Tabla de contenido
¿Desea proteger sus libros de trabajo de fallos inesperados del ordenador o de cortes de electricidad? En este artículo se explica cómo recuperar archivos no guardados y restaurar versiones anteriores de su libro de trabajo en Excel 2010 - 365. También aprenderá diferentes formas de realizar copias de seguridad de archivos en su PC o en la nube.
Imagínate que llevas varias horas trabajando en un documento muy importante en Excel, creando un gráfico muy complicado, y luego... ¡ups! Excel se bloquea, se va la luz o cierras accidentalmente un archivo sin guardar. Eso es frustrante, pero no te cortes tanto por ello: puedes recuperar fácilmente tu documento sin guardar.
¿Qué es lo peor que podría pasar? Mientras trabajas en un libro de trabajo descubres que has cometido un error hace una hora, ya has hecho muchos cambios desde entonces y deshacer no es una opción. Si quieres saber cómo recuperar un archivo Excel sobrescrito, sigue leyendo este artículo.
Autoguardado y Autorecuperación de Excel
Excel nos proporciona funciones tan buenas como Guardado automático y Recuperación automática Si están activadas, no tendrás ningún problema para recuperar archivos no guardados y restaurar versiones anteriores. Pero estas dos funciones a menudo se malinterpretan, así que primero vamos a definir lo que significan.
Autoguardado en Excel es una herramienta que guarda automáticamente un documento nuevo que acabas de crear, pero que aún no has guardado. Te ayuda a no perder datos importantes en caso de que el ordenador se bloquee o se produzca un corte de luz.
Recuperación automática de Excel le ayuda a recuperar los archivos no guardados tras un cierre accidental o un bloqueo. Le permite restaurar a la última versión guardada, que se muestra en la pantalla Recuperación de documentos cuando inicie Excel la próxima vez.
Nota. La función Recuperación automática sólo funciona en libros de Excel que se hayan guardado al menos una vez. Si nunca guarda un documento antes de que se produzca un fallo informático, el panel Recuperación de documentos no aparecerá en Excel.
Por suerte, las opciones de autoguardado y autorecuperación de archivos están activadas por defecto en Excel. Si no estás seguro, puedes comprobarlo fácilmente.
Cómo configurar las opciones de Autoguardar (AutoRecuperar) en Excel:
- Ir a la ARCHIVO y seleccione Opciones del ARCHIVO menú
- Haga clic en Guardar en el panel izquierdo del Opciones de Excel diálogo.
- Asegúrese de que ambos Guardar información de AutoRecuperación cada X minutos y Mantener la última versión autoguardada si cierro sin guardar se comprueban.
Por defecto, la función AutoRecover está configurada para guardar automáticamente los cambios en el libro cada 10 minutos. Puede acortar o alargar este intervalo a su gusto. Aquí también puede cambiar la ubicación del archivo de AutoRecover de Excel y especificar las excepciones de AutoRecover.
Consejo. Si quieres estar más seguro en caso de caída o fallo eléctrico, debes reducir el intervalo de tiempo para guardar la información. Cuanto más frecuentemente se guarde el documento, más versiones tendrás y más posibilidades tendrás de recuperar todos los cambios.
Ahora, cuando Excel está configurado para guardar y recuperar automáticamente tus documentos, podrás restaurar fácilmente un archivo cuando algo vaya mal. Más adelante en este artículo descubrirás cómo recuperar archivos nuevos que acabas de crear y los que ya has guardado.
Cómo recuperar archivos Excel no guardados
Supongamos que estás trabajando en un nuevo documento en Excel y el programa se bloquea inesperadamente. En unos segundos te das cuenta de que no has guardado el libro. Que no cunda el pánico y descubre a continuación cómo recuperar un archivo no guardado.
- Ir a ARCHIVO -> Abierto.
- Elija Cuadernos recientes .
Nota. También puede ir a ARCHIVO -> Info, abrir el Gestionar libros de trabajo y seleccione Recuperar libros de trabajo no guardados del menú.
El documento se abrirá en Excel y el programa le pedirá que lo guarde. Haga clic en el botón Guardar como de la barra amarilla situada encima de la hoja de cálculo y guarde el archivo en la ubicación deseada.
Recuperar archivos Excel sobrescritos
Excel 2010 y versiones posteriores permiten no sólo restaurar los libros no guardados, sino también recuperar versiones anteriores del documento. Resulta especialmente útil cuando se comete un error que no se puede deshacer, o cuando se desea ver el aspecto que tenía el documento unos minutos antes. Vea a continuación cómo recuperar un archivo Excel sobrescrito:
Haga clic en el botón ARCHIVO y seleccione Información en el panel izquierdo. Junto a la casilla Gestionar versiones verás todas las versiones autoguardadas de tu documento.
Excel guarda automáticamente versiones del libro de trabajo a intervalos especificados, pero sólo si ha realizado cambios en la hoja de cálculo entre esos intervalos. El nombre de cada versión tiene una fecha, una hora y el símbolo " (autoguardado) "Cuando hagas clic en cualquiera de ellos, se abrirá junto con la versión más reciente de tu libro de trabajo para que puedas compararlos y ver todos los cambios.
Si el programa se cerró incorrectamente, el último archivo autoguardado se etiqueta con las palabras (cuando cerré sin guardar) .
Cuando abra este archivo en Excel, aparecerá el mensaje encima de la hoja de cálculo. Sólo tiene que hacer clic en el botón Restaurar de la barra amarilla para volver a la versión más reciente del libro sin guardar.
Nota. Excel borra todas las versiones autoguardadas anteriormente al cerrar el documento. Si desea volver a consultar la versión anterior, es mejor que cree una copia de seguridad de sus datos.
Cómo guardar una copia de seguridad del libro de trabajo
La copia de seguridad automática de Excel es una función muy útil que puede ayudarte a recuperar una versión previamente guardada de tu libro. Guardar una copia de seguridad puede proteger tu trabajo si accidentalmente guardas cambios que no quieres conservar o borras el archivo original. Como resultado, tendrás la información guardada actual en el libro original y toda la información previamente guardada en la copia de seguridad.
Aunque esta función es muy útil, es bastante difícil de encontrar en Excel. Así que vamos a hacerlo juntos ahora:
- Ir a ARCHIVO -> Guardar como .
- Seleccione Ordenador y haga clic en el botón Visite botón.
Ahora puede cambiar el nombre de su archivo y elegir la ubicación deseada para guardarlo. Excel creará una copia de seguridad del documento en la misma carpeta.
Nota. Una copia de seguridad se guarda con diferentes .xlk Cuando lo abra, Excel le pedirá que compruebe que realmente desea abrir este libro. Sólo tiene que hacer clic en Sí y podrás restaurar una versión anterior de tu hoja de cálculo.
Crear versiones de seguridad con fecha y hora en Excel
Ahora ya sabes cómo activar la opción de copia de seguridad automática de Excel. Sin embargo, cada vez que guardes un libro, una nueva copia de seguridad sustituirá a la existente. ¿Cómo puedes volver a la versión anterior si ya has guardado el documento varias veces? Tranquilo: tienes al menos dos formas de salir de esta situación.
La primera es utilizar ASAP Utilities, que ofrece la herramienta Guardar archivo y crear copia de seguridad que te ayuda a crear varias versiones de copia de seguridad de tu documento. Una vez instaladas estas utilidades en Excel, puedes utilizar un atajo de teclado especial para guardar tu libro y crear automáticamente una copia de seguridad. Cada versión tiene una marca de tiempo en el nombre del archivo, de modo que puedes encontrar fácilmente la copia necesaria según la fecha y hora en que se creó.
Si te sientes cómodo con VBA, puedes utilizar una macro especial de Autoguardado de Excel para hacer copias de seguridad de tus archivos. Sólo tienes que copiarla de este artículo y pegarla en el Módulo de código. Puedes crear tantas copias de seguridad como quieras pulsando un simple atajo de teclado. Restaurará una versión previamente guardada de tu libro y no sobrescribirá ningún archivo de copia de seguridad antiguo. Cada copia está marcada con una fecha y hora de copia de seguridad.
Si guardó copias del archivo en versiones anteriores de Excel, es posible que aparezca el error "El archivo está dañado y no se puede abrir". Consulte la solución a este problema en este artículo.
Copia de seguridad de archivos Excel en la nube
Para aquellos que utilizan servicios de almacenamiento en la nube para guardar sus documentos, recuperar archivos Excel sobrescritos no será ningún problema.
Echemos un vistazo más de cerca a OneDrive, la opción de almacenamiento de Microsoft. Su mayor punto fuerte es que OneDrive está estrechamente ligado a Office. Por ejemplo, puedes abrir y guardar rápidamente documentos de OneDrive directamente desde tu Excel. OneDrive y Excel trabajan juntos para sincronizar los libros de trabajo más rápidamente y permitirte trabajar con otras personas en documentos compartidos al mismo tiempo.
Cuando tú o un compañero hacéis cambios en un documento, OneDrive lleva la cuenta de las versiones automáticamente, por lo que no necesitas almacenar varias copias del mismo documento. Con el historial de versiones de OneDrive podrás ver las variantes anteriores del archivo, sabrás cuándo se modificó el documento y quién hizo los cambios. También podrás restaurar cualquiera de las versiones anteriores si es necesario.
Otro servicio de almacenamiento en la nube muy popular es Dropbox, que guarda instantáneas de todos los cambios realizados en tu carpeta de Dropbox durante los últimos 30 días. Así, aunque hayas guardado mal un cambio, o si el archivo se ha dañado o eliminado, puedes restaurar el documento a una versión anterior con sólo unos clics. Dropbox no funciona tan estrechamente con Microsoft Office como OneDrive, pero es tan sencillo que todo el mundo puede dominarlo.eso.
Ahora ya conoces diferentes formas de recuperar archivos no guardados y crear una copia de seguridad de tu libro en Excel. Y espero que no pulses el botón del pánico la próxima vez que se te cuelgue el ordenador o se vaya la luz.
