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El tutorial muestra diferentes formas de crear un calendario compartido en Outlook para Office 365 y cuentas basadas en Exchange, explica cómo compartir el calendario en Outlook sin Exchange y solucionar varios problemas de sincronización.
¿Desea informar a sus colegas, amigos y familiares de su agenda para que puedan ver sus horas libres? La forma más sencilla es compartir con ellos su calendario de Outlook. Dependiendo de si utiliza una aplicación de escritorio instalada localmente o Outlook Online, una cuenta de Exchange Server dentro de su organización o una cuenta POP3 / IMAP privada en casa, dispondrá de diferentes opciones paraa ti.
Este tutorial se centra en el Escritorio de Outlook que se utiliza junto con un servidor Exchange y Outlook para Office 365. Si utiliza Outlook Online, consulte Cómo compartir el calendario en Outlook en la Web.
Compartir el calendario de Outlook
Dado que Microsoft Outlook ofrece diferentes opciones para compartir calendarios, es muy importante saber exactamente qué hace cada una de ellas para poder elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Enviar una invitación para compartir el calendario
Al enviar una invitación a otros usuarios, les permites ver tu calendario en su propio Outlook. Puedes especificar un nivel de acceso diferente para cada destinatario, y el calendario compartido se actualizará automáticamente en su lado. Esta opción está disponible para cuentas Exchange y Office 365, así como Outlook.com y Outlook Online (también conocido como Outlook en la web u OWA). Consulta cómo compartir el calendario de Outlook.
Calendario editorial en la web
Al publicar su calendario de Outlook en línea, puede ofrecer a cualquier persona la oportunidad de verlo como una página web en un explorador o importar un vínculo ICS en su Outlook. Esta característica está disponible en cuentas basadas en Exchange, cuentas que tienen acceso a un servidor web compatible con el protocolo WebDAV, Outlook en la Web y Outlook.com. Consulte cómo publicar el calendario de Outlook.
Enviar por correo electrónico una instantánea de la agenda
Se envía una copia estática de su calendario al destinatario como archivo adjunto de correo electrónico. El destinatario solo verá una instantánea de sus citas en el momento en que envió el correo electrónico, no tendrá disponible ninguna actualización que realice posteriormente. Esta opción se proporciona en Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010, pero ya no es compatible con Office 365 y Outlook 2019. Consulte cómo enviar el calendario de Outlook por correo electrónico.
Cómo compartir el calendario de Outlook
Para las cuentas basadas en Office 365 o Exchange, Microsoft ofrece la opción de compartir un calendario que se actualiza automáticamente. Para ello, basta con enviar una invitación para compartir a los compañeros de trabajo o a personas ajenas a la empresa.
Nota. Nuestras capturas de pantalla se capturaron en Outlook para Office 365. Los pasos para las cuentas de Exchange Server con Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010 son esencialmente los mismos, aunque puede haber ligeras diferencias en la interfaz.
Para compartir tu calendario de Outlook, sigue estos pasos:
- Abra su calendario en Outlook.
- En el Inicio en la pestaña Gestionar calendarios grupo, haga clic en Compartir calendario y elija el que desee en el menú desplegable.
Para enviar una invitación para compartir a personas dentro o fuera de su organización, haga clic en el botón Añadir botón.
Nota. El signo de prohibición (círculo-barra invertida) junto al nombre de alguien indica que el calendario no puede compartirse con ese usuario.
Se enviará una invitación para compartir a cada destinatario que haya añadido. Una vez que el usuario de su organización haga clic en Acepte tu calendario aparecerá en su Outlook en Calendarios compartidos Para los usuarios externos, el proceso es un poco diferente, para más detalles, consulte Cómo agregar un calendario compartido en Outlook.
Sugerencia: el uso compartido no se limita a los calendarios predeterminados creados automáticamente para cada perfil de Outlook, sino que también puede crear un nuevo calendario compartido Para ello, en la carpeta Calendario, haga clic en Inicio tab> Añadir calendario > Crear un nuevo calendario en blanco Guárdelo en la carpeta que desee y compártalo como se describe más arriba.
Dejar de compartir el calendario de Outlook
Para dejar de compartir tu calendario con un usuario en particular, esto es lo que tienes que hacer:
- Abra el Calendario Permisos ( Inicio tab> Compartir calendario ).
- En el Permisos seleccione el usuario cuyo acceso desea revocar y haga clic en Eliminar .
- Haga clic en OK .
Nota: Office 365 puede tardar un poco en sincronizar y eliminar tu calendario del Outlook del usuario.
Permisos del calendario compartido de Outlook
En un calendario compartido de Outlook, los permisos significan el nivel de acceso que desea proporcionar a otros usuarios. Las opciones son diferentes para los usuarios dentro y fuera de su organización.
Los tres primeros niveles pueden proporcionarse tanto a usuarios internos como externos:
- Puedo ver cuando estoy ocupado - el destinatario sólo puede ver las horas en las que usted está ocupado.
- Puede ver títulos y ubicaciones - el destinatario verá su disponibilidad, así como el asunto y el lugar de la reunión.
- Puede ver todos los detalles - el destinatario verá toda la información relativa a tus eventos, igual que la ves tú.
Existen dos opciones adicionales para las personas que trabajan en su empresa:
- Puede editar - el destinatario puede editar los detalles de su cita.
- Delegado - permite actuar en su nombre, por ejemplo, responder a solicitudes de reunión por usted y crear nuevas citas.
Una opción más está disponible para toda su organización, no para usuarios individuales:
- Ninguno - sin acceso a tu calendario.
Cómo cambiar los permisos del calendario compartido
Para cambiar los permisos de alguien que actualmente tiene acceso a tu calendario, haz lo siguiente:
- Haga clic con el botón derecho en el calendario de destino en el panel de navegación y seleccione Compartir permisos del menú contextual (o haga clic en Compartir calendario en el Inicio y seleccione el calendario).
Se abrirá la ventana Propiedades del calendario en el cuadro de diálogo Permisos que muestra todos los usuarios con los que se comparte actualmente tu calendario y sus permisos.
Se notificará al destinatario que se han modificado sus permisos, y la vista actualizada del calendario se mostrará en su Outlook.
Los permisos del calendario compartido de Outlook no funcionan
La mayoría de los problemas y errores se producen debido a diversos problemas de configuración o de permisos. A continuación encontrará los problemas más comunes y cómo resolverlos.
El calendario compartido de Outlook aparece atenuado o no aparece
Si el Compartir calendario está en gris o no está disponible en Outlook, lo más probable es que no tengas una cuenta Exchange o que el administrador de la red haya desactivado el uso compartido del calendario en tu cuenta.
"Error "Este calendario no se puede compartir
Si no puedes enviar invitaciones para compartir debido al error "Este calendario no se puede compartir con una o más de las personas...", tal vez la dirección de correo electrónico que has añadido no sea válida, o se encuentre en un grupo de Office 365, o ya esté en tu lista para compartir.
No se actualizan los permisos para compartir el calendario
A menudo, las entradas obsoletas y duplicadas en la lista de permisos causan problemas. Para solucionarlo, abra el archivo Propiedades del calendario en el cuadro de diálogo Permisos y comprueba si hay entradas duplicadas en la lista de usuarios. Asimismo, elimina los usuarios que hayan abandonado la organización o que no tengan permiso para acceder al calendario. En algunos foros se ha informado de que el problema se resuelve eliminando todos los permisos actuales, además de los predeterminados. Si ninguna de las sugerencias anteriores te ayuda, prueba estas correcciones generales de Outlook:
- Desactive el modo Exchange en caché. Encontrará instrucciones detalladas aquí.
- Actualiza tu Office a la última versión.
- Inicie Outlook en modo seguro. Para ello, pegue outlook /safe en el cuadro de búsqueda y pulse Intro.
Si el problema persiste, la razón puede estar en el Exchange Server, así que intente ponerse en contacto con sus informáticos para que le ayuden.
Cómo compartir el calendario de Outlook sin Exchange
La función de uso compartido descrita en las secciones anteriores solo está disponible con cuentas de Outlook basadas en Office 365 y Exchange. Si utiliza Outlook como aplicación independiente con una cuenta POP3 o IMAP personal, tenga en cuenta las siguientes alternativas.
Publique su calendario en línea
Publique su calendario de Outlook en la web y, a continuación, comparta un enlace HTML para abrir el calendario en un navegador o un enlace ICS para suscribirse al calendario de Internet. Para obtener más información, consulte:
- Cómo publicar el calendario en Outlook Online
- Cómo añadir el Calendario de Internet al escritorio de Outlook
- Cómo suscribirse al Calendario de Internet en Outlook en la web
Mueve tu calendario a Outlook.com y luego compártelo
Si publicar no te funciona, la forma más sencilla puede ser crear un nuevo calendario o importar uno existente a Outlook.com, y luego utilizar su función para compartir calendarios.
Ten en cuenta que deberás mantener una copia real de tu calendario en Outlook.com si deseas que las actualizaciones posteriores se sincronicen automáticamente.
Para obtener instrucciones detalladas, consulte:
- Cómo guardar el calendario de Outlook como archivo .ics
- Cómo importar un archivo iCal a Outlook.com
- Cómo compartir el calendario en Outlook.com
Cómo publicar el calendario de Outlook
Cuando desee compartir su calendario con varios usuarios sin enviar invitaciones individuales, puede publicar el calendario en la web y proporcionar un enlace directo para que la gente lo vea en directo.
Estos son los pasos para publicar un calendario desde Outlook:
- Desde la carpeta Calendario, vaya a Inicio tab> Compartir y haga clic en Publicar en línea > Publicar en un servidor WebDAV ...
- En el Ubicación de la publicación introduce la ubicación de tu servidor WebDAV.
- Elija el Duración .
- Desde el Detalle seleccione el tipo de acceso que desea proporcionar: Sólo disponibilidad , Detalles limitados (disponibilidad y temas) o Más información .
Outlook le notificará si la publicación ha finalizado correctamente o no.
Notas:
- Para utilizar esta función, debes tener acceso a un servidor web que admita el protocolo World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
- En un Intercambio cuenta de correo electrónico, verá el Publicar este calendario que le permite publicar el calendario directamente en su Exchange Server en lugar de en el servidor WebDAV.
- Con un Office 365 también puede publicar en un servidor WebDAV, siempre que se elimine {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} de la política de uso compartido. Póngase en contacto con su administrador para obtener más información.
- Si no dispone de esta opción en su Outlook, utilice Outlook en la web u Outlook.com para publicar su calendario en línea.
Cómo compartir una instantánea del calendario de Outlook en un correo electrónico
Si desea compartir una copia no actualizable de su calendario, sólo tiene que enviarla por correo electrónico como archivo adjunto. Esta opción puede resultarle útil, por ejemplo, cuando ha realizado la versión final de algún calendario de eventos, que no está sujeta a más cambios, y desea que todos los participantes dispongan de una copia.
Para enviar por correo electrónico una instantánea de tu calendario de Outlook, sigue estos pasos:
- Desde la carpeta Calendario, vaya a Inicio tab> Compartir y haga clic en Calendario por correo electrónico (También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el calendario del panel de navegación y, a continuación, hacer clic en Compartir > Calendario de correo electrónico... )
- Desde el Calendario seleccione el calendario que desea compartir.
- En el Intervalo de fechas especifique el periodo de tiempo.
- Desde el Detalle seleccione la cantidad de detalles que desea compartir: Sólo disponibilidad , Detalles limitados o Más información .
Si lo desea, pulse el botón Mostrar junto a Avanzado y configurar opciones adicionales:
- Elija si desea incluir elementos privados y archivos adjuntos.
- Seleccione el diseño del correo electrónico: programa diario o lista de eventos.
Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
Los destinatarios recibirán un correo electrónico y podrán ver los detalles del calendario directamente en el cuerpo del mensaje. O pueden hacer clic en el botón Abrir este Calendario de la parte superior o haga doble clic en el archivo .ics adjunto para que el calendario se añada a su Outlook.
Notas:
- Esta función es compatible con Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010, pero ya no está disponible con Outlook 2019 y Outlook para Office 365. En las nuevas versiones, puede exportar su calendario como archivo ICS y compartir ese archivo con otras personas, para que puedan importarlo a su propio Outlook o a otra aplicación de calendario.
- Los destinatarios reciben copia estática de tu calendario para el intervalo de fechas especificado, pero no verán ningún cambio que realices en el calendario después de enviarlo por correo electrónico.
Así es como se crea un calendario compartido en Outlook. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!
