Хочете захистити свої робочі книги від несподіваних збоїв комп'ютера або перебоїв в подачі електроенергії? У цій статті пояснюється, як відновити незбережені файли і відновити попередні версії робочої книги в Excel 2010 - 365. Ви також дізнаєтеся про різні способи резервного копіювання файлів на комп'ютері або в хмарному сховищі.

Уявіть собі, що ви кілька годин працювали над дуже важливим документом в Excel, створюючи дуже складний графік, а потім... ой! Excel вийшов з ладу, вимкнулося світло або ви випадково закрили файл без збереження. Це прикро, але не варто так засмучуватися - ви можете легко відновити незбережений документ.

Що може бути гірше? Працюючи над робочою книгою, ви виявили, що зробили помилку близько години тому, з того часу ви вже внесли багато змін, а скасувати їх немає можливості. Якщо ви хочете дізнатися, як відновити перезаписаний файл Excel, прочитайте цю статтю.

Автозбереження та автоматичне відновлення Excel

Excel надає нам такі хороші можливості, як Автозбереження і AutoRecover Якщо вони увімкнені, то для вас не буде проблемою відновити незбережені файли і відновити попередні версії. Але ці дві функції часто неправильно розуміють, тому спочатку давайте визначимо, що вони означають.

Автозбереження Excel це інструмент, який автоматично зберігає новий документ, який ви щойно створили, але ще не зберегли. Це допоможе вам не втратити важливі дані у разі збою в роботі комп'ютера або відключення електроенергії.

Excel AutoRecover допомагає відновити незбережені файли після випадкового закриття або збою. Дозволяє відновити останню збережену версію, яка відображається в Відновлення документів під час наступного запуску Excel.

Функція автоматичного відновлення працює тільки для книг Excel, які були збережені хоча б один раз. Якщо ви жодного разу не зберігали документ перед збоєм комп'ютера, панель "Відновлення документів" не буде відображатися в Excel.

На щастя, в Excel за замовчуванням увімкнені опції автоматичного збереження та автоматичного відновлення файлів. Якщо ви не впевнені, ви можете легко перевірити їх.

Як налаштувати параметри автозбереження (автовідновлення) в Excel:

1. Перейдіть на сторінку ФАЙЛ вкладку та оберіть Опції від ФАЙЛ меню
2. Натисніть Зберегти на лівій панелі Параметри Excel діалог.
3. Переконайтеся, що обидва Зберігати інформацію про автоматичне відновлення кожні X хвилин і Зберігати останню автоматично збережену версію, якщо я закриваюся без збереження перевіряються.

За замовчуванням функція автоматичного відновлення налаштована на автоматичне збереження змін у вашій книзі кожні 10 хвилин. Ви можете скоротити або збільшити цей інтервал на свій розсуд. Тут також можна змінити розташування файлу Excel AutoRecovery і вказати винятки AutoRecovery.

Порада: якщо ви хочете убезпечити себе на випадок збою або відключення електроенергії, варто зменшити часовий інтервал збереження інформації. Чим частіше зберігається документ, чим більше у вас версій, тим більше шансів отримати всі зміни назад.

Тепер, коли Excel налаштований на автоматичне збереження і автоматичне відновлення документів, ви зможете легко відновити файл, якщо щось піде не так. Далі в цій статті ви дізнаєтеся, як відновити нові файли, які ви тільки що створили, і ті, які ви вже зберегли.

Як відновити незбережені файли Excel

Припустимо, ви працюєте над новим документом в Excel і програма несподівано блокується. Через кілька секунд ви розумієте, що не зберегли робочу книгу. Не панікуйте і дізнайтеся нижче, як відновити незбережений файл.

1. Перейдіть до ФАЙЛ -> -> -> -> -> Відчиняй.
2. Обирайте Останні робочі зошити .

Примітка: Ви також можете зайти на ФАЙЛ -> Інформація, відкрийте Керування робочими книгами випадаюче вікно та оберіть Відновлення незбережених книг з меню.

Документ відкриється у форматі Excel і програма запропонує зберегти його. Натисніть на кнопку Зберегти як на жовтій смузі над робочим аркушем і збережіть файл у потрібному місці.

Відновлення перезаписаних файлів Excel

Excel 2010 і новіших версій дозволяє не тільки відновити незбережені книги, але й попередні версії документа. Це особливо корисно, коли ви зробили помилку, яку не можете виправити, або коли хочете подивитися, як виглядав документ кілька хвилин тому. Нижче описано, як відновити перезаписаний файл Excel:

Натисніть на кнопку ФАЙЛ вкладку та оберіть Інформація на лівій панелі. Поруч з кнопкою Керування версіями ви побачите всі автоматично збережені версії вашого документа.

Excel автоматично зберігає версії книги через певні проміжки часу, але тільки якщо ви вносили зміни в електронну таблицю між цими проміжками. Назва кожної версії містить дату, час і символ " (автозбереження) "При натисканні на будь-яку з них, вона відкриється разом з останньою версією вашої робочої книги, щоб ви могли порівняти їх і побачити всі зміни.

Якщо програма закрилася некоректно, то останній автозбережений файл позначається словами (коли я закрився без збереження) .

Коли ви відкриєте цей файл в Excel, ви отримаєте повідомлення над робочим аркушем. Просто натисніть на кнопку Відновити на жовтій смузі, щоб повернутися до нової незбереженої версії робочої книги.

Примітка: Excel видаляє всі раніше автоматично збережені версії при закритті документа. Якщо ви хочете переглянути попередню версію ще раз, краще створити резервну копію ваших даних.

Як зберегти резервну копію робочої книги

Автоматичне резервне копіювання Excel - це дуже корисна функція, яка може допомогти вам отримати раніше збережену версію вашої робочої книги. Збереження резервної копії може захистити вашу роботу, якщо ви випадково збережете зміни, які ви не хочете зберігати, або видалите оригінальний файл. В результаті ви будете мати поточну збережену інформацію в оригінальній робочій книзі та всю раніше збережену інформацію в резервній копії.

Хоча ця функція є дуже корисною, її досить важко знайти в Excel. Тож давайте зробимо це разом:

1. Перейдіть до ФАЙЛ -> Зберегти як .
2. Виберіть Комп'ютер та натисніть на кнопку Переглянути кнопку.

Тепер ви можете перейменувати файл і вибрати потрібне місце для його збереження. Excel створить резервну копію документа в тій же папці.

Примітка. Резервна копія зберігається з різними .xlk При відкритті Excel попросить вас підтвердити, що ви дійсно хочете відкрити цю книгу. Просто натисніть Так і ви зможете відновити попередню версію вашої електронної таблиці.

Створення резервних копій з позначкою часу в Excel

Тепер ви знаєте, як увімкнути функцію автоматичного резервного копіювання Excel. Однак при кожному збереженні книги нова резервна копія буде замінювати існуючу. Як же повернутися до попередньої версії, якщо ви вже кілька разів зберігали документ? Не хвилюйтеся - у вас є як мінімум два виходи з цієї ситуації.

Перший - скористатися послугами компанії ASAP Utilities, яка пропонує Збережіть файл і створіть резервну копію інструмент, який допомагає створювати кілька резервних версій документа. Після установки цих утиліт в Excel можна використовувати спеціальну комбінацію клавіш для збереження робочої книги і автоматичного створення резервної копії. Кожна версія має мітку часу в назві файлу, тому ви можете легко знайти необхідну копію за датою і часом її створення.

Якщо ви добре володієте мовою VBA, ви можете скористатися спеціальним макросом Excel AutoSave для резервного копіювання файлів. Просто скопіюйте його з цієї статті і вставте в код модуля. Ви можете створити скільки завгодно резервних копій, просто натиснувши просту комбінацію клавіш. Він відновить раніше збережену версію вашої робочої книги і не перезапише жодного старого файлу резервної копії. Кожна копія позначається датою і часом створення резервної копії.

Якщо ви зберігали копії файлу в більш ранніх версіях Excel, ви можете зіткнутися з помилкою "Файл пошкоджений і не може бути відкритий". Рішення цієї проблеми дивіться в цій статті.

Резервне копіювання файлів Excel в хмару

Для тих, хто користується хмарними сервісами для збереження документів, відновлення перезаписаних файлів Excel не буде проблемою.

Розглянемо докладніше OneDrive, сховище від Microsoft. Його найбільша перевага полягає в тому, що OneDrive тісно пов'язаний з Office. Наприклад, ви можете швидко відкривати і зберігати документи OneDrive прямо з Excel. OneDrive і Excel працюють разом, щоб швидше синхронізувати робочі книги і дозволити вам одночасно працювати з іншими людьми над спільними документами.

Коли ви або ваш колега вносите зміни в документ, OneDrive автоматично відстежує версії, тому вам не потрібно зберігати кілька копій одного й того ж документа. За допомогою історії версій OneDrive ви зможете переглянути попередні версії файлу, дізнатися, коли документ було змінено і хто вніс зміни. Ви також можете відновити будь-яку з попередніх версій, якщо це необхідно.

Ще один дуже популярний сервіс хмарного зберігання даних - Dropbox. Він зберігає знімки всіх змін у вашій папці Dropbox за останні 30 днів. Тож навіть якщо ви зберегли невдалу зміну, або якщо файл був пошкоджений чи видалений, ви можете відновити документ до старої версії всього за кілька кліків. Dropbox не так тісно співпрацює з Microsoft Office, як OneDrive, але він настільки простий, що освоїти його зможе кожен.це.

Тепер ви знаєте різні способи відновлення незбережених файлів і створення резервної копії робочої книги в Excel. І я сподіваюся, що наступного разу, коли ваш комп'ютер вийде з ладу або відключиться електрика, ви не будете натискати кнопку "тривога".