एक्सेल में खाली सेल के लिए कंडीशनल फॉर्मेट के बारे में वह सब कुछ जो आपको जानने की जरूरत है

यह सुनने में जितना आसान लगता है, कंडीशनल फॉर्मेटिंग के साथ ब्लैंक सेल को हाइलाइट करना काफी पेचीदा काम है। मूल रूप से, यह इसलिए है क्योंकि खाली कोशिकाओं की मानवीय समझ हमेशा एक्सेल के अनुरूप नहीं होती है। नतीजतन, रिक्त कक्षों को स्वरूपित किया जा सकता है जब उन्हें नहीं करना चाहिए और इसके विपरीत। यह ट्यूटोरियल विभिन्न परिदृश्यों पर करीब से नज़र डालेगा, पर्दे के पीछे क्या हो रहा है, इस पर कुछ उपयोगी बिट्स साझा करेगा और दिखाएगा कि कैसे रिक्त स्थान के लिए सशर्त प्रारूप ठीक उसी तरह से काम करें जैसा आप चाहते हैं।

सशर्त स्वरूपण रिक्त कक्षों को हाइलाइट क्यों करता है?

सारांश : सशर्त स्वरूपण रिक्त कक्षों को हाइलाइट करता है क्योंकि यह रिक्त और शून्य के बीच कोई अंतर नहीं करता है। अधिक विवरण नीचे दिए गए हैं।

आंतरिक एक्सेल सिस्टम में, खाली सेल शून्य मान के बराबर होता है। इसलिए, जब आप एक निश्चित संख्या से कम के सेल के लिए एक सशर्त प्रारूप बनाते हैं, तो 20 कहते हैं, रिक्त सेल भी हाइलाइट हो जाते हैं (क्योंकि 0 20 से कम है, खाली सेल के लिए स्थिति TRUE है)।

एक अन्य उदाहरण है तारीखों को हाइलाइट करना आज से कम है। एक्सेल के संदर्भ में, कोई भी तिथि शून्य से अधिक पूर्णांक है, जिसका अर्थ है कि एक खाली सेल हमेशा आज के दिन से कम होता है, इसलिए रिक्त स्थान के लिए स्थिति फिर से संतुष्ट होती है।

समाधान : सेल खाली होने पर सशर्त स्वरूपण को रोकने के लिए एक अलग नियम बनाएं या इसके लिए किसी सूत्र का उपयोग करेंरिक्त कक्षों को अनदेखा करें।

सशर्त स्वरूपण के साथ रिक्त कक्षों को हाइलाइट क्यों नहीं किया जाता है?

रिक्तियों के प्रारूपित न होने के विभिन्न कारण हो सकते हैं जैसे:

• वहाँ प्रथम-प्राथमिकता नियम है जो रिक्त कक्षों के लिए सशर्त स्वरूपण को रोकता है।
• आपका सूत्र सही नहीं है।
• आपके कक्ष बिल्कुल खाली नहीं हैं।

यदि आपका सशर्त स्वरूपण सूत्र ISBLANK फ़ंक्शन का उपयोग करता है, कृपया ध्यान रखें कि यह केवल वास्तव में रिक्त कक्षों की पहचान करता है, अर्थात ऐसे कक्ष जिनमें बिल्कुल कुछ भी नहीं है: कोई रिक्त स्थान नहीं, कोई टैब नहीं, कोई कैरेज रिटर्न नहीं, कोई रिक्त स्ट्रिंग नहीं, आदि

उदाहरण के लिए, यदि किसी सेल में शून्य-लंबाई वाली स्ट्रिंग ("") किसी अन्य सूत्र द्वारा लौटाई गई है, तो उस सेल को खाली नहीं माना जाता है:

समाधान : यदि आप शून्य-लंबाई वाले स्ट्रिंग वाले नेत्रहीन रिक्त कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो रिक्त स्थान के लिए पूर्व निर्धारित सशर्त स्वरूपण लागू करें या इनमें से किसी एक सूत्र के साथ एक नियम बनाएं।

रिक्त को कैसे हाइलाइट करें एक्सेल में सेल

एक्सेल कंडीशनल स्वरूपण में रिक्त स्थान के लिए एक पूर्वनिर्धारित नियम है जो किसी भी डेटा सेट में रिक्त कक्षों को हाइलाइट करना वास्तव में आसान बनाता है:

1. वह श्रेणी चुनें जहां आप रिक्त कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं।
2. पर होम टैब, शैलियां समूह में, सशर्त स्वरूपण > नया नियम .
3. नया फ़ॉर्मेटिंग नियम खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में, केवल सेल को फ़ॉर्मेट करें चुनेंसम्‍मिलित नियम प्रकार, और फिर केवल सेल को प्रारूपित करें ड्रॉप डाउन से खाली चुनें:
4. प्रारूप...<9 क्लिक करें बटन।
5. पिछली डायलॉग विंडो को बंद करने के लिए एक बार और ओके क्लिक करें।

   युक्ति। गैर-रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने के लिए , केवल उन कक्षों को प्रारूपित करें जिनमें > कोई रिक्त स्थान नहीं

   का चयन करें। रिक्त स्थान के लिए अंतर्निर्मित सशर्त स्वरूपण शून्य-लंबाई वाली स्ट्रिंग्स ("") वाले कक्षों को भी हाइलाइट करता है। यदि आप केवल बिल्कुल खाली कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो ISBLANK सूत्र के साथ एक कस्टम नियम बनाएं जैसा कि अगले उदाहरण में दिखाया गया है।

   सूत्र के साथ रिक्त कक्षों के लिए सशर्त स्वरूपण

   जब अधिक लचीलापन हो रिक्त स्थान को हाइलाइट करते हुए, आप सूत्र के आधार पर अपना स्वयं का नियम सेट कर सकते हैं। इस तरह का नियम बनाने के चरण यहां दिए गए हैं: सूत्र के साथ सशर्त स्वरूपण कैसे बनाएं। नीचे, हम स्वयं सूत्रों पर चर्चा करेंगे

   केवल वास्तव में रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने के लिए जिनमें बिल्कुल कुछ भी नहीं है, ISBLANK फ़ंक्शन का उपयोग करें।

   नीचे दिए गए डेटासेट के लिए, सूत्र है :

   =ISBLANK(B3)=TRUE

   या बस:

   =ISBLANK(B3)

   जहां B3 चयनित रेंज का ऊपरी-बायां सेल है।

   कृपया ध्यान रखें कि ISBLANK वापस आ जाएगाखाली स्ट्रिंग ("") वाले सेल के लिए FALSE, परिणामस्वरूप ऐसे सेल हाइलाइट नहीं किए जाएंगे। यदि वह व्यवहार नहीं है जो आप चाहते हैं, तो या तो:

   शून्य-लंबाई वाले स्ट्रिंग्स सहित रिक्त कक्षों की जाँच करें:

   =B3=""

   या जाँचें कि क्या स्ट्रिंग की लंबाई इसके बराबर है शून्य:

   =LEN(B3)=0

   सशर्त स्वरूपण के अलावा, आप VBA का उपयोग करके Excel में रिक्त कक्षों को हाइलाइट कर सकते हैं।

   यदि कक्ष रिक्त है तो सशर्त स्वरूपण बंद करें

   यह उदाहरण दिखाता है कि रिक्तियों के लिए एक विशेष नियम सेट करके सशर्त स्वरूपण से रिक्त कक्षों को कैसे बाहर रखा जाए।

   मान लें कि आपने 0 और 99.99 के बीच के कक्षों को हाइलाइट करने के लिए एक अंतर्निर्मित नियम का उपयोग किया है। समस्या यह है कि खाली सेल भी हाइलाइट हो जाते हैं (जैसा कि आपको याद है, एक्सेल सशर्त स्वरूपण में, एक खाली सेल शून्य मान के बराबर होता है):

   खाली सेल को स्वरूपित होने से रोकने के लिए, निम्न कार्य करें:

   1. सशर्त स्वरूपण > नया नियम > केवल उन कक्षों को प्रारूपित करें जिनमें > खाली ।
   2. बिना किसी प्रारूप को सेट किए ओके क्लिक करें।
   3. नियम प्रबंधक खोलें ( सशर्त स्वरूपण > नियम प्रबंधित करें ), सुनिश्चित करें कि "रिक्त" नियम सूची के शीर्ष पर है, और इसके आगे स्टॉप इफ ट्रू चेक बॉक्स को चेक करें।
   4. बदलावों को सेव करने के लिए ओके पर क्लिक करें और डायलॉग बॉक्स को बंद करें।

   परिणाम बिल्कुल वैसा ही है जैसा आप उम्मीद करते हैं:

   युक्तियाँ:

   • आप रिक्त कक्षों की जाँच करने वाले सूत्र के साथ एक सशर्त स्वरूपण नियम बनाकर और यदि सही है तो रोकें विकल्प का चयन करके रिक्त स्थान को बाहर भी कर सकते हैं यह।
   • इसके अलावा, यदि कोई अन्य सेल खाली है तो सशर्त स्वरूपण लागू करने का तरीका दिखाने वाला वीडियो देखने में आपकी रुचि हो सकती है।

   रिक्त कक्षों को अनदेखा करने के लिए सशर्त स्वरूपण सूत्र

   यदि आप पहले से ही एक सशर्त स्वरूपण सूत्र का उपयोग करते हैं, तो आपको वास्तव में रिक्त स्थान के लिए एक अलग नियम बनाने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, आप अपने मौजूदा सूत्र में एक और शर्त जोड़ सकते हैं, अर्थात्:

   • बिल्कुल खाली कक्षों को अनदेखा करें जिनमें कुछ भी नहीं है:

     NOT(ISBLANK(A1))

   • खाली स्ट्रिंग्स सहित नेत्रहीन रिक्त कक्षों को अनदेखा करें:

     A1""

   जहां A1 आपकी चयनित श्रेणी का सबसे बायां सेल है।

   नीचे दिए गए डेटासेट में, आइए मान लें कि आप 99.99 से कम मान हाइलाइट करना चाहते हैं। यह इस सरल सूत्र के साथ एक नियम बनाकर किया जा सकता है:

   =$B2<99.99

   99.99 से कम मानों को हाइलाइट करने के लिए खाली कक्षों को अनदेखा करते हुए, आप दो तार्किक परीक्षणों के साथ AND फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:

   =AND($B2"", $B2<99.99)

   =AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

   इस विशेष मामले में, दोनों सूत्र रिक्त स्ट्रिंग वाले कक्षों की उपेक्षा करते हैं, क्योंकि ऐसी कोशिकाओं के लिए दूसरी शर्त (<99.99) FALSE है।

   अगर सेल खाली है तो पंक्ति को हाइलाइट करें

   अगर किसी खास कॉलम में कोई सेल खाली है तो पूरी पंक्ति को हाइलाइट करने के लिए, आप खाली सेल के लिए किसी भी फॉर्मूले का इस्तेमाल कर सकते हैं। हालाँकि, वहाँकुछ तरकीबें हैं जिन्हें आपको जानने की आवश्यकता है:

   • नियम को संपूर्ण डेटासेट पर लागू करें, न कि केवल एक कॉलम में जिसमें आप रिक्त स्थान खोजते हैं।
   • फ़ॉर्मूला में, कॉलम समन्वय को लॉक करें एक मिश्रित सेल संदर्भ का उपयोग करके पूर्ण कॉलम और सापेक्ष पंक्ति के साथ।

   यह सतह पर जटिल लग सकता है, लेकिन यह बहुत आसान है जब हम एक उदाहरण देखते हैं।

   नीचे दिए गए नमूना डेटासेट में, मान लीजिए कि आप उन पंक्तियों को हाइलाइट करना चाहते हैं जिनमें कॉलम ई में एक खाली सेल है। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

   1. अपना डेटासेट चुनें (इस उदाहरण में A3:E15)।
   2. होम टैब पर, सशर्त स्वरूपण > नया नियम क्लिक करें > किस सेल को प्रारूपित करना है यह निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें ।
   3. प्रारूप मान जहां यह सूत्र सत्य है बॉक्स में, इनमें से कोई एक सूत्र दर्ज करें:

      बिल्कुल खाली सेल को हाइलाइट करने के लिए:

      =ISBLANK($E3)

      यह सभी देखें: Excel में कुछ वर्णों या पाठ को निकालने के लिए Regex

      खाली स्ट्रिंग सहित खाली सेल को हाइलाइट करने के लिए :

      =$E3=""

      जहां कुंजी सह में $E3 ऊपरी सेल है lumn जिसे आप रिक्त स्थान के लिए जाँचना चाहते हैं। कृपया ध्यान दें कि, दोनों सूत्रों में, हम $ चिन्ह के साथ कॉलम को लॉक करते हैं।

   4. फ़ॉर्मेट बटन क्लिक करें और मनचाहा रंग चुनें।
   5. दोनों विंडो बंद करने के लिए ओके दो बार क्लिक करें।

   परिणामस्वरूप, सशर्त स्वरूपण एक पूरी पंक्ति को हाइलाइट करता है यदि किसी विशिष्ट कॉलम में एक सेल खाली है।

   यदि सेल नहीं है तो पंक्ति को हाइलाइट करेंब्लैंक

   यदि किसी विशेष कॉलम में कोई सेल खाली नहीं है तो पंक्ति को हाइलाइट करने के लिए एक्सेल सशर्त स्वरूपण इस तरह से किया जाता है:

   1. अपना डेटासेट चुनें।
   2. चालू होम टैब, सशर्त स्वरूपण > नया नियम > यह निर्धारित करने के लिए सूत्र का उपयोग करें कि कौन से सेल प्रारूपित किए जाएं क्लिक करें।
   3. फ़ॉर्मेट मान जहां यह फ़ॉर्मूला सत्य है बॉक्स में, इनमें से कोई एक फ़ॉर्मूला दर्ज करें:

      हाइलाइट करने के लिए गैर-खाली सेल जिसमें कुछ भी हो: मान, सूत्र, खाली स्ट्रिंग, आदि। गैर-रिक्तियों के लिए चेक किए गए कुंजी कॉलम में सबसे ऊपरी सेल है। दोबारा, सशर्त स्वरूपण सही ढंग से काम करने के लिए, हम $ चिह्न के साथ कॉलम को लॉक करते हैं।

   4. फ़ॉर्मेट बटन पर क्लिक करें, अपना पसंदीदा फ़िल कलर चुनें और फिर ओके पर क्लिक करें।

   परिणामस्वरूप, यदि निर्दिष्ट कॉलम में कोई सेल खाली नहीं है तो पूरी पंक्ति हाइलाइट हो जाती है।

   शून्य के लिए एक्सेल सशर्त स्वरूपण लेकिन रिक्त नहीं

   डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल सशर्त स्वरूपण 0 और रिक्त सेल के बीच अंतर नहीं करता है, जो वास्तव में कई स्थितियों में भ्रमित करने वाला है। इस समस्या को हल करने के लिए, दो संभावित समाधान हैं:

   • 2 नियम बनाएं: एक रिक्त स्थान के लिए और दूसरा शून्य मानों के लिए।
   • 1 नियम बनाएं जो एक में दोनों स्थितियों की जांच करता है एकल सूत्र।

   बनानारिक्त स्थान और शून्य के लिए अलग नियम

   1. सबसे पहले, शून्य मानों को हाइलाइट करने के लिए एक नियम बनाएं। इसके लिए सशर्त स्वरूपण > नया नियम > केवल उन्हीं सेल को फॉर्मेट करें जिनमें हों, और फिर सेल वैल्यू को 0 के बराबर सेट करें जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। प्रारूप बटन पर क्लिक करें और वांछित रंग का चयन करें।

      यह सशर्त स्वरूपण लागू होता है यदि कोई सेल रिक्त या शून्य है :

   2. बिना किसी प्रारूप सेट के रिक्त स्थान के लिए एक नियम बनाएं। फिर, नियम प्रबंधक खोलें, "रिक्त" नियम को सूची के शीर्ष पर ले जाएं (यदि यह पहले से नहीं है), और सही होने पर रोकें चेक बॉक्स पर टिक करें इसे। विस्तृत निर्देशों के लिए, कृपया रिक्त कक्षों पर सशर्त स्वरूपण को कैसे रोकें देखें। जैसे ही पहली शर्त पूरी होती है (सेल खाली है), दूसरी स्थिति (सेल शून्य है) का परीक्षण कभी नहीं किया जाता है।

      यह जांचने के लिए एक नियम बनाएं कि क्या सेल शून्य है, खाली नहीं

      सशर्त रूप से 0 को प्रारूपित करने का एक और तरीका है, लेकिन रिक्त नहीं है, एक सूत्र के साथ एक नियम बनाना है जो दोनों स्थितियों की जांच करता है:

      =AND(B3=0, B3"")

      =AND(B3=0, LEN(B3)>0)

      जहां B3 चयनित श्रेणी का ऊपरी-बायां सेल है।

      परिणाम बिल्कुल वैसा ही है जैसा पिछली विधि के साथ था - सशर्त स्वरूपण शून्य को हाइलाइट करता है लेकिन खाली कोशिकाओं को अनदेखा करता है।

      रिक्त कक्षों के लिए सशर्त स्वरूप का उपयोग करने का तरीका यही है।मैं आपको पढ़ने के लिए धन्यवाद देता हूं और अगले सप्ताह आपसे मिलने की आशा करता हूं। 0>