Olipa kesä kolkuttelemassa ovellemme tai talvi hyökkää Westerosiin, työskentelemme silti Google Sheetsissä ja joudumme vertailemaan eri taulukoita keskenään. Tässä artikkelissa kerron, miten voit sovittaa tietosi yhteen ja annan vinkkejä siihen, miten se tehdään nopeasti.

Vertaa kahta saraketta tai arkkia

Yksi tehtävistäsi voi olla kahden sarakkeen tai arkin tarkistaminen vastaavuuksien tai erojen löytämiseksi ja niiden tunnistaminen jostain taulukoiden ulkopuolelta.

Vertaa kahta saraketta Google Sheetsissä vastaavuuksien ja erojen löytämiseksi.

Aloitan vertailemalla kahta solua Google Sheetsissä. Tällä tavalla voit skannata kokonaisia sarakkeita rivi riviltä.

Esimerkki 1. Google Sheets - vertaa kahta solua keskenään

Tässä ensimmäisessä esimerkissä tarvitset apusarakkeen, jotta voit syöttää kaavan vertailtavien tietojen ensimmäiselle riville:

=A2=C2

Jos solut täsmäävät, näyttöön tulee TRUE, muuten FALSE. Jos haluat tarkistaa kaikki sarakkeen solut, kopioi kaava muille riveille:

Vihje. Jos haluat vertailla eri tiedostojen sarakkeita, sinun on käytettävä IMPORTRANGE-toimintoa:

=A2=IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "Sheet1!A2")

Esimerkki 2. Google Sheets - vertaa kahta luetteloa yhteneväisyyksien ja eroavaisuuksien löytämiseksi.

• Siistimpi ratkaisu olisi käyttää IF-funktiota. Voit asettaa tarkan tilan seuraaville asetuksille identtiset ja erilaiset solut :

  =IF(A2=C2,"Match","Differ")

  Vihje. Jos tietosi on kirjoitettu eri tapauksissa ja haluat pitää tällaisia sanoja erilaisina, tässä on kaava sinulle:

  =IF(EXACT(A2,C2), "Match", "Differ")

  EXACT tarkastelee tapausta ja etsii täysin identtisiä.

• Jos haluat tunnistaa vain rivit, joilla on kaksoissolut Käytä tätä kaavaa:

  =IF(A2=C2,"Match","")

• Jos haluat merkitä vain rivit, joissa on yksilölliset tietueet kahden sarakkeen solujen välillä, ota tämä:

  =IF(A2=C2,"","Differ")

Esimerkki 3. Kahden sarakkeen vertailu Google Sheetsissä

• Voit välttää kaavan kopioimisen jokaiselle riville. Voit väärentää IF-kaavan apusarakkeen ensimmäiseen soluun:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,"", "Differ")))

Tämä JOS yhdistää sarakkeen A jokaisen solun samaan riviin sarakkeessa C. Jos tietueet ovat erilaisia Tässä sarjakaavassa on se hyvä puoli, että se merkitsee automaattisesti jokaisen rivin kerralla:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C, "Match",""))

Esimerkki 4. Vertaa kahta Google Sheet -taulukkoa erojen löytämiseksi

Usein sinun on verrattava Google Sheetsissä kahta saraketta, jotka kuuluvat valtavan taulukon sisälle. Tai ne voivat olla täysin eri taulukoita, kuten raportteja, hinnastoja, työvuoroja kuukaudessa jne. Silloin sinulla ei mielestäni ole varaa luoda apusaraketta, tai sen hallinta voi olla melko vaikeaa.

Jos tämä kuulostaa tutulta, älä huoli, voit silti merkitä erot toiselle arkille.

Tässä on kaksi taulukkoa, joissa on tuotteita ja niiden hintoja. Haluan etsiä kaikki solut, joiden sisältö on erilainen näiden taulukoiden välillä:

Aloita luomalla uusi arkki ja kirjoita seuraava kaava kohtaan A1:

=IF(Sheet1!A1Sheet2!A1,Sheet1!A1&"

Huomautus: Kaava on kopioitava suurimman taulukon kokoa vastaavalle alueelle.

Tämän seurauksena näet vain ne solut, joiden sisältö eroaa toisistaan. Kaava myös vetää tietueet molemmista taulukoista ja erottaa ne toisistaan kaavaan syöttämälläsi merkillä:

Vihje: Jos vertailtavat arkit ovat eri tiedostoissa, voit käyttää IMPORTRANGE-toimintoa:

=IF(Sheet1!A1IMPORTRANGE("2nd_spreadsheet_url", "Sheet1!A1"),Sheet1!A1&"

Työkalu Google Sheetsille kahden sarakkeen ja arkkien vertailuun

Kunkin edellä mainitun esimerkin avulla voidaan tietenkin vertailla kahta saraketta yhdestä tai kahdesta taulukosta tai jopa vertailulomakkeista. Olemme kuitenkin luoneet tätä tehtävää varten työkalun, josta on sinulle paljon hyötyä.

Se vertaa kahta Google-arkkia ja sarakkeita kaksoiskappaleiden tai uniikkien löytämiseksi kolmessa vaiheessa. Tee se merkitsemään löydetyt tietueet tilasarakkeella (jota voidaan muuten suodattaa) tai värillä, kopioimaan tai siirtämään ne toiseen paikkaan tai jopa tyhjentämään soluja ja poistamaan kokonaisia rivejä, joissa on kaksoiskappaleita lainkaan.

Käytin lisäosaa löytääkseni Sheet1:n rivit, jotka puuttuvat Sheet2:sta, perustuen seuraaviin tietoihin Hedelmät ja MSRP sarakkeet:

Sitten tallensin asetukset yhdeksi skenaarioksi. Nyt voin nopeasti suorittaa ne käymättä kaikkia vaiheita uudelleen läpi aina, kun taulukoideni tietueet muuttuvat. Minun on vain käynnistettävä kyseinen skenaario Google Sheets -valikosta:

Olemme selostaneet kaikki työkalun vaihtoehdot sen ohjesivulla ja tällä videolla, jotta voit käyttää niitä paremmin:

Voit vapaasti kokeilla sitä itse ja huomata, kuinka paljon aikaa säästyy :)

Vertaa tietoja kahdessa Google Sheetsissä ja hae puuttuvat tietueet

Kahden Google Sheetsin vertailu erojen ja toistojen löytämiseksi on jo puolet työstä, mutta entä puuttuvat tiedot? Tähänkin on olemassa erikoisfunktioita, esimerkiksi VLOOKUP. Katsotaanpa, mitä voit tehdä.

Puuttuvien tietojen etsiminen

Esimerkki 1

Kuvittele, että sinulla on kaksi tuoteluetteloa (minun tapauksessani sarakkeet A ja C, mutta ne voivat olla myös eri arkeilla). Sinun on löydettävä ne tuotteet, jotka esiintyvät ensimmäisessä luettelossa, mutta eivät toisessa. Tämä kaava auttaa:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,$C:$C,1,0))

Miten kaava toimii:

• VLOOKUP etsii tuotteen A2:sta toisesta luettelosta. Jos se on siellä, funktio palauttaa tuotteen nimen. Muuten saat #N/A-virheen, joka tarkoittaa, että arvoa ei löytynyt sarakkeesta C.
• ISERROR tarkistaa, mitä VLOOKUP palauttaa, ja näyttää TRUE, jos se on arvo, ja FALSE, jos se on virhe.

Etsit siis soluja, joissa on FALSE. Kopioi kaava muihin soluihin, jotta voit tarkistaa jokaisen tuotteen ensimmäisestä luettelosta:

Huomautus: Jos sarakkeet ovat eri arkeilla, kaava viittaa yhteen niistä:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,Sheet2!$C:$C,1,0))

Vihje: Jos haluat pärjätä yhden solun kaavalla, sen pitäisi olla array-kaava. Tällainen kaava täyttää automaattisesti kaikki solut tuloksilla:

=ArrayFormula(ISERROR(VLOOKUP(A2:A10,$C:$C,1,0)))

Esimerkki 2

Toinen fiksu tapa olisi laskea kaikki A2:n tuotteen esiintymät sarakkeessa C:

=IF(COUNTIF($C:$C, $A2)=0, "Ei löydy", "")

Jos mitään laskettavaa ei ole, IF-funktio merkitsee solut merkillä Ei löydy . Muut solut jäävät tyhjiksi:

Esimerkki 3

Missä on VLOOKUP, siellä on MATCH. Tiedät sen, eikö? ;) Tässä on kaava, joka vastaa tuotteita eikä laskentaa:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C:$C,0)), "Ei löytynyt","")

Vihje. Voit vapaasti määrittää toisen sarakkeen tarkan alueen, jos se pysyy samana:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C2:$C28,0)), "Ei löytynyt","")

Vedä vastaavat tiedot

Esimerkki 1

Tehtäväsi voi olla hieman monimutkaisempi: sinun on ehkä haettava kaikki puuttuvat tiedot molempien taulukoiden yhteisistä tietueista, esimerkiksi päivitettävä hinnat. Jos näin on, sinun on kiedottava MATCH INDEXiin:

=INDEX($E:$E,MATCH($A2,$D:$D,0))

Kaavassa verrataan sarakkeessa A olevia hedelmiä sarakkeessa D oleviin hedelmiin. Kaikille löydetyille hedelmille vedetään hinnat sarakkeesta E sarakkeeseen B.

Esimerkki 2

Kuten olet ehkä arvannutkin, toinen esimerkki käyttää Google Sheetsin VLOOKUP-toimintoa, jonka kuvailimme jokin aika sitten.

On kuitenkin olemassa muutama muukin väline, joista kerroimme blogissamme:

1. Nämä riittävät perusasioihin: tietueiden etsimiseen, täsmäyttämiseen ja päivittämiseen.
2. Nämä eivät vain päivitä soluja, vaan lisäävät niihin liittyviä sarakkeita & leimaa; ei-täsmääviä rivejä.

Yhdistä arkit lisäosan avulla

Jos olet kyllästynyt kaavoihin, voit käyttää Merge Sheets -lisäosaa kahden Google-arkiston nopeaan yhteensovittamiseen ja yhdistämiseen. Sen perustarkoituksen, puuttuvien tietojen hankkimisen, ohella se voi myös päivittää olemassa olevia arvoja ja jopa lisätä sopimattomia rivejä. Näet kaikki muutokset värillisinä tai suodatettavassa tilasarakkeessa.

Vinkki: Katso myös tämä video Merge Sheets -lisäosasta:

Ehdollinen muotoilu kahden Google Sheet -taulukon tietojen vertailemiseksi.

Google tarjoaa vielä yhden tavanomaisen tavan vertailla tietojasi - värittämällä yhteneväisyyksiä ja/tai eroja ehdollisen muotoilun avulla. Tämä menetelmä saa kaikki etsimäsi tietueet erottumaan välittömästi. Tehtäväsi on luoda sääntö, jossa on kaava, ja soveltaa sitä oikeaan data-alueeseen.

Korosta kaksoiskappaleet kahdessa arkissa tai sarakkeessa

Verrataan Google Sheetsin kahta saraketta vastaavuuksien löytämiseksi ja väritetään vain ne sarakkeen A solut, jotka täsmäävät sarakkeen C saman rivin solujen kanssa:

1. Valitse alue, jonka tietueet haluat värittää (A2:A10 minulle).
2. Siirry osoitteeseen Format> Ehdollinen muotoilu taulukkolaskentaohjelman valikossa.
3. Syötä sääntöön yksinkertainen kaava:

   =A2=C2

4. Valitse väri solujen korostamiseksi.

Vihje: Jos sarakkeiden koko muuttuu jatkuvasti ja haluat säännön ottavan huomioon kaikki uudet merkinnät, sovella sitä koko sarakkeeseen (A2:A, olettaen, että vertailtavat tiedot alkavat A2:sta) ja muuta kaavaa seuraavasti:

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Tämä käsittelee kokonaisia sarakkeita ja jättää tyhjät solut huomiotta.

Huomautus: Jos haluat verrata kahden eri arkin tietoja, sinun on tehtävä kaavaan muita muutoksia. Google Sheetsin ehdollinen muotoilu ei nimittäin tue arkkien välisiä viittauksia. Voit kuitenkin käyttää muita arkkia epäsuorasti:

=A2=INDIRECT("Sheet2!C2:C")

Tässä tapauksessa määritä alue, johon sääntöä sovelletaan - A2:A10.

Vertaa kahta Google-arkkia ja sarakkeita erojen löytämiseksi

Jos haluat korostaa tietueita, jotka eivät täsmää toisen sarakkeen saman rivin soluihin, toimintatapa on sama kuin edellä. Valitset alueen ja luot ehdollisen muotoilusäännön. Kaava on kuitenkin erilainen:

=A2C2

Muokkaa jälleen kaavaa niin, että sääntö on dynaaminen (se ottaa huomioon kaikki näihin sarakkeisiin äskettäin lisätyt arvot):

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Ja käytä epäsuoraa viittausta toiseen arkistoon, jos vertailtava sarake on siellä:

=A2INDIRECT("Sheet1!C2:C")

Huomautus: Älä unohda määrittää aluetta, johon sääntöä sovelletaan - A2:A10.

Vertaa kahta luetteloa ja korosta tietueet molemmissa luetteloissa

Tietenkin on todennäköisempää, että samat tietueet sarakkeissasi ovat hajallaan. Yhden sarakkeen A2:ssa oleva arvo ei välttämättä ole toisen sarakkeen toisella rivillä. Itse asiassa se voi esiintyä paljon myöhemmin. On selvää, että tämä edellyttää toista menetelmää kohteiden etsimiseen.

Esimerkki 1. Vertaile kahta saraketta Google Sheetsissä ja korosta erot (uniikit).

Jos haluat korostaa ainutlaatuisia arvoja kussakin luettelossa, sinun on luotava kaksi ehdollista muotoilusääntöä kullekin sarakkeelle.

Värisarake A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)=0

Värisarake C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)=0

Tässä ovat uniikit, jotka minulla on:

Esimerkki 2. Kaksoiskappaleiden etsiminen ja korostaminen kahdessa sarakkeessa Google Sheetsissä.

Voit värittää yhteiset arvot, kun molempiin edellisen esimerkin kaavoihin tehdään pieniä muutoksia. Tee kaavaan vain kaikki nollaa suuremmat arvot.

Vain A-sarakkeiden väliset värikopiot: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)>0

Vain C-sarakkeiden väliset värikopiot: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)>0

Vinkki. Löydät monia muita kaavaesimerkkejä kaksoiskappaleiden korostamiseen Google Sheetsissä tästä opetusohjelmasta.

Nopea tapa yhdistää sarakkeita ja korostaa tietueita

Ehdollinen muotoilu voi joskus olla hankalaa: saatat vahingossa luoda muutaman säännön samalle alueelle tai soveltaa värejä manuaalisesti soluihin, joissa on sääntöjä. Lisäksi sinun on pidettävä silmällä kaikkia alueita: niitä, jotka korostat sääntöjen avulla, ja niitä, joita käytät itse säännöissä. Kaikki nämä voivat hämmentää sinua paljon, jos et ole valmistautunut etkä tiedä, mistä etsiä ongelmaa.

Onneksi Vertaa sarakkeita tai arkkeja on tarpeeksi intuitiivinen, jotta voit vertailla kahta saraketta samassa taulukossa, kahta eri taulukkoa yhdellä arkilla tai jopa kahta erillistä arkkia ja tuoda esiin ne uniikit tai kaksoiskappaleet, jotka saattavat hiipiä tietoihin.

Näin korostan kahden taulukon väliset kaksoiskappaleet, jotka perustuvat seuraaviin tekijöihin Hedelmät ja MSRP sarakkeet työkalun avulla:

Voin myös tallentaa nämä asetukset uudelleenkäytettävään skenaarioon. Jos tietueet päivittyvät, kutsun tämän skenaarion esiin yhdellä napsautuksella ja lisäosa aloittaa välittömästi kaikkien tietojen käsittelyn. Näin vältän kaikkien näiden asetusten virittämisen lisäosan vaiheiden aikana toistuvasti. Näet, miten skenaariot toimivat yllä olevassa esimerkissä ja tässä opetusohjelmassa.

Vinkki: Oletko nähnyt sarakkeiden tai arkkien vertailu -lisäosan demovideon? Katso se.

Kaikki nämä menetelmät ovat nyt käytettävissänne - kokeilkaa niitä, muuttakaa ja soveltakaa omiin tietoihinne. Jos mikään näistä ehdotuksista ei auta teitä, voitte vapaasti keskustella tapauksestanne alla olevissa kommenteissa.