Aprenda a cambiar rápidamente el color de toda la fila basándose en el valor de una sola celda en sus hojas de cálculo de Excel. Consejos y ejemplos de fórmulas para valores numéricos y de texto.

La semana pasada hablamos de cómo cambiar el color de fondo de una celda en función de su valor. En este artículo aprenderás a resaltar filas enteras en Excel en función del valor de una celda, y también encontrarás algunos consejos y ejemplos de fórmulas que funcionarán con valores de celdas numéricas y de texto.

Cómo cambiar el color de una fila basándose en un número de una sola celda

Digamos que tienes una tabla de pedidos de tu empresa como esta:

Es posible que desee sombrear las filas en diferentes colores en función del valor de la celda en el campo Cant. Esto puede hacerse fácilmente utilizando el formato condicional de Excel.

1. Comience seleccionando las celdas cuyo color de fondo desea cambiar.
2. Cree una nueva regla de formato haciendo clic en Formato condicional > Nueva norma... en el Inicio ficha.
3. En el " Nueva regla de formato " que se abre, elija la opción " Utilizar una fórmula para determinar qué celdas formatear "e introduzca la siguiente fórmula en el campo " Formatear los valores en los que esta fórmula es verdadera "para resaltar los pedidos con un número de unidades superior a 4:

   =$C2>4

   Y, naturalmente, puede utilizar los operadores menor que (<) e igual a (=) para buscar y resaltar las filas que tengan Ctd. menores que 4 o iguales a 4:

   =$C2<4

   =$C2=4

   Preste atención también al símbolo del dólar $ antes de la dirección de la celda - es necesario para mantener la misma letra de columna cuando la fórmula se copia a través de la fila. En realidad, es lo que hace el truco y aplica el formato a toda la fila basado en un valor en una celda dada.

4. Haga clic en el botón " Formato... " y cambiar a Rellene para elegir el color de fondo. Si los colores por defecto no son suficientes, haga clic en el botón " Más colores... " para elegir el que más le guste y, a continuación, haga clic en OK dos veces.

   También puede utilizar cualquier otra opción de formato, como el color de la fuente o el borde de las celdas en las otras pestañas de la pantalla Formatear celdas diálogo.

5. La vista previa de su regla de formato tendrá un aspecto similar al siguiente:
6. Si así es como lo quería y está satisfecho con el color, haga clic en OK para ver su nuevo formato en efecto.

   Ahora bien, si el valor de Cant. es mayor que 4, todas las filas de la tabla de Excel se volverán azules.

Como puede ver, cambiar el color de la fila basándose en un número de una sola celda es bastante fácil en Excel. Más adelante encontrará más ejemplos de fórmulas y un par de consejos para escenarios más complejos.

Cómo aplicar varias normas con la prioridad que necesite

En el ejemplo anterior, es posible que desee resaltar las filas con valores diferentes en el campo Cant. Por ejemplo, puede añadir una regla para sombrear las filas con una cantidad igual o superior a 10. En este caso, utilice esta fórmula:

=$C2>9

Una vez creada la segunda regla de formato, establezca la prioridad de las reglas para que ambas funcionen.

1. En el Inicio en la pestaña Estilos grupo, haga clic en Formato condicional > Gestionar reglas... .
2. Elija " Esta ficha " en el " Mostrar reglas de formato para "Si desea gestionar únicamente las normas que se aplican a la selección actual, seleccione " Selección actual ".
3. Seleccione la regla de formato que desea aplicar primero y muévala a la parte superior de la lista utilizando las flechas. El resultado debería parecerse a esto:

   Haga clic en el botón OK y las filas correspondientes cambiarán inmediatamente su color de fondo en función de los valores de celda que haya especificado en ambas fórmulas.

Cómo cambiar el color de una fila en función de un valor de texto en una celda

En nuestra tabla de ejemplo, para facilitar el seguimiento de los pedidos, puede sombrear las filas en función de los valores del campo Entrega para que:

• Si un pedido "vence en X días", el color de fondo de dichas filas se volverá naranja;
• Si un artículo está "Entregado", toda la fila se coloreará en verde;
• Si un pedido está "Atrasado", la fila se volverá roja.

Naturalmente, el color de la fila cambiará si se actualiza el estado del pedido.

Mientras que la fórmula de nuestro primer ejemplo podría funcionar para "Entregado" y "Atrasado"( =$E2="Entregado" y =$E2="Vencido" ), la tarea parece un poco más complicada para los pedidos "Vence en...". Como ve, diferentes pedidos vencen en 1, 3, 5 o más días y la fórmula anterior no funcionará porque está pensada para la coincidencia exacta.

En este caso, es mejor que utilice la función BUSCAR que también funciona para la coincidencia parcial:

=SEARCH("Vencido en", $E2)>0

En la fórmula, E2 es la dirección de la celda en la que desea basar su formato, el signo de dólar ($) se utiliza para bloquear la coordenada de la columna, y >0 significa que el formato se aplicará si el texto especificado (" Vence en " en nuestro caso) se encuentra en cualquier posición de la celda.

Cree tres reglas de este tipo siguiendo los pasos del primer ejemplo y obtendrá como resultado la siguiente tabla:

Resaltar fila si la celda comienza con un texto específico

Utilizando >0 en la fórmula anterior significa que la fila se coloreará independientemente de dónde se encuentre el texto especificado en la celda clave. Por ejemplo, la columna Entrega (F) puede contener el texto " Urgente, entrega en 6 horas ", y esta fila también se coloreará.

Para cambiar el color de la fila cuando la celda clave comienza con un valor determinado, utilice =1 en la fórmula, por ejemplo

=BUSCAR("Vencido en", $E2)=1

en este caso, la fila sólo se resaltará si el texto especificado se encuentra en la primera posición de la celda.

Para que esta regla de formato condicional funcione correctamente, asegúrese de que no hay espacios a la izquierda en la columna clave, de lo contrario podría romperse la cabeza tratando de averiguar por qué la fórmula no funciona :) Puede utilizar esta herramienta gratuita para encontrar y eliminar espacios a la izquierda y a la derecha en sus hojas de cálculo - Trim Spaces add-in for Excel.

Cómo cambiar el color de una celda en función del valor de otra celda

De hecho, esto es simplemente una variación de cambiar el color de fondo de un caso de fila. Pero en lugar de toda la tabla, se selecciona una columna o un rango en el que desea cambiar el color de las celdas y utilizar las fórmulas descritas anteriormente.

Por ejemplo, podríamos crear tres reglas de este tipo para sombrear sólo las celdas de " Número de pedido "basándose en el valor de otra celda (los valores de la columna Entrega columna).

Cómo cambiar el color de una fila en función de varias condiciones

Si desea sombrear las filas de la pantalla mismo color en función de varios valores entonces, en lugar de crear varias reglas de formato, puede utilizar las funciones OR o AND para establecer varias condiciones.

Por ejemplo, podemos colorear los pedidos que vencen en 1 y 3 días de color rojizo, y los que vencen en 5 y 7 días de color amarillo. Las fórmulas son las siguientes:

=OR($F2="Vence en 1 días", $F2="Vence en 3 días")

=OR($F2="Vence en 5 días", $F2="Vence en 7 días")

Y puede utilizar la función AND, por ejemplo, para cambiar el color de fondo de las filas con Cant. igual o superior a 5 e igual o inferior a 10:

=AND($D2>=5, $D2<=10)

Naturalmente, no estás limitado a utilizar sólo 2 condiciones en dichas fórmulas, eres libre de utilizar tantas como necesites. Por ejemplo:

=OR($F2="Vence en 1 días", $F2="Vence en 3 días", $F2="Vence en 5 días")

Consejo: Ahora que ya sabes cómo colorear celdas para diferenciar entre varios tipos de valores, es posible que quieras saber cuántas celdas están resaltadas en un determinado color y calcular la suma de valores en esas celdas. La buena noticia es que también puedes automatizar esto y encontrarás la solución en este artículo: Cómo contar, sumar y filtrar celdas por color en Excel.

Éstas son sólo algunas de las muchas formas posibles de hacer rayas de cebra en las hojas de cálculo de Excel basándose en el valor de una celda que responderá al cambio de datos en esa celda. Si necesita algo diferente para su conjunto de datos, envíenos un comentario e intentaremos resolverlo.