El tutorial explica qué es un nombre de Excel y muestra cómo definir un nombre para una celda, rango, constante o fórmula. También aprenderá cómo editar, filtrar y eliminar nombres definidos en Excel.

Los nombres en Excel son algo paradójico: siendo una de las características más útiles, a menudo se consideran sin sentido o nerd. La razón es que muy pocos usuarios entienden la esencia de los nombres de Excel. Este tutorial no sólo le enseñará cómo crear un rango con nombre en Excel, sino que también le mostrará cómo aprovechar esta característica para hacer que sus fórmulas sean mucho más fáciles de escribir, leer y reutilizar.

¿Qué significa nombre en Excel?

En la vida cotidiana se utilizan mucho los nombres para referirse a personas, objetos y lugares geográficos. Por ejemplo, en lugar de decir "la ciudad situada a 40,7128° de latitud norte y 74,0059° de longitud oeste", se dice simplemente "Nueva York".

Del mismo modo, en Microsoft Excel, puede dar un nombre legible a una sola celda o a un rango de celdas, y referirse a ellas por su nombre en lugar de por referencia.

Por ejemplo, para hallar el total de ventas (B2:B10) de un artículo concreto (E1), puede utilizar la siguiente fórmula:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

O bien, puede dar nombres significativos a los rangos y celdas individuales y suministrar esos nombres a la fórmula:

=SUMIF(lista_artículos, artículo, ventas)

Observando la siguiente captura de pantalla, ¿cuál de las dos fórmulas te resulta más fácil de entender?

Tipos de nombre Excel

En Microsoft Excel, puede crear y utilizar dos tipos de nombres:

Nombre definido - un nombre que hace referencia a una única celda, rango de celdas, valor constante o fórmula. Por ejemplo, cuando se define un nombre para un rango de celdas, se denomina rango de nombres o rango definido Estos nombres son el tema del tutorial de hoy.

Nombre de la tabla - nombre de una tabla de Excel que se crea automáticamente al insertar una tabla en una hoja de cálculo ( Ctrl + T ). Para obtener más información sobre las tablas de Excel, consulte Cómo crear y utilizar una tabla en Excel.

Cómo crear un rango con nombre en Excel

En general, hay 3 maneras de definir un nombre en Excel: Nombre , Definir nombre y Administrador de nombres Excel .

Escriba un nombre en el cuadro Nombre

En Nombre en Excel es la forma más rápida de crear un rango con nombre:

1. Seleccione una celda o un rango de celdas que desee nombrar.
2. Escriba un nombre en el campo Nombre .
3. Pulse la tecla Intro.

Voilá, ¡se ha creado un nuevo rango con nombre en Excel!

Cree un nombre utilizando la opción Definir nombre

Otra forma de hacer un rango con nombre en Excel es la siguiente:

1. Seleccione la(s) celda(s).
2. En el Fórmulas en la pestaña Definir nombres haga clic en el botón Definir nombre botón.
3. En el Nuevo nombre especifique tres cosas:
   • En el Nombre escriba el nombre del rango.
   • En el Alcance establezca el ámbito del nombre ( Cuaderno de trabajo por defecto).
   • En el Se refiere a compruebe la referencia y corríjala si es necesario.
4. Haga clic en OK para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Nota. Por defecto, Excel crea un nombre con referencias absolutas Si prefiere tener un rango con nombre relativo, elimine el signo $ de la referencia (antes de hacer esto, asegúrese de que entiende cómo se comportan los nombres relativos en las hojas de cálculo).

En comparación con el método anterior, el uso de Definir nombre en Excel requiere algunos clics adicionales, pero también ofrece un par de opciones más, como establecer el ámbito del nombre y añadir un comentario que explique algo sobre el nombre. Además, la función de Excel Definir nombre le permite crear un nombre para una constante o fórmula.

Hacer un rango con nombre usando el Gestor de Nombres de Excel

Normalmente, el Administrador de nombres de Excel se utiliza para trabajar con nombres existentes. Sin embargo, también puede ayudarte a crear un nombre nuevo. A continuación te explicamos cómo:

1. Ir a la Fórmulas tab> Nombres definidos grupo, haga clic en Nombre Gerente O simplemente pulsa Ctrl + F3 (mi método preferido).
2. En la esquina superior izquierda del Nombre Gerente haga clic en el botón Nuevo... botón:

   

3. Se abrirá la ventana Nuevo nombre en el que se configura un nombre como se ha demostrado en la sección anterior.

Sugerencia: para comprobar rápidamente el nombre recién creado, selecciónelo en el menú Nombre En cuanto suelte el ratón, se seleccionará el intervalo de la hoja de cálculo.

Cómo crear un nombre Excel para una constante

Además de los rangos con nombre, Microsoft Excel permite definir un nombre sin referencia de celda que funcionará como un constante nominal Para crear un nombre de este tipo, utilice la función Definir nombre de Excel o el Gestor de nombres, como se ha explicado anteriormente.

Por ejemplo, puede hacer un nombre como USD_EUR (tipo de conversión USD - EUR) y asígnele un valor fijo. Para ello, escriba el valor precedido de un signo igual (=) en el campo Se refiere al campo por ejemplo =0,93:

Y ahora, puedes utilizar este nombre en cualquier parte de tus fórmulas para convertir USD a EUR:

En cuanto cambia el tipo de cambio, el valor se actualiza en una única ubicación central y todas las fórmulas se recalculan en un solo paso.

Cómo definir el nombre de una fórmula

De forma similar, puedes dar un nombre a una fórmula de Excel, por ejemplo, la que devuelve el recuento de celdas no vacías en la columna A, excluyendo la fila de cabecera (-1):

=COUNTA(Hoja5!$A:$A)-1

Nota: Si tu fórmula hace referencia a cualquier celda de la hoja actual, no necesitas incluir el nombre de la hoja en las referencias, Excel lo hará por ti automáticamente. Si estás haciendo referencia a una celda o rango de otra hoja de cálculo, añade el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación antes de la referencia a la celda/rango (como en el ejemplo de fórmula anterior).

Ahora, siempre que quieras saber cuántos elementos hay en la columna A de la Hoja5, sin incluir la cabecera de la columna, sólo tienes que escribir el signo de igualdad seguido del nombre de tu fórmula en cualquier celda, así: =Cuenta_artículos

Cómo nombrar columnas en Excel (nombres a partir de una selección)

Si sus datos están organizados en forma de tabla, puede crear rápidamente nombres para cada columna y/o fila en función de sus etiquetas:

1. Seleccione toda la tabla, incluidos los encabezados de columna y fila.
2. Ir a la Fórmulas tab> Definir nombres y haga clic en el botón Crear a partir de selección O pulse la combinación de teclas Ctrl + Mayús + F3 .
3. En cualquier caso, el Crear nombres a partir de una selección Seleccione la columna o la fila con cabeceras, o ambas, y haga clic en OK .

En este ejemplo, tenemos cabeceras en la fila superior y en la columna izquierda, así que seleccionamos estas dos opciones:

Como resultado, Excel creará 7 rangos con nombre, recogiendo los nombres de las cabeceras automáticamente:

• Manzanas , Plátanos , Limones y Naranjas para las filas, y
• Jan , Febrero y Mar para las columnas.

Nota: si hay espacios entre palabras en las etiquetas de cabecera, los espacios se sustituirán por guiones bajos (_).

Excel rango dinámico con nombre

En todos los ejemplos anteriores, hemos tratado con estático rangos con nombre que siempre hacen referencia a las mismas celdas, lo que significa que tendría que actualizar la referencia del rango manualmente cada vez que desee añadir nuevos datos al rango con nombre.

Si trabaja con conjuntos de datos ampliables, es lógico crear un intervalo con nombre dinámico que se adapte automáticamente a los nuevos datos añadidos.

Encontrará información detallada sobre cómo crear un rango dinámico con nombre en Excel aquí:

• Fórmula OFFSET de Excel para crear un rango dinámico
• Fórmula INDEX para crear un rango dinámico

Reglas de denominación de Excel

Al crear un nombre en Excel, hay que recordar algunas reglas:

• Un nombre Excel debe tener menos de 255 caracteres.
• Los nombres de Excel no pueden contener espacios ni la mayoría de los caracteres de puntuación.
• Un nombre debe empezar por una letra, un guión bajo (_) o una barra invertida (\). Si un nombre empieza por cualquier otra cosa, Excel arrojará un error.
• Los nombres de Excel no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, "Manzanas", "manzanas" y "MANZANAS" se tratarán como el mismo nombre.
• No se pueden nombrar rangos como referencias de celdas, es decir, no se puede dar el nombre "A1" o "AA1" a un rango.
• Puede utilizar una sola letra para nombrar un rango como "a", "b", "D", etc. excepto las letras "r" "R", "c" y "C" (estos caracteres se utilizan como atajos para seleccionar una fila o columna para la celda seleccionada en ese momento cuando los escribe en el botón Nombre Caja ).

Alcance del nombre de Excel

En términos de nombres Excel, el ámbito es la ubicación, o nivel, dentro del cual se reconoce el nombre. Puede ser cualquiera de los dos:

• Ficha específica - el nivel de la hoja de cálculo local
• Cuaderno de trabajo - el nivel global del libro de trabajo

Nombres de nivel de hoja de cálculo

Un nombre a nivel de hoja de cálculo se reconoce dentro de la hoja de cálculo en la que se encuentra. Por ejemplo, si crea un rango con nombre y establece su ámbito en Hoja1 sólo se reconocerá en Hoja1 .

Para poder utilizar un nombre a nivel de hoja de cálculo en otra hoja de trabajo debe anteponer el nombre de la hoja de cálculo seguido del signo de exclamación (!), de la siguiente manera:

Hoja1!items_list

Para hacer referencia a un nivel de hoja de cálculo nombre en otro cuaderno también debe incluir el nombre del libro de trabajo entre corchetes:

[Ventas.xlsx]Hoja1!lista_artículos

Si el nombre de la hoja o del libro contiene espacios deben ir entre comillas simples:

'[Ventas 2017.xlsx]Hoja1'!items_list

Nombres de los niveles de los libros de trabajo

Un nombre a nivel de libro de trabajo se reconoce dentro de todo el libro de trabajo, y puedes referirte a él simplemente por su nombre desde cualquier hoja del mismo libro de trabajo.

Un uso a un nombre de nivel de libro de trabajo en otro cuaderno preceda el nombre con el nombre del libro de trabajo (incluida la extensión) seguido del signo de exclamación:

Libro1.xlsx! lista_artículos

Precedencia del ámbito de aplicación

Un nombre definido debe ser único dentro de su ámbito. Puede utilizar el mismo nombre en ámbitos diferentes, pero esto podría crear un conflicto de nombres. Para evitar que esto ocurra, por defecto, la directiva el nivel de la hoja de cálculo tiene prioridad sobre el nivel del libro de trabajo.

Si hay varios rangos con nombres idénticos pero con ámbitos diferentes y desea utilizar el nombre del nivel del libro de trabajo, anteponga al nombre el nombre del libro de trabajo como si se refiriera a un nombre de otro libro de trabajo, p. ej: Libro1.xlsx!datos De esta forma, el conflicto de nombres se puede anular para todas las hojas de cálculo excepto para la primera hoja, que siempre utiliza el nombre de nivel de hoja de cálculo local.

Administrador de nombres de Excel: forma rápida de editar, eliminar y filtrar nombres

Como su nombre indica, el Gestor de nombres de Excel está especialmente diseñado para gestionar nombres: cambiar, filtrar o eliminar nombres existentes, así como crear otros nuevos.

Hay dos formas de acceder al Administrador de nombres en Excel:

• En el Fórmulas en la pestaña Definir nombres haga clic en el botón Nombre Gerente

  

• Pulsa el atajo de teclado Ctrl + F3.

En cualquier caso, el Nombre Gerente Ahora puede seleccionar el nombre con el que desea trabajar y hacer clic en uno de los 3 botones de la parte superior de la ventana para realizar la acción correspondiente: editar, eliminar o filtrar.

Cómo editar un rango con nombre en Excel

Para cambiar un nombre de Excel existente, abra la ventana Nombre Gerente seleccione el nombre y haga clic en el botón Edita... Se abrirá la ventana Editar nombre El ámbito del nombre no puede modificarse.

A editar una referencia de nombre no es necesario abrir el Editar nombre Basta con seleccionar el nombre de interés en el cuadro de diálogo Excel Nombre Gerente y escriba una nueva referencia directamente en Se refiere a o haga clic en el botón de la derecha y seleccione el intervalo deseado en la hoja. Después de hacer clic en el botón Cerrar Excel le preguntará si desea guardar los cambios y haga clic en Sí .

Sugerencia: si se intenta navegar por una referencia o fórmula larga en el Se refiere a Para moverse dentro de este campo sin interrumpir la referencia, pulse la tecla F2 para pasar del modo Intro al modo Edición.

Cómo filtrar nombres en Excel

Si tiene muchos nombres en un libro determinado, haga clic en el botón Filtro en la esquina superior derecha de la ventana del Administrador de nombres de Excel para ver sólo los nombres relevantes en un momento dado. Están disponibles los siguientes filtros:

• Nombres asignados a la hoja de cálculo o al libro de trabajo
• Nombres con o sin errores
• Nombres definidos o nombres de tabla

Cómo eliminar un rango con nombre en Excel

A eliminar un intervalo con nombre selecciónelo en Nombre Gerente y haga clic en el botón Borrar en la parte superior.

A borrar varios nombres haga clic en el primer nombre y, a continuación, pulse la tecla Ctrl y manténgala pulsada mientras hace clic en otros nombres que desee eliminar. A continuación, haga clic en el botón Borrar y todos los nombres seleccionados se eliminarán de una sola vez.

A borrar todos los nombres definidos en un libro, seleccione el primer nombre de la lista, mantenga pulsada la tecla Mayús y, a continuación, haga clic en el último nombre. Suelte la tecla Mayús y haga clic en Borrar .

Cómo eliminar nombres definidos con errores

Si tiene varios nombres no válidos con errores de referencia, haga clic en el botón Filtro botón> Nombres con errores para filtrarlos:

A continuación, seleccione todos los nombres filtrados como se ha explicado anteriormente (utilizando la tecla Mayús) y haga clic en el botón Borrar botón.

Nota: Si alguno de sus nombres de Excel se utiliza en fórmulas, asegúrese de actualizar las fórmulas antes de eliminar los nombres, de lo contrario sus fórmulas devolverán errores #NAME?

Las 5 ventajas principales de utilizar nombres en Excel

Hasta ahora en este tutorial, nos hemos centrado principalmente en cómo hacer las cosas que cubren diferentes aspectos de la creación y el uso de rangos con nombre en Excel. Pero usted puede ser curioso saber lo que es tan especial acerca de los nombres de Excel que hace que valga la pena el esfuerzo? Las cinco principales ventajas de la utilización de nombres definidos en Excel siguen a continuación.

1. Los nombres de Excel hacen que las fórmulas sean más fáciles de hacer y leer

No tienes que escribir referencias complejas ni ir de un lado a otro seleccionando rangos en la hoja. Sólo tienes que empezar a escribir el nombre que quieres usar en la fórmula y Excel mostrará una lista de nombres coincidentes para que elijas. Haz doble clic en el nombre deseado y Excel lo insertará en la fórmula inmediatamente:

2. Los nombres de Excel permiten crear fórmulas expandibles

Al utilizar rangos dinámicos con nombre, puede crear una fórmula "dinámica" que incluya automáticamente nuevos datos en los cálculos sin tener que actualizar manualmente cada referencia.

3. Los nombres de Excel facilitan la reutilización de fórmulas

Los nombres de Excel hacen que sea mucho más fácil copiar una fórmula a otra hoja o portar una fórmula a un libro diferente. Todo lo que tienes que hacer es crear los mismos nombres en el libro de destino, copiar/pegar la fórmula tal cual, y conseguirás que funcione inmediatamente.

Sugerencia: para evitar que Excel cree nuevos nombres sobre la marcha, copie la fórmula como texto en la barra de fórmulas en lugar de copiar la celda de la fórmula.

4. Los rangos con nombre simplifican la navegación

Para acceder rápidamente a un rango con nombre específico, basta con hacer clic en su nombre en el cuadro Nombre. Si un rango con nombre reside en otra hoja, Excel le llevará a esa hoja automáticamente.

Nota: Los rangos dinámicos con nombre no aparecen en la pantalla Cuadro de nombres en Excel. Para ver rangos dinámicos , abra el Administrador de nombres de Excel ( Ctrl + F3 ) que muestra todos los detalles sobre todos los nombres del libro, incluidos su alcance y referencias.

5. Los rangos con nombre permiten crear listas desplegables dinámicas

Para crear una lista desplegable ampliable y actualizable, cree primero un rango dinámico con nombre y, a continuación, cree una lista de validación de datos basada en ese rango. Encontrará las instrucciones detalladas paso a paso aquí: Cómo crear un desplegable dinámico en Excel.

Excel named range - trucos y consejos

Ahora que ya conoce los conceptos básicos de la creación y el uso de nombres en Excel, permítame compartir algunos consejos más que pueden resultarle útiles en su trabajo.

Cómo obtener una lista de todos los nombres del libro de trabajo

Para obtener una lista más tangible de todos los nombres de un libro de trabajo actual, haga lo siguiente:

1. Seleccione la celda superior del rango donde desea que aparezcan los nombres.
2. Ir a la Fórmulas tab> Definir nombres grupo, haga clic en Uso en fórmulas y, a continuación, haga clic en Pegar nombres... También puede pulsar la tecla F3.
3. En el Pegar nombres haga clic en Pegar lista .

Esto insertará todos los nombres de Excel junto con sus referencias en la hoja de cálculo actual, comenzando en la celda seleccionada.

Nombres Excel absolutos frente a nombres Excel relativos

Por defecto, los nombres de Excel se comportan como referencias absolutas - bloqueadas a celdas específicas. Sin embargo, es posible hacer un rango con nombre relativa a la posición de la célula activa Los nombres relativos se comportan como las referencias relativas: cambian cuando la fórmula se mueve o se copia en otra celda.

De hecho, no se me ocurre ninguna razón por la que uno querría hacer un rango con nombre relativo, excepto quizás cuando un rango consiste en una sola celda. Como ejemplo, creemos un nombre relativo que se refiera a una celda una columna a la izquierda de la celda actual, en la misma fila:

1. Selecciona la celda B1.
2. Pulse Ctrl + F3 para abrir el Administrador de nombres de Excel y haga clic en el icono Nuevo...
3. En el Nombre escriba el nombre deseado, por ejemplo item_left .
4. En el Se refiere a la caja Tipo =A1 .
5. Haga clic en OK .

Ahora, veamos qué ocurre cuando utilizamos la función item_left en una fórmula, por ejemplo:

Dónde lista_artículos se refiere a $A$2:$A$10 y ventas se refiere a $B$2:$B$10 en la tabla siguiente.

Cuando introduzcas la fórmula en la celda E2 y la copies en la columna, calculará las ventas totales de cada producto individualmente porque item_left es un nombre relativo y su referencia se ajusta en función de la posición relativa de la columna y la fila donde se copia la fórmula:

Cómo aplicar nombres de Excel a fórmulas existentes

Si has definido los rangos que ya se utilizan en tus fórmulas, Excel no cambiará las referencias por los nombres adecuados automáticamente. Sin embargo, en lugar de sustituir las referencias por los nombres a mano, puedes hacer que Excel haga el trabajo por ti. A continuación te explicamos cómo:

1. Seleccione una o varias celdas de fórmula que desee actualizar.
2. Ir a la Fórmulas tab> Definir nombres y haga clic en Definir nombre > Aplicar nombres...

   

3. En el Aplicar nombres haga clic en los nombres que desee aplicar y, a continuación, haga clic en OK Si Excel puede hacer coincidir alguno de los nombres existentes con las referencias utilizadas en sus fórmulas, los nombres se seleccionarán automáticamente:

   

Además, hay otras dos opciones disponibles (seleccionadas por defecto):

• Ignorar Relativo/Absoluto - mantenga marcada esta casilla si desea que Excel aplique sólo los nombres con el mismo tipo de referencia: sustituya las referencias relativas por nombres relativos y las referencias absolutas por nombres absolutos.
• Utilizar nombres de filas y columnas - si está seleccionada, Excel cambiará el nombre de todas las referencias de celda que puedan identificarse como la intersección de una fila y una columna con nombre. Para más opciones, haga clic en el botón Opciones

Atajos de nombres de Excel

Como suele ocurrir en Excel, se puede acceder a las funciones más populares de varias maneras: mediante la cinta de opciones, el menú contextual y los métodos abreviados de teclado. Los rangos con nombre de Excel no son una excepción. A continuación se muestran tres métodos abreviados útiles para trabajar con nombres en Excel:

• Ctrl + F3 para abrir el Administrador de nombres de Excel.
• Ctrl + Mayús + F3 para crear rangos con nombre a partir de la selección.
• F3 para obtener una lista de todos los nombres de Excel de un libro.

Errores de nombre en Excel (#REF y #NAME)

Por defecto, Microsoft Excel hace todo lo posible para mantener los nombres definidos coherentes y válidos ajustando las referencias de rango automáticamente cuando se insertan o eliminan celdas dentro de un rango con nombre existente. Por ejemplo, si ha creado un rango con nombre para las celdas A1:A10 y, a continuación, inserta una nueva fila en cualquier lugar entre las filas 1 y 10, la referencia de rango cambiará a A1:A11. Del mismo modo, si elimina cualquier celda deceldas entre A1 y A10, su rango nombrado se contraerá en consecuencia.

Sin embargo, si borrar todas las celdas que componen un rango con nombre de Excel, el nombre deja de ser válido y muestra un mensaje #Error en el Nombre Gerente El mismo error aparecerá en una fórmula que haga referencia a ese nombre:

Si una fórmula hace referencia a un nombre inexistente (mal escrito o borrado), el #Error En cualquier caso, abra el Administrador de nombres de Excel y compruebe la validez de los nombres definidos (lo más rápido es filtrar los nombres con errores).

Así es como se crean y utilizan los nombres en Excel. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!