Αυτό το σύντομο σεμινάριο εξηγεί τα βασικά στοιχεία μιας εξωτερικής αναφοράς στο Excel και δείχνει πώς να αναφέρεστε σε ένα άλλο φύλλο και βιβλίο εργασίας στους τύπους σας.

Όταν υπολογίζετε δεδομένα στο Excel, μπορεί συχνά να βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου πρέπει να αντλήσετε δεδομένα από ένα άλλο φύλλο εργασίας ή ακόμη και από ένα διαφορετικό αρχείο του Excel. Μπορείτε να το κάνετε αυτό; Φυσικά και μπορείτε. Απλά πρέπει να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ των φύλλων εργασίας (εντός του ίδιου βιβλίου εργασίας ή σε διαφορετικά βιβλία εργασίας) χρησιμοποιώντας αυτό που ονομάζεται εξωτερική αναφορά κελιού ή μια σύνδεσμος .

Εξωτερική αναφορά στο Excel είναι μια αναφορά σε ένα κελί ή μια σειρά κελιών εκτός του τρέχοντος φύλλου εργασίας. Το κύριο πλεονέκτημα της χρήσης μιας εξωτερικής αναφοράς του Excel είναι ότι κάθε φορά που αλλάζει το κελί ή τα κελιά στα οποία γίνεται αναφορά σε άλλο φύλλο εργασίας, η τιμή που επιστρέφεται από την εξωτερική αναφορά κελιών ενημερώνεται αυτόματα.

Παρόλο που οι εξωτερικές αναφορές στο Excel μοιάζουν πολύ με τις αναφορές κελιών, υπάρχουν μερικές σημαντικές διαφορές. Σε αυτό το σεμινάριο θα ξεκινήσουμε με τα βασικά και θα δείξουμε πώς να δημιουργήσετε διάφορους τύπους εξωτερικών αναφορών με λεπτομερή βήματα, στιγμιότυπα οθόνης και παραδείγματα τύπων.

Πώς να κάνετε αναφορά σε ένα άλλο φύλλο στο Excel

Για να αναφέρετε ένα κελί ή μια σειρά κελιών σε ένα άλλο φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας, βάλτε το όνομα του φύλλου εργασίας ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό (!) πριν από τη διεύθυνση του κελιού.

Με άλλα λόγια, σε μια αναφορά του Excel σε ένα άλλο φύλλο εργασίας, χρησιμοποιείτε την ακόλουθη μορφή:

Αναφορά σε ένα μεμονωμένο κύτταρο:

Για παράδειγμα, για να αναφερθείτε στο κελί Α1 του Φύλλου2, πληκτρολογείτε Φύλλο2!A1 .

Αναφορά σε εύρος κυττάρων:

Για παράδειγμα, για να αναφερθείτε στα κελιά A1:A10 του Φύλλου2, πληκτρολογείτε Φύλλο2!A1:A10 .

Σημείωση. Εάν το όνομα του φύλλου εργασίας περιλαμβάνει χώροι ή μη αλφαβητικοί χαρακτήρες , πρέπει να την περικλείσετε σε απλά εισαγωγικά. Για παράδειγμα, μια εξωτερική αναφορά στο κελί A1 σε ένα φύλλο εργασίας με όνομα Ορόσημα του έργου πρέπει να έχει ως εξής: "Ορόσημα του έργου"!Α1.

Σε έναν πραγματικό τύπο, ο οποίος πολλαπλασιάζει την τιμή στο κελί A1 σε ' Ορόσημα του έργου φύλλο επί 10, η αναφορά σε ένα φύλλο του Excel μοιάζει ως εξής:

='Ορόσημα έργου'!A1*10

Δημιουργία αναφοράς σε άλλο φύλλο στο Excel

Όταν γράφετε έναν τύπο που αναφέρεται σε κελιά σε άλλο φύλλο εργασίας, μπορείτε φυσικά να πληκτρολογήσετε το όνομα του άλλου φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό και μια αναφορά κελιού με το χέρι, αλλά αυτός ο τρόπος είναι αργός και επιρρεπής σε σφάλματα.

Ένας καλύτερος τρόπος είναι να δείξετε το κελί (ή τα κελιά) σε ένα άλλο φύλλο στο οποίο θέλετε να αναφέρεται ο τύπος και να αφήσετε το Excel να φροντίσει για τη σωστή σύνταξη της αναφοράς του φύλλου. Για να βάλετε το Excel να εισάγει μια αναφορά σε ένα άλλο φύλλο στον τύπο σας, κάντε τα εξής:

1. Αρχίστε να πληκτρολογείτε έναν τύπο είτε σε ένα κελί προορισμού είτε στη γραμμή τύπων.
2. Όταν πρόκειται να προσθέσετε μια αναφορά σε ένα άλλο φύλλο εργασίας, μεταβείτε σε αυτό το φύλλο και επιλέξτε ένα κελί ή μια σειρά κελιών στα οποία θέλετε να αναφερθείτε.
3. Ολοκληρώστε την πληκτρολόγηση του τύπου και πατήστε το πλήκτρο Enter για να τον ολοκληρώσετε.

Για παράδειγμα, αν έχετε μια λίστα με στοιχεία πωλήσεων στο φύλλο Πωλήσεις και θέλετε να υπολογίσετε τον Φόρο Προστιθέμενης Αξίας (19%) για κάθε προϊόν σε ένα άλλο φύλλο με όνομα ΦΠΑ , προχωρήστε με τον ακόλουθο τρόπο:

• Αρχίστε να πληκτρολογείτε τον τύπο =19%* στο κελί B2 του φύλλου ΦΠΑ .
• Εναλλαγή σε φύλλο Πωλήσεις , και κάντε κλικ στο κελί B2 εκεί. Το Excel θα εισάγει αμέσως μια εξωτερική αναφορά σε αυτό το κελί, όπως φαίνεται στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης:

Σημείωση. Όταν προσθέτετε μια αναφορά του Excel σε άλλο φύλλο χρησιμοποιώντας την παραπάνω μέθοδο, το Microsoft Excel προσθέτει εξ ορισμού μια σχετική αναφορά (χωρίς το σύμβολο $). Έτσι, στο παραπάνω παράδειγμα, μπορείτε απλά να αντιγράψετε τον τύπο σε άλλα κελιά της στήλης Β στο φύλλο ΦΠΑ , οι αναφορές κελιών θα προσαρμοστούν για κάθε γραμμή και θα έχετε υπολογίσει σωστά τον ΦΠΑ για κάθε προϊόν.

Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε να αναφορά a εύρος κελιών σε άλλο φύλλο Η μόνη διαφορά είναι ότι επιλέγετε πολλαπλά κελιά στο φύλλο προέλευσης. Για παράδειγμα, για να βρείτε το σύνολο των πωλήσεων στα κελιά B2:B5 του φύλλου Πωλήσεις , θα πρέπει να εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=SUM(Πωλήσεις!B2:B5)

Με αυτόν τον τρόπο κάνετε αναφορά σε ένα άλλο φύλλο στο Excel. Και τώρα, ας δούμε πώς μπορείτε να αναφερθείτε σε κελιά από ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Πώς να αναφέρετε ένα άλλο βιβλίο εργασίας στο Excel

Στις φόρμουλες του Microsoft Excel, οι εξωτερικές αναφορές σε άλλο βιβλίο εργασίας εμφανίζονται με δύο τρόπους, ανάλογα με το αν το βιβλίο προέλευσης είναι ανοικτό ή κλειστό.

Εξωτερική αναφορά σε ανοικτό βιβλίο εργασίας

Όταν το πηγαίο βιβλίο εργασίας είναι ανοιχτό, μια εξωτερική αναφορά του Excel περιλαμβάνει το όνομα του βιβλίου εργασίας σε αγκύλες (συμπεριλαμβανομένης της επέκτασης αρχείου), ακολουθούμενο από το όνομα του φύλλου, το θαυμαστικό (!) και το κελί ή μια περιοχή κελιών που αναφέρεται. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιείτε την ακόλουθη μορφή αναφοράς για μια αναφορά σε ανοιχτό βιβλίο εργασίας:

Για παράδειγμα, εδώ είναι μια εξωτερική αναφορά στα κελιά B2:B5 του φύλλου Jan στο βιβλίο εργασίας με όνομα Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Αν θέλετε, ας πούμε, να υπολογίσετε το άθροισμα αυτών των κελιών, ο τύπος με την αναφορά του βιβλίου εργασίας θα έχει ως εξής:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Εξωτερική αναφορά σε κλειστό βιβλίο εργασίας

Όταν κάνετε αναφορά σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας στο Excel, αυτό το άλλο βιβλίο εργασίας δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι ανοιχτό. Εάν το βιβλίο εργασίας προέλευσης είναι κλειστό, πρέπει να προσθέσετε ολόκληρη τη διαδρομή στην εξωτερική σας αναφορά.

Για παράδειγμα, για να αθροίσετε τα κελιά B2:B5 του πίνακα Jan φύλλο από Πωλήσεις.xlsx βιβλίο εργασίας που βρίσκεται μέσα στο Αναφορές φάκελο στη μονάδα δίσκου D, γράφετε τον ακόλουθο τύπο:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Ακολουθεί ανάλυση των τμημάτων αναφοράς:

• Διαδρομή αρχείου Δείχνει τη μονάδα δίσκου και τον κατάλογο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο Excel ( D:\Reports\ σε αυτό το παράδειγμα).
• Όνομα βιβλίου εργασίας Περιλαμβάνει την επέκταση αρχείου (.xlsx, .xls ή .xslm) και περικλείεται πάντα σε αγκύλες, όπως [Sales.xlsx] στον παραπάνω τύπο.
• Όνομα φύλλου Αυτό το μέρος της εξωτερικής αναφοράς του Excel περιλαμβάνει το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό όπου βρίσκεται το κελί ή τα κελιά στα οποία γίνεται αναφορά ( Τζαν! σε αυτό το παράδειγμα).
• Αναφορά κυττάρου Δείχνει στο πραγματικό κελί ή σε μια σειρά κελιών που αναφέρονται στον τύπο σας.

Εάν έχετε δημιουργήσει μια αναφορά σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας όταν αυτό το βιβλίο εργασίας ήταν ανοιχτό και, στη συνέχεια, κλείσατε το πηγαίο βιβλίο εργασίας, η αναφορά του εξωτερικού σας βιβλίου εργασίας θα ενημερωθεί αυτόματα για να συμπεριλάβει ολόκληρη τη διαδρομή.

Σημείωση. Εάν είτε το όνομα του βιβλίου εργασίας είτε το όνομα του φύλλου, ή και τα δύο, περιλαμβάνουν χώροι ή οποιοδήποτε μη αλφαβητικοί χαρακτήρες , πρέπει να περικλείσετε τη διαδρομή σε απλά εισαγωγικά. Για παράδειγμα:

=SUM('[Προϋπολογισμός έτους.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Παραπομπή σε άλλο βιβλίο εργασίας στο Excel

Όπως συμβαίνει και με τη δημιουργία ενός τύπου του Excel που παραπέμπει σε άλλο φύλλο, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε χειροκίνητα μια αναφορά σε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας. Απλώς μεταβείτε στο άλλο βιβλίο εργασίας κατά την εισαγωγή του τύπου σας και επιλέξτε ένα κελί ή μια σειρά κελιών στα οποία θέλετε να παραπέμψετε. Το Microsoft Excel θα φροντίσει για τα υπόλοιπα:

Σημειώσεις:

• Όταν δημιουργείτε μια αναφορά σε άλλο βιβλίο εργασίας επιλέγοντας το(α) κελί(α) σε αυτό, το Excel εισάγει πάντα απόλυτες αναφορές κελιών. Εάν σκοπεύετε να αντιγράψετε τον πρόσφατα δημιουργημένο τύπο σε άλλα κελιά, φροντίστε να αφαιρέσετε το σύμβολο του δολαρίου ($) από τις αναφορές κελιών για να τις μετατρέψετε σε σχετικές ή μικτές αναφορές, ανάλογα με τους σκοπούς σας.
• Εάν η επιλογή ενός κελιού ή μιας περιοχής στο βιβλίο εργασίας που αναφέρεται δεν δημιουργεί αυτόματα μια αναφορά στον τύπο, το πιθανότερο είναι ότι τα δύο αρχεία είναι ανοιχτά σε διαφορετικές περιπτώσεις του Excel Για να το ελέγξετε αυτό, ανοίξτε τη Διαχείριση εργασιών και δείτε πόσες περιπτώσεις του Microsoft Excel εκτελούνται. Αν είναι περισσότερες από μία, αναπτύξτε κάθε περίπτωση για να δείτε ποια αρχεία είναι ενσωματωμένα εκεί. Για να διορθώσετε το πρόβλημα, κλείστε το ένα αρχείο (και την περίπτωση) και, στη συνέχεια, ανοίξτε το ξανά από το άλλο αρχείο.

Παραπομπή σε καθορισμένο όνομα στο ίδιο ή σε άλλο βιβλίο εργασίας

Για να κάνετε μια εξωτερική αναφορά του Excel πιο συμπαγή, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα καθορισμένο όνομα στο φύλλο προέλευσης και στη συνέχεια να ανατρέξετε σε αυτό το όνομα από ένα άλλο φύλλο που βρίσκεται στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Δημιουργία ονόματος στο Excel

Για να δημιουργήσετε ένα όνομα στο Excel, επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να συμπεριλάβετε και, στη συνέχεια, είτε μεταβείτε στην επιλογή Τύποι tab>, Καθορισμένα ονόματα και κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός ονόματος ή πατήστε Ctrl + F3 και κάντε κλικ στο κουμπί Νέο .

Στο Νέο όνομα πληκτρολογήστε όποιο όνομα θέλετε (θυμηθείτε ότι τα κενά δεν επιτρέπονται στα ονόματα του Excel) και ελέγξτε αν το σωστό εύρος εμφανίζεται στο παράθυρο Αναφέρεται σε πεδίο.

Για παράδειγμα, έτσι δημιουργούμε ένα όνομα ( Jan_sales ) για τα κελιά B2:B5 στο Jan φύλλο:

Μόλις δημιουργηθεί το όνομα, είστε ελεύθεροι να το χρησιμοποιήσετε στις εξωτερικές αναφορές σας στο Excel. Η μορφή αυτών των αναφορών είναι πολύ απλούστερη από τη μορφή μιας αναφοράς φύλλου Excel και μιας αναφοράς βιβλίου εργασίας που συζητήθηκαν προηγουμένως, γεγονός που καθιστά τους τύπους με αναφορές ονόματος πιο κατανοητούς.

Σημείωση. Από προεπιλογή, δημιουργούνται ονόματα Excel για τα επίπεδο βιβλίου εργασίας , παρακαλώ προσέξτε το Πεδίο εφαρμογής πεδίο στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης. Αλλά μπορείτε επίσης να κάνετε ένα συγκεκριμένο επίπεδο φύλλου εργασίας όνομα επιλέγοντας ένα αντίστοιχο φύλλο από το Πεδίο εφαρμογής Για τις αναφορές του Excel, η εμβέλεια ενός ονόματος είναι πολύ σημαντική επειδή καθορίζει τη θέση εντός της οποίας αναγνωρίζεται το όνομα.

Συνιστάται να δημιουργείτε πάντα ονόματα σε επίπεδο βιβλίου εργασίας (εκτός αν έχετε συγκεκριμένο λόγο να μην το κάνετε), επειδή απλοποιούν σημαντικά τη δημιουργία εξωτερικών αναφορών του Excel, όπως φαίνεται στα παρακάτω παραδείγματα.

Αναφορά σε ένα όνομα σε άλλο φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας

Για να αναφερθείτε σε ένα παγκόσμιο επίπεδο βιβλίου εργασίας όνομα στο ίδιο βιβλίο εργασίας, απλά πληκτρολογείτε αυτό το όνομα στο όρισμα μιας συνάρτησης:

Για παράδειγμα, για να βρείτε το άθροισμα όλων των κελιών μέσα στο πεδίο Jan_sales όνομα που δημιουργήσαμε πριν από λίγο, χρησιμοποιήστε τον ακόλουθο τύπο:

=SUM(Jan_sales)

Για να αναφερθείτε σε ένα τοπικό επίπεδο φύλλου εργασίας όνομα σε ένα άλλο φύλλο μέσα στο ίδιο βιβλίο εργασίας, πρέπει να προηγείται του ονόματος το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό:

= Λειτουργία ( Sheet_name ! όνομα )

Για παράδειγμα:

=SUM(Jan!Jan_sales)

Εάν τα ονόματα φύλλων περιλαμβάνουν κενά ή μονοαλφαβητικά σύμβολα, θυμηθείτε να τα περικλείσετε σε απλά εισαγωγικά, π.χ.:

=SUM('Jan report'!Jan_Sales)

Αναφορά σε ένα όνομα σε άλλο βιβλίο εργασίας

Μια αναφορά σε ένα επίπεδο βιβλίου εργασίας όνομα σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας αποτελείται από το όνομα του βιβλίου εργασίας (συμπεριλαμβανομένης της επέκτασης) ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό και το καθορισμένο όνομα (ονομασμένη περιοχή):

Για παράδειγμα:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Για να αναφέρετε ένα επίπεδο φύλλου εργασίας όνομα σε άλλο βιβλίο εργασίας, θα πρέπει να συμπεριληφθεί και το όνομα του φύλλου ακολουθούμενο από το θαυμαστικό και το όνομα του βιβλίου εργασίας θα πρέπει να περιβάλλεται από αγκύλες. Για παράδειγμα:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Όταν αναφέρεστε σε μια ονομασμένη περιοχή σε μια κλειστό βιβλίο εργασίας , θυμηθείτε να συμπεριλάβετε την πλήρη διαδρομή του αρχείου Excel, για παράδειγμα:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά ονόματος του Excel

Εάν έχετε δημιουργήσει μια χούφτα διαφορετικά ονόματα στα φύλλα του Excel, δεν χρειάζεται να θυμάστε όλα αυτά τα ονόματα απ' έξω. Για να εισαγάγετε μια αναφορά ονόματος του Excel σε έναν τύπο, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα:

1. Επιλέξτε το κελί προορισμού, πληκτρολογήστε το σύμβολο ισότητας (=) και αρχίστε να πληκτρολογείτε τον τύπο ή τον υπολογισμό σας.
2. Όταν φτάσετε στο σημείο όπου πρέπει να εισαγάγετε μια αναφορά ονόματος του Excel, κάντε ένα από τα εξής:
   • Εάν αναφέρεστε σε ένα επίπεδο βιβλίου εργασίας όνομα από άλλο βιβλίο εργασίας, μεταβείτε σε αυτό το βιβλίο εργασίας. Εάν το όνομα βρίσκεται σε άλλο φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας, παραλείψτε αυτό το βήμα.
   • Εάν κάνετε αναφορά σε ένα επίπεδο φύλλου εργασίας όνομα, πλοηγηθείτε στο συγκεκριμένο φύλλο είτε στο τρέχον είτε σε άλλο βιβλίο εργασίας.
3. Πατήστε F3 για να ανοίξετε το Προηγούμενο όνομα παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το όνομα στο οποίο θέλετε να αναφέρεστε και κάντε κλικ στο OK.

Τώρα που γνωρίζετε πώς να δημιουργήσετε μια εξωτερική αναφορά στο Excel, μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτή τη σπουδαία δυνατότητα και να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από άλλα φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας στους υπολογισμούς σας. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ανυπομονώ να σας δω στο ιστολόγιό μας την επόμενη εβδομάδα!