Este tutorial presenta 2 nuevas funciones de nuestro complemento Función por color para Google Sheets: CELLCOLOR & VALUESBYCOLORALL. Utilícelas para sumar & contar celdas no sólo por sus colores, sino también por el contenido común. Se incluyen fórmulas SUMIFS & COUNTIFS ya preparadas ;)

Si trabajas mucho con celdas de colores en Google Sheets, probablemente ya hayas probado nuestro complemento Función por color. Poco sabes que ahora tiene 2 funciones más que amplían aún más tus operaciones con celdas de colores: CELLCOLOR y VALORESPORCOLORTODOS En este tutorial, le presentaré ambas funciones y le proporcionaré algunas fórmulas ya preparadas.

Suma y cuenta celdas coloreadas con Función por Color

Antes de sumergirnos en nuestras 2 nuevas funciones personalizadas, me gustaría describir brevemente nuestro complemento Function by Color por si no está familiarizado con él.

Este complemento para Google Sheets comprueba la fuente y/o los colores de relleno en las celdas seleccionadas y:

• suma números con un matiz común
• cuenta las celdas de color e incluso los espacios en blanco
• halla los valores medios/mínimos/máximos entre las celdas resaltadas
• y más

Hay 13 funciones en total para calcular tus celdas de color.

Funciona así:

1. Seleccione el intervalo que desea procesar.
2. Seleccione la fuente y/o los tonos de relleno que desee y elija la función acorde con su tarea.
3. Elija calcular los registros de cada fila/columna o de todo el rango.
4. Seleccione la(s) celda(s) donde desea ver el resultado.
5. Hit Función de inserción .

Por ejemplo, aquí en cada fila, sumo todos los artículos que están "en camino" - con fondo azul:

=SUMA(VALORESPORCOLOR("azul aciano claro 3", "", B2:E2))

Hay un tutorial detallado del complemento disponible aquí y una entrada de blog con ejemplos aquí.

Como puede ver, el complemento utiliza la función SUM estándar junto con una función especial en su interior: VALUESBYCOLOR.

Función VALUESBYCOLOR

VALUESBYCOLOR es nuestra función personalizada.

Nota: no lo encontrará en las hojas de cálculo sin el complemento.

Devuelve aquellas celdas que corresponden a los colores que selecciones en el complemento:

=VALORESBYCOLOR("azul aciano claro 3", "", B2:E2)

¿Ves? Obtiene sólo aquellos registros para cada elemento suministrado desde arriba que están coloreados según mi configuración. Y estos números están siendo calculados por una de esas funciones estándar que seleccioné en la herramienta: SUMA.

Muy guay, ¿eh? ;)

Bueno, había una cosa que el complemento pasaba por alto. Esta fórmula no se podía utilizar en SUMIFS y COUNTIFS, por lo que seguías sin poder contar por múltiples condiciones, como el matiz común y el contenido de las celdas al mismo tiempo. ¡Y nos han preguntado mucho por ello!

Me alegra comunicarte que lo hemos hecho posible con la última actualización (octubre de 2021) Ahora Function by Color contiene 2 funciones personalizadas más que te ayudarán con ello :)

Funciones adicionales de Función por color

Las 2 nuevas funciones que hemos implementado se llaman VALUESBYCOLORALL y CELLCOLOR. Veamos qué argumentos requieren y cómo puedes utilizarlas con tus datos.

Nota. Dado que las funciones son personalizadas, forman parte de nuestro complemento Function by Color. Necesita tener instalado el complemento. De lo contrario, no podrá utilizar las funciones y se perderá el resultado que devuelvan.

Consejo: mira este vídeo o sigue leyendo, o haz las dos cosas para entenderlo mejor ;) Al final de la entrada del blog encontrarás una hoja de cálculo práctica ;)

VALORESPORCOLORTODOS

Esta función personalizada requiere 3 argumentos:

• color_relleno - Código RGB o nombre del color (según la paleta de colores de Google Sheets) para un color de fondo.

  Sugerencia: aunque el argumento es obligatorio, puede hacer que la función ignore totalmente el color de relleno introduciendo sólo un par de comillas dobles: ""

• color_fuente - Código RGB o nombre de color (según la paleta de colores de Google Sheets) para un color de texto.

  Sugerencia. El argumento también es obligatorio pero también lleva un par de comillas dobles "" cuando se necesita ignorar el color de la fuente.

• gama - nada sofisticado aquí, sólo un rango de celdas que desea procesar.

¿Se ha dado cuenta de que VALUESBYCOLORALL puede confundirse fácilmente con la función VALUESBYCOLOR utilizada por el complemento? Tenga cuidado, ya que hay una gran diferencia. Eche un vistazo a esta captura de pantalla:

Las fórmulas están escritas en B2 & C2 pero puedes echar un vistazo a cómo quedan en B8 & C8 correspondientemente:

=VALORESBYCOLOR("verde claro 3", "", A2:A7)

y

=VALORESBYCOLORALL("verde claro 3", "", A2:A7)

Consejo: los nombres de los colores se han tomado de la paleta de Google Sheets:

Estas dos funciones tienen los mismos argumentos e incluso sus nombres son muy parecidos.

Sin embargo, devuelven conjuntos de datos diferentes:

• VALUESBYCOLOR devuelve la lista de sólo aquellos registros que aparecen con un color de relleno verde en la columna A. El resultado de esta fórmula toma sólo 3 celdas: B2:B4.
• VALUESBYCOLORALL, a su vez, devuelve el rango del mismo tamaño que el original (6 celdas) - C2:C7. Pero las celdas de este rango contienen registros sólo si la celda correspondiente de la columna A tiene el color de relleno requerido. Las demás celdas permanecen vacías.

Aunque esto te parezca lo mismo, marca una gran diferencia en combinación con otras funciones. Y esto es exactamente lo que te permite comprobar los colores junto con el contenido de las celdas con funciones como COUNTIFS o SUMIFS.

CELLCOLOR

La siguiente función es bastante sencilla: comprueba los colores de las celdas y devuelve una lista de nombres de colores o códigos RGB (tú eliges) utilizados en cada celda. Incluso se llama igual: CELLCOLOR.

Puede que no necesite esos nombres de color directamente, pero puede utilizarlos en otras funciones, por ejemplo, como condición.

Esta función también necesita 3 argumentos:

• gama - las celdas en las que desea comprobar los colores.
• fuente_color - indica a la función dónde mirar:
  • utilizar la palabra "llenar" entre comillas dobles para comprobar los colores de fondo
  • "fuente" - para colores de texto
  • "ambos" - para los colores de relleno y de texto
• nombre_color - su forma de saber qué tipo de nombre devolver:
  • TRUE obtiene los nombres que se ven en una paleta de Google Sheets, por ejemplo rojo o azul oscuro 1
  • FALSO obtiene los códigos RGB de los colores, por ejemplo #ff0000 o #3d85c6

Por ejemplo, la fórmula siguiente devuelve la lista de colores de relleno y fuente utilizados en cada celda de A2:A7:

=CELLCOLOR(A2:A7, "both", TRUE)

¿Cómo se pueden utilizar estas funciones con IF, SUMIFS, COUNTIFS? ¿Cómo se configuran los criterios de búsqueda basados en colores?

Sumar y contar celdas por color y contenido - ejemplos de fórmulas

Intentemos utilizar VALUESBYCOLORALL y CELLCOLOR en algunos casos sencillos.

SI color, entonces...

Aquí tengo una pequeña lista de alumnos que han aprobado 3 exámenes:

Quiero marcar la fila con PASS en la columna E sólo si todas las celdas de una fila son verdes (estudiantes que aprobaron todos los exámenes). Utilizaré nuestro CELLCOLOR en la función IF para comprobar los colores y devolver la cadena requerida:

=IF(COUNTIF(CELLCOLOR(B2:D2, "fill",TRUE), "verde claro 3")=3, "PASS","")

Esto es lo que hace:

1. CELLCOLOR(B2:D2, "fill",TRUE) devuelve todos los colores de relleno utilizados en una fila.
2. COUNTIF(CELLCOLOR(B2:D2, "fill",TRUE), "verde claro 3")=3 toma esos colores y comprueba si 'verde claro 3' (que uso en mis celdas) aparece 3 veces seguidas exactamente.
3. En caso afirmativo, IF devuelve 'PASS'; en caso contrario, la celda permanece vacía.

COUNTIFS: recuento por colores & valores con 1 fórmula

COUNTIFS es otra función que finalmente puede contar por múltiples criterios aunque uno de ellos sea el color.

Supongamos que existen registros de beneficios por turno y por empleado:

Usando nuestras dos funciones personalizadas dentro de COUNTIFS, puedo contar cuántas veces cada empleado implementó el plan de ventas (celdas verdes).

Ejemplo 1. COUNTIFS + CELLCOLOR

Haré una lista de todos los gerentes junto a la tabla con datos e introduciré una fórmula distinta para cada empleado. Empezaré con CELLCOLOR:

=COUNTIFS($A$2:$A$10,E2,CELLCOLOR($C$2:$C$10, "fill",TRUE), "verde claro 3")

1. Lo primero que comprueba la fórmula es la columna A: si hay "Leela" (un nombre de E2), tiene en cuenta el registro.
2. Lo segundo que tengo que comprobar es si las celdas de la columna C son de color verde claro 3.

   Consejo: comprueba el color de la celda con la paleta de Google Sheets:

   

Como COUNTIFS no puede captar el color por sí solo, utilizo nuestro CELLCOLOR como rango de condición.

Recuerde, CELLCOLOR devuelve una lista de colores utilizados en cada celda. Cuando lo incrusto en COUNTIFS, este último escanea esa lista buscando todas las apariciones de 'verde claro 3'. Esto en combinación con un nombre de la columna E da el resultado requerido. Fácil :)

Ejemplo 2. COUNTIFS + VALUESBYCOLORALL

Lo mismo ocurre si en su lugar elige VALUESBYCOLORALL. Introdúzcalo como rango para la segunda condición:

=COUNTIFS($A$2:$A$10,E2,VALUESBYCOLORALL("verde claro 3","",$C$2:C$10),"")

¿Recuerda lo que devuelve VALUESBYCOLORALL? Una lista de valores en la que todas las celdas que cumplen sus requisitos de color contienen registros. Todas las demás celdas permanecen vacías.

Así, cuando VALUESBYCOLORALL se pone en COUNTIFS, la fórmula cuenta sólo las celdas que no están vacías: "" (o, en otras palabras, que corresponden al color requerido).

SUMIFS: suma celdas por colores & valores con 1 fórmula

La historia con SUMIFS es igual que con COUNTIFS:

1. Utilice una de nuestras funciones personalizadas: CELLCOLOR o VALUESBYCOLORALL.
2. Póngalo como un rango que debe ser probado para los colores.
3. Introduzca la condición según la función seleccionada: el nombre del color para CELLCOLOR y "no vacío" ("") para VALUESBYCOLORALL.

Nota: SUMIFS sólo acepta un rango simple como primer argumento. suma_rango Si intentas incrustar una de nuestras funciones personalizadas, la fórmula no funcionará. Así que tenlo en cuenta y asegúrate de introducir CELLCOLOR y VALUESBYCOLORALL como una función criterio en su lugar.

He aquí un par de ejemplos.

Ejemplo 1. SUMIFS + CELLCOLOR

Mira esta fórmula:

=SUMIFS($C$2:$C$10,A$2:A$10,E2,CELLCOLOR($C$2:$C$10, "fill",TRUE), "verde claro 3")

1. CELLCOLOR obtiene todos los colores de relleno de C2:C10 y SUMIFS comprueba si alguno de ellos es 'verde claro 3'.
2. SUMIFS también busca en A2:A10 un nombre de E2 - Leela .
3. Una vez cumplidas ambas condiciones, el importe de C2:C10 se añade al total.

Ejemplo 2. SUMIFS + VALUESBYCOLORALL

Lo mismo ocurre con VALUESBYCOLORALL:

=SUMIFS($C$2:$C$10,$A$2:$A$10,E2,VALUESBYCOLORALL("verde claro 3","",$C$2:$C$10),"")

1. VALUESBYCOLORALL devuelve el rango en el que sólo las celdas del color de relleno requerido contienen valores. SUMIFS tiene en cuenta todas las celdas no vacías.
2. SUMIFS también busca en A2:A10 "Leela" de E2.
3. Una vez cumplidas ambas condiciones, se totaliza el importe correspondiente de C2:C10.

Espero que este tutorial explique cómo funcionan las funciones e indique posibles formas de utilizarlas. Si sigues teniendo dificultades para aplicarlas a tu caso, reúnete conmigo en la sección de comentarios ;)

Hoja de cálculo para practicar

Función por color - funciones personalizadas - ejemplos (haga una copia de la hoja de cálculo)