Este breve tutorial describe 4 formas posibles de convertir archivos Excel a PDF: mediante la función Guardar como de Excel, el software de Adobe, los conversores en línea de Excel a PDF y las herramientas de escritorio.

Convertir una hoja de cálculo de Excel a PDF suele ser necesario si desea permitir que otros usuarios vean sus datos pero no los editen. También es posible que desee convertir su hoja de cálculo de Excel a un formato PDF más ordenado para un kit de medios, una presentación e informes, o hacer un archivo que pueda ser abierto y leído por todos los usuarios, incluso si no tienen Microsoft Excel instalado, por ejemplo en una tableta o un teléfono.

Según Google, hay más de 153 millones de archivos PDF en Internet, y sólo 2,5 millones de archivos Excel (.xls y .xlsx).

Más adelante en este artículo, explicaré varias formas posibles de exportar Excel a PDF con pasos detallados y capturas de pantalla:

Guardar documentos Excel como archivos PDF

Aunque los formatos .pdf y .xls existen desde hace bastante tiempo y ambos han sido siempre populares entre los usuarios, la posibilidad de exportar archivos Excel directamente a PDF apareció en Excel 2007. Así pues, si tienes cualquier versión de Excel 2007 a 365, puedes hacer una conversión a PDF de forma rápida y sencilla.

Microsoft Excel permite exportar rangos o tablas seleccionados, así como guardar una o varias hojas de cálculo o el libro entero como archivo PDF.

1. Abra su libro de Excel y seleccione los rangos u hojas que desea convertir a un archivo PDF.
   • Si desea exportar un tabla sitúa el cursor en cualquier celda de una tabla.
   • Para exportar un cierta hoja de trabajo simplemente actívela haciendo clic en la pestaña de esta hoja.
   • Para convertir varias hojas de trabajo Para seleccionar hojas adyacentes, haga clic en la pestaña de la primera hoja, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en la pestaña de la última hoja que desee seleccionar. Para seleccionar hojas no adyacentes, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas de cada hoja que desee guardar como PDF.
   • Si desea guardar el todo el cuaderno como un único archivo PDF, sáltese este paso : )
2. Haga clic en Archivo> Guardar como .
3. En el Guardar como seleccione PDF (.*pdf) del " Guardar como tipo" lista desplegable.

   

   Si desea ver el archivo PDF resultante después de guardarlo, asegúrese de que la opción Abrir el archivo después de publicarlo está seleccionada.

   Seleccione una de las siguientes opciones en Optimizar para :

   • Si el documento PDF resultante requiere una alta calidad de impresión, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
   • Si el tamaño del archivo PDF es más importante que la calidad de impresión, seleccione Tamaño mínimo (publicación en línea).
4. Haga clic en el botón Opciones... en la parte inferior izquierda de la ventana (véase la captura de pantalla anterior).
5. En Opciones Se abrirá un cuadro de diálogo y podrá seleccionar una de las opciones según sus necesidades:
   • Selección: exportará el intervalo o intervalos seleccionados actualmente.
   • Hoja(s) activa(s): guardará la hoja de trabajo actual o todas las hojas seleccionadas en un archivo PDF.
   • Tabla: exportará la tabla activa, es decir, aquella en la que se encuentre el puntero del ratón en ese momento.
   • Todo el cuaderno de ejercicios - autoexplicativo : )

   

6. Haga clic en el botón OK para cerrar el cuadro de diálogo y ya está.

Como puede ver, exportar archivos Excel a PDF utilizando los medios incorporados de Excel es fácil. Por supuesto, Microsoft Excel sólo proporciona algunos ajustes básicos, pero con sólo un poco de experiencia, uno puede aprender a preparar los archivos de origen de tal manera que no se necesitarían más ajustes. De todos modos, si no está satisfecho con las capacidades de la herramienta de Excel Guardar como examinemos la oferta de Adobe.

Exportar archivos Excel a PDF con las herramientas de Adobe

Lamentablemente, Adobe no es tan generoso como Microsoft en lo que se refiere a las conversiones de Excel a PDF y no proporciona ningún medio gratuito para ello. Sin embargo, tienen esta función incorporada en herramientas o suscripciones de pago, que -hay que darles su merecido- hacen el trabajo realmente bien.

Adobe Reader

Adobe Reader X y las versiones anteriores incluían la opción de instalar Adobe PDF Printer, que podía utilizarse para exportar archivos Excel a PDF. Sin embargo, esta función no está disponible en la última versión de Adobe Reader XI.

En su lugar, introdujeron el Crear PDF que le permite crear PDF a partir de archivos .xls o .xlsx con un solo clic de botón, siempre que disponga de una suscripción de pago.

Adobe Acrobat XI Pro

Si eres uno de los pocos afortunados usuarios de esta potente suite, crear un archivo PDF a partir de una hoja de cálculo de Excel es tan fácil como hacer clic en PDF desde Archivo... bajo el Cree barra de herramientas.

Como alternativa, Adobe Acrobat Pro le permite crear un archivo PDF directamente desde Excel de una de las siguientes maneras:

• Haga clic en el botón Crear PDF en el botón Acrobat de la cinta de opciones de Excel.
• Cambiar a la Archivo y haga clic en Guardar como Adobe PDF.
• Haga clic en Archivo> Imprimir, seleccione Adobe PDF y configure los ajustes.

Si está interesado en obtener una versión de prueba de 30 días de Adobe Acrobat XI, puede descargarla aquí. Si no está dispuesto a pagar una cuota mensual de 20 dólares por la suscripción a Acrobat XI Pro, veamos qué ofrecen los conversores gratuitos de Excel a PDF.

Conversores gratuitos de Excel a PDF en línea

Por suerte para nosotros, hay muchos conversores gratuitos de Excel a PDF en línea que ofrecen varias opciones para convertir documentos Excel en archivos PDF. A continuación encontrarás las reseñas de los 4 conversores en línea más populares.

Para probar las capacidades de los conversores de PDF en línea con distintos tipos de datos, he creado los dos libros de trabajo siguientes:

Cuaderno de pruebas 1: algunas tablas en diferentes formatos

Cuaderno de ejercicios de prueba 2: Plantilla del planificador de regalos navideños de Microsoft

Ahora que los preparativos han concluido, veamos cómo afrontarán el reto los conversores online de Excel a PDF.

Conversor PDF

Otro conversor online de Excel a PDF está disponible en www.freepdfconvert.com. Además de hojas de Excel, esta herramienta también puede convertir documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, así como páginas web e imágenes a PDF.

Como puede ver en la imagen superior, la interfaz también es muy clara y apenas requiere explicaciones. Basta con navegar entre las pestañas para elegir el tipo de conversión adecuado, luego buscar el archivo original, seleccionar el formato deseado y hacer clic en Convertir .

Una vez finalizada la conversión, puedes descargar el archivo PDF resultante a tu ordenador o guardarlo en Google Docs:

Este conversor de Excel a PDF tiene una versión gratuita y otras de pago. Éstas son las principales limitaciones de la versión gratuita:

• Tienes que esperar 30 minutos para convertir otro archivo.
• Número limitado de conversiones: 10 al mes.

Si tiene curiosidad por saber más sobre esta herramienta, puede encontrar la lista completa de funciones, así como una lista de suscripciones disponibles y precios aquí.

Resultados:

A diferencia del convertidor de PDF anterior, éste ha producido resultados muy decentes en el 1er libro de trabajo, sin distorsiones de formato ni errores.

En cuanto al segundo libro de trabajo, se convirtió de forma precisa e impecable... en un documento de Word (.docx). Lo primero que pensé fue que me había equivocado al elegir el formato para la conversión, así que repetí el proceso y obtuve el mismo resultado, como se puede ver en la captura de pantalla de abajo:

Tras pensarlo un poco, llegué a la siguiente conclusión. El conversor no podía exportar correctamente el formato personalizado de mi hoja de Excel a PDF, así que lo convirtió al formato más parecido. En realidad fue cuestión de segundos guardar el documento de Word como PDF utilizando la función de Word Guardar como y obtendrá como resultado un archivo PDF con un bonito formato.

Soda PDF Online Converter

Este conversor de PDF en línea permite crear documentos PDF a partir de muchos formatos, como Microsoft Excel, Word y PowerPoint, así como imágenes JPEG, PNG y páginas HTML.

Los servicios en línea de Soda PDF ofrecen membresías gratuitas y de pago. De forma gratuita, puede obtener la creación ilimitada de PDF y conversiones limitadas de PDF, un archivo cada 30 minutos. Si desea más, tendrá que actualizar a Premium (alrededor de $ 10 por 3 meses). En este caso, también obtendrá la capacidad de combinar y dividir archivos PDF.

Resultados:

Este conversor de Excel a PDF en línea era casi impecable. El 1er libro de trabajo se convirtió a PDF sin fallos, el 2º libro de trabajo también se convirtió sin errores, pero la primera letra de una palabra estaba truncada:

Como ves, ninguno de los conversores gratuitos de Excel a PDF online es perfecto, aunque Soda PDF está muy cerca. Alguien puede pensar que el problema está en mis documentos Excel originales. Estoy de acuerdo, el segundo libro de trabajo tiene un formato personalizado bastante sofisticado. Esto se debe a que mi propósito era realizar una especie de "prueba de estrés" para revelar el potencial real de los conversores de PDF a Excel online, ya que su verdaderoLos cuadernos de trabajo pueden ser mucho más complejos y sofisticados en cuanto a contenido y formato.

A modo de experimento, convertí los dos libros de prueba a PDF utilizando el cuadro de diálogo Guardar como de Excel, y la tarea se realizó sin problemas: los archivos PDF resultantes eran réplicas exactas de los documentos Excel originales.

Conversores de escritorio de Excel a PDF

Además de los conversores de Excel a PDF en línea, existe una gran variedad de herramientas de escritorio para convertir archivos Excel en documentos PDF que ofrecen distintas opciones en función de lo que se espere del documento final: desde utilidades gratuitas de un solo clic hasta paquetes profesionales de nivel empresarial. Dado que nos interesan principalmente los conversores de Excel a PDF gratuitos, echemos un vistazo más de cerca a un par de estas herramientas.

Foxit Reader: conversor gratuito de Excel a PDF de escritorio

Foxit Reader es un pequeño visor de PDF que permite ver, firmar e imprimir archivos PDF, así como crear documentos PDF a partir de libros de Excel. Permite convertir hojas de cálculo de Excel a PDF desde Foxit Reader o directamente desde Excel.

Convertir Excel a PDF desde Foxit Reader

Esta es la forma más rápida de convertir un libro de Excel a PDF que requiere sólo 3 pasos rápidos.

1. Abra su archivo Excel.

   En el Archivo haga clic en Cree > De archivo entonces De archivo de nuevo y busque el documento Excel que desea convertir.

   

2. Revisar el archivo PDF .

   Una vez seleccionado un archivo Excel, Foxit Reader lo abre inmediatamente en formato PDF. Una característica realmente interesante es que puedes tener varios archivos PDF abiertos a la vez, cada uno de ellos en su propia pestaña, como puedes ver en la siguiente captura de pantalla:

   

   Ver también: Calcular VAN en Excel - Fórmula del valor actual neto

   Tenga en cuenta que la lista de regalos de Navidad de Excel, que era un hueso duro de roer para la mayoría de los conversores de Excel a PDF en línea, no presenta ninguna dificultad para esta herramienta de escritorio.

3. Guardar el archivo PDF .

   Si todo está bien, haga clic en Guardar como en el Archivo o pulsa Ctrl + S para guardar el archivo. ¡Sí, así de fácil!

Nota: Foxit Reader guarda en PDF todas las hojas del libro de trabajo seleccionado, por lo que si sólo desea convertir una hoja determinada, guárdela primero como libro de trabajo individual.

Convertir un archivo Excel a PDF desde Excel

Este enfoque se recomienda si desea más opciones para previsualizar y personalizar el documento PDF resultante.

Tras la instalación, Foxit Reader añade " Impresora PDF Foxit Reader " a su lista de impresoras, que es, de hecho, una pseudoimpresora que puede utilizarse para configurar el aspecto final de su documento PDF.

1. Abra un archivo Excel para convertirlo a PDF.

   Abra un libro de Excel, cambie a la pantalla Archivo haga clic en Imprimir y seleccione Impresora PDF Foxit Reader en la lista de impresoras.

   

2. Configura los ajustes.

   En virtud de la Ajustes tiene las siguientes opciones:

   • Convierte a PDF una hoja activa, un libro entero o una selección.
   • Elija la orientación del documento: vertical u horizontal.
   • Defina el formato del papel y los márgenes.
   • Ajustar la hoja, todas las columnas o todas las filas en una página.

   Los cambios se reflejan inmediatamente en el documento. Vista previa a la derecha.

   Si desea más opciones, pulse el botón Configurar página enlace bajo Ajustes .

   

3. Configure ajustes adicionales (opcional).

   Utilización de la Configurar página puede añadir una cabecera o pie de página personalizados, cambiar el orden de las páginas, mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula, etc.

   

4. Guarde el archivo PDF.

Cuando haya terminado, pulse el botón Imprimir para guardar el archivo. Esto abrirá el archivo estándar de Excel Guardar como donde puede elegir una carpeta de destino y escribir el nombre del archivo.

Primo PDF - una pseudoimpresora para convertir Excel a PDF

PrimoPDF es otra pseudoimpresora que puede ayudarle a exportar sus documentos Excel al formato PDF. Las funciones y opciones que ofrece este programa son muy similares a las de Foxit Reader, y se configura exactamente del mismo modo: seleccione PrimoPDF en Impresora y juega con los ajustes.

Si ninguna de las herramientas presentadas es la ideal para tu tarea, puedes probar algunos métodos alternativos, por ejemplo, subir tus archivos de Excel a Google Sheets y luego exportarlos a PDF, o convertir Excel a PDF a través de Open Office.

En algunas situaciones, puede resultarle útil convertir una hoja de cálculo de Excel en una imagen JPG, PNG o GIF.

En el próximo artículo, nos ocuparemos de la tarea contraria y exploraremos las particularidades de la importación de archivos PDF a Excel. Le agradezco su lectura y ¡espero volver a verle la semana que viene!