Θέλετε να προστατέψετε τα βιβλία εργασίας σας από απροσδόκητες καταρρεύσεις υπολογιστών ή διακοπές ρεύματος; Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία και να επαναφέρετε προηγούμενες εκδόσεις του βιβλίου εργασίας σας στο Excel 2010 - 365. Θα μάθετε επίσης διαφορετικούς τρόπους δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων στον υπολογιστή σας ή στο cloud.

Φανταστείτε ότι δουλεύατε για μερικές ώρες σε ένα πολύ σημαντικό έγγραφο στο Excel, δημιουργώντας ένα πολύ περίπλοκο γράφημα, και μετά... ουπς! Το Excel κατέρρευσε, το ρεύμα έπεσε ή κλείσατε κατά λάθος ένα αρχείο χωρίς να το αποθηκεύσετε. Αυτό είναι απογοητευτικό, αλλά μην εκνευρίζεστε τόσο πολύ - μπορείτε εύκολα να ανακτήσετε το μη αποθηκευμένο έγγραφό σας.

Ποιο είναι το χειρότερο που θα μπορούσε να συμβεί; Ενώ εργάζεστε σε ένα βιβλίο εργασίας, ανακαλύψατε ότι κάνατε ένα λάθος πριν από περίπου μία ώρα, έχετε ήδη κάνει πολλές αλλαγές από εκείνη τη στιγμή και η αναίρεση δεν αποτελεί επιλογή. Αν θέλετε να μάθετε πώς να ανακτήσετε ένα αντικατασταθέν αρχείο Excel, προχωρήστε και διαβάστε αυτό το άρθρο.

Excel AutoSave και AutoRecover

Το Excel μας παρέχει τέτοια καλά χαρακτηριστικά όπως Αυτόματη αποθήκευση και Αυτόματη ανάκτηση Αν είναι ενεργοποιημένες, δεν θα είναι πρόβλημα για εσάς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία και να επαναφέρετε προηγούμενες εκδόσεις. Αλλά αυτές οι δύο λειτουργίες συχνά παρεξηγούνται, οπότε ας ορίσουμε αρχικά τι σημαίνουν.

Αυτόματη αποθήκευση του Excel είναι ένα εργαλείο που αποθηκεύει αυτόματα ένα νέο έγγραφο που μόλις δημιουργήσατε, αλλά δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα. Σας βοηθά να μην χάσετε σημαντικά δεδομένα σε περίπτωση κατάρρευσης του υπολογιστή ή διακοπής ρεύματος.

Αυτόματη ανάκτηση του Excel σας βοηθά να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία μετά από τυχαίο κλείσιμο ή συντριβή. Σας επιτρέπει να επαναφέρετε την τελευταία αποθηκευμένη έκδοση, η οποία εμφανίζεται στο παράθυρο Ανάκτηση εγγράφων παράθυρο όταν ξεκινήσετε το Excel την επόμενη φορά.

Σημείωση. Η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης λειτουργεί μόνο σε βιβλία εργασίας του Excel που έχουν αποθηκευτεί τουλάχιστον μία φορά. Εάν δεν αποθηκεύσετε ποτέ ένα έγγραφο πριν από μια συντριβή του υπολογιστή, το παράθυρο ανάκτησης εγγράφων δεν θα εμφανιστεί στο Excel.

Ευτυχώς, οι επιλογές αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης αρχείων είναι ενεργοποιημένες στο Excel από προεπιλογή. Αν δεν είστε σίγουροι, μπορείτε εύκολα να τις ελέγξετε.

Πώς να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις AutoSave (AutoRecover) στο Excel:

1. Πηγαίνετε στο ΑΡΧΕΙΟ και επιλέξτε Επιλογές από το ΑΡΧΕΙΟ μενού
2. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση στο αριστερό τμήμα του παραθύρου Επιλογές Excel διάλογος.
3. Βεβαιωθείτε ότι και οι δύο Αποθήκευση πληροφοριών AutoRecover κάθε X λεπτά και Διατήρηση της τελευταίας αυτόματα αποθηκευμένης έκδοσης αν κλείσω χωρίς να αποθηκεύσω ελέγχονται.

Από προεπιλογή, η λειτουργία AutoRecover έχει ρυθμιστεί να αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας σας κάθε 10 λεπτά. Μπορείτε να συντομεύσετε ή να επιμηκύνετε αυτό το διάστημα όπως θέλετε. Εδώ μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη θέση του αρχείου AutoRecover του Excel και να καθορίσετε τις εξαιρέσεις AutoRecover.

Συμβουλή. Αν θέλετε να είστε πιο ασφαλείς σε περίπτωση συντριβής ή διακοπής ρεύματος, θα πρέπει να μειώσετε το χρονικό διάστημα για την αποθήκευση των πληροφοριών. Όσο πιο συχνά αποθηκεύεται το έγγραφο, όσο περισσότερες εκδόσεις έχετε, τόσο περισσότερες πιθανότητες έχετε να πάρετε πίσω όλες τις αλλαγές.

Τώρα, όταν το Excel έχει ρυθμιστεί για αυτόματη αποθήκευση και αυτόματη ανάκτηση των εγγράφων σας, θα επαναφέρετε εύκολα ένα αρχείο όταν κάτι πάει στραβά. Περαιτέρω σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να ανακτάτε νέα αρχεία που μόλις δημιουργήσατε και αυτά που έχετε ήδη αποθηκεύσει.

Πώς να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία Excel

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα νέο έγγραφο στο Excel και το πρόγραμμα κλειδώνει απροσδόκητα. Σε λίγα δευτερόλεπτα συνειδητοποιείτε ότι δεν αποθηκεύσατε το βιβλίο εργασίας. Μην πανικοβάλλεστε και ανακαλύψτε παρακάτω πώς μπορείτε να ανακτήσετε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο.

1. Πηγαίνετε στο ΑΡΧΕΙΟ ->, Ανοίξτε.
2. Επιλέξτε Πρόσφατα βιβλία εργασίας .

Σημείωση. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στη διεύθυνση ΑΡΧΕΙΟ ->, Πληροφορίες, ανοίξτε το Διαχείριση βιβλίων εργασίας drop-down και επιλέξτε Ανάκτηση μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας από το μενού.

Το έγγραφο θα ανοίξει στο Excel και το πρόγραμμα θα σας ζητήσει να το αποθηκεύσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ως στην κίτρινη γραμμή πάνω από το φύλλο εργασίας σας και αποθηκεύστε το αρχείο στην επιθυμητή θέση.

Ανάκτηση αντικατασταθέντων αρχείων Excel

Το Excel 2010 και μεταγενέστερα καθιστά δυνατή όχι μόνο την επαναφορά των μη αποθηκευμένων βιβλίων εργασίας, αλλά και την ανάκτηση προηγούμενων εκδόσεων του εγγράφου σας. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν κάνετε ένα λάθος που δεν μπορείτε να αναιρέσετε ή όταν θέλετε να δείτε πώς ήταν το έγγραφο λίγα λεπτά νωρίτερα. Δείτε παρακάτω πώς να ανακτήσετε ένα αντικατασταθέν αρχείο Excel:

Κάντε κλικ στο ΑΡΧΕΙΟ και επιλέξτε Πληροφορίες στο αριστερό παράθυρο. Δίπλα στο πεδίο Διαχείριση εκδόσεων θα δείτε όλες τις αυτόματα αποθηκευμένες εκδόσεις του εγγράφου σας.

Το Excel αποθηκεύει αυτόματα εκδόσεις του βιβλίου εργασίας σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα, αλλά μόνο αν έχετε κάνει αλλαγές στο φύλλο εργασίας σας μεταξύ αυτών των διαστημάτων. Το όνομα κάθε έκδοσης έχει ημερομηνία, ώρα και το " (αυτόματη αποθήκευση) "Όταν κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε από αυτές, θα ανοίξει μαζί με την πιο πρόσφατη έκδοση του βιβλίου εργασίας σας, ώστε να μπορείτε να τις συγκρίνετε και να δείτε όλες τις αλλαγές.

Εάν το πρόγραμμα έκλεισε εσφαλμένα, το τελευταίο αρχείο αυτόματης αποθήκευσης φέρει την ένδειξη (όταν έκλεισα χωρίς να αποθηκεύσω) .

Όταν ανοίξετε αυτό το αρχείο στο Excel, θα εμφανιστεί το μήνυμα πάνω από το φύλλο εργασίας σας. Απλά κάντε κλικ στο Επαναφορά στην κίτρινη μπάρα για να επιστρέψετε στη νεότερη μη αποθηκευμένη έκδοση του βιβλίου εργασίας.

Σημείωση. Το Excel διαγράφει όλες τις προηγούμενες αυτόματες αποθηκευμένες εκδόσεις όταν κλείνετε το έγγραφο. Εάν θέλετε να δείτε ξανά την προηγούμενη έκδοση, είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας.

Πώς να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου εργασίας σας

Η αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του Excel είναι μια πολύ χρήσιμη λειτουργία που μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε μια προηγουμένως αποθηκευμένη έκδοση του βιβλίου εργασίας σας. Η αποθήκευση ενός αντιγράφου ασφαλείας μπορεί να προστατεύσει την εργασία σας εάν κατά λάθος αποθηκεύσετε αλλαγές που δεν θέλετε να διατηρήσετε ή διαγράψετε το αρχικό αρχείο. Ως αποτέλεσμα, θα έχετε τις τρέχουσες αποθηκευμένες πληροφορίες στο αρχικό βιβλίο εργασίας και όλες τις προηγουμένως αποθηκευμένες πληροφορίες στο αντίγραφο ασφαλείας.

Αν και αυτή η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη, είναι αρκετά δύσκολο να τη βρείτε στο Excel. Ας το κάνουμε λοιπόν μαζί τώρα:

1. Πηγαίνετε στο ΑΡΧΕΙΟ ->, Αποθήκευση ως .
2. Επιλέξτε Υπολογιστής και κάντε κλικ στο Περιήγηση στο κουμπί.

Τώρα μπορείτε να μετονομάσετε το αρχείο σας και να επιλέξετε την επιθυμητή θέση για την αποθήκευσή του. Το Excel θα δημιουργήσει ένα αντίγραφο ασφαλείας του εγγράφου στον ίδιο φάκελο.

Σημείωση. Ένα αντίγραφο ασφαλείας αποθηκεύεται με διαφορετικές .xlk Όταν το ανοίξετε, το Excel θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε πραγματικά να ανοίξετε αυτό το βιβλίο εργασίας. Απλά κάντε κλικ στο Ναι και μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση του φύλλου εργασίας σας.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας με χρονική σήμανση στο Excel

Τώρα ξέρετε πώς να ενεργοποιήσετε την επιλογή Αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του Excel. Ωστόσο, κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα βιβλίο εργασίας, ένα νέο αντίγραφο ασφαλείας θα αντικαταστήσει το υπάρχον. Πώς μπορείτε να επιστρέψετε στην προηγούμενη έκδοση, αν έχετε ήδη αποθηκεύσει το έγγραφο αρκετές φορές; Ηρεμήστε - έχετε τουλάχιστον δύο τρόπους να ξεφύγετε από αυτή την κατάσταση.

Η πρώτη είναι η χρήση των ASAP Utilities. Αποθήκευση αρχείου και δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας εργαλείο που σας βοηθά να δημιουργήσετε πολλαπλές εφεδρικές εκδόσεις του εγγράφου σας. Μόλις εγκαταστήσετε αυτά τα βοηθητικά προγράμματα στο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ειδική συντόμευση πληκτρολογίου για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας και να δημιουργήσετε αυτόματα ένα εφεδρικό αντίγραφο. Κάθε έκδοση έχει μια χρονοσφραγίδα στο όνομα του αρχείου, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε το απαραίτητο αντίγραφο σύμφωνα με την ημερομηνία και την ώρα που δημιουργήθηκε.

Αν είστε άνετοι με το VBA, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ειδική μακροεντολή Excel AutoSave για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Απλά αντιγράψτε την από αυτό το άρθρο και επικολλήστε την στην Ενότητα κώδικα. Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα αντίγραφα ασφαλείας θέλετε απλά πατώντας μια απλή συντόμευση. Θα επαναφέρει μια προηγουμένως αποθηκευμένη έκδοση του βιβλίου εργασίας σας και δεν θα αντικαταστήσει κανένα παλιό αρχείο ασφαλείας. Κάθε αντίγραφο επισημαίνεται με την ημερομηνία και την ώρα του αντιγράφου ασφαλείας.

Εάν έχετε αποθηκεύσει αντίγραφα του αρχείου σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε το σφάλμα " Το αρχείο είναι κατεστραμμένο και δεν μπορεί να ανοιχτεί". Δείτε τη λύση σε αυτό το πρόβλημα σε αυτό το άρθρο.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων Excel στο cloud

Για όσους χρησιμοποιούν υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud για την αποθήκευση των εγγράφων τους, η ανάκτηση αντικατασταθέντων αρχείων Excel δεν θα είναι καθόλου πρόβλημα.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο OneDrive, την επιλογή αποθήκευσης της Microsoft. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημά του είναι ότι το OneDrive είναι στενά συνδεδεμένο με το Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανοίγετε και να αποθηκεύετε γρήγορα έγγραφα του OneDrive απευθείας από το Excel σας. Το OneDrive και το Excel συνεργάζονται για να συγχρονίζουν τα βιβλία εργασίας πιο γρήγορα και να σας επιτρέπουν να εργάζεστε ταυτόχρονα με άλλα άτομα σε κοινά έγγραφα.

Όταν εσείς ή ο συνάδελφός σας κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο, το OneDrive παρακολουθεί αυτόματα τις εκδόσεις, ώστε να μην χρειάζεται να αποθηκεύετε πολλαπλά αντίγραφα του ίδιου εγγράφου. Με το ιστορικό εκδόσεων του OneDrive θα μπορείτε να βλέπετε τις προηγούμενες παραλλαγές του αρχείου, θα γνωρίζετε πότε τροποποιήθηκε το έγγραφο και ποιος έκανε τις αλλαγές. Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε οποιαδήποτε από τις προηγούμενες εκδόσεις, αν χρειαστεί.

Μια άλλη πολύ δημοφιλής υπηρεσία αποθήκευσης στο νέφος είναι το Dropbox. Διατηρεί στιγμιότυπα κάθε αλλαγής στο φάκελο Dropbox τις τελευταίες 30 ημέρες. Έτσι, ακόμη και αν αποθηκεύσατε μια κακή αλλαγή ή αν το αρχείο έχει καταστραφεί ή διαγραφεί, μπορείτε να επαναφέρετε το έγγραφο σε μια παλαιότερη έκδοση με λίγα μόνο κλικ. Το Dropbox δεν συνεργάζεται τόσο στενά με το Microsoft Office όσο το OneDrive, αλλά είναι τόσο απλό που όλοι μπορούν να το κατακτήσουν.αυτό.

Τώρα γνωρίζετε διάφορους τρόπους για να ανακτήσετε μη αποθηκευμένα αρχεία και να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου εργασίας σας στο Excel. Και ελπίζω ότι δεν θα πατήσετε το κουμπί πανικού την επόμενη φορά που ο υπολογιστής σας θα καταρρεύσει ή θα πέσει το ρεύμα.