คุณต้องการปกป้องสมุดงานของคุณจากคอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือไฟดับโดยไม่คาดคิดหรือไม่? บทความนี้จะอธิบายวิธีกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกและกู้คืนเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันก่อนหน้าใน Excel 2010 - 365 นอกจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีต่างๆ ในการสำรองข้อมูลไฟล์บนพีซีหรือในระบบคลาวด์

ลองนึกภาพว่าคุณทำงานในเอกสารที่สำคัญมากๆ ใน Excel เป็นเวลาหลายชั่วโมง สร้างกราฟที่ซับซ้อนมากๆ แล้ว... อ๊ะ! Excel หยุดทำงาน ไฟดับ หรือคุณเผลอปิดไฟล์โดยไม่บันทึก เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด แต่อย่าเพิ่งตัดใจไป เพราะคุณสามารถกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึกได้อย่างง่ายดาย

อะไรคือสิ่งที่แย่ที่สุด ขณะทำงานกับสมุดงาน คุณพบว่าคุณทำผิดพลาดเมื่อประมาณหนึ่งชั่วโมงที่แล้ว คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงมากมายตั้งแต่นั้นมา การเลิกทำไม่ใช่ตัวเลือก หากคุณต้องการทราบวิธีเรียกไฟล์ Excel ที่เขียนทับ โปรดอ่านบทความนี้

บันทึกอัตโนมัติของ Excel และกู้คืนอัตโนมัติ

Excel ให้คุณสมบัติที่ดีแก่เรา เช่น บันทึกอัตโนมัติ และ กู้คืนอัตโนมัติ หากเปิดใช้งาน จะไม่มีปัญหาสำหรับคุณในการกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า แต่คุณลักษณะทั้งสองนี้มักถูกเข้าใจผิด ดังนั้นในขั้นแรกเรามานิยามความหมายกันก่อน

บันทึกอัตโนมัติของ Excel เป็นเครื่องมือที่จะบันทึกเอกสารใหม่ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ แต่คุณยังไม่ได้ ยังไม่ได้บันทึก ช่วยให้คุณไม่แพ้ข้อมูลสำคัญในกรณีที่คอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือไฟดับ

Excel AutoRecover ช่วยให้คุณดึงไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกหลังจากการปิดโดยไม่ตั้งใจหรือเกิดความผิดพลาด ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่บันทึกไว้ ซึ่งจะแสดงในบานหน้าต่าง การกู้คืนเอกสาร เมื่อคุณเริ่ม Excel ในครั้งต่อไป

หมายเหตุ คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติใช้งานได้เฉพาะในสมุดงาน Excel ที่บันทึกไว้อย่างน้อยหนึ่งครั้ง หากคุณไม่เคยบันทึกเอกสารก่อนที่คอมพิวเตอร์จะพัง บานหน้าต่างการกู้คืนเอกสารจะไม่แสดงใน Excel

โชคดีที่ตัวเลือกในการบันทึกอัตโนมัติและการกู้คืนไฟล์อัตโนมัตินั้นเปิดใช้งานใน Excel ตามค่าเริ่มต้น หากคุณไม่แน่ใจ คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

วิธีกำหนดการตั้งค่าบันทึกอัตโนมัติ (กู้คืนอัตโนมัติ) ใน Excel:

1. ไปที่ ไฟล์ และเลือก ตัวเลือก จากเมนู ไฟล์
2. คลิก บันทึก ที่บานหน้าต่างด้านซ้ายของ ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกทั้ง บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ X นาที และ เก็บเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุดหากฉันปิดโดยไม่บันทึก ถูกเลือกไว้

ตามค่าเริ่มต้น คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติถูกตั้งค่าให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในสมุดงานของคุณโดยอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที คุณสามารถย่อหรือขยายช่วงเวลานี้ได้ตามต้องการ ที่นี่ คุณยังสามารถเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์ที่กู้คืนอัตโนมัติของ Excel และระบุข้อยกเว้นของการกู้คืนอัตโนมัติได้

เคล็ดลับ หากคุณต้องการความปลอดภัยมากขึ้นในกรณีของไฟฟ้าขัดข้องหรือไฟฟ้าขัดข้อง คุณควรลดระยะเวลาในการบันทึกข้อมูลลง ยิ่งบันทึกเอกสารบ่อยขึ้น ยิ่งคุณมีเวอร์ชันมากเท่าใด โอกาสที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ตอนนี้เมื่อกำหนดค่า Excel ให้บันทึกอัตโนมัติและกู้คืนเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจะกู้คืนไฟล์ได้อย่างง่ายดายเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น นอกจากนี้ ในบทความนี้ คุณจะพบวิธีการกู้คืนไฟล์ใหม่ที่คุณเพิ่งสร้างและไฟล์ที่คุณบันทึกไว้แล้ว

วิธีกู้คืนไฟล์ Excel ที่ไม่ได้บันทึก

สมมติว่าคุณ กำลังทำงานกับเอกสารใหม่ใน Excel และโปรแกรมล็อกโดยไม่คาดคิด ในไม่กี่วินาที คุณจะรู้ว่าคุณไม่ได้บันทึกสมุดงาน อย่าตกใจและค้นพบวิธีการกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกด้านล่าง

1. ไปที่ ไฟล์ -> เปิด
2. เลือก สมุดงานล่าสุด .

หมายเหตุ คุณยังสามารถไปที่ ไฟล์ - > ข้อมูล เปิดเมนูแบบเลื่อนลง จัดการสมุดงาน และเลือก กู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึก จากเมนู .

เอกสารจะเปิดขึ้นใน Excel และโปรแกรมจะแจ้งให้คุณบันทึก คลิกที่ปุ่ม บันทึกเป็น ในแถบสีเหลืองเหนือแผ่นงานของคุณ และบันทึกไฟล์ไปที่ตำแหน่งที่ต้องการ

กู้คืนไฟล์ Excel ที่เขียนทับ

Excel 2010 และใหม่กว่าทำให้ไม่เพียงกู้คืนสมุดงานที่ยังไม่ได้บันทึกเท่านั้น แต่ยังกู้คืนได้ด้วย เวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสารของคุณ มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณทำผิดพลาดโดยไม่สามารถเลิกทำได้ หรือเมื่อคุณต้องการดูว่าเอกสารมีลักษณะอย่างไรเมื่อไม่กี่นาทีก่อนหน้านี้ ดูวิธีดึงไฟล์ Excel ที่เขียนทับด้านล่าง:

คลิกที่แท็บ ไฟล์ และเลือก ข้อมูล ในบานหน้าต่างด้านซ้ายมือ ถัดจากปุ่ม จัดการเวอร์ชัน คุณจะเห็นเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติทั้งหมดของเอกสารของคุณ

Excel จะบันทึกเวอร์ชันของสมุดงานโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กำหนด แต่ ต่อเมื่อคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตของคุณระหว่างช่วงเวลาเหล่านี้ ชื่อของแต่ละเวอร์ชันมีวันที่ เวลา และหมายเหตุ " (บันทึกอัตโนมัติ) " เมื่อคุณคลิกที่รายการใดรายการหนึ่ง โปรแกรมนั้นจะเปิดขึ้นพร้อมกับสมุดงานเวอร์ชันล่าสุดของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเปรียบเทียบและดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้

หากโปรแกรมปิดไม่ถูกต้อง ไฟล์ที่บันทึกอัตโนมัติล่าสุดจะมีป้ายกำกับเป็น คำว่า (เมื่อฉันปิดโดยไม่บันทึก) .

เมื่อคุณเปิดไฟล์นี้ใน Excel คุณจะได้รับข้อความด้านบนเวิร์กชีตของคุณ เพียงคลิกที่ปุ่ม กู้คืน ในแถบสีเหลืองเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันใหม่ที่ยังไม่ได้บันทึก

หมายเหตุ Excel จะลบเวอร์ชันที่บันทึกอัตโนมัติก่อนหน้านี้ทั้งหมดเมื่อคุณปิดเอกสาร. หากคุณต้องการดูเวอร์ชันก่อนหน้าอีกครั้ง จะเป็นการดีกว่าหากสร้างสำเนาสำรองของข้อมูลของคุณ

วิธีบันทึกสำเนาสำรองของสมุดงานของคุณ

การสำรองข้อมูลอัตโนมัติของ Excel เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สามารถช่วยคุณเรียกสมุดงานเวอร์ชันที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ การบันทึกสำเนาสำรองสามารถป้องกันงานของคุณได้ หากคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่คุณไม่ต้องการเก็บหรือลบไฟล์ต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจ ด้วยเหตุนี้ คุณจะมีข้อมูลปัจจุบันที่บันทึกไว้ในสมุดงานต้นฉบับและข้อมูลที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ทั้งหมดในสำเนาสำรอง

แม้ว่าคุณลักษณะนี้จะมีประโยชน์มาก แต่ก็ยากที่จะค้นหาใน Excel มาทำพร้อมกันเลย:

1. ไปที่ ไฟล์ - > บันทึกเป็น .
2. เลือก คอมพิวเตอร์ และคลิกที่ปุ่ม เรียกดู

ตอนนี้คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึกได้ Excel จะสร้างสำเนาสำรองของเอกสารในโฟลเดอร์เดียวกัน

หมายเหตุ สำเนาสำรองจะถูกบันทึกด้วยนามสกุลไฟล์ .xlk ที่แตกต่างกัน เมื่อคุณเปิด Excel จะขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการเปิดสมุดงานนี้จริงๆ เพียงคลิก ใช่ และคุณสามารถคืนค่าสเปรดชีตเวอร์ชันก่อนหน้าได้

สร้างเวอร์ชันสำรองที่มีการประทับเวลาใน Excel

ตอนนี้คุณรู้วิธีการแล้ว เพื่อเปิดใช้งานตัวเลือกการสำรองข้อมูลอัตโนมัติของ Excel อย่างไรก็ตาม ทุกครั้งที่คุณบันทึกสมุดงาน สำเนาสำรองใหม่จะแทนที่สำเนาที่มีอยู่ คุณจะกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้อย่างไร หากคุณได้บันทึกเอกสารไปแล้วหลายครั้ง ใจเย็นๆ คุณมีทางออกอย่างน้อยสองทางจากสถานการณ์นี้

วิธีแรกคือใช้ ASAP Utilities พวกเขามีเครื่องมือ บันทึกไฟล์และสร้างข้อมูลสำรอง ที่ช่วยคุณสร้างเอกสารสำรองหลายเวอร์ชัน เมื่อคุณติดตั้งโปรแกรมอรรถประโยชน์เหล่านี้ใน Excel แล้ว คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดพิเศษเพื่อบันทึกสมุดงานและสร้างสำเนาสำรองโดยอัตโนมัติ แต่ละเวอร์ชันมีการประทับเวลาในชื่อไฟล์ คุณจึงสามารถค้นหาสำเนาที่จำเป็นได้อย่างง่ายดายตามวันที่และเวลาที่สร้าง

หากคุณคุ้นเคยกับ VBA คุณสามารถใช้แมโครบันทึกอัตโนมัติของ Excel แบบพิเศษเพื่อ สำรองไฟล์ของคุณ เพียงคัดลอกจากบทความนี้และวางลงในโค้ดโมดูล คุณสามารถสร้างสำเนาสำรองได้มากเท่าที่คุณต้องการเพียงแค่กดทางลัดง่ายๆ มันจะกู้คืนสมุดงานเวอร์ชันที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้และจะไม่เขียนทับไฟล์สำรองข้อมูลเก่า แต่ละสำเนาจะถูกทำเครื่องหมายด้วยวันที่และเวลาของการสำรองข้อมูล

หากคุณบันทึกสำเนาของไฟล์ใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้าคุณอาจพบข้อผิดพลาด "ไฟล์เสียหายและไม่สามารถเปิดได้" ดูวิธีแก้ไขปัญหานี้ในบทความนี้

สำรองไฟล์ Excel ไปที่คลาวด์

สำหรับผู้ที่ใช้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพื่อบันทึกเอกสาร การเรียกไฟล์ Excel ที่เขียนทับจะไม่เป็นการ ปัญหาเลย

มาดู OneDrive ตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลของ Microsoft ให้ละเอียดยิ่งขึ้น จุดแข็งที่สุดคือ OneDrive เชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับ Office ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดและบันทึกเอกสาร OneDrive ได้อย่างรวดเร็วจาก Excel ของคุณ OneDrive และ Excel ทำงานร่วมกันเพื่อซิงค์สมุดงานได้เร็วขึ้น และให้คุณทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสารที่แชร์ได้ในเวลาเดียวกัน

เมื่อคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร OneDrive จะติดตามเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องจัดเก็บสำเนาเอกสารเดียวกันหลายชุด ด้วยประวัติเวอร์ชันของ OneDrive คุณจะสามารถเห็นเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ คุณจะทราบเมื่อเอกสารถูกแก้ไขและใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้หากจำเป็น

บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยอดนิยมอีกบริการหนึ่งคือ Dropbox โดยจะเก็บสแนปชอตของทุกการเปลี่ยนแปลงในโฟลเดอร์ Dropbox ของคุณในช่วง 30 วันที่ผ่านมา ดังนั้น แม้ว่าคุณจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ถูกต้อง หรือหากไฟล์ได้รับความเสียหายหรือถูกลบ คุณก็สามารถกู้คืนเอกสารเป็นเวอร์ชันเก่าได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง Dropbox ไม่สามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Office ได้อย่างใกล้ชิดเท่ากับOneDrive แต่เรียบง่ายจนทุกคนเชี่ยวชาญ

ตอนนี้คุณรู้วิธีต่างๆ ในการกู้คืนไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกและสร้างสำเนาสำรองของเวิร์กบุ๊กของคุณใน Excel และฉันหวังว่าคุณจะไม่กดปุ่มตกใจในครั้งต่อไปเมื่อคอมพิวเตอร์ของคุณขัดข้องหรือไฟดับ