Das Tutorial zeigt, wie man benutzerdefinierte Datenvalidierungsregeln in Excel erstellt. Sie finden einige Beispiele für E xcel-Datenüberprüfungsformeln, um nur Zahlen oder Textwerte in bestimmten Zellen zuzulassen oder nur Text, der mit bestimmten Zeichen beginnt, zuzulassen, eindeutige Daten zuzulassen und Duplikate zu verhindern und vieles mehr.

Im gestrigen Tutorial haben wir uns mit der Excel-Datenüberprüfung befasst - was ihr Zweck ist, wie sie funktioniert und wie Sie integrierte Regeln zur Überprüfung von Daten in Ihren Arbeitsblättern verwenden können. Heute werden wir einen Schritt weiter gehen und über die Feinheiten der benutzerdefinierten Datenüberprüfung in Excel sprechen sowie mit einer Handvoll verschiedener Überprüfungsformeln experimentieren.

Erstellen von benutzerdefinierten Datenüberprüfungen mit Formeln

Microsoft Excel verfügt über mehrere integrierte Datenüberprüfungsregeln für Zahlen, Datumsangaben und Text, die jedoch nur die grundlegendsten Szenarien abdecken. Wenn Sie Zellen mit Ihren eigenen Kriterien überprüfen möchten, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Überprüfungsregel auf der Grundlage einer Formel. So geht's:

1. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen aus, die überprüft werden sollen.
2. Öffnen Sie das Dialogfeld Datenüberprüfung, indem Sie auf die Schaltfläche Validierung von Daten auf der Schaltfläche Daten auf der Registerkarte Daten-Tools Gruppe oder drücken Sie die Tastenfolge Alt> D> L (jede Taste ist einzeln zu drücken).
3. Auf der Einstellungen der Registerkarte Validierung von Daten Dialogfenster, wählen Sie Benutzerdefiniert im Erlauben Sie und geben Sie Ihre Datenüberprüfungsformel in das Feld Formel Box.
4. Klicken Sie auf OK .

Optional können Sie eine benutzerdefinierte Eingabemeldung und eine Fehlermeldung hinzufügen, die angezeigt werden, wenn der Benutzer die überprüfte Zelle auswählt bzw. ungültige Daten eingibt.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für benutzerdefinierte Validierungsregeln für verschiedene Datentypen.

Hinweis: Alle Excel-Datenüberprüfungsregeln, sowohl die integrierten als auch die benutzerdefinierten, überprüfen nur neue Daten, die nach dem Erstellen der Regel in eine Zelle eingegeben werden. Kopierte Daten werden nicht überprüft, ebenso wenig wie die Daten, die vor dem Erstellen der Regel in die Zelle eingegeben wurden. Um vorhandene Einträge zu ermitteln, die Ihren Datenüberprüfungskriterien nicht entsprechen, verwenden Sie die Kreis Ungültige Daten wie in Wie man ungültige Daten in Excel findet gezeigt.

Excel-Datenüberprüfung, um nur Zahlen zuzulassen

Überraschenderweise ist keine der eingebauten Excel-Datenüberprüfungsregeln für eine sehr typische Situation geeignet, in der Sie die Eingabe von Zahlen in bestimmte Zellen einschränken müssen. Dies kann jedoch leicht mit einer benutzerdefinierten Datenüberprüfungsformel auf der Grundlage der ISNUMBER-Funktion, wie dieser, erreicht werden:

=ISNUMMER(C2)

Dabei ist C2 die oberste Zelle des Bereichs, den Sie überprüfen möchten.

Hinweis: Die Funktion ISNUMBER erlaubt beliebige numerische Werte in validierten Zellen, einschließlich Ganzzahlen, Dezimalzahlen, Brüche sowie Datums- und Zeitangaben, die im Sinne von Excel ebenfalls Zahlen sind.

Excel-Datenüberprüfung, um nur Text zuzulassen

Wenn Sie das Gegenteil wollen - nämlich nur Texteinträge in einem bestimmten Bereich von Zellen zulassen -, dann erstellen Sie eine benutzerdefinierte Regel, zum Beispiel mit der Funktion ISTEXT:

=ISTEXT(D2)

Dabei ist D2 die oberste Zelle des ausgewählten Bereichs.

Text, der mit bestimmten Zeichen beginnt, zulassen

Wenn alle Werte in einem bestimmten Bereich mit einem bestimmten Zeichen oder einer Teilzeichenkette beginnen sollen, dann führen Sie die Excel-Datenüberprüfung auf der Grundlage der COUNTIF-Funktion mit einem Platzhalterzeichen durch:

Um beispielsweise sicherzustellen, dass alle Auftragskennungen in Spalte A mit dem Präfix "AA-", "aa-", "Aa-" oder "aA-" beginnen (Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt), definieren Sie eine benutzerdefinierte Regel mit dieser Datenüberprüfungsformel:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Validierungsformel mit der OR-Logik (mehrere Kriterien)

Falls es 2 oder mehr gültige Präfixe gibt, addieren Sie mehrere COUNTIF-Funktionen, damit Ihre Excel-Datenvalidierungsregel mit der ODER-Logik funktioniert:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Groß- und Kleinschreibung beachtende Validierungsformel

Wenn die Groß- und Kleinschreibung eine Rolle spielt, dann verwenden Sie EXACT in Kombination mit der Funktion LEFT, um eine Formel zur Überprüfung der Groß- und Kleinschreibung für Einträge zu erstellen, die mit einem bestimmten Text beginnen:

Wenn Sie zum Beispiel nur Bestellnummern zulassen möchten, die mit "AA-" beginnen (weder "aa-" noch "Aa-" sind erlaubt), verwenden Sie diese Formel:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

In der obigen Formel extrahiert die Funktion LEFT die ersten 3 Zeichen aus Zelle A2, und EXACT führt einen Groß-/Kleinschreibungs-Vergleich mit der fest kodierten Teilzeichenkette durch ("AA-" in diesem Beispiel). Wenn die beiden Teilzeichenketten genau übereinstimmen, gibt die Formel TRUE zurück und die Überprüfung ist erfolgreich; andernfalls wird FALSE zurückgegeben und die Überprüfung schlägt fehl.

Einträge zulassen, die bestimmten Text enthalten

Um Einträge zuzulassen, die an einer beliebigen Stelle in einer Zelle (am Anfang, in der Mitte oder am Ende) einen bestimmten Text enthalten, verwenden Sie die Funktion ISNUMBER in Kombination mit FIND oder SEARCH, je nachdem, ob Sie eine Übereinstimmung unter Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung oder ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung wünschen:

• Groß-/Kleinschreibung nicht beachtende Überprüfung: ISNUMBER(SEARCH( Text , Zelle ))
• Überprüfung der Groß-/Kleinschreibung: ISNUMBER(FIND( Text , Zelle ))

Um in unserem Beispieldatensatz nur Einträge zuzulassen, die den Text "AA" in den Zellen A2:A6 enthalten, verwenden Sie eine der folgenden Formeln:

Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt:

=ISTZAHL(SUCHE("AA", A2))

Groß- und Kleinschreibung wird beachtet:

=ISTZAHL(FIND("AA", A2))

Die Formeln funktionieren nach der folgenden Logik:

Sie suchen die Teilzeichenkette "AA" in Zelle A2 mit FIND oder SEARCH, und beide geben die Position des ersten Zeichens in der Teilzeichenkette zurück. Wenn der Text nicht gefunden wird, wird ein Fehler zurückgegeben. Für jeden numerischen Wert, der als Ergebnis der Suche zurückgegeben wird, liefert die Funktion ISNUMBER TRUE, und die Datenvalidierung ist erfolgreich. Im Falle eines Fehlers gibt ISNUMBER FALSE zurück, und der Eintrag wird in einer Zelle nicht zugelassen.

Datenüberprüfung, um nur eindeutige Einträge zuzulassen und Duplikate auszuschließen

In Situationen, in denen eine bestimmte Spalte oder ein Zellbereich keine Duplikate enthalten soll, konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Datenüberprüfungsregel, um nur eindeutige Einträge zuzulassen. Hierfür verwenden wir die klassische COUNTIF-Formel, um Duplikate zu identifizieren:

Wenn Sie beispielsweise sicherstellen möchten, dass nur eindeutige Bestellnummern in die Zellen A2 bis A6 eingegeben werden, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Regel mit dieser Datenüberprüfungsformel:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Wenn ein eindeutiger Wert eingegeben wird, gibt die Formel TRUE zurück, und die Validierung ist erfolgreich. Wenn derselbe Wert bereits im angegebenen Bereich existiert (Anzahl größer als 1), gibt COUNTIF FALSE zurück, und die Validierung der Eingabe schlägt fehl.

Bitte beachten Sie, dass wir den Bereich mit absoluten Zellbezügen (A$2:$A$6) sperren und einen relativen Bezug für die oberste Zelle (A2) verwenden, damit die Formel für jede Zelle im überprüften Bereich richtig angepasst wird.

Hinweis: Diese Formeln zur Datenüberprüfung sind Groß- und Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt Es unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben.

Validierungsformeln für Datums- und Zeitangaben

Die integrierte Datumsvalidierung bietet eine Vielzahl vordefinierter Kriterien, mit denen Benutzer nur Daten eingeben können, die zwischen den beiden von Ihnen angegebenen Daten liegen, größer oder kleiner als ein bestimmtes Datum sind oder diesem entsprechen.

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Datenüberprüfung in Ihren Arbeitsblättern haben möchten, können Sie die integrierten Funktionen mit einer benutzerdefinierten Regel nachbilden oder Ihre eigene Formel schreiben, die über die integrierten Funktionen der Excel-Datenüberprüfung hinausgeht.

Daten zwischen zwei Daten zulassen

Um die Eingabe auf ein Datum innerhalb eines bestimmten Bereichs zu beschränken, können Sie entweder die vordefinierte Datumsregel mit dem Kriterium "zwischen" verwenden oder eine benutzerdefinierte Validierungsregel mit dieser generischen Formel erstellen:

Wo:

• Zelle ist die oberste Zelle im überprüften Bereich, und
• Start und Ende Datumsangaben sind gültige Datumsangaben, die über die Funktion DATE geliefert werden, oder Verweise auf Zellen, die die Datumsangaben enthalten.

Um zum Beispiel nur Daten im Monat Juli des Jahres 2017 zuzulassen, verwenden Sie die folgende Formel:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Oder geben Sie das Anfangs- und Enddatum in einige Zellen ein (in diesem Beispiel F1 und F2), und beziehen Sie sich in Ihrer Formel auf diese Zellen:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Bitte beachten Sie, dass die Begrenzungsdaten mit absoluten Zellbezügen gesperrt sind.

Nur Wochentage oder Wochenenden zulassen

Um einen Benutzer auf die Eingabe von Wochentagen oder Wochenenden zu beschränken, konfigurieren Sie eine benutzerdefinierte Validierungsregel auf der Grundlage der Funktion WEEKDAY.

Mit dem return_type Wenn das Argument WEEKDAY auf 2 gesetzt wird, gibt WEEKDAY eine ganze Zahl zwischen 1 (Montag) und 7 (Sonntag) zurück, so dass das Ergebnis der Formel für Wochentage (Mo bis Fr) kleiner als 6 und für Wochenenden (Sa und So) größer als 5 sein sollte.

Nur zulassen Arbeitstage :

Nur zulassen Wochenenden :

Um zum Beispiel nur die Eingabe von Arbeitstagen in die Zellen C2:C6 zuzulassen, verwenden Sie diese Formel:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Daten auf der Grundlage des heutigen Datums validieren

Um das aktuelle Datum zu erhalten, verwenden Sie die Funktion HEUTE und addieren dann die gewünschte Anzahl von Tagen dazu, um das Enddatum zu berechnen.

Um beispielsweise die Dateneingabe auf 6 Tage ab heute (7 Tage einschließlich heute) zu begrenzen, verwenden wir die integrierte Datumsregel mit den formelbasierten Kriterien:

1. Wählen Sie Datum im Erlauben Sie
2. Wählen Sie zwischen im Daten
3. In der Datum des Beginns Feld, geben Sie =TODAY()
4. In der Datum des Endes Feld, geben Sie =TODAY() + 6

Auf ähnliche Weise können Sie die Benutzer auf die Eingabe von Daten vor oder nach dem heutigen Datum beschränken, indem Sie entweder weniger als oder größer als im Daten und geben Sie dann =TODAY() im Ende Datum oder Start Datumsfeld, beziehungsweise.

Zeiten auf der Grundlage der aktuellen Zeit validieren

Um Daten auf der Grundlage der aktuellen Uhrzeit zu überprüfen, verwenden Sie die vordefinierte Zeitregel mit Ihrer eigenen Datenüberprüfungsformel:

1. In der Erlauben Sie Feld, wählen Sie Zeit .
2. In der Daten Feld, wählen Sie entweder weniger als um nur Zeiten vor der aktuellen Zeit zuzulassen, oder größer als um Zeiten nach der aktuellen Zeit zuzulassen.
3. In der Endzeit oder Startzeit (je nachdem, welche Kriterien Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben) eine der folgenden Formeln ein:
   • Zur Validierung Daten und Zeiten basierend auf dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit:

     =NOW()

   • Zur Validierung mal basierend auf der aktuellen Zeit:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

Die folgende Abbildung zeigt eine Regel, die nur Zeiten zulässt, die größer als die aktuelle Zeit sind:

Benutzerdefinierte Excel-Datenüberprüfungsregel funktioniert nicht

Wenn Ihre formelbasierte Datenvalidierungsregel nicht wie erwartet funktioniert, gibt es 3 Hauptpunkte, die zu überprüfen sind:

• Datenüberprüfungsformel ist korrekt
• Die Validierungsformel bezieht sich nicht auf eine leere Zelle
• Geeignete Zellbezüge werden verwendet

Überprüfen Sie die Korrektheit Ihrer Excel-Datenvalidierungsformel

Kopieren Sie zunächst Ihre Validierungsformel in eine Zelle, um sicherzustellen, dass sie keinen Fehler wie #N/A, #VALUE oder #DIV/0! zurückgibt.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Regel sollte die Formel die logischen Werte TRUE und FALSE bzw. die Werte 1 und 0 zurückgeben, die ihnen entsprechen.

Wenn Sie ein formelbasiertes Kriterium in einer eingebaute Regel (wie wir es getan haben, um Zeiten auf der Grundlage der aktuellen Zeit zu validieren), kann es auch einen anderen numerischen Wert zurückgeben.

Excel-Datenüberprüfungsformel sollte sich nicht auf eine leere Zelle beziehen

In vielen Situationen, wenn Sie die Option Leerzeichen ignorieren Wenn Sie bei der Definition der Regel das Feld Leerzeichen ausgewählt haben (in der Regel ist es standardmäßig aktiviert) und eine oder mehrere Zellen, auf die in Ihrer Formel verwiesen wird, leer sind, ist jeder Wert in der überprüften Zelle zulässig.

Hier ist ein Beispiel in der einfachsten Form:

Absolute und relative Zellbezüge in Formeln zur Datenüberprüfung

Wenn Sie eine formelbasierte Excel-Validierungsregel einrichten, denken Sie bitte daran, dass alle Zellbezüge in Ihrer Formel bezogen auf die obere linke Zelle im ausgewählten Bereich.

Wenn Sie eine Regel für mehr als eine Zelle erstellen und Ihre Validierungskriterien abhängig sind von spezifische Zellen Achten Sie darauf, dass Sie absolute Zellbezüge verwenden (mit dem $-Zeichen, z. B. $A$1), da Ihre Regel sonst nur für die erste Zelle korrekt funktioniert. Zur besseren Veranschaulichung betrachten Sie bitte das folgende Beispiel.

Angenommen, Sie möchten die Dateneingabe in den Zellen D2 bis D5 auf ganze Zahlen zwischen 1 (Minimalwert) und dem Ergebnis der Division von A2 durch B2 beschränken, dann berechnen Sie den Maximalwert mit dieser einfachen Formel =A2/B2 wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt:

Das Problem ist, dass diese scheinbar korrekte Formel für die Zellen D3 bis D5 nicht funktioniert, da sich die relativen Bezüge auf der Grundlage der relativen Position von Zeilen und Spalten ändern. Für Zelle D3 wird die Formel also zu =A3/B3 und für D4 wird sie zu =A4/B4 die Datenüberprüfung völlig falsch machen!

Um die Formel zu fixieren, geben Sie einfach "$" vor den Spalten- und Zeilenverweisen ein, um sie zu sperren: =$A$2/$B$2 Oder drücken Sie F4, um zwischen verschiedenen Referenztypen umzuschalten.

Wenn Sie jede Zelle auf der Grundlage ihrer eigenen Kriterien überprüfen möchten, verwenden Sie relative Zellverweise ohne $-Zeichen, damit die Formel für jede Zeile und/oder Spalte angepasst wird:

Wie Sie sehen, gibt es keine "absolute Wahrheit", dieselbe Formel kann je nach Situation und Aufgabenstellung richtig oder falsch sein.

So verwenden Sie die Datenvalidierung in Excel mit Ihren eigenen Formeln. Um ein besseres Verständnis zu erlangen, können Sie unsere Beispiel-Arbeitsmappe unten herunterladen und die Regeleinstellungen überprüfen. Ich danke Ihnen für die Lektüre und hoffe, Sie nächste Woche in unserem Blog begrüßen zu dürfen!

Übungsheft zum Herunterladen

Beispiele für Excel-Datenvalidierung (.xlsx-Datei)