets store als losse tool of als onderdeel van Power Tools samen met 30+ andere tijdbesparende tools voor spreadsheets.

Hopelijk helpen deze oplossingen je! Anders ontmoet ik je in de commentaarsectie hieronder ;)