Оглавление
Вы хотите защитить свои рабочие книги от неожиданных сбоев компьютера или отключения электроэнергии? В этой статье рассказывается о том, как восстановить несохраненные файлы и восстановить предыдущие версии рабочей книги в Excel 2010 - 365. Вы также узнаете о различных способах резервного копирования файлов на ПК или в облаке.
Представьте себе, что вы несколько часов работали над очень важным документом в Excel, создавая сложнейший график, а потом... упс! Excel дал сбой, отключилось электричество или вы случайно закрыли файл без сохранения. Это очень обидно, но не стоит так расстраиваться - вы можете легко восстановить несохраненный документ.
Что может быть хуже? Работая над рабочей книгой, вы обнаружили, что допустили ошибку около часа назад, с тех пор вы уже внесли много изменений, а отменить их не представляется возможным. Если вы хотите узнать, как восстановить перезаписанный файл Excel, переходите к чтению этой статьи.
Автосохранение и автовосстановление Excel
Excel предоставляет нам такие хорошие возможности, как Автосохранение и Автовосстановление Если они включены, то для вас не составит труда восстановить несохраненные файлы и восстановить предыдущие версии. Но эти две функции часто понимаются неправильно, поэтому сначала давайте определим, что они означают.
Автосохранение Excel это инструмент, который автоматически сохраняет новый документ, который вы только что создали, но еще не сохранили. Он поможет вам не потерять важные данные в случае сбоя компьютера или отключения питания.
Автовосстановление Excel помогает восстановить несохраненные файлы после случайного закрытия или сбоя. Он позволяет восстановить последнюю сохраненную версию, которая отображается в окне Восстановление документов панели при следующем запуске Excel.
Примечание. Функция автовосстановления работает только с теми рабочими книгами Excel, которые были сохранены хотя бы один раз. Если вы никогда не сохраняли документ перед сбоем компьютера, панель восстановления документа не появится в Excel.
К счастью, опции автоматического сохранения и автоматического восстановления файлов включены в Excel по умолчанию. Если вы не уверены, вы можете легко проверить их.
Как настроить параметры автосохранения (автовосстановления) в Excel:
- Перейти к ФАЙЛ вкладку и выберите Опции из ФАЙЛ меню
- Нажмите Сохранить на левой панели Параметры Excel диалог.
- Убедитесь, что оба Сохранять информацию об автовосстановлении каждые X минут и Сохранять последнюю автосохраненную версию, если я закрываюсь без сохранения проверяются.
По умолчанию функция автовосстановления настроена на автоматическое сохранение изменений в рабочей книге каждые 10 минут. Вы можете сократить или увеличить этот интервал по своему усмотрению. Здесь вы также можете изменить расположение файла автовосстановления Excel и указать исключения автовосстановления.
Совет. Если вы хотите быть более защищенным в случае аварии или сбоя в электросети, уменьшите временной интервал сохранения информации. Чем чаще сохраняется документ, тем больше у вас версий, тем больше шансов вернуть все изменения.
Теперь, когда Excel настроен на автоматическое сохранение и автоматическое восстановление документов, вы легко восстановите файл, когда что-то пойдет не так. Далее в этой статье вы узнаете, как восстановить новые файлы, которые вы только что создали, и те, которые вы уже сохранили.
Как восстановить несохраненные файлы Excel
Предположим, вы работаете над новым документом в Excel, и программа неожиданно блокируется. Через несколько секунд вы понимаете, что не сохранили рабочую книгу. Не паникуйте и узнайте ниже, как восстановить несохраненный файл.
- Перейти к ФАЙЛ -> Открыто.
- Выберите Последние рабочие тетради .
Примечание. Вы также можете перейти к ФАЙЛ -> Информация, открыть Управление рабочими книгами в раскрывающемся списке и выберите Восстановление несохраненных рабочих книг из меню.
Документ откроется в Excel, и программа предложит вам сохранить его. Нажмите на кнопку Сохранить как кнопку в желтой полосе над рабочим листом и сохраните файл в нужном месте.
Восстановление перезаписанных файлов Excel
Excel 2010 и более поздние версии позволяют не только восстановить несохраненные рабочие книги, но и восстановить предыдущие версии документа. Это особенно полезно, когда вы допустили ошибку, которую не можете отменить, или когда вы хотите посмотреть, как выглядел документ несколькими минутами ранее. Смотрите ниже, как восстановить перезаписанный файл Excel:
Нажмите на ФАЙЛ вкладку и выберите Информация на левой панели. Рядом с кнопкой Управление версиями вы увидите все автосохраненные версии вашего документа.
Excel автоматически сохраняет версии рабочей книги через определенные промежутки времени, но только если вы внесли изменения в таблицу между этими промежутками. Имя каждой версии содержит дату, время и символ " (автосохранение) "При нажатии на любую из них, она откроется вместе с самой последней версией вашей рабочей книги, чтобы вы могли сравнить их и увидеть все изменения.
Если программа закрылась некорректно, последний автосохраненный файл помечается словами (когда я закрыл без сохранения) .
Когда вы откроете этот файл в Excel, над вашим рабочим листом появится сообщение. Просто нажмите на кнопку Восстановить кнопку на желтой панели, чтобы вернуться к новой несохраненной версии рабочей книги.
Примечание. Excel удаляет все ранее автосохраненные версии при закрытии документа. Если вы хотите снова посмотреть на предыдущую версию, лучше создать резервную копию данных.
Как сохранить резервную копию рабочей книги
Авторезервное копирование Excel - это очень полезная функция, которая поможет вам восстановить ранее сохраненную версию рабочей книги. Сохранение резервной копии может защитить вашу работу, если вы случайно сохраните изменения, которые не хотите сохранять, или удалите исходный файл. В результате у вас будет текущая сохраненная информация в исходной рабочей книге и вся ранее сохраненная информация в резервной копии.
Хотя эта функция очень полезна, ее достаточно сложно найти в Excel. Поэтому давайте сделаем это вместе:
- Перейти к ФАЙЛ -> Сохранить как .
- Выберите Компьютер и нажмите на Просмотреть кнопка.
Теперь вы можете переименовать файл и выбрать нужное место для его сохранения. Excel создаст резервную копию документа в той же папке.
Примечание. Резервная копия сохраняется с различными .xlk расширение файла. Когда вы откроете его, Excel попросит вас проверить, действительно ли вы хотите открыть эту рабочую книгу. Просто нажмите кнопку Да и вы сможете восстановить предыдущую версию своей электронной таблицы.
Создание резервных версий с временными метками в Excel
Теперь вы знаете, как включить опцию автоматического резервного копирования Excel. Однако при каждом сохранении рабочей книги новая резервная копия будет заменять существующую. Как вернуться к предыдущей версии, если вы уже несколько раз сохраняли документ? Успокойтесь - у вас есть как минимум два выхода из этой ситуации.
Первый - это использовать утилиты ASAP Utilities. Они предлагают Сохранить файл и создать резервную копию инструмент, который поможет вам создать несколько резервных версий документа. После установки этих утилит в Excel вы сможете использовать специальное сочетание клавиш для сохранения рабочей книги и автоматического создания резервной копии. Каждая версия имеет временную метку в имени файла, поэтому вы легко найдете нужную копию по дате и времени ее создания.
Если вы хорошо владеете VBA, вы можете использовать специальный макрос Excel AutoSave для резервного копирования файлов. Просто скопируйте его из этой статьи и вставьте в Модуль кода. Вы можете создать столько резервных копий, сколько захотите, просто нажав на простую комбинацию клавиш. Он восстановит ранее сохраненную версию вашей рабочей книги и не перезапишет старый файл резервной копии. Каждая копия помечается датой и временем создания резервной копии.
Если вы сохранили копии файла в более ранних версиях Excel, вы можете столкнуться с ошибкой "Файл поврежден и не может быть открыт". Смотрите решение этой проблемы в этой статье.
Резервное копирование файлов Excel в облако
Для тех, кто использует облачные сервисы для хранения документов, восстановление перезаписанных файлов Excel не составит никакого труда.
Давайте подробнее рассмотрим OneDrive, вариант хранения данных от Microsoft. Его главная сила в том, что OneDrive тесно связан с Office. Например, вы можете быстро открывать и сохранять документы OneDrive прямо из Excel. OneDrive и Excel работают вместе, чтобы быстрее синхронизировать рабочие книги и позволять вам одновременно работать с другими людьми над общими документами.
Когда вы или ваш коллега вносите изменения в документ, OneDrive автоматически отслеживает версии, поэтому вам не нужно хранить несколько копий одного и того же документа. С помощью истории версий OneDrive вы сможете увидеть более ранние варианты файла, узнаете, когда документ был изменен и кто внес изменения. При необходимости вы также можете восстановить любую из предыдущих версий.
Еще один очень популярный сервис облачного хранения данных - Dropbox. Он хранит снимки каждого изменения в вашей папке Dropbox за последние 30 дней. Поэтому даже если вы сохранили неудачное изменение, или если файл был поврежден или удален, вы можете восстановить документ до старой версии всего несколькими щелчками мыши. Dropbox не работает так тесно с Microsoft Office, как OneDrive, но он настолько прост, что освоить его может каждый.это.
Теперь вы знаете различные способы восстановления несохраненных файлов и создания резервной копии рабочей книги в Excel. И я надеюсь, что вы не будете нажимать кнопку паники в следующий раз, когда ваш компьютер сломается или отключится электричество.
