I dette indlæg ser vi nærmere på betinget formatering i Google Sheets og lærer de hurtigste og mest effektive måder at opsætte den på. Vi ser på flere eksempler for at se, hvordan du opretter betinget formatering med en eller flere betingelser, og hvordan du farver celler eller ændrer skriftfarve efter brugerdefinerede kriterier. Vi vil være særligt opmærksomme på betinget formatering baseret på andre celler.

Hvad er betinget formatering i Google Sheets?

Hvorfor har vi brug for betinget formatering i en tabel? Er det ikke nemmere at formatere cellerne manuelt?

At fremhæve bestemte data med farve er en god måde at henlede opmærksomheden på posterne på. Mange af os gør det hele tiden. Hvis celleværdierne opfylder vores betingelser, f.eks. hvis de er større eller mindre end en værdi, hvis de er størst eller mindst, eller hvis de måske indeholder bestemte tegn eller ord, finder vi sådanne celler og ændrer deres skrifttype, skriftfarve eller baggrundsfarve.

Ville det ikke være dejligt, hvis sådanne ændringer i formateringen skete automatisk og henledte endnu mere opmærksomhed på sådanne celler? Vi ville spare en masse tid.

Det er her, at betinget formatering er praktisk. Google Sheets kan gøre dette arbejde for os, og vi skal blot forklare, hvad vi ønsker at få. Lad os se på nogle eksempler sammen og se, hvor enkelt og effektivt det er.

Sådan tilføjer du en formateringsregel med én betingelse

Lad os antage, at vi har salgsdata for chokolade i vores tabel. Hver række i tabellen indeholder en ordre, som vi har fået fra en bestemt kunde. Vi har brugt rullelister i kolonne G til at angive, om den er afsluttet.

Hvad kan være interessant for os at se her? For det første kan vi fremhæve de ordrer, der overstiger 200 USD i samlet salg. Vi har disse poster i kolonne F, så vi bruger musen til at vælge intervallet af værdier med ordrebeløbet: F2:F22.

Find derefter den Format menupunkt og klik på Betinget formatering .

Lad os til at begynde med se på Google Sheets betinget formatering ved brug af en enkelt farve .

Klik på Formater celler, hvis... , vælg "Større end eller lig med" i den rulleliste, der vises, og indtast "200" i feltet nedenunder. Det betyder, at inden for det område, vi har valgt, vil alle celler med værdier, der er større end eller lig med 200, blive fremhævet med det format, vi har indstillet samme sted: fed rød skrifttype på gul baggrund.

Vi kan se, at vores formateringsregel anvendes med det samme: alle de nødvendige celler har ændret udseende.

Du har mulighed for at opsætte betinget formatering ikke kun med én nuance, men anvendelse af en farveskala For at gøre dette skal du vælge Farveskala i sidebjælken for betingede formatregler og bruge færdige farvesæt. Du kan også vælge farvetoner for minimum- og maksimumspunkterne samt for midtpunktet, hvis det er nødvendigt.

Her har vi skabt en farveskala, hvor cellerne bliver lysere, når ordrebeløbet bliver mindre, og mørkere, når beløbet stiger.

Formater celler i Google Sheets efter flere betingelser

Hvis farveskalaen virker for lys for dig, kan du oprette flere betingelser under fanen "Single color" og angive et format for hver betingelse separat. Klik på "Add another rule" for at gøre dette.

Lad os fremhæve de ordrer, der er over $200 i samlet salg, og dem, der er under $100.

Som du kan se, har vi to formateringsbetingelser her. Den første vedrører værdier, der er større end 200, og den anden vedrører værdier, der er mindre end 100.

Tip. Du kan tilføje så mange betingede formateringsregler i Google Sheets, som du har brug for. Hvis du vil slette den, skal du blot pege på den og klikke på Fjern ikon.

Google Sheets betinget formatering med brugerdefinerede formler

Den foreslåede liste over de betingelser, som vi kan anvende på vores datarække, er ganske omfattende. Det er dog stadig ikke nok. Før eller senere vil du få brug for at skabe en betingelse, som ikke kan beskrives ved hjælp af standardmidler.

Derfor giver Google Sheets dig mulighed for at indtaste din egen formel som en betingelse. Med denne formel kan du beskrive dine krav ved hjælp af standardfunktioner og operatorer. Med andre ord skal resultatet af formlen være enten "sandt" eller "falsk".

Brug det sidste punkt på rullelisten til at indtaste din formel: "Brugerdefineret formel er".

Lad os se, hvordan det fungerer.

Lad os sige, at vi ønsker at vide, hvilke af vores ordrer der blev foretaget i weekenden. Ingen af standardbetingelserne fungerer for os.

Vi vil vælge intervallet af datoer i A2:A22, gå til Format menuen, og klik på Betinget formatering . Vælg punktet "Brugerdefineret formel er" i rullelisten "Formater celler hvis" og indtast den logiske formel, der hjælper os med at identificere ugedagen ved hjælp af datoen.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Hvis tallet er større end 5, er det lørdag eller søndag. I dette tilfælde anvendes den formatering, som vi indstiller nedenfor, på cellen.

Som du kan se, er alle weekender nu fremhævet med farve.

Her er et andet eksempel: Lad os få bestillingerne på mørk chokolade frem ved hjælp af et andet format. Vi følger de samme trin for at gøre dette: Vælg datarækken med chokoladetyperne (D2:D22), og brug følgende betingelse:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Denne funktion returnerer "True", hvis navnet på chokoladetypen indeholder ordet "Dark".

Se, hvad vi fik: bestillingerne på Mørk chokolade og Ekstra Mørk chokolade blev fremhævet. Nu behøver du ikke længere at kigge gennem hundredvis af rækker for at finde dem.

Brug jokertegn med betinget formatering i Google-regneark

Hvis vi ønsker at formatere tekstværdier, er standardbetingelsen "Text contains" vigtig.

Du kan bruge særlige jokertegn for at give søgebetingelsen en vis fleksibilitet.

Tip. Jokertegn kan bruges i felterne "Tekst indeholder" og "Tekst indeholder ikke" samt i dine brugerdefinerede formler.

Der er to tegn, der oftest anvendes: spørgsmålstegnet (?) og en asterisk (*).

Spørgsmålstegnet svarer til et hvilket som helst enkelt tegn. Som du f.eks. kan se på skærmbilledet, formaterer tekstreglen, der indeholder "??d", celler med værdier som "Rød", men ikke med værdier som "Mørk".

"??d" betyder, at bogstavet "d" skal komme tredje fra begyndelsen af ordet.

Brug en stjerne til at udelade nul til et vilkårligt antal tegn. F.eks. skal en regel, der indeholder "*d*", formatere begge celler: med "Rød" såvel som med "Mørk"-værdier.

For at spørgsmåls- og stjernetegn ikke skal opfattes som wildcard-tegn i dine tekstværdier, tilføjes der normalt en tilde (~) foran dem. F.eks. formaterer den tekstregel, der indeholder "Re?" i vores eksempel, cellerne med "Rød", mens reglen med "Re~?" ikke finder nogen celler, da den leder efter værdien "Re?".

Sådan bruger du betinget formatering i Google Sheets til at fremhæve hele rækker

I de eksempler, vi beskrev ovenfor, anvendte vi betinget formatering på visse celler i en kolonne. Måske tænkte du: "Det ville være så rart, hvis vi kunne anvende dette på hele tabellen!". Og det kan du!

Lad os prøve at fremhæve eventuelle uopfyldte ordrer med en særlig farve. For at gøre dette skal vi bruge formateringsbetingelsen for dataene i kolonne G, hvor vi har angivet, om ordren er afsluttet, og vi skal formatere hele tabellen.

Bemærk. Bemærk, at vi har anvendt formatering på hele tabellen A1:G22.

Derefter brugte vi vores brugerdefinerede formel, hvor vi specificerede det:

=$G1="Nej"

Tip. Du skal bruge dollartegnet ($) før kolonnens navn. Dette skaber en absolut reference til den, så formlen altid vil henvise til denne kolonne, mens rækkens nummer kan ændres.

Med andre ord beder vi den om at bevæge sig nedad i kolonnen fra den første række og lede efter alle celler med værdien "Nej".

Som du kan se, er det ikke kun de celler, som vi har kontrolleret for vores betingelse, der er blevet formateret. Betinget formatering anvendes nu på hele rækker.

Så lad os huske 3 grundlæggende regler for betinget formatering af rækker i en tabel:

• Det område, der skal formateres, er hele tabellen
• Vi bruger betinget formatering med en brugerdefineret formel
• Vi skal bruge $-tegnet før kolonnenavnet

Google Sheets betinget formatering baseret på en anden celle

Vi hører ofte spørgsmålet: "Hvordan anvender vi betinget formatering og gør det nemt at ændre betingelsen?" Det er slet ikke svært.

Du skal blot bruge din egen formel med en henvisning til den celle, hvor du angiver den nødvendige betingelse.

Lad os gå tilbage til vores eksempeldata med ordrer på chokolade i Google Sheets. Lad os antage, at vi er interesseret i ordrer med færre end 50 og flere end 100 varer. Vi går videre og indtaster disse betingelser i kolonne H ud for vores tabel.

Nu skal vi oprette regler for betinget formatering for ordretabellen.

Vi indstiller intervallet til formatet til "A2:G22" for at bevare tabelhovedet som det er.

Derefter følger vi de trin, du kender, og bruger vores formel.

Sådan ser formlen for betinget formatering for ordrer med over 100 varer ud:

=$E2>=$H$3

Bemærk. Bemærk, at du skal bruge absolutte referencer ($), når du bruger celler uden for tabellen.

Et dollartegn før kolonnenavnet betyder den absolutte reference til kolonnen. Hvis dollartegnet står før rækkenummeret, gælder den absolutte reference for rækken. Du kan få flere oplysninger i denne detaljerede diskussion af cellereferencer.

$H$3 i vores eksempel betyder en absolut reference til cellen, dvs. uanset hvad du gør med tabellen, vil formlen stadig henvise til denne celle.

Bemærk. Vi skal bruge en absolut reference til kolonne E og en absolut reference til celle H3, hvor vi har vores grænse på 100. Hvis vi ikke gør det, vil formlen ikke fungere!

Lad os nu tilføje den anden betingelse for at fremhæve ordrer med færre end 50 varer. Klik på "Tilføj en anden regel" og tilføj en anden betingelse ligesom vi gjorde for den første.

Se den formel, vi bruger i vores regel for betinget formatering:

=$E2<=$H$2

De største og mindste ordrer er nu fremhævet med farve. Opgaven er udført. Det er dog ikke rart, at vi har fået ekstra tal i vores ark, hvilket kan være forvirrende og ødelægge tabellens udseende.

Det ville være bedre at placere hjælpedata i et separat ark. Jeg vil beskrive det mere detaljeret i mit næste indlæg, når vi lærer at oprette drop-down-lister.

Lad os skifte til ark 2 og indtaste disse nye betingelser der.

Nu kan vi oprette betingede formateringsregler for ordreoversigten ved at henvise til disse grænser.

Det er her, vi kan få et problem: Hvis vi blot bruger adressen på cellen fra ark 2 i formlen, får vi en fejl.

Bemærk. Direkte cellehenvisninger i formlerne for betinget formatering er kun mulige fra det aktuelle ark.

Hvad skal vi så gøre nu? Funktionen INDIRECT hjælper dig. Den giver dig mulighed for at få fat i cellehenvisningen ved at skrive dens adresse som tekst. Sådan ser cellehenvisningen i en formel med betinget formatering ud:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Her er den anden formel:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Resultatet er det samme som før, men vores ark er ikke overfyldt med yderligere poster.

Nu kan vi ændre formateringsbetingelserne uden at opdatere regelindstillingerne. Det er nok at ændre posterne i cellerne, og så får du en ny tabel.

Google Sheets og betinget formatering baseret på en anden celletekst

Vi har lært at anvende betingede formateringsregler ved at bruge numeriske data fra en bestemt celle. Hvad nu hvis vi vil basere vores betingelse på en celle med tekst? Lad os se, hvordan vi kan gøre dette sammen.

Vi vil forsøge at finde ordrerne på mørk chokolade:

I celle G5 på ark 2 indtaster vi vores betingelse: "Mørk".

Derefter vender vi tilbage til ark 1 med tabellen og vælger igen det område, der skal formateres: A2:G22.

Derefter vælger vi Format menu, vælg Betinget formatering , og indtast følgende formel i Den brugerdefinerede formel er felt:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5")))

Tip. Husk, at du skal indtaste absolutte referencer til det område, du skal kontrollere for ordet "Mørk" (D2:D22).

Med funktionen INDIRECT("2!$G$5") kan vi få værdien fra celle G5 i ark 2, dvs. ordet "Mørk".

Vi har således fremhævet de ordrer, der har ordet fra celle G5 i ark 2 som en del af produktnavnet.

Vi kan selvfølgelig gøre det nemmere: Vores formel ville se således ud:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Hvis vi imidlertid ønsker at finde et andet produkt, skal vi redigere reglen om betinget formatering, hvilket tager lidt længere tid end blot at opdatere værdien i celle G5.

Fjern betinget formatering fra dit Google-regneark

Det kan være nødvendigt at fjerne alle betingede formater fra din tabel.

For at gøre dette skal du først vælge det område af celler, hvor du har anvendt betinget formatering.

Du kan se alle de regler, du har oprettet, i sidebjælken.

Peg musen på den tilstand, der skal slettes, og klik på " Fjern " ikonet. Betinget formatering bliver slettet.

Hvis du ikke kan huske det nøjagtige celleområde, du formaterede, eller hvis du vil slippe af med formaterne så hurtigt som muligt, skal du vælge celleområdet og gå til Format menu - Klar formatering Du kan også bruge kombinationen af tasterne Ctrl + \ .

Bemærk. Husk, at ikke kun betinget formatering, men også alle andre formater, der bruges i din tabel, bliver slettet i dette tilfælde.

Vi håber, at anvendelsen af betinget formatering i Google Sheets vil forenkle dit arbejde og gøre resultaterne mere grafiske.