Tutorial ini membincangkan dua cara untuk mengimport kenalan ke desktop Outlook, daripada fail .csv dan .pst dan menunjukkan cara untuk memindahkan kenalan ke Outlook Online.

Mungkin terdapat perbezaan sebab mengapa anda mungkin ingin memindahkan kenalan ke dalam buku alamat Outlook anda. Contohnya, anda mewarisi pangkalan data luaran dengan senarai kenalan, atau anda berhijrah dari pelayan mel lain, atau mungkin anda menyediakan akaun baharu. Walau apa pun alasannya, Outlook menyediakan cara mudah untuk mengimport semua kenalan anda sekali gus.

Petua. Jika kenalan anda disimpan dalam Excel, tutorial berikut akan berguna: Cara mengimport kenalan ke Outlook daripada Excel.

Sediakan kenalan untuk mengimport ke Outlook

Microsoft Outlook membenarkan pengimportan kenalan daripada dua fail jenis, PST dan CSV.

PST (Jadual Storan Peribadi). Ia adalah format fail khas untuk menyimpan data dalam Outlook, Exchange Client dan perisian Microsoft yang lain. Dalam fail .pst, kenalan sudah berada dalam format yang betul dan tidak memerlukan pindaan lanjut.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Cara mengeksport kenalan Outlook ke fail PST.

CSV (Nilai Dipisahkan Koma). Jika anda menyimpan maklumat hubungan anda dalam Excel atau program hamparan lain atau telah mengeksport kenalan anda daripada pembekal e-mel lain, seperti Gmail atau Yahoo Mail, mereka biasanya akan berada dalam fail .csv, yang boleh diimport ke dalamOutlook dengan beberapa pelarasan:

• Jika butiran hubungan mengandungi beberapa aksara yang tidak wujud dalam abjad Inggeris, mis. Bahasa Arab, Cyrillic, Cina atau Jepun, kenalan tersebut mungkin tidak diimport dengan betul. Untuk mengelakkan isu yang mungkin berlaku, eksport kenalan ke dalam fail CSV UTF-8 jika pilihan sedemikian tersedia untuk anda atau tukar CSV kepada UTF-8 dengan Excel.
• Pastikan nilai dalam fail CSV anda dipisahkan dengan koma . Bergantung pada tempat anda, pemisah senarai yang berbeza ditetapkan secara lalai. Contohnya, di kebanyakan negara Eropah, pemisah senarai lalai ialah koma bertitik. Tetapi Outlook hanya menyokong koma sebagai pemisah medan, jadi anda perlu menggantikan koma bertitik atau mana-mana pembatas lain dengan koma sebelum mengimport fail CSV anda ke dalam Outlook.

Dalam tutorial yang dipautkan di bawah, akan temui butiran terperinci panduan tentang mengeksport kenalan ke fail CSV:

• Cara mengeksport kenalan dari desktop Outlook
• Cara mengeksport kenalan daripada Outlook Online
• Cara mengeksport kenalan daripada Excel
• Cara untuk mengeksport kenalan daripada Gmail

Dalam bentuk yang paling mudah, fail .csv anda mungkin kelihatan seperti berikut:

Cara mengimport kenalan ke Outlook daripada fail CSV

Untuk mengimport kenalan daripada fail CSV ke dalam Outlook 2019, Outlook 2016 atau Outlook 2013, jalankan langkah berikut:

1. Dalam Microsoft Outlook, klik Fail > Buka & Eksport > Import/Eksport .

   

   Lihat juga: Cara membuat jadual kandungan (TOC) dalam Microsoft Word
2. Wizard Import dan Eksport bermula. Anda memilih Import daripada program atau fail lain dan klik Seterusnya .

   

3. Untuk mengimport kenalan CSV ke Outlook, pilih Nilai Dipisahkan Koma dan klik Seterusnya .

   

4. Dalam langkah ini, anda perlu membuat beberapa pilihan:
   • Klik butang Semak imbas , cari dan klik dua kali fail .csv anda untuk memilihnya.
   • Pilih cara mengendalikan item kenalan pendua .

   Apabila selesai, klik Seterusnya .

   

   Cara mengendalikan kenalan pendua:

   • Ganti pendua dengan item yang diimport . Pilih pilihan ini jika maklumat dalam fail .csv lebih lengkap atau lebih terkini daripada maklumat dalam Outlook anda.
   • Benarkan pendua dibuat (lalai). Jika anda tidak mahu kehilangan sedikit pun maklumat, benarkan Outlook membuat item pendua, semaknya dan gabungkan butiran untuk orang yang sama ke dalam satu item.
   • Jangan import item pendua . Ini ialah pilihan untuk memilih jika anda hanya mahu mengimport kenalan baharu dan membiarkan semua kenalan sedia ada utuh.
5. Di bawah akaun e-mel sasaran, pilih folder Kenalan dan klik Seterusnya .

   

6. Jika anda mengimport kenalan CSV yang anda telah eksport sebelum ini daripada Outlook, senarai kenalan berada dalam format yang diperlukan, jadi anda boleh klik Selesai untuk mula mengimport kenalan dengan segera.

   Jika anda mengimport kenalan daripada Excel atau daripada apl mel selain daripada Outlook, anda mungkin perlu memetakan beberapa lajur dalam fail CSV anda ke medan kenalan Outlook. Dalam kes ini, klik Medan Tersuai Peta dan teruskan dengan langkah seterusnya.

   

7. Jika anda mengklik Medan Tersuai Peta butang dalam langkah sebelumnya, kotak dialog yang sepadan akan dipaparkan:
   • Dalam anak tetingkap kiri, di bawah Dari , anda akan melihat nama lajur daripada fail CSV anda.
   • Dalam anak tetingkap kanan, di bawah Ke , anda akan melihat medan kenalan Outlook standard.

   Jika nama lajur dalam fail CSV betul-betul sepadan dengan medan Outlook, lajur adalah dipetakan secara automatik dan muncul di bawah Dipetakan daripada .

   Jika nama lajur tidak sepadan dengan mana-mana medan Outlook, anda perlu melakukan pemetaan manual . Untuk ini, seret lajur dari anak tetingkap kiri, dan lepaskannya di sebelah medan yang sepadan dalam anak tetingkap kanan. Contohnya, dalam fail CSV kami yang diimport, terdapat lajur bernama Kedudukan dan kami memetakannya ke medan Tajuk Kerja . Untuk mencari padanan, klik tanda tambah di sebelah medan yang sesuai dalam anak tetingkap kanan untuk mengembangkannya.

   

   Apabila semua lajur dipetakan, klik OK , dan kembali dalam kotak dialog Import Fail , klik Selesaikan .

8. Outlook menunjukkan kotak kemajuan untuk memberitahu anda perkara ituia telah mula mengimport kenalan anda. Apabila kotak kemajuan ditutup, proses selesai. Apabila mengimport senarai kenalan yang sangat kecil, kotak kemajuan mungkin tidak dipaparkan.

Untuk memastikan semua kenalan CSV anda telah diimport ke dalam Outlook, klik ikon Orang pada Bar navigasi untuk melihat senarai kenalan anda.

Cara mengimport kenalan ke Outlook daripada fail PST

Dalam sesetengah situasi, anda mungkin mahu mengimport kenalan daripada fail PST dan bukannya CSV. Ia amat berguna apabila:

• Anda memindahkan kenalan dari satu akaun Outlook ke akaun yang lain.
• Anda mengalihkan kenalan dari satu komputer ke komputer yang lain.
• Anda mahu untuk memindahkan semua item Outlook termasuk e-mel, kenalan, janji temu dan tugas.

Dalam kes ini, anda perlu mengeksport kenalan ke dalam fail PST dahulu, dan kemudian mengimportnya ke akaun atau PC baharu anda dengan menggunakan yang Import & Wizard Eksport dibincangkan dalam bahagian sebelumnya.

Berikut ialah langkah-langkah untuk mengimport kenalan ke dalam Outlook daripada fail .pst:

1. Dalam Outlook, klik Fail > Buka & Eksport > Import/Eksport .
2. Pilih Import daripada program atau fail lain dan klik Seterusnya .
3. Pilih Fail Data Outlook (.pst) dan klik Seterusnya .

   

4. Klik butang Semak Imbas dan pilih fail .pst yang anda mahu import.

   Di bawah Pilihan , pilih cara berurusan item pendua , dan kemudian klik Seterusnya . Sila ambil perhatian bahawa apabila mengimport daripada PST, lalai ialah Ganti pendua dengan item yang diimport .

   

5. Jika fail .pst anda dilindungi dengan kata laluan, anda akan diminta untuk memberikannya.
6. Ini ialah langkah utama untuk kenalan diimport dengan betul, jadi sila pastikan anda melakukannya dengan betul:
   • Di bawah Pilih folder untuk mengimport daripada , pilih Fail Data Outlook jika anda ingin mengimport PST sepenuhnya. Atau kembangkannya dan pilih subfolder tertentu sahaja untuk diimport, Kenalan dalam kes kami.
   • Jika akaun/peti mel sasaran pada masa ini dipilih dalam anak tetingkap Navigasi, anda boleh memilih Import item ke dalam folder semasa pilihan. Jika tidak, tandai Import item ke dalam folder yang sama dalam dan pilih peti mel atau Fail Data Outlook yang mana kenalan harus diimport.
   • Apabila selesai, klik Selesai .

   

Outlook akan mula mengimport kenalan terus. Apabila kotak kemajuan hilang, import selesai.

Cara mengimport kenalan ke Outlook Online

Seperti desktop Outlook, untuk mengimport kenalan ke Outlook Online, anda memerlukan fail CSV. Untuk hasil yang terbaik, fail harus mempunyai pengekodan UTF-8 yang berfungsi dengan betul untuk semua bahasa.

Untuk mengimport kenalan ke dalam Outlook Online, lakukan langkah ini:

1. Log masuk ke Outlook anda pada yangweb atau akaun Outlook.com.
2. Di penjuru kiri sebelah bawah halaman, klik ikon Orang :

   

3. Di penjuru kanan sebelah atas halaman, klik Urus > Import kenalan .

   

4. Klik Semak imbas , pilih fail CSV anda dan klik Buka .
5. Dengan fail CSV dalam kotak, klik Import .

   

Jika fail .csv mengandungi sebarang kenalan yang telah wujud dalam akaun Outlook anda, item pendua akan dibuat, tetapi tiada kenalan sedia ada anda akan diganti atau dipadamkan.

Itulah cara mengimport kenalan ke desktop Outlook dan dalam talian. Saya mengucapkan terima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!