این آموزش کوتاه اصول اولیه یک مرجع خارجی در اکسل را توضیح می دهد و نحوه ارجاع به برگه و کتاب کار دیگری را در فرمول های خود نشان می دهد.

هنگام محاسبه داده ها در اکسل، ممکن است اغلب در موقعیتی قرار می گیرید که باید داده ها را از یک کاربرگ دیگر یا حتی از یک فایل اکسل دیگر بیرون بکشید. میتونی انجامش بدی؟ البته که می توانی. شما فقط باید با استفاده از چیزی که مرجع سلول خارجی یا پیوند نامیده می شود، پیوندی بین کاربرگ ها (در همان کتاب کار یا در کتاب های کاری مختلف) ایجاد کنید.

مرجع خارجی در اکسل اشاره ای به یک سلول یا محدوده ای از سلول های خارج از کاربرگ فعلی است. مزیت اصلی استفاده از مرجع خارجی اکسل این است که هرگاه سلول(های) ارجاع شده در کاربرگ دیگر تغییر کند، مقدار بازگردانده شده توسط مرجع سلول خارجی به طور خودکار به روز می شود.

اگرچه مراجع خارجی در اکسل بسیار شبیه به مراجع سلولی، چند تفاوت مهم وجود دارد. در این آموزش، ما با اصول اولیه شروع می کنیم و نحوه ایجاد انواع مختلف مرجع خارجی را با مراحل دقیق، اسکرین شات ها و مثال های فرمول نشان می دهیم.

نحوه ارجاع به برگه دیگری در اکسل

برای ارجاع به سلول یا محدوده ای از سلول ها در کاربرگ دیگر در همان کتاب کار، نام کاربرگ و به دنبال آن یک علامت تعجب (!) را قبل از آدرس سلول قرار دهید.

به عبارت دیگر، در یک Excel ارجاع به دیگریکاربرگ، شما از قالب زیر استفاده می کنید:

ارجاع به سلول فردی:

به عنوان مثال، برای مراجعه به سلول A1 در Sheet2، Sheet2!A1 را تایپ می کنید.

ارجاع به محدوده سلول ها:

به عنوان مثال، برای مراجعه به سلول های A1:A10 در Sheet2، Sheet2!A1:A10 را تایپ می کنید.

توجه اگر نام کاربرگ شامل فضاها یا کاراکترهای غیر الفبایی باشد، باید آن را در یک علامت نقل قول قرار دهید. برای مثال، یک ارجاع خارجی به سلول A1 در یک کاربرگ به نام Project Milestones باید به صورت زیر باشد: 'Project Milestones'!A1.

در یک فرمول واقعی، که مقدار سلول A1 را در برگه « Project Milestones» در 10 ضرب می کند، یک مرجع برگه اکسل به این صورت است:

='Project Milestones'!A1*10

ایجاد ارجاع به برگه دیگری در اکسل

هنگام نوشتن فرمولی که به سلول‌های کاربرگ دیگر اشاره می‌کند، البته می‌توانید نام برگه دیگر و سپس علامت تعجب و مرجع سلول را به صورت دستی تایپ کنید، اما این یک راه آهسته و مستعد خطا خواهد بود.

یک راه بهتر این است که به سلول(های) برگه دیگری اشاره کنید که می خواهید فرمول به آن ارجاع دهد و اجازه دهید اکسل از نحو صحیح آن مراقبت کند. مرجع برگه شما برای اینکه اکسل مرجعی به برگه دیگری در فرمول خود وارد کند، موارد زیر را انجام دهید:

1. شروع به تایپ فرمول یا در یک فرمول کنید.سلول مقصد یا در نوار فرمول.
2. وقتی نوبت به افزودن یک مرجع به کاربرگ دیگر می‌رسد، به آن صفحه بروید و سلول یا محدوده‌ای از سلول‌ها را که می‌خواهید به آن ارجاع دهید انتخاب کنید.
3. تایپ فرمول را تمام کنید و برای تکمیل آن کلید Enter را فشار دهید.

به عنوان مثال، اگر لیستی از ارقام فروش در برگه فروش دارید و می خواهید ارزش افزوده را محاسبه کنید. مالیات (19%) برای هر محصول در برگه دیگری با نام VAT ، به روش زیر ادامه دهید:

• شروع به تایپ فرمول =19%* در سلول B2 در صفحه <1 کنید>VAT .
• به صفحه Sales بروید و روی سلول B2 در آنجا کلیک کنید. اکسل بلافاصله یک مرجع خارجی به آن سلول وارد می کند، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است:

توجه . هنگام افزودن یک مرجع اکسل به برگه دیگری با استفاده از روش بالا، به طور پیش فرض مایکروسافت اکسل یک مرجع نسبی (بدون علامت $) اضافه می کند. بنابراین، در مثال بالا، می‌توانید فرمول را به سلول‌های دیگر ستون B در برگه VAT کپی کنید، مراجع سلولی برای هر ردیف تنظیم می‌شوند و مالیات بر ارزش افزوده برای هر محصول به درستی محاسبه می‌شود.

به روشی مشابه، می توانید به محدوده ای از سلول ها در برگه دیگری ارجاع دهید . تنها تفاوت این است که شما چندین سلول را در کاربرگ منبع انتخاب می کنید. به عنوان مثال، برای یافتن کل فروش در سلول های B2:B5 در برگه فروش ، باید وارد کنیدفرمول زیر:

=SUM(Sales!B2:B5)

به این صورت به برگه دیگری در اکسل ارجاع می دهید. و اکنون، بیایید ببینیم که چگونه می‌توانید به سلول‌های یک کتاب کار متفاوت مراجعه کنید.

نحوه ارجاع به کتاب کار دیگری در اکسل

در فرمول‌های مایکروسافت اکسل، ارجاعات خارجی به یک کتاب کار دیگر به دو صورت نمایش داده می‌شوند. بسته به باز یا بسته بودن کتاب کار منبع.

ارجاع خارجی به یک کتاب کار باز

هنگامی که کتاب کار منبع باز است، یک مرجع خارجی اکسل شامل نام کتاب کار در کروشه مربع (شامل پسوند فایل)، به دنبال آن نام برگه، علامت تعجب (!)، و سلول ارجاع شده یا محدوده ای از سلول ها. به عبارت دیگر، شما از فرمت مرجع زیر برای یک مرجع کتاب کار باز استفاده می کنید:

به عنوان مثال، در اینجا آمده است یک مرجع خارجی به سلول های B2:B5 در برگه Jan در کتاب کار با نام Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

اگر می خواهید، بگویید: برای محاسبه مجموع آن سلول ها، فرمول با مرجع کتاب کار به صورت زیر خواهد بود:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

ارجاع خارجی به یک کتاب کار بسته

هنگامی که به کتاب کار دیگری در اکسل، آن کتاب کار دیگر لزوماً نیازی به باز بودن ندارد. اگر کتاب کار منبع بسته است، باید کل مسیر را به مرجع خارجی خود اضافه کنید.

به عنوان مثال، برای جمع کردن سلول های B2:B5 در صفحه Jan از Sales.xlsx که در پوشه Reports در درایو D قرار دارد، فرمول زیر را می نویسید:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

در اینجا یک تفکیک از بخش های مرجع:

• مسیر فایل . به درایو و دایرکتوری اشاره می کند که فایل اکسل شما در آن ذخیره شده است ( D:\Reports\ در این مثال).
• نام کتاب کار . این شامل پسوند فایل (xlsx، .xls، یا xslm.) است و همیشه در داخل کروشه قرار می گیرد، مانند [Sales.xlsx] در فرمول بالا.
• نام برگه . این بخش از مرجع خارجی اکسل شامل نام برگه و به دنبال آن یک علامت تعجب است که در آن سلول(های) ارجاع شده قرار دارد ( Jan! در این مثال).
• Cell Reference . به سلول واقعی یا محدوده ای از سلول های اشاره شده در فرمول شما اشاره می کند.

اگر زمانی که آن کتاب کار باز بود، مرجعی به کتاب کار دیگری ایجاد کرده اید و پس از آن کتاب کار منبع را بسته اید، مرجع کتاب کار خارجی شما به طور خودکار به روز می شود تا کل مسیر را شامل شود.

توجه داشته باشید. اگر نام کتاب کار یا نام برگه یا هر دو شامل فضا یا هر کاراکترهای غیر الفبایی باشد، باید مسیر را در یک علامت نقل قول قرار دهید. به عنوان مثال:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

ارجاع به کتاب کار دیگری در Excel

همانطور که در مورد ایجاد فرمول اکسل وجود دارد که به برگه دیگری ارجاع می دهد، لازم نیست مرجعی را تایپ کنیدبه یک کتاب کار دیگر به صورت دستی. فقط هنگام وارد کردن فرمول خود به کتاب کار دیگر بروید و سلول یا محدوده ای از سلول هایی را که می خواهید به آن رجوع کنید انتخاب کنید. مایکروسافت اکسل بقیه موارد را انجام خواهد داد:

نکات:

• هنگام ایجاد یک مرجع به کتاب کار دیگری با انتخاب سلول(های) موجود در آن، Excel همیشه مراجع سلولی مطلق را درج می کند. اگر می‌خواهید فرمول جدید ایجاد شده را در سلول‌های دیگر کپی کنید، حتماً علامت دلار ($) را از مراجع سلول حذف کنید تا بسته به اهداف خود، آنها را به منابع نسبی یا مختلط تبدیل کنید.
• در صورت انتخاب یک سلول یا محدوده در کتاب کار مرجع به طور خودکار یک مرجع در فرمول ایجاد نمی کند، به احتمال زیاد این دو فایل در نمونه های مختلف Excel باز هستند. برای بررسی این موضوع، Task Manager را باز کنید و ببینید چند نمونه مایکروسافت اکسل در حال اجرا هستند. اگر بیش از یک مورد بود، هر نمونه را گسترش دهید تا ببینید کدام فایل‌ها در آنجا تودرتو هستند. برای رفع مشکل، یک فایل (و نمونه) را ببندید، و سپس دوباره آن را از فایل دیگر باز کنید.

ارجاع به یک نام تعریف شده در همان کتاب کار یا دیگری

به یک مرجع خارجی اکسل را فشرده تر کنید، می توانید یک نام تعریف شده در صفحه منبع ایجاد کنید، و سپس به آن نام از برگه دیگری که در همان کتاب کار یا کتاب کار دیگری قرار دارد، مراجعه کنید.

ایجاد یک نام در Excel

برای ایجاد نام در اکسل، تمام سلول هایی را که می خواهید انتخاب کنیدشامل شود، و سپس به گروه Formulas > Defined names بروید و روی دکمه Define name کلیک کنید، یا Ctrl + F3 را فشار داده و را کلیک کنید. جدید .

در گفتگوی New Name ، هر نامی را که می خواهید تایپ کنید (به یاد داشته باشید که فاصله در نام های اکسل مجاز نیست)، و بررسی کنید که آیا محدوده صحیح در کادر نمایش داده می شود. به فیلد اشاره دارد.

به عنوان مثال، به این صورت است که یک نام ( Jan_sales ) برای سلول های B2:B5 در صفحه Jan ایجاد می کنیم:

پس از ایجاد نام، می توانید از آن در مراجع خارجی خود در اکسل استفاده کنید. فرمت چنین مراجعی بسیار ساده تر از فرمت مرجع برگه اکسل و مرجع کتاب کار است که قبلاً مورد بحث قرار گرفت، که درک فرمول های دارای ارجاعات نام را آسان تر می کند.

توجه داشته باشید. به طور پیش‌فرض، نام‌های اکسل برای سطح کتاب کار ایجاد می‌شوند، لطفاً به فیلد Scope در تصویر بالا توجه کنید. اما می‌توانید با انتخاب یک برگه مربوطه از فهرست کشویی Scope ، یک نام سطح کاربرگ خاص ایجاد کنید. برای مراجع اکسل، محدوده یک نام بسیار مهم است زیرا مکان شناسایی نام را تعیین می کند.

توصیه می‌شود که همیشه نام‌های سطح کتاب کار را ایجاد کنید (مگر اینکه دلیل خاصی برای این کار نداشته باشید)، زیرا آنها به طور قابل توجهی ایجاد مراجع خارجی اکسل را ساده می‌کنند، همانطور که در مثال‌های زیر نشان داده شده است.

ارجاع نامدر برگه دیگری در همان کتاب کار

برای ارجاع به یک نام جهانی در سطح کتاب کار در همان کتاب کار، به سادگی آن نام را در آرگومان یک تابع تایپ کنید:

به عنوان مثال، برای یافتن مجموع تمام سلول های نام Jan_sales که چند لحظه پیش ایجاد کردیم، از فرمول زیر استفاده کنید:

=SUM(Jan_sales)

برای ارجاع به یک نام محلی سطح کاربرگ در برگه دیگری در همان کتاب کار، باید قبل از نام برگه و سپس علامت تعجب قرار دهید:

= Function ( Sheet_name ! name )

به عنوان مثال:

=SUM(Jan!Jan_sales)

اگر نام برگه دارای فاصله یا نویسه های تک الفبایی است، به یاد داشته باشید که آن را در یک نقل قول قرار دهید، به عنوان مثال:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

ارجاع یک نام در کتاب کار دیگر

یک ارجاع به یک نام در سطح کتاب کار در یک کتاب کار متفاوت از نام کتاب کار (شامل پسوند) به دنبال علامت تعجب، و نام تعریف شده (محدوده نامگذاری شده):

برای مثال:

3 700

برای ارجاع به یک نام سطح کاربرگ در یک کتاب کار دیگر، نام برگه و علامت تعجب نیز باید درج شود، و نام کتاب کار باید در داخل کروشه قرار گیرد. به عنوان مثال:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

هنگام ارجاع به یک محدوده نامگذاری شده در کتاب کار بسته ، به یاد داشته باشید که مسیر کامل فایل اکسل خود را درج کنید، به عنوان مثال:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

نحوه ایجاد یکمرجع نام اکسل

اگر تعداد انگشت شماری از نام های مختلف را در برگه های اکسل خود ایجاد کرده اید، نیازی نیست همه آن نام ها را به خاطر بسپارید. برای درج یک مرجع نام Excel در یک فرمول، مراحل زیر را انجام دهید:

1. سلول مقصد را انتخاب کنید، علامت مساوی (=) را وارد کنید و شروع به تایپ فرمول یا محاسبه خود کنید.
2. وقتی نوبت به قسمتی می‌رسد که باید یک مرجع نام اکسل را وارد کنید، یکی از موارد زیر را انجام دهید:
   • اگر به نام در سطح کتاب کار از کتاب کار دیگری اشاره می‌کنید، به آن کتاب کار اگر نام در برگه دیگری در همان کتاب کار قرار دارد، از این مرحله بگذرید.
   • اگر به نام سطح کاربرگ ارجاع می دهید، به آن برگه خاص یا در حال حاضر بروید. یا کتاب کار دیگری.
3. F3 را فشار دهید تا پنجره گفتگوی نام گذشته باز شود، نامی را که می خواهید به آن ارجاع دهید انتخاب کنید و OK را کلیک کنید.

اکنون که می دانید چگونه یک مرجع خارجی در اکسل ایجاد کنید، می توانید از مزایای آن بهره مند شوید. این توانایی عالی و استفاده از داده های سایر کاربرگ ها و کتاب های کار در محاسبات خود است. من از شما برای خواندن تشکر می کنم و مشتاقانه منتظر دیدار شما در وبلاگ ما در هفته آینده هستم!