Κάθε φορά που εργάζεστε με μεγάλα λογιστικά φύλλα της Google, οι πιθανότητες είναι ότι φιλτράρετε συνεχώς τον πίνακα για να βλέπετε και να αξιολογείτε μόνο συγκεκριμένες πληροφορίες.

Δεν θα ήταν καλύτερο να χωρίσετε αυτές τις πληροφορίες σε πολλά ξεχωριστά φύλλα ή ακόμη και λογιστικά φύλλα (αρχεία) στο Drive; Προσωπικά, βρίσκω εξαιρετικά βολικό να έχω κάθε φύλλο αφιερωμένο στο δικό του πράγμα - είτε πρόκειται για όνομα, αριθμό, ημερομηνία κ.λπ. Πόσο μάλλον την αναδυόμενη δυνατότητα να μοιράζομαι μόνο σχετικές πληροφορίες με άλλους ανθρώπους.

Αν αυτός είναι ο στόχος σας, ας χωρίσουμε τα φύλλα και τα λογιστικά μας φύλλα μαζί. Διαλέξτε τον τρόπο που θέλετε να λάβετε τα δεδομένα σας και ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται εκεί.

Διαχωρισμός ενός φύλλου με βάση τις τιμές των στηλών

Φανταστείτε το εξής: παρακολουθείτε τα έξοδα σε ένα έγγραφο του Google Sheets. Κάθε μέρα καταχωρίζετε την ημερομηνία, το ποσό που δαπανήθηκε και την κατηγορία. Ο πίνακας μεγαλώνει, οπότε έχει όλο και περισσότερο νόημα να χωρίζετε τον πίνακα ανά κατηγορία:

Ας εξετάσουμε τις επιλογές σας.

Διαχωρίστε ένα φύλλο σε διαφορετικά φύλλα μέσα στο αρχείο

Εάν δεν έχετε πρόβλημα να έχετε πολλά φύλλα (το καθένα με τη δική του κατηγορία) σε ένα φύλλο Google, δύο λειτουργίες θα σας βοηθήσουν.

Παράδειγμα 1. Λειτουργία FILTER

Η συνάρτηση FILTER πιθανότατα θα σας έρθει πρώτη στο μυαλό. Φιλτράρει το εύρος σας με βάση μια συγκεκριμένη συνθήκη και επιστρέφει μόνο τις σχετικές τιμές, σαν να χωρίζει το φύλλο με βάση τις κοινές τιμές:

Σημείωση. Δεν θα καλύψω τα βασικά στοιχεία της λειτουργίας εδώ, δεδομένου ότι το FILTER έχει ήδη το δικό του σεμινάριο στο ιστολόγιό μας.

Επιτρέψτε μου να ξεκινήσω φέρνοντας όλα τα έξοδα για Τρώγοντας έξω σε άλλο φύλλο.

Δημιουργώ πρώτα ένα νέο φύλλο στο λογιστικό μου φύλλο και εισάγω εκεί τον ακόλουθο τύπο:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Όπως μπορείτε να δείτε, παίρνω κυριολεκτικά όλες τις υπάρχουσες εγγραφές από το αρχικό μου φύλλο - Φύλλο1!A2:G101 - και να διαλέξετε μόνο αυτά που έχουν Τρώγοντας έξω στη στήλη Β - Φύλλο1!B2:B101 = "Φαγητό έξω" .

Όπως ίσως έχετε ήδη σκεφτεί, θα πρέπει να δημιουργήσετε χειροκίνητα τόσα φύλλα όσα είναι και οι κατηγορίες για διαχωρισμό και να προσαρμόσετε έναν τύπο για κάθε νέο φύλλο. Αν όμως αυτό δεν είναι το πρόβλημά σας, υπάρχει ένας πολύ πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχωρισμού ενός φύλλου χωρίς τύπο. Μη διστάσετε να μεταβείτε αμέσως σε αυτόν.

Παράδειγμα 2. Λειτουργία QUERY

Η επόμενη είναι η συνάρτηση που ίσως δεν έχετε ακούσει - QUERY. Έχω μιλήσει γι' αυτήν και στο blog μας. Είναι σαν τον Nathan στα αχαρτογράφητα νερά του Google Sheets - ασχολείται με το αδύνατο :) Ναι, χωρίζει ακόμα και το φύλλο με κοινές τιμές!

Σημείωση. Χρησιμοποιεί μια ιδιόμορφη γλώσσα (παρόμοια με τις εντολές στην SQL), οπότε αν δεν την έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν, φροντίστε να διαβάσετε αυτό το άρθρο σχετικά με αυτήν.

Έτσι, πώς η φόρμουλα QUERY φαίνεται έτσι θα μπορούσε να πάρει όλα τα έξοδα για Τρώγοντας έξω ?

=QUERY(Φύλλο1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

Η λογική είναι η ίδια:

1. εξετάζει ολόκληρο το φάσμα από το φύλλο πηγής μου - Φύλλο1!A1:G101
2. και επιλέγει όλα εκείνα στα οποία η τιμή στη στήλη Β είναι ίση με Τρώγοντας έξω - "select * where B = 'Eating Out'"

Αλίμονο, πολλές χειροκίνητες προετοιμασίες και εδώ: θα χρειαστεί να προσθέσετε ένα νέο φύλλο για κάθε κατηγορία και να εισαγάγετε έναν νέο τύπο εκεί.

Αν δεν θέλετε να ασχοληθείτε καθόλου με τύπους, υπάρχει αυτό το πρόσθετο - Split Sheet - που θα κάνει τα πάντα για εσάς. ρίξτε μια ματιά παρακάτω.

Χωρίστε το φύλλο σας σε διάφορα φύλλα σε ένα άλλο αρχείο

Αν δεν θέλετε να δημιουργήσετε πολλαπλά φύλλα μέσα σε ένα φύλλο εργασίας, υπάρχει η επιλογή να χωρίσετε το φύλλο και να τοποθετήσετε τα αποτελέσματα σε ένα άλλο αρχείο.

Το δίδυμο QUERY + IMPORTRANGE θα σας βοηθήσει.

Για να δούμε. Δημιουργώ ένα νέο φύλλο εργασίας στο Drive μου και εισάγω εκεί τον τύπο μου:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY κάνει το ίδιο όπως ανέφερα ακριβώς πάνω: πηγαίνει στο αρχικό μου πίνακα και παίρνει εκείνες τις γραμμές όπου B περιέχει Τρώγοντας έξω . σαν να μοιράζεται το τραπέζι!
2. Τι γίνεται με το IMPORTRANGE τότε; Λοιπόν, ο αρχικός μου πίνακας βρίσκεται σε ένα άλλο έγγραφο. Το IMPORTRANGE είναι σαν ένα κλειδί που ανοίγει αυτό το αρχείο και παίρνει αυτό που χρειάζομαι. Χωρίς αυτό, το QUERY δεν θα περάσει :)

Συμβουλή. Περιέγραψα λεπτομερώς το IMPORTRANGE νωρίτερα στο ιστολόγιό μας, ρίξτε μια ματιά.

Όταν χρησιμοποιείτε το IMPORTRANGE, πρέπει να του δώσετε πρόσβαση για να συνδέσει το νέο σας αρχείο με το αρχικό, πατώντας το αντίστοιχο κουμπί. Διαφορετικά, το μόνο που θα λάβετε είναι ένα σφάλμα:

Αλλά μόλις χτυπήσετε Επιτρέψτε την πρόσβαση , όλα τα δεδομένα θα φορτωθούν σε δευτερόλεπτα (ή και σε λεπτά, αν υπάρχουν πολλά δεδομένα που πρέπει να αντληθούν).

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτός ο τρόπος συνεπάγεται ότι είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε χειροκίνητα ένα νέο φύλλο εργασίας με τα νέα φύλλα μέσα σε αυτό, και να δημιουργήσετε συναρτήσεις QUERY + IMPORTRANGE για κάθε απαιτούμενη τιμή.

Αν αυτό είναι υπερβολικό, σας προτρέπω να δοκιμάσετε το πρόσθετο Split Sheet που περιγράφεται παρακάτω - σας υπόσχομαι ότι δεν θα το μετανιώσετε.

Χωρίστε το φύλλο σας σε πολλαπλά ξεχωριστά λογιστικά φύλλα χωρίς τύπους

Το επόμενο βήμα θα ήταν να χωρίσετε κάθε κατηγορία στο δικό της αρχείο Google Sheets.

Και θα ήθελα να επικεντρωθώ στον πιο εύκολο και φιλικό προς τον χρήστη τρόπο που υπάρχει - το πρόσθετο Split Sheet.Ο κύριος σκοπός του είναι να χωρίσει το φύλλο Google σε πολλαπλά φύλλα/φύλλα με βάση τις τιμές σε μια στήλη της επιλογής σας.

Όλα όσα χρειάζεστε για τη λεπτομερή ρύθμιση βρίσκονται σε ένα μόνο παράθυρο:

• μερικά κουτάκια ελέγχου - στήλες για διαχωρισμό
• ένα drop-down - με θέσεις για το αποτέλεσμα
• και το κουμπί τερματισμού

Θα χρειαστείτε κυριολεκτικά μόνο μερικά κλικ για να ρυθμίσετε τις απαιτήσεις σας. Το Split Sheet θα κάνει τα υπόλοιπα:

Εγκαταστήστε το Split Sheet από το κατάστημα Google Sheets και χωρίστε τα φύλλα σας σε διάφορα φύλλα ή αρχεία σαν επαγγελματίας - με λίγα μόνο κλικ και λεπτά.

Διαχωρίστε ένα φύλλο Google σε ξεχωριστά αρχεία Google Drive με καρτέλες

Μερικές φορές ο διαχωρισμός ενός μόνο πίνακα σε πολλά φύλλα δεν είναι αρκετός. Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να προχωρήσετε περισσότερο και να τοποθετήσετε κάθε πίνακα (φύλλο/καρτέλα) σε ξεχωριστό φύλλο (αρχείο) Google στο Drive σας. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικοί τρόποι και γι' αυτό.

Διπλασιασμός υπολογιστικών φύλλων και αφαίρεση ανεπιθύμητων καρτελών

Αυτή η πρώτη λύση είναι αρκετά αδέξια, αλλά εξακολουθεί να είναι μια λύση.

Συμβουλή: Αν δεν θέλετε να σπαταλήσετε το χρόνο σας σε αδέξιες λύσεις, εδώ είναι ένας σύνδεσμος για να γνωρίσετε αμέσως τον πιο εύκολο τρόπο.

1. Βρείτε και επιλέξτε το λογιστικό φύλλο που θέλετε να χωρίσετε στο Drive:

Συμβουλή. Ή ακόμη και να δημιουργήσετε έναν ειδικό φάκελο και να μεταφέρετε όλα αυτά τα λογιστικά φύλλα εκεί:

Αντιγράψτε κάθε καρτέλα σε ένα νέο φύλλο χειροκίνητα

Υπάρχει μια ακόμη τυπική λύση - λίγο πιο κομψή:

1. Ανοίξτε το λογιστικό φύλλο που θέλετε να χωρίσετε σε πολλαπλά λογιστικά φύλλα με καρτέλες.
2. Κάντε δεξί κλικ σε κάθε φύλλο που θέλετε να δείτε σε ένα άλλο αρχείο και επιλέξτε Αντιγραφή σε> Νέο φύλλο εργασίας :

Συμβουλή: Ένα νέο φύλλο εργασίας θα δημιουργηθεί ακριβώς στο Drive σας, αλλά δεν θα έχει τίτλο. Μην ανησυχείτε - με κάθε φύλλο που αντιγράφεται σε ένα νέο φύλλο εργασίας, θα λαμβάνετε έναν σύνδεσμο για να ανοίξετε το αρχείο σε μια νέα καρτέλα:

και μετονομάστε το αναλόγως:

Συμβουλή. Υπάρχει ένας τρόπος για να αποφύγετε αυτή τη χειροκίνητη αντιγραφή - το πρόσθετο Sheets Manager. Βλέπει όλα τα φύλλα στο αρχείο και τα χωρίζει γρήγορα σε ξεχωριστά αρχεία στο Drive. Το παρουσιάζω στο τέλος.

Αντιγράψτε τα εύρη χρησιμοποιώντας τη λειτουργία IMPORTRANGE

Πάντα υπάρχει μια λειτουργία για κάθε εργασία στο Google Sheets, σωστά; Η διάσπαση ενός φύλλου εργασίας Google σε πολλά ξεχωριστά φύλλα εργασίας με καρτέλες δεν αποτελεί εξαίρεση. Και η λειτουργία IMPORTRANGE είναι και πάλι ιδανική για την εργασία αυτή.

Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για κάθε φύλλο στο αρχείο σας Google Sheets:

1. Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα νέο φύλλο εργασίας στο Drive.
2. Ανοίξτε το και εισαγάγετε τη λειτουργία IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ είναι ένα κλειδί από τη διεύθυνση URL του αρχικού λογιστικού φύλλου. Με το ' ένα κλειδί ' Εννοώ αυτό το μοναδικό μείγμα χαρακτήρων μεταξύ ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' και ' /edit#gid=0 ' στη γραμμή URL που οδηγεί σε αυτό το συγκεκριμένο φύλλο εργασίας.
   • I τρίμηνο!A1:G31 είναι μια αναφορά σε ένα φύλλο και ένα εύρος που θέλω να πάρω στο νέο μου αρχείο.
3. Φυσικά, η συνάρτηση δεν θα λειτουργήσει μέχρι να της δώσω πρόσβαση για να αντλήσει δεδομένα από το αρχικό μου φύλλο εργασίας. Πρέπει να περάσω το ποντίκι πάνω από το A1, δεδομένου ότι κατέχει το IMPORTRANGE, και να πατήσω το αντίστοιχο κουμπί:

Μόλις γίνει αυτό, ο τύπος θα αντλήσει και θα εμφανίσει τα δεδομένα από το φύλλο προέλευσης. Μπορείτε να δώσετε σε αυτό το φύλλο ένα όνομα και να αφαιρέσετε το ίδιο φύλλο από το αρχικό αρχείο.

Επίσης, επαναλάβετε αυτό για τις υπόλοιπες καρτέλες.

Πρόσθετο Sheets Manager - γρήγορη μετακίνηση πολλών φύλλων Google σε πολλαπλά νέα λογιστικά φύλλα

Ενώ όλοι οι προαναφερθέντες τρόποι ξετυλίγουν τη λύση κομμάτι-κομμάτι και απαιτούν πολλούς χειρισμούς, επιτρέψτε μου να βγάλω έναν άλλο, τον πιο γρήγορο και εύκολο τρόπο για να χωρίσετε το λογιστικό σας φύλλο από τη ζώνη εργαλείων μου.

Το πρόσθετο Sheets Manager απαριθμεί όλα τα φύλλα στην πλευρική του γραμμή και παρέχει ένα κουμπί για κάθε ενέργεια. Ναι, συμπεριλαμβανομένου του διαχωρισμού του λογιστικού φύλλου ανά φύλλο σε πολλά διαφορετικά αρχεία στο Drive.

Εγκαταστήστε το και θα χρειαστεί να κάνετε μόνο 2 πράγματα:

1. Επιλέξτε όλα τα φύλλα (στην πρόσθετη πλευρική γραμμή) που δεν ανήκουν πλέον στο τρέχον ανοιχτό φύλλο εργασίας σας.

   Συμβουλή. Πιέστε Εναλλαγή για να επιλέξετε συνεχόμενα φύλλα και Ctrl για μεμονωμένα φύλλα. Ή χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματα των φύλλων.

   

2. Και κάντε κλικ σε μία μόνο επιλογή: Μετακίνηση σε> Πολλαπλά νέα λογιστικά φύλλα :

Το πρόσθετο θα κόψει τα φύλλα από το τρέχον φύλλο εργασίας σας και θα τα επικολλήσει σε νέα φύλλα εργασίας στο Drive σας. Θα βρείτε τα αρχεία αυτά σε έναν φάκελο με το όνομα του αρχικού σας αρχείου:

Το Sheets Manager θα σας ενημερώσει επίσης με ένα μήνυμα αποτελέσματος και θα σας δώσει έναν σύνδεσμο για να ανοίξετε αμέσως τον νέο φάκελο με τα χωρισμένα φύλλα σε μια νέα καρτέλα του προγράμματος περιήγησης:

Και αυτό είναι όλο!

Δεν χρειάζεται να φτιάχνετε τύπους και να τους κάνετε copy-paste, να δημιουργείτε χειροκίνητα νέα αρχεία εκ των προτέρων κ.λπ. Το πρόσθετο κάνει τα πάντα για εσάς μόλις κάνετε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί.

Αποκτήστε το από το κατάστημα του Google Sheets ως μεμονωμένο εργαλείο ή ως μέρος του Power Tools μαζί με 30+ άλλα εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου για υπολογιστικά φύλλα.

Ελπίζω αυτές οι λύσεις να σας βοηθήσουν! Διαφορετικά, θα σας συναντήσω στα σχόλια παρακάτω ;)