Semua yang perlu Anda ketahui tentang format bersyarat untuk sel kosong di Excel

Sesederhana kedengarannya, menyorot sel kosong dengan pemformatan bersyarat adalah hal yang cukup rumit. Pada dasarnya, itu karena pemahaman manusia tentang sel kosong tidak selalu sesuai dengan pemahaman Excel. Akibatnya, sel kosong mungkin diformat ketika seharusnya tidak diformat dan sebaliknya. Tutorial ini akan melihat dari dekat berbagai skenario, berbagi beberapa bit berguna tentang apa yang terjadi di baliknya.dan menunjukkan cara membuat format bersyarat untuk blanko bekerja persis seperti yang Anda inginkan.

Mengapa pemformatan bersyarat menyorot sel kosong?

Ringkasan : pemformatan bersyarat menyoroti sel kosong karena tidak ada bedanya antara kosong dan nol. Lebih jelasnya ikuti di bawah ini.

Dalam sistem Excel internal, a sel kosong sama dengan nilai nol Jadi, saat Anda membuat format bersyarat untuk sel kurang dari angka tertentu, katakanlah 20, sel kosong juga disorot (karena 0 kurang dari 20, untuk sel kosong kondisinya TRUE).

Contoh lainnya adalah menyoroti tanggal kurang dari hari ini. Dalam hal Excel, tanggal apa pun adalah bilangan bulat lebih besar dari nol, yang berarti sel kosong selalu kurang dari hari ini, jadi kondisinya terpenuhi untuk kosong lagi.

Solusi : Buat aturan terpisah untuk menghentikan pemformatan bersyarat jika sel kosong atau gunakan rumus untuk mengabaikan sel kosong.

Mengapa sel kosong tidak disorot dengan pemformatan bersyarat?

Mungkin ada alasan berbeda untuk blanko yang tidak diformat, seperti:

• Ada aturan prioritas masuk pertama yang menghentikan pemformatan bersyarat untuk sel kosong.
• Formula Anda tidak benar.
• Sel-sel Anda tidak benar-benar kosong.

Jika rumus pemformatan bersyarat Anda menggunakan fungsi ISBLANK, harap diketahui bahwa fungsi ini hanya mengidentifikasi sel yang benar-benar kosong yaitu sel yang sama sekali tidak berisi apa pun: tidak ada spasi, tidak ada tab, tidak ada carriage return, tidak ada string kosong, dll.

Contohnya, jika sebuah sel berisi sebuah string dengan panjang nol ("") dikembalikan oleh beberapa rumus lain, sel itu tidak dianggap kosong:

Solusi : Jika Anda ingin menyorot sel kosong secara visual yang berisi string dengan panjang nol, terapkan pemformatan bersyarat preset untuk kosong atau buat aturan dengan salah satu rumus ini.

Cara menyorot sel kosong di Excel

Pemformatan bersyarat Excel memiliki aturan yang telah ditentukan sebelumnya untuk blank yang membuatnya sangat mudah untuk menyorot sel kosong dalam kumpulan data apa pun:

1. Pilih rentang di mana Anda ingin menyorot sel kosong.
2. Pada Rumah tab, di tab Gaya kelompok, klik Pemformatan Bersyarat> Aturan Baru .
3. Dalam Aturan Pemformatan Baru kotak dialog yang terbuka, pilih Memformat hanya sel yang berisi jenis aturan, lalu pilih Kosong dari Format hanya sel dengan turunkan ke bawah:
4. Klik Format... tombol.
5. Dalam kotak dialog Format Cells, alihkan ke Isi tab, pilih warna isian yang diinginkan, dan klik OK .
6. Klik OK sekali lagi untuk menutup jendela dialog sebelumnya.

Semua sel kosong dalam rentang yang dipilih akan disorot:

Tip. sorot sel yang tidak kosong , pilih Memformat hanya sel yang berisi > Tidak ada yang kosong .

Catatan. Pemformatan bersyarat bawaan untuk blank juga menyoroti sel dengan string dengan panjang nol (""). Jika Anda hanya ingin menyorot sel yang benar-benar kosong, buat aturan kustom dengan rumus ISBLANK seperti yang ditunjukkan pada contoh berikut.

Pemformatan bersyarat untuk sel kosong dengan rumus

Untuk memiliki fleksibilitas yang lebih besar ketika menyorot bagian yang kosong, Anda dapat mengatur aturan Anda sendiri berdasarkan rumus. Langkah-langkah detail untuk membuat aturan seperti itu ada di sini: Cara membuat pemformatan bersyarat dengan rumus. Di bawah ini, kita akan membahas rumusnya sendiri

Hanya untuk menyoroti sel yang benar-benar kosong yang sama sekali tidak berisi apa-apa, gunakan fungsi ISBLANK.

Untuk dataset di bawah ini, rumusnya adalah:

=ISBLANK(B3)=TRUE

Atau secara sederhana:

=ISBLANK(B3)

Di mana B3 adalah sel kiri atas dari rentang yang dipilih.

Harap diingat bahwa ISBLANK akan mengembalikan FALSE untuk sel yang berisi string kosong (""), akibatnya sel seperti itu tidak akan disorot. Jika perilaku itu tidak Anda inginkan, maka baik:

Periksa sel kosong termasuk string dengan panjang nol:

=B3=""

Atau periksa apakah panjang string sama dengan nol:

=LEN(B3)=0

Selain pemformatan bersyarat, Anda dapat menyorot sel kosong di Excel menggunakan VBA.

Hentikan pemformatan bersyarat jika sel kosong

Contoh ini menunjukkan cara mengecualikan sel kosong dari pemformatan bersyarat dengan menyiapkan aturan khusus untuk kosong.

Misalkan Anda menggunakan aturan bawaan untuk menyorot sel antara 0 dan 99,99. Masalahnya adalah sel kosong juga disorot (seperti yang Anda ingat, dalam pemformatan bersyarat Excel, sel kosong sama dengan nilai nol):

Untuk mencegah sel kosong diformat, lakukan hal berikut:

1. Buat aturan pemformatan bersyarat baru untuk sel target dengan mengklik Pemformatan bersyarat > Aturan Baru > Memformat hanya sel yang berisi > Kosong .
2. Klik OK tanpa menetapkan format apa pun.
3. Buka Manajer Aturan ( Pemformatan Bersyarat> Kelola Aturan ), pastikan aturan "Blanks" berada di bagian atas daftar, dan centang tombol Berhenti jika benar kotak centang di sampingnya.
4. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup kotak dialog.

Hasilnya persis seperti yang Anda harapkan:

Tips:

• Anda juga dapat mengecualikan kosong dengan membuat aturan pemformatan bersyarat dengan formula yang memeriksa sel kosong dan memilih Berhenti jika benar pilihan untuk itu.
• Selain itu, Anda mungkin tertarik untuk menonton video yang menunjukkan cara menerapkan pemformatan bersyarat jika sel lain kosong.

Rumus pemformatan bersyarat untuk mengabaikan sel kosong

Jika Anda sudah menggunakan rumus pemformatan bersyarat, maka Anda tidak perlu membuat aturan terpisah untuk blanko. Sebagai gantinya, Anda bisa menambahkan satu kondisi lagi ke rumus yang sudah ada, yaitu:

• Abaikan sel yang benar-benar kosong yang tidak berisi apa pun:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Abaikan sel kosong secara visual termasuk string kosong:

  A1""

Di mana A1 adalah cell paling kiri dari range yang Anda pilih.

Dalam dataset di bawah ini, katakanlah Anda ingin menyoroti nilai yang kurang dari 99,99. Ini dapat dilakukan dengan membuat aturan dengan rumus sederhana ini:

=$B2<99.99

Untuk menyorot nilai kurang dari 99,99 mengabaikan sel kosong, Anda dapat menggunakan fungsi AND dengan dua tes logika:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

Dalam kasus khusus ini, kedua rumus mengabaikan sel dengan string kosong, karena kondisi kedua (<99.99) adalah FALSE untuk sel tersebut.

Jika sel kosong sorot baris

Untuk menyorot seluruh baris jika sel di kolom tertentu kosong, Anda dapat menggunakan salah satu rumus untuk sel kosong. Namun, ada beberapa trik yang perlu Anda ketahui:

• Terapkan aturan ke seluruh dataset , bukan hanya satu kolom di mana Anda mencari yang kosong.
• Dalam rumus, mengunci koordinat kolom dengan menggunakan referensi sel campuran dengan kolom absolut dan baris relatif.

Hal ini mungkin terdengar rumit di permukaan, tetapi jauh lebih sederhana apabila kita melihat sebuah contoh.

Dalam contoh dataset di bawah ini, misalkan Anda ingin menyorot baris yang memiliki sel kosong di kolom E. Untuk menyelesaikannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih dataset Anda (A3:E15 dalam contoh ini).
2. Pada Rumah tab, klik Pemformatan bersyarat > Aturan Baru > Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat .
3. Dalam Memformat nilai di mana rumus ini benar kotak, masukkan salah satu dari formula ini:

   Untuk menyoroti sel yang benar-benar kosong :

   =ISBLANK($E3)

   Untuk menyoroti sel kosong termasuk string kosong :

   =$E3=""

   Di mana $ E3 adalah sel atas di kolom kunci yang ingin Anda periksa untuk kosong. Harap perhatikan bahwa, dalam kedua rumus, kami mengunci kolom dengan tanda $.

4. Klik Format dan pilih warna isian yang Anda inginkan.
5. Klik OK dua kali untuk menutup kedua jendela.

Hasilnya, pemformatan bersyarat menyoroti seluruh baris jika sel dalam kolom tertentu kosong.

Sorot baris jika sel tidak kosong

Pemformatan bersyarat Excel untuk menyorot baris jika sel di kolom tertentu tidak kosong dilakukan dengan cara ini:

1. Pilih dataset Anda.
2. Pada Rumah tab, klik Pemformatan bersyarat > Aturan Baru > Gunakan formula untuk menentukan sel mana yang akan diformat .
3. Dalam Memformat nilai di mana rumus ini benar kotak, masukkan salah satu dari formula ini:

   Untuk menyoroti sel yang tidak kosong yang berisi apa saja: nilai, formula, string kosong, dll.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Untuk menyoroti tidak kosong tidak termasuk sel dengan string kosong :

   =$E3""

   Di mana $E3 adalah sel paling atas di kolom kunci yang diperiksa untuk non-kosong. Sekali lagi, agar pemformatan bersyarat berfungsi dengan benar, kami mengunci kolom dengan tanda $.

4. Klik Format pilih warna isian favorit Anda, lalu klik OK .

Hasilnya, seluruh baris akan disorot jika sel dalam kolom tertentu tidak kosong.

Pemformatan bersyarat Excel untuk nol tetapi tidak kosong

Secara default, pemformatan bersyarat Excel tidak membedakan antara 0 dan sel kosong, yang benar-benar membingungkan dalam banyak situasi. Untuk mengatasi kesulitan ini, ada dua solusi yang mungkin:

• Buat 2 aturan: satu untuk blanko dan yang lainnya untuk nilai nol.
• Buat 1 aturan yang memeriksa kedua kondisi dalam satu formula.

Membuat aturan terpisah untuk blanko dan nol

1. Pertama, buat aturan untuk menyoroti nilai nol. Untuk ini, klik Pemformatan Bersyarat> Aturan Baru > Memformat hanya sel yang berisi , dan kemudian mengatur Nilai sel sama dengan 0 seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Klik tombol Format dan pilih warna yang diinginkan.

   Pemformatan bersyarat ini berlaku jika sel kosong atau nol :

2. Buatlah aturan untuk blank tanpa format yang ditetapkan. Kemudian, buka file Manajer Aturan , pindahkan aturan "Blanks" ke bagian atas daftar (jika belum ada di sana), dan centang tombol Berhenti jika benar Untuk instruksi terperinci, silakan lihat Cara menghentikan pemformatan bersyarat pada sel kosong.

Akibatnya, pemformatan bersyarat Anda akan menyertakan angka nol tetapi mengabaikan kosong Segera setelah kondisi pertama terpenuhi (sel kosong), kondisi kedua (sel nol) tidak pernah diuji.

Buat satu aturan untuk memeriksa apakah sel adalah nol, bukan kosong

Cara lain untuk memformat 0 secara kondisional tetapi tidak kosong adalah dengan membuat aturan dengan rumus yang memeriksa kedua kondisi tersebut:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Di mana B3 adalah sel kiri atas dari rentang yang dipilih.

Hasilnya persis sama dengan metode sebelumnya - pemformatan bersyarat menyoroti angka nol tetapi mengabaikan sel kosong.

Itulah cara menggunakan format bersyarat untuk sel kosong. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda minggu depan.

Buku kerja latihan untuk diunduh

Pemformatan bersyarat Excel untuk sel kosong - contoh (file .xlsx)