Šajā pamācībā ir parādīts, kā programmā Excel izveidot pielāgotus datu validēšanas noteikumus. Jūs atradīsiet dažus piemērus no E xcel datu validēšanas formulas, lai konkrētās šūnās atļautu tikai skaitļus vai teksta vērtības vai tikai tekstu, kas sākas ar konkrētām rakstzīmēm, atļautu unikālus datus, novēršot dublikātus, un daudz ko citu.

Vakardienas pamācībā mēs sākām aplūkot Excel datu validēšanu - kāds ir tās mērķis, kā tā darbojas un kā izmantot iebūvētos noteikumus, lai validētu datus darblapās. Šodien mēs spersim soli tālāk un runāsim par pielāgotas datu validēšanas sīkumiem programmā Excel, kā arī eksperimentēsim ar dažnedažādām validēšanas formulām.

Kā izveidot pielāgotu datu validāciju ar formulu

Microsoft Excel ir vairāki iebūvēti datu validēšanas noteikumi skaitļiem, datumiem un tekstam, taču tie attiecas tikai uz visvienkāršākajiem scenārijiem. Ja vēlaties validēt šūnas ar saviem kritērijiem, izveidojiet pielāgotu validēšanas noteikumu, pamatojoties uz formulu:

1. Atlasiet vienu vai vairākas šūnas, kuras vēlaties apstiprināt.
2. Atveriet dialoglodziņu Datu validēšana. Šim nolūkam noklikšķiniet uz Datu validēšana pogu uz Dati cilnē Datu rīki grupu vai nospiediet taustiņu virkni Alt> D> L (katrs taustiņš jānospiež atsevišķi).
3. Par Iestatījumi cilne Datu validēšana dialoglodziņā atlasiet Pielāgots in the Atļaut un ievadiet datu validēšanas formulu lodziņā Formula kaste.
4. Noklikšķiniet uz LABI .

Pēc izvēles varat pievienot pielāgotu ievades ziņojumu un brīdinājumu par kļūdu, kas tiks parādīts, kad lietotājs attiecīgi izvēlēsies apstiprināto šūnu vai ievadīs nederīgus datus.

Tālāk ir sniegti daži pielāgotu validēšanas noteikumu piemēri dažādiem datu tipiem.

Piezīme. Visi Excel datu validēšanas noteikumi, gan iebūvētie, gan pielāgotie, pārbauda tikai jaunus datus, kas ievadīti šūnā pēc noteikuma izveides. Kopētie dati netiek validēti, kā arī netiek validēti dati, kas ievadīti šūnā pirms noteikuma izveides. Lai noteiktu esošos ierakstus, kas neatbilst jūsu datu validēšanas kritērijiem, izmantojiet iespēju Apļa aplis Nederīgi dati funkcija, kā parādīts sadaļā Kā atrast nederīgus datus programmā Excel.

Excel datu validēšana, lai atļautu tikai skaitļus

Pārsteidzoši, ka neviens no iebūvētajiem Excel datu validēšanas noteikumiem nav paredzēts ļoti tipiskai situācijai, kad nepieciešams ierobežot lietotāju tiesības ievadīt tikai skaitļus konkrētās šūnās. Taču to var viegli izdarīt, izmantojot pielāgotu datu validēšanas formulu, kuras pamatā ir funkcija ISNUMBER, piemēram, šī:

=ISNUMBER(C2)

kur C2 ir visaugstākā šūna diapazonā, kuru vēlaties pārbaudīt.

Piezīme. Ar funkciju ISNUMBER apstiprinātajās šūnās var izmantot jebkuras skaitliskās vērtības, tostarp veselos skaitļus, decimāldaļas, daļskaitļus, kā arī datumus un laikus, kas arī ir Excel skaitļi.

Excel datu validēšana, lai atļautu tikai tekstu

Ja meklējat pretējo - lai atļautu tikai teksta ierakstus noteiktā šūnu diapazonā, izveidojiet pielāgotu noteikumu, piemēram, izmantojot funkciju ISTEXT:

=ISTEXT(D2)

kur D2 ir atlasītā diapazona augšējā šūna.

Atļaut tekstu, kas sākas ar konkrētu(-ām) rakstzīmi(-ēm)

Ja visām vērtībām noteiktā diapazonā jāsākas ar konkrētu rakstzīmi vai apakšvirkni, veiciet Excel datu validāciju, pamatojoties uz funkciju COUNTIF ar aizstājējzīmju rakstzīmi:

Piemēram, lai nodrošinātu, ka visi pasūtījuma id A slejā sākas ar prefiksu "AA-", "aa-", "Aa-" vai "aA-" (neskatoties uz lielajiem un mazajiem burtiem), definējiet pielāgotu noteikumu ar šo datu validēšanas formulu:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Validācijas formula ar OR loģiku (vairāki kritēriji)

Ja ir 2 vai vairāk derīgi prefiksi, pievienojiet vairākas COUNTIF funkcijas, lai Excel datu validēšanas noteikums darbotos ar OR loģiku:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Lietošanas apstiprināšanas formula, kas nosaka mazo un lielo burtu rakstzīmes

Ja rakstzīmju lielums ir svarīgs, izmantojiet funkciju EXACT kopā ar funkciju LEFT, lai izveidotu apstiprināšanas formulu, kas atkarīga no rakstzīmju lieluma, ierakstiem, kuri sākas ar konkrētu tekstu:

Piemēram, lai atļautu tikai tos pasūtījuma identifikatorus, kas sākas ar "AA-" (nav atļauts ne "aa-", ne "Aa-"), izmantojiet šo formulu:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

Iepriekš minētajā formulā funkcija LEFT no šūnas A2 izraksta pirmās 3 rakstzīmes, bet EXACT veic salīdzinājumu ar burtu un lielo un mazo burtu atšķirībām ar stingri ievadīto apakšvirkni ("AA-" šajā piemērā). Ja abas apakšvirknes precīzi sakrīt, formula atgriež TRUE un validācija ir sekmīga; pretējā gadījumā tiek atgriezta FALSE un validācija neizdodas.

Atļaut ierakstus, kas satur noteiktu tekstu

Lai atļautu ierakstus, kas satur konkrētu tekstu jebkurā šūnas vietā (sākumā, vidū vai beigās), izmantojiet funkciju ISNUMBER kombinācijā ar funkciju FIND vai SEARCH atkarībā no tā, vai vēlaties, lai atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu pēc burtu un atbilstu:

• Lietošana bez burtu un ciparu dalīšanas: ISNUMBER(SEARCH( teksts , šūna ))
• Lietošana pēc burtu un ciparu locīšanas: ISNUMBER(FIND( teksts , šūna ))

Lai mūsu parauga datu kopā A2:A6 šūnās atļautu tikai ierakstus, kas satur tekstu "AA", izmantojiet vienu no šīm formulām:

Lietošana bez burtu un ciparu izšķirtspējas:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Lietošana pēc burtu un lielo un mazo burtu iezīmēm:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Formulas darbojas pēc šādas loģikas:

Meklēšana A2 šūnā "AA", izmantojot FIND vai SEARCH, un abos gadījumos tiek atgriezta apakšvirknes pirmā simbola pozīcija. Ja teksts nav atrasts, tiek atgriezta kļūda. Jebkurai skaitliskai vērtībai, kas atgriezta kā meklēšanas rezultāts, ISNUMBER funkcija dod TRUE, un datu validācija ir veiksmīga. Kļūdas gadījumā ISNUMBER atgriež FALSE, un ieraksts šūnā nebūs atļauts.

Datu validēšana, lai atļautu tikai unikālus ierakstus un neļautu dublēties.

Situācijās, kad konkrētā kolonnā vai šūnu diapazonā nedrīkst būt dubultie ieraksti, konfigurējiet pielāgotu datu validēšanas noteikumu, lai atļautu tikai unikālus ierakstus. Šim nolūkam mēs izmantosim klasisko COUNTIF formulu, lai identificētu dubultos ierakstus:

Piemēram, lai pārliecinātos, ka A2 līdz A6 šūnās tiek ievadīti tikai unikāli pasūtījuma identifikatori, izveidojiet pielāgotu noteikumu ar šo datu validēšanas formulu:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Ja ir ievadīta unikāla vērtība, formula atgriež TRUE un validācija ir veiksmīga. Ja norādītā diapazonā jau pastāv tāda pati vērtība (skaits lielāks par 1), COUNTIF atgriež FALSE un ievadītā vērtība netiek validēta.

Lūdzu, pievērsiet uzmanību tam, ka mēs bloķējam diapazonu ar absolūtajām šūnu atsaucēm (A$2:$A$6) un izmantojam relatīvo atsauci uz augšējo šūnu (A2), lai formula pareizi pielāgotos katrai apstiprinātā diapazona šūnai.

Piezīme. Šīs datu validācijas formulas ir lielo un mazo burtu un atbilžu , tas nenošķir lielo un mazo burtu tekstu.

Datu un laiku validēšanas formulas

Iebūvētā datuma validēšana nodrošina diezgan daudz iepriekš noteiktu kritēriju, lai ierobežotu lietotāju iespējas ievadīt tikai datumus starp diviem norādītajiem datumiem, kas ir lielāki par, mazāki par vai vienādi ar konkrēto datumu.

Ja vēlaties vairāk kontrolēt datu validēšanu darblapās, varat atkārtot iebūvēto funkcionalitāti, izmantojot pielāgotu noteikumu vai uzrakstīt savu formulu, kas pārsniedz Excel datu validēšanas iebūvētās iespējas.

Atļaut datumus starp diviem datumiem

Lai ierobežotu ierakstu līdz datumam noteiktā diapazonā, varat izmantot vai nu iepriekš definēto datuma noteikumu ar kritēriju "starp", vai izveidot pielāgotu validēšanas noteikumu, izmantojot šo vispārējo formulu:

Kur:

• šūna ir validētā diapazona augšējā šūna, un
• sākt un beigas datumi ir derīgi datumi, kas ievadīti, izmantojot funkciju DATE, vai atsauces uz šūnām, kurās ir datumi.

Piemēram, lai atļautu tikai 2017. gada jūlija mēneša datumus, izmantojiet šādu formulu:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Vai arī ievadiet sākuma datumu un beigu datumu dažās šūnās (šajā piemērā F1 un F2) un atsaucieties uz šīm šūnām savā formulā:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Lūdzu, ņemiet vērā, ka robeždati ir bloķēti ar absolūtajām atsaucēm uz šūnām.

Atļaut tikai darba dienās vai nedēļas nogalēs

Lai ierobežotu lietotāja tiesības ievadīt tikai darba dienas vai nedēļas nogales, konfigurējiet pielāgotu validēšanas noteikumu, pamatojoties uz funkciju WEEKDAY.

Ar return_type Ja argumentam ir iestatīts 2, WEEKDAY atgriež veselu skaitli no 1 (pirmdiena) līdz 7 (svētdiena). Tātad darba dienām (no pirmdienas līdz piektdienai) formulas rezultātam jābūt mazākam par 6, bet nedēļas nogalēm (sestdienai un svētdienai) - lielākam par 5.

Atļaut tikai darba dienas :

Atļaut tikai nedēļas nogales :

Piemēram, lai šūnās C2:C6 varētu ievadīt tikai darba dienas, izmantojiet šo formulu:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Datumu validēšana, pamatojoties uz šodienas datumu

Daudzās situācijās var būt nepieciešams izmantot šodienas datumu kā atļautā datumu diapazona sākuma datumu. Lai iegūtu pašreizējo datumu, izmantojiet funkciju TODAY un pēc tam pieskaitiet tam vēlamo dienu skaitu, lai aprēķinātu beigu datumu.

Piemēram, lai ierobežotu datu ievadi līdz 6 dienām no šodienas (7 dienas, ieskaitot šodienu), mēs izmantosim iebūvēto datumu noteikumu ar formulas kritērijiem:

1. Atlasiet Datums in the Atļaut
2. Atlasiet starp in the Dati
3. In the Sākuma datums lodziņā ievadiet =DIENA()
4. In the Beigu datums lodziņā ievadiet =DIENA() + 6

Līdzīgā veidā varat ierobežot lietotāju tiesības ievadīt datumus pirms vai pēc šodienas datuma. Šim nolūkam izvēlieties vai nu mazāk nekā vai lielāks par in the Dati un pēc tam ievadiet =DIENA() in the Izbeigt datums vai Sākt attiecīgi datuma lodziņš.

Laika apstiprināšana, pamatojoties uz pašreizējo laiku

Lai validētu datus, pamatojoties uz pašreizējo laiku, izmantojiet iepriekš definēto noteikumu Laiks ar savu datu validēšanas formulu:

1. In the Atļaut lodziņā atlasiet Laiks .
2. In the Dati lodziņā izvēlieties mazāk nekā lai atļautu tikai laikus pirms pašreizējā laika, vai lielāks par lai atļautu laikus pēc pašreizējā laika.
3. In the Beigu laiks vai Sākuma laiks lodziņā (atkarībā no iepriekšējā solī izvēlētā kritērija) ievadiet vienu no šādām formulām:
   • Lai apstiprinātu datumi un laiki pamatojoties uz pašreizējo datumu un laiku:

     =NOW()

   • Lai apstiprinātu laiki pamatojoties uz pašreizējo laiku:

     =TIME( STUNDA(TAGAD()), MINŪTE(TAGAD()), SEKUNDE(TAGAD())))

Tālāk redzamajā ekrānšāviņas attēlā ir parādīts noteikums, kas atļauj tikai laikus, kas ir lielāki par pašreizējo laiku:

Pielāgotā Excel datu validēšanas noteikuma nedarbība

Ja uz formulu balstīts datu validēšanas noteikums nedarbojas atbilstoši gaidītajam, jāpārbauda trīs galvenie punkti:

• Datu validācijas formula ir pareiza
• Validācijas formula neattiecas uz tukšu šūnu
• Tiek izmantotas atbilstošas šūnu atsauces

Pārbaudiet Excel datu validēšanas formulas pareizību

Vispirms nokopējiet validācijas formulu kādā šūnā, lai pārliecinātos, ka tā neatgriež kļūdu, piemēram, #N/A, #VALUE vai #DIV/0!.

Ja veidojat pielāgots noteikums , formulai jāatgriež loģiskās vērtības TRUE un FALSE vai attiecīgi tām atbilstošas vērtības 1 un 0.

Ja lietojat uz formulu balstītu kritēriju iebūvēts noteikums (kā mēs to darījām, lai validētu laikus, pamatojoties uz pašreizējo laiku), tas var atgriezt arī citu skaitlisku vērtību.

Excel datu validēšanas formulā nedrīkst atsaukties uz tukšu šūnu

Daudzās situācijās, ja izvēlaties Ignorēt tukšu lodziņā, definējot noteikumu (parasti tas tiek atlasīts pēc noklusējuma), un viena vai vairākas šūnas, uz kurām ir atsauce formulā, ir tukšas, apstiprinātajā šūnā būs atļauta jebkura vērtība.

Šeit ir piemērs visvienkāršākajā formā:

Absolūtās un relatīvās šūnu atsauces datu validēšanas formulās

Iestatot uz formulu balstītu Excel validēšanas noteikumu, paturiet prātā, ka visas atsauces uz šūnām formulā ir attiecībā pret augšējo kreiso šūnu izvēlētajā diapazonā.

Ja izveidojat noteikumu vairāk nekā vienai šūnai un jūsu validācijas kritēriji ir atkarīgi no īpašas šūnas , pārliecinieties, ka izmantojat absolūtas atsauces uz šūnām (ar $ zīmi, piemēram, $A$1), pretējā gadījumā jūsu noteikums darbosies pareizi tikai pirmajā šūnā. Lai labāk ilustrētu šo punktu, lūdzu, aplūkojiet šādu piemēru.

Pieņemsim, ka vēlaties ierobežot datu ievadi šūnās D2 līdz D5 līdz veseliem skaitļiem starp 1 (minimālā vērtība) un rezultātu, kas iegūts, dalot A2 ar B2. Tātad jūs aprēķināt maksimālo vērtību, izmantojot šo vienkāršo formulu. =A2/B2 , kā parādīts zemāk redzamajā ekrāna attēlā:

Problēma ir tā, ka šī šķietami pareizā formula nedarbosies šūnās D3 līdz D5, jo relatīvās atsauces mainās, pamatojoties uz rindu un kolonnu relatīvo pozīciju. Tādējādi šūnai D3 formula mainīsies uz. =A3/B3 , un D4 gadījumā tas būs =A4/B4 , nepareizi veicot datu validāciju!

Lai salabotu formulu, vienkārši ierakstiet "$" pirms kolonnas un rindas norādēm, lai tās bloķētu: =$A$2/$B$2 . Vai arī nospiediet F4, lai pārslēgtos starp dažādiem atsauču veidiem.

Situācijās, kad vēlaties pārbaudīt katru šūnu, pamatojoties uz atsevišķiem kritērijiem, izmantojiet relatīvās šūnu atsauces bez zīmes $, lai formula tiktu pielāgota katrai rindai un/vai kolonnai:

Kā redzat, nav "absolūtas patiesības", viena un tā pati formula var būt pareiza vai nepareiza atkarībā no situācijas un konkrētā uzdevuma.

Tas ir veids, kā izmantot datu validāciju programmā Excel, izmantojot savas formulas. Lai gūtu labāku izpratni, nekautrējieties lejuplādēt mūsu parauga darbgrāmatu un izpētīt noteikumu iestatījumus. Paldies par izlasīto un ceru, ka nākamnedēļ tiksimies mūsu emuārā!

Prakses darba burtnīca lejupielādei

Excel datu validēšanas piemēri (.xlsx fails)