Las hojas de cálculo ofrecen una gran plataforma para gestionar tablas de datos. Pero, ¿existen funciones sencillas de Google Sheets para realizar cálculos diarios? Descúbrelas a continuación.

Función SUMA de Google Sheets

Creo que la operación más requerida en las tablas es hallar la suma total de distintos valores. Lo primero que se me ocurre es sumar cada una de las celdas de interés:

=E2+E4+E8+E13

Pero esta fórmula consumirá mucho tiempo si hay que tener en cuenta demasiadas celdas.

La forma correcta de añadir celdas es utilizar una función especial de Google Sheets - SUMA - que enumera todas las celdas automáticamente utilizando comas:

=SUMA(E2,E4,E8,E13)

Si el rango está formado por celdas adyacentes, basta con indicar su primera y última celda, aunque haya celdas en blanco entre ellas. De este modo, evitarás enumerar todas y cada una de las celdas de la fórmula SUMA de Google Sheets.

Consejo: Otra forma de añadir la SUMA es seleccionar la columna con números y elegir SUM bajo el Fórmulas icono:

El resultado se insertará en una celda situada justo debajo del rango seleccionado.

Sugerencia: Nuestras Herramientas de Ayuda disponen de una función de Autosuma. Con un solo clic, la celda activa devolverá la suma de los valores de toda la columna anterior.

Voy a complicar la tarea. Quiero sumar números de diferentes rangos de datos en varias hojas, por ejemplo, A4:A8 de Hoja1 y B4:B7 de Hoja2 Y quiero sumarlos en una sola celda:

=SUMA('Hoja1'!A4:A8,'Hoja2'!B4:B7)

Como puedes ver, acabo de añadir una hoja más a la fórmula SUM de Google Sheets y he separado dos rangos diferentes mediante una coma.

Fórmulas porcentuales

A menudo oigo a la gente preguntar acerca de cómo encontrar el porcentaje de los diferentes totales. Esto normalmente se calcula mediante la fórmula de porcentaje de Google Sheets de la siguiente manera:

Lo mismo ocurre cuando necesitas comprobar qué parte del total representa tal o cual número:

Consejo. Maestro porcentaje de un total, total & cantidad en porcentaje, su aumento & disminución en este tutorial.

En mi tabla donde guardo los registros de todas las ventas de los últimos 10 días, puedo calcular el porcentaje de cada venta sobre el total de ventas.

Primero, voy a E12 y busco las ventas totales:

=SUMA(E2:E11)

A continuación, compruebo qué parte constituyen las ventas del primer día del total en F2:

=E2/$E$12

Recomiendo hacer también algunos ajustes:

1. Gire E2 a una referencia absoluta - $E$12 - para asegurarse de dividir la venta de cada día por el mismo total.
2. Aplica el formato de número porcentual a las celdas de la columna F.
3. Copie la fórmula de F2 en todas las celdas inferiores, hasta F11.

Consejo: para copiar la fórmula, utiliza una de las formas que he mencionado antes.

Consejo. Para asegurarse de que sus cálculos son correctos, introduzca el siguiente a F12:

=SUMA(F2:F11 )

Si devuelve el 100%, todo está correcto.

¿Por qué recomiendo utilizar el formato porcentual?

Bueno, por un lado, para evitar multiplicar cada resultado por 100 si quieres obtener porcentajes. Por otro, para evitar dividir los resultados por 100 si quieres utilizarlos para cualquier otra operación matemática que no sea con porcentajes.

Esto es lo que quiero decir:

Utilizo el formato de número porcentual en las celdas C4, B10 y B15. Todas las fórmulas de Google Sheets que hacen referencia a estas celdas son mucho más sencillas. No tengo que dividir por 100 ni añadir el símbolo de porcentaje (%) a las fórmulas de C10 y C15.

No puedo decir lo mismo de C8, C9 y C14. Debo hacer estos ajustes adicionales para obtener el resultado correcto.

Fórmulas de matriz

Para trabajar con grandes cantidades de datos en Google Sheets, se suelen utilizar funciones anidadas y otros cálculos más complicados. Las fórmulas de matriz también existen en Google Sheets para este fin.

Por ejemplo, tengo una tabla de ventas por cliente. Tengo curiosidad por encontrar la venta máxima de chocolate con leche a Smith para comprobar si puedo hacerle un descuento extra la próxima vez. Utilizo la fórmula de la matriz siguiente en E18:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Chocolate con leche"),$E$2:$E$13,"")))

Nota: para finalizar cualquier fórmula de matriz en Hojas de cálculo de Google, pulsa Ctrl+Mayús+Intro en lugar de simplemente Intro.

Tengo 259 dólares como resultado.

Mi primera fórmula de matriz en E16 devuelve la compra máxima realizada por Smith - $366:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith"),$E$2:$E$13)))

E17 muestran el dinero máximo gastado en chocolate con leche: 518 dólares:

=ArrayFormula(MAX(IF(($C$2:$C$13="Chocolate con leche"),$E$2:$E$13)))

Ahora, voy a sustituir todos los valores utilizados en las fórmulas de Google Sheets por sus referencias de celda:

¿Se ha dado cuenta de lo que ha cambiado?

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18),$E$2:$E$13,"")))

Esto es lo que tenía antes:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith")*($C$2:$C$13="Chocolate con leche"),$E$2:$E$13,"")))

Así, haciendo malabarismos con los valores de las celdas a las que hace referencia, puede obtener rápidamente resultados diferentes en función de distintas condiciones sin cambiar la fórmula en sí.

Fórmulas de Google Sheets para uso diario

Veamos algunos ejemplos más de funciones y fórmulas útiles para el uso diario.

Ejemplo 1

Suponga que sus datos están escritos en parte como números y en parte como texto: 300 euros , total - 400 dólares Pero sólo necesitas extraer números.

Conozco una función para eso:

Extrae el texto por máscara con una expresión regular.

• texto - puede ser una referencia de celda o cualquier texto entre comillas dobles.
• expresión_regular - su máscara de texto. También entre comillas dobles. Le permite crear casi cualquier esquema de texto posible.

El texto en mi caso es una celda con un dato ( A2 Y utilizo esta expresión regular: [0-9]+

Significa que busco cualquier cantidad ( + ) de números del 0 al 9 ( [0-9] ) escritas una tras otra:

Si los números tienen fracciones, la expresión regular tendrá este aspecto:

"[0-9]*\.[0-9]+[0-9]+" para números con dos decimales

"[0-9]*\.[0-9]+" para números con un decimal

Nota: Google Sheets ve los valores extraídos como texto, por lo que debes convertirlos en números con la función VALOR o con nuestra herramienta Convertir.

Ejemplo 2 - concatenar texto con una fórmula

Las fórmulas dentro del texto ayudan a obtener una fila de aspecto ordenado con algunos totales: números con sus breves descripciones.

Voy a crear esas filas en las líneas 14 y 15. Para empezar, combino las celdas de esas filas mediante Formato> Combinar celdas y luego cuenta la suma para la columna E:

=SUMA(E2:E13)

Luego pongo el texto que me gustaría tener como descripción entre comillas dobles y lo combino con la fórmula usando un ampersand:

="Ventas totales de chocolate: "&SUM(E2:E13)&" dólares"

Para que mis números sean decimales, utilizo la función TEXTO y establezco el formato: "#,##0"

Otra forma es utilizar la función CONCATENAR de Google Sheets, como he utilizado en A15:

=CONCATENATE("Descuento total para clientes: ",TEXT(SUM(F2:F13), "#.##")," dólares")

Ejemplo 3

¿Qué pasa si subes los datos desde algún sitio y todos los números aparecen con espacios, como por ejemplo 8 544 en lugar de 8544 Google Sheets los devolverá como texto.

He aquí cómo convertir estos valores escritos como texto en "números normales":

=VALOR(SUBSTITUTE("8 544"," ",""))

o

=VALOR(SUBSTITUTE(A2," ",""))

donde A2 contiene 8 544 .

¿Cómo funciona? La función SUBSTITUTE sustituye todos los espacios del texto (compruebe el segundo argumento: hay espacio entre comillas dobles) por una "cadena vacía" (el tercer argumento). A continuación, VALUE convierte el texto en números.

Ejemplo 4

Hay algunas funciones de Google Sheets que ayudan a manipular el texto en sus hojas de cálculo, por ejemplo, cambiar las mayúsculas y minúsculas a mayúsculas de frase. Si tiene algo extraño como dAtA soURcA puede obtener Fuente de datos en su lugar:

Te lo explico con detalle. Tomo el primer carácter de una celda:

=LEFT(A1,1)

y cámbialo a mayúsculas:

=SUPERIOR(IZQUIERDA(A1,1))

Luego cojo el texto restante:

=DERECHA(A1,LEN(A1)-1)

y forzarlo a minúsculas:

=LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Por último, reúno todas las piezas de la fórmula con un ampersand:

=UPPER(LEFT(A1,1))&LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Sugerencia: puede cambiar de un caso a otro en un clic con la utilidad correspondiente de nuestras Power Tools.

Por supuesto, Google Sheets puede ofrecerte mucho más. No tengas miedo a las fórmulas complejas, simplemente prueba y experimenta. Al fin y al cabo, estas herramientas nos permiten resolver muchas tareas diferentes. Buena suerte :)