3 γρήγοροι τρόποι για να αφαιρέσετε τα επιπλέον κενά μεταξύ των λέξεων ή να διαγράψετε όλα τα κενά από τα κελιά του Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο περικοπής, την Εύρεση & αντικατάσταση του Excel ή το ειδικό πρόσθετο του Excel για να καθαρίσετε το περιεχόμενο των κελιών.

Όταν επικολλάτε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel (αναφορές απλού κειμένου, αριθμούς από ιστοσελίδες κ.λπ.), είναι πιθανό να λάβετε επιπλέον κενά μαζί με σημαντικά δεδομένα. Μπορεί να υπάρχουν κενά στην αρχή και στο τέλος, αρκετά κενά μεταξύ των λέξεων και χίλια διαχωριστικά για τους αριθμούς.

Κατά συνέπεια, ο πίνακάς σας φαίνεται ακατάστατος και γίνεται δύσκολος στη χρήση. Μπορεί να είναι πρόκληση να βρείτε έναν πελάτη στη στήλη Όνομα, αφού αναζητάτε το "John Doe", το οποίο δεν έχει περιττά κενά μεταξύ των ονομάτων, ενώ έτσι όπως φαίνεται στον πίνακά σας είναι "John Doe". Ή οι αριθμοί δεν μπορούν να αθροιστούν, και πάλι φταίνε τα περιττά κενά.

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να καθαρίσετε τα δεδομένα σας.

Κόψτε τα κενά μεταξύ των λέξεων στο 1, αφαιρέστε τα κενά που ακολουθούν/προηγούνται

Για παράδειγμα, έχετε έναν πίνακα με 2 στήλες. Στη στήλη Όνομα, το πρώτο κελί περιέχει το "John Doe" γραμμένο σωστά χωρίς περιττά κενά. Όλα τα υπόλοιπα κελιά έχουν επιπλέον κενά μεταξύ του πρώτου και του επωνύμου. Ταυτόχρονα τα κελιά αυτά έχουν άσχετα κενά πριν και μετά τα πλήρη ονόματα, γνωστά ως leading και trailing spaces. Η δεύτερη στήλη ονομάζεται Length και δείχνει τον αριθμό τωνσύμβολα σε κάθε όνομα:

Χρησιμοποιήστε τον τύπο Trim για να αφαιρέσετε τα επιπλέον κενά

Το Excel διαθέτει τον τύπο Trim που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη διαγραφή επιπλέον κενών από το κείμενο. Παρακάτω μπορείτε να βρείτε τα βήματα που δείχνουν πώς να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα:

1. Προσθέστε τη βοηθητική στήλη στο τέλος των δεδομένων σας. Μπορείτε να την ονομάσετε "Trim".
2. Στο πρώτο κελί της βοηθητικής στήλης ( C2 ), πληκτρολογήστε τον τύπο για να κόψετε τα περιττά κενά =TRIM(A2)
3. Αντιγράψτε τον τύπο σε όλα τα άλλα κελιά της στήλης. Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε μερικές συμβουλές από το Εισάγετε τον ίδιο τύπο σε όλα τα επιλεγμένα κελιά κάθε φορά.
4. Αντικαταστήστε την αρχική στήλη με εκείνη που έχει τα καθαρισμένα δεδομένα. Επιλέξτε όλα τα κελιά της βοηθητικής στήλης και πατήστε Ctrl + C για να αντιγράψετε τα δεδομένα στο πρόχειρο.

   Τώρα επιλέξτε το πρώτο κελί της αρχικής στήλης και πατήστε Shift + F10 ή το κουμπί μενού. Στη συνέχεια, απλά πατήστε V .

5. Αφαιρέστε τη βοηθητική στήλη.

   Αυτό ήταν! Διαγράψαμε όλα τα πλεονάζοντα κενά με τη βοήθεια του τύπου trim(). Δυστυχώς, είναι λίγο χρονοβόρο, ειδικά αν το φύλλο εργασίας σας είναι αρκετά μεγάλο.

   Σημείωση: Εάν μετά τη χρήση του τύπου εξακολουθείτε να βλέπετε επιπλέον κενά (το τελευταίο κελί στο στιγμιότυπο οθόνης), ρίξτε μια ματιά στην ενότητα Εάν η λειτουργία TRIM δεν λειτουργεί.

Χρήση της Εύρεσης & Αντικατάστασης για την αφαίρεση των επιπλέον κενών μεταξύ των λέξεων

Αυτή η επιλογή χρειάζεται λιγότερα βήματα, αλλά επιτρέπει μόνο τη διαγραφή των πλεοναζόντων κενών μεταξύ των λέξεων. Τα μπροστινά και τα πίσω κενά θα περικοπούν επίσης στο 1, αλλά δεν θα αφαιρεθούν.

1. Επιλέξτε μία ή περισσότερες στήλες με τα δεδομένα για να διαγράψετε τα κενά μεταξύ των λέξεων.
2. Πατήστε Ctrl + H για να λάβετε το " Εύρεση και αντικατάσταση ".
3. Πατήστε το πλήκτρο διαστήματος δύο φορές στο Βρείτε τι και μία φορά στο πεδίο Αντικαταστήστε με
4. Κάντε κλικ στο " Αντικαταστήστε όλα ", και στη συνέχεια πατήστε Εντάξει για να κλείσετε το διάλογο επιβεβαίωσης του Excel.
5. Επανάληψη βήμα 4 μέχρι να δείτε το μήνυμα "Δεν μπορέσαμε να βρούμε τίποτα να αντικαταστήσουμε." :)

3 κλικ για να τακτοποιήσετε τα δεδομένα με το εργαλείο Trim Spaces

Αν εισάγετε συχνά δεδομένα στο Excel από εξωτερικές πηγές και ξοδεύετε πολύ χρόνο για να βελτιώσετε τους πίνακές σας, ελέγξτε τα εργαλεία κειμένου για το Excel.

Το πρόσθετο Trim Spaces θα καθαρίσει τα δεδομένα που εισάγονται από το διαδίκτυο ή από οποιαδήποτε άλλη εξωτερική πηγή. Αφαιρεί τα αρχικά και τα επόμενα κενά, τα υπερβολικά κενά μεταξύ των λέξεων, τα μη διακεκομμένα κενά, τα διαλείμματα γραμμής, τα μη εκτυπωμένα σύμβολα και άλλους ανεπιθύμητους χαρακτήρες. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα μετατροπής των λέξεων σε Πάνω, Κάτω ή Κανονική Πεζότητα. Και αν χρειαστεί να αλλάξετε τους αριθμούς κειμένου πίσω στη μορφή αριθμών και να διαγράψετεαποσιωπητικά, ούτε αυτό θα είναι πρόβλημα.

Για να αφαιρέσετε όλα τα επιπλέον κενά από το φύλλο εργασίας σας, συμπεριλαμβανομένων των περιττών διαστημάτων μεταξύ των λέξεων, πρέπει να κάνετε το εξής:

1. Κατεβάστε και εγκαταστήστε μια δοκιμαστική έκδοση του Ultimate Suite for Excel.
2. Επιλέξτε την περιοχή του πίνακα όπου θέλετε να αφαιρέσετε τα περιττά κενά. Για νέους πίνακες, συνήθως πατάω Ctrl + A για να επεξεργαστώ όλες τις στήλες με τη σειρά.
3. Πηγαίνετε στο Δεδομένα Ablebits και κάντε κλικ στην καρτέλα Χώροι περιποίησης εικονίδιο.
4. Το παράθυρο του πρόσθετου θα ανοίξει στην αριστερή πλευρά του φύλλου εργασίας σας. Απλά επιλέξτε τα απαραίτητα πλαίσια ελέγχου, κάντε κλικ στο κουμπί Trim και απολαύστε το τέλεια καθαρισμένο τραπέζι σας.

Δεν είναι γρηγορότερο από ό,τι με τις δύο προηγούμενες συμβουλές; Αν ασχολείστε πάντα με την επεξεργασία δεδομένων, αυτό το εργαλείο θα σας εξοικονομήσει ώρες πολύτιμου χρόνου.

Αφαιρέστε όλα τα κενά μεταξύ των αριθμών

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα βιβλίο εργασίας με αριθμούς όπου τα ψηφία (χιλιάδες, εκατομμύρια, δισεκατομμύρια) διαχωρίζονται με κενά. Έτσι, το Excel βλέπει τους αριθμούς ως κείμενο και δεν μπορεί να εκτελεστεί καμία μαθηματική πράξη.

Ο ευκολότερος τρόπος για να απαλλαγείτε από τα περιττά κενά είναι η χρήση της τυπικής επιλογής Εύρεση & Αντικατάσταση του Excel:

• Πατήστε Ctrl + Space για να επιλέξετε όλα τα κελιά μιας στήλης.
• Πατήστε Ctrl + H για να ανοίξετε το " Εύρεση & αντικατάσταση ".
• Πατήστε το πλήκτρο διαστήματος στο Βρείτε τι και βεβαιωθείτε ότι το " Αντικαταστήστε με " είναι κενό.
• Κάντε κλικ στο " Αντικαταστήστε όλα ", και στη συνέχεια πατήστε Εντάξει Ορίστε! Όλα τα κενά έχουν αφαιρεθεί.

Χρήση τύπου για την αφαίρεση όλων των διαστημάτων

Μπορεί να χρειαστεί να διαγράψετε όλα τα κενά, όπως σε μια αλυσίδα τύπων. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βοηθητική στήλη και να εισαγάγετε τον τύπο: =SUBSTITUTE(A1," ","")

Εδώ A1 είναι το πρώτο κελί της στήλης με αριθμούς ή λέξεις όπου πρέπει να διαγραφούν όλα τα κενά.

Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα από το μέρος που χρησιμοποιεί τον τύπο για την αφαίρεση των επιπλέον κενών μεταξύ των λέξεων στο 1

Βίντεο: πώς να αφαιρέσετε κενά στο Excel