Bạn có muốn bảo vệ sổ làm việc của mình khỏi sự cố máy tính hoặc mất điện không mong muốn không? Bài viết này giải thích cách khôi phục các tệp chưa được lưu và khôi phục các phiên bản trước của sổ làm việc của bạn trong Excel 2010 - 365. Bạn cũng sẽ tìm hiểu các cách sao lưu tệp khác nhau trên PC hoặc trên đám mây.

Chỉ cần tưởng tượng rằng bạn đã làm việc trên một tài liệu rất quan trọng trong Excel trong vài giờ, tạo một biểu đồ rất phức tạp và sau đó… rất tiếc! Excel bị treo, mất điện hay bạn vô tình đóng một file mà chưa lưu. Điều đó thật khó chịu, nhưng đừng quá lo lắng về điều đó - bạn có thể dễ dàng khôi phục tài liệu chưa lưu của mình.

Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì? Trong khi làm việc trên sổ làm việc, bạn phát hiện ra rằng mình đã mắc lỗi khoảng một giờ trước, bạn đã thực hiện nhiều thay đổi kể từ thời điểm đó và hoàn tác không phải là một tùy chọn. Nếu bạn muốn biết cách truy xuất tệp Excel bị ghi đè, hãy tiếp tục và đọc bài viết này.

Tự động lưu và tự động khôi phục của Excel

Excel cung cấp cho chúng ta các tính năng hữu ích như Tự động Lưu và Tự động Phục hồi . Nếu chúng được bật, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi khôi phục các tệp chưa lưu và khôi phục các phiên bản trước đó. Tuy nhiên, hai tính năng này thường bị hiểu sai, vì vậy, trước tiên, hãy xác định ý nghĩa của chúng.

Lưu tự động Excel là công cụ tự động lưu tài liệu mới mà bạn vừa tạo nhưng chưa lưu' chưa lưu. Nó giúp bạn không bị mấtdữ liệu quan trọng trong trường hợp máy tính gặp sự cố hoặc mất điện.

Tính năng Tự động Phục hồi của Excel giúp bạn truy xuất các tệp chưa được lưu sau khi vô tình đóng hoặc gặp sự cố. Nó cho phép bạn khôi phục về phiên bản đã lưu cuối cùng hiển thị trong ngăn Phục hồi tài liệu khi bạn khởi động Excel vào lần tới.

Lưu ý. Tính năng Tự động Phục hồi chỉ hoạt động trên sổ làm việc Excel đã được lưu ít nhất một lần. Nếu bạn không bao giờ lưu tài liệu trước khi máy tính gặp sự cố, ngăn Khôi phục Tài liệu sẽ không hiển thị trong Excel.

May mắn thay, các tùy chọn tự động lưu và tự động khôi phục tệp được bật trong Excel theo mặc định. Nếu không chắc chắn, bạn có thể dễ dàng kiểm tra chúng.

Cách định cấu hình cài đặt Tự động lưu (Tự động khôi phục) trong Excel:

1. Chuyển đến TỆP và chọn Tùy chọn từ menu TỆP
2. Nhấp vào Lưu trên ngăn bên trái của Tùy chọn Excel hộp thoại.
3. Đảm bảo rằng cả Lưu thông tin Tự động Phục hồi X phút một lần và Giữ phiên bản tự động lưu cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu đều được chọn.

Theo mặc định, tính năng Tự động Phục hồi được đặt để tự động lưu các thay đổi vào sổ làm việc của bạn sau mỗi 10 phút. Bạn có thể rút ngắn hoặc kéo dài khoảng thời gian này tùy thích. Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi vị trí tệp Tự động Phục hồi của Excel và chỉ định các ngoại lệ của Tự động Phục hồi.

Mẹo. Nếu bạn muốn an toàn hơn trong trường hợpsự cố hoặc mất điện, bạn nên giảm khoảng thời gian lưu thông tin. Tài liệu được lưu càng thường xuyên, bạn càng có nhiều phiên bản, thì càng có nhiều cơ hội lấy lại tất cả các thay đổi.

Giờ đây, khi Excel được định cấu hình để tự động lưu và tự động khôi phục tài liệu của bạn, bạn sẽ dễ dàng khôi phục tệp khi xảy ra sự cố. Hơn nữa trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách khôi phục các tệp mới mà bạn vừa tạo và các tệp bạn đã lưu.

Cách khôi phục các tệp Excel chưa được lưu

Giả sử bạn đang làm việc trên một tài liệu mới trong Excel và chương trình bị khóa bất ngờ. Trong vài giây, bạn nhận ra rằng mình chưa lưu sổ làm việc. Đừng hoảng sợ và khám phá cách khôi phục tệp chưa lưu bên dưới.

1. Truy cập FILE -> Mở.
2. Chọn Sổ làm việc gần đây .

Lưu ý. Bạn cũng có thể đi tới TỆP - > Thông tin, mở trình đơn thả xuống Quản lý sổ làm việc và chọn Khôi phục sổ làm việc chưa lưu từ menu .

Tài liệu sẽ mở trong Excel và chương trình sẽ nhắc bạn lưu nó. Nhấp vào nút Lưu dưới dạng trong thanh màu vàng phía trên trang tính của bạn và lưu tệp vào thư mụcvị trí mong muốn.

Khôi phục các tệp Excel bị ghi đè

Excel 2010 trở lên không chỉ có thể khôi phục các sổ làm việc chưa lưu mà còn có thể khôi phục các phiên bản trước của tài liệu của bạn. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn mắc lỗi mà bạn không thể hoàn tác hoặc khi bạn muốn xem tài liệu trông như thế nào trước đó vài phút. Xem cách truy xuất tệp Excel bị ghi đè bên dưới:

Nhấp vào tab TỆP và chọn Thông tin ở ngăn bên trái. Bên cạnh nút Quản lý phiên bản , bạn sẽ thấy tất cả các phiên bản được lưu tự động của tài liệu của mình.

Excel tự động lưu các phiên bản của sổ làm việc theo các khoảng thời gian đã chỉ định, nhưng chỉ khi bạn đã thực hiện các thay đổi đối với bảng tính của mình giữa các khoảng thời gian này. Tên của mỗi phiên bản có ngày, giờ và ghi chú " (autosave) ". Khi bạn nhấp vào bất kỳ trong số chúng, nó sẽ mở ra cùng với phiên bản mới nhất của sổ làm việc của bạn để bạn có thể so sánh chúng và xem tất cả các thay đổi.

Nếu chương trình đóng không đúng cách, tệp được lưu tự động cuối cùng sẽ được gắn nhãn bằng các từ (khi tôi đóng mà không lưu) .

Khi mở tệp này trong Excel, bạn sẽ nhận được thông báo phía trên trang tính của mình. Chỉ cần nhấp vào nút Khôi phục trong thanh màu vàng để hoàn nguyên về phiên bản mới hơn chưa lưu của sổ làm việc.

Lưu ý. Excel sẽ xóa tất cả các phiên bản đã lưu tự động trước đó khi bạn đóngtài liệu. Nếu bạn muốn xem lại phiên bản trước đó, tốt hơn là tạo một bản sao lưu dữ liệu của bạn.

Cách lưu bản sao lưu sổ làm việc của bạn

Tự động sao lưu của Excel là một tính năng rất hữu ích có thể giúp bạn truy xuất phiên bản sổ làm việc đã lưu trước đó. Lưu một bản sao dự phòng có thể bảo vệ công việc của bạn nếu bạn vô tình lưu các thay đổi mà bạn không muốn giữ lại hoặc xóa tệp gốc. Kết quả là bạn sẽ có thông tin đã lưu hiện tại trong sổ làm việc gốc và tất cả thông tin đã lưu trước đó trong bản sao lưu.

Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng khá khó tìm trong Excel. Vì vậy, hãy cùng nhau thực hiện ngay bây giờ:

1. Chuyển đến FILE - > Save As .
2. Chọn Máy tính và nhấp vào nút Duyệt qua .

Giờ đây, bạn có thể đổi tên tệp của mình và chọn vị trí mong muốn để lưu tệp. Excel sẽ tạo một bản sao dự phòng của tài liệu trong cùng một thư mục.

Lưu ý. Một bản sao lưu được lưu với phần mở rộng tệp .xlk khác nhau. Khi bạn mở nó, Excel sẽ yêu cầu bạn xác minh rằng bạnthực sự muốn mở sổ làm việc này. Chỉ cần nhấp vào Có và bạn có thể khôi phục phiên bản trước của bảng tính.

Tạo các phiên bản sao lưu có dấu thời gian trong Excel

Bây giờ bạn đã biết cách thực hiện để bật tùy chọn Tự động sao lưu Excel. Tuy nhiên, mỗi khi bạn lưu sổ làm việc, một bản sao dự phòng mới sẽ thay thế bản hiện có. Làm cách nào bạn có thể quay lại phiên bản cũ hơn nếu bạn đã lưu tài liệu nhiều lần? Yên tâm đi - bạn có ít nhất hai cách để thoát khỏi tình huống này.

Cách đầu tiên là sử dụng ASAP Utilities. Họ cung cấp công cụ Lưu tệp và tạo bản sao lưu giúp bạn tạo nhiều phiên bản sao lưu cho tài liệu của mình. Khi bạn cài đặt các tiện ích này trong Excel, bạn có thể sử dụng lối tắt bàn phím đặc biệt để lưu sổ làm việc của mình và tự động tạo bản sao lưu. Mỗi phiên bản đều có dấu thời gian trong tên tệp, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm thấy bản sao cần thiết theo ngày và giờ nó được tạo.

Nếu bạn cảm thấy thoải mái với VBA, bạn có thể sử dụng macro Lưu tự động đặc biệt của Excel để sao lưu tập tin của bạn. Chỉ cần sao chép nó từ bài viết này và dán vào mã Module. Bạn có thể tạo bao nhiêu bản sao lưu tùy thích chỉ bằng cách nhấn một phím tắt đơn giản. Nó sẽ khôi phục phiên bản đã lưu trước đó của sổ làm việc của bạn và sẽ không ghi đè lên bất kỳ tệp sao lưu cũ nào. Mỗi bản sao được đánh dấu bằng ngày và giờ sao lưu.

Nếu bạn đã lưu các bản sao của tệp trong các phiên bản Excel cũ hơn,bạn có thể gặp lỗi "Tệp bị hỏng và không thể mở được". Xem giải pháp cho vấn đề này trong bài viết này.

Sao lưu tệp Excel lên đám mây

Đối với những người sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để lưu tài liệu của họ, việc truy xuất tệp Excel bị ghi đè sẽ không còn là vấn đề nữa. vấn đề nào cả.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về OneDrive, tùy chọn lưu trữ của Microsoft. Điểm mạnh lớn nhất của nó là OneDrive được liên kết chặt chẽ với Office. Ví dụ: bạn có thể nhanh chóng mở và lưu tài liệu OneDrive ngay từ Excel của mình. OneDrive và Excel phối hợp với nhau để đồng bộ hóa sổ làm việc nhanh hơn và cho phép bạn làm việc với những người khác trên các tài liệu được chia sẻ cùng một lúc.

Khi bạn hoặc đồng nghiệp của bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, OneDrive sẽ tự động theo dõi các phiên bản, vì vậy bạn không cần lưu trữ nhiều bản sao của cùng một tài liệu. Với lịch sử Phiên bản của OneDrive, bạn sẽ có thể xem các biến thể trước đó của tệp, bạn sẽ biết khi nào tài liệu được sửa đổi và ai đã thực hiện các thay đổi. Bạn cũng có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó nếu cần.

Một dịch vụ lưu trữ đám mây rất phổ biến khác là Dropbox. Nó giữ ảnh chụp nhanh mọi thay đổi trong thư mục Dropbox của bạn trong 30 ngày qua. Vì vậy, ngay cả khi bạn đã lưu một thay đổi xấu hoặc nếu tệp đã bị hỏng hoặc bị xóa, bạn có thể khôi phục tài liệu về phiên bản cũ hơn chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Dropbox không hoạt động chặt chẽ với Microsoft Office nhưOneDrive, nhưng nó đơn giản đến mức mọi người đều có thể sử dụng thành thạo.

Giờ đây, bạn đã biết các cách khác nhau để khôi phục tệp chưa lưu và tạo bản sao lưu sổ làm việc của mình trong Excel. Và tôi hy vọng lần sau bạn sẽ không nhấn nút khẩn cấp khi máy tính của bạn gặp sự cố hoặc mất điện.