Denne korte vejledning beskriver 4 mulige måder at konvertere Excel-filer til PDF-filer på - ved hjælp af Excel-funktionen Gem som, Adobe-software, online Excel til PDF-konverteringsværktøjer og desktop-værktøjer.

Det er ofte nødvendigt at konvertere et Excel-regneark til PDF, hvis du vil lade andre brugere se dine data, men ikke redigere dem. Du kan også konvertere dit Excel-regneark til et pænere PDF-format til et mediekit, en præsentation og rapporter eller lave en fil, der kan åbnes og læses af alle brugere, selv om de ikke har Microsoft Excel installeret, f.eks. på en tablet eller telefon.

I dag er PDF nok et af de mest populære filformater. Ifølge Google findes der over 153 millioner PDF-filer på nettet og kun 2,5 millioner Excel-filer (.xls og .xlsx).

Længere nede i denne artikel vil jeg forklare flere mulige måder at eksportere Excel til PDF på med detaljerede trin og skærmbilleder:

Gem Excel-dokumenter som PDF-filer

Selv om .pdf- og .xls-formatet har eksisteret i et stykke tid, og begge har altid været populære blandt brugerne, blev muligheden for at eksportere Excel-filer direkte til PDF vist i Excel 2007. Så hvis du har en version af Excel 2007 til og med 365, kan du foretage en PDF-konvertering på en hurtig og enkel måde.

Microsoft Excel gør det muligt at eksportere udvalgte områder eller tabeller samt at gemme et eller flere regneark eller hele arbejdsbogen som en PDF-fil.

1. Åbn din Excel-arbejdsbog, og vælg de intervaller eller ark, du vil konvertere til en PDF-fil.
   • Hvis du ønsker at eksportere en tabel , placere markøren på en vilkårlig celle i en tabel.
   • Hvis du vil eksportere en bestemt regneark , skal du blot gøre det aktivt ved at klikke på fanen for dette ark.
   • For at konvertere flere arbejdsark Hvis du vil vælge alle arkene ved siden af hinanden, skal du klikke på fanen for det første ark, holde Shift nede og klikke på fanen for det sidste regneark, du vil vælge. Hvis du vil vælge ark, der ikke er ved siden af hinanden, skal du holde Ctrl nede, mens du klikker på fanerne for hvert ark, du vil gemme som PDF.
   • Hvis du ønsker at gemme den hele arbejdsbogen som en enkelt PDF-fil, springe dette trin over : )
2. Klik på Fil> Gem som .
3. I den Gem som dialogvinduet, skal du vælge PDF (.*pdf) fra " Gem som type" drop-down-listen.

   

   Hvis du vil se den resulterende PDF-fil efter at have gemt, skal du sørge for, at Åbn filen efter offentliggørelse afkrydsningsfeltet er markeret.

   Vælg en af følgende muligheder under Optimering til :

   • Hvis det resulterende PDF-dokument kræver høj udskriftskvalitet, skal du klikke på Standard (udgivelse online og trykning).
   • Hvis PDF-filstørrelsen er vigtigere end udskriftskvaliteten, skal du vælge Mindste størrelse (offentliggørelse online).
4. Klik på den Muligheder... knappen i den nederste venstre del af vinduet (se skærmbilledet ovenfor).
5. Indstillinger dialogboksen åbnes, og du kan vælge en af de muligheder, der passer til dine behov:
   • Valg - dette eksporterer de(t) aktuelt valgte område(r).
   • Aktive ark - dette gemmer enten det aktuelle regneark eller alle de valgte ark i én PDF-fil.
   • Tabel - dette vil eksportere den aktive tabel, dvs. en tabel, hvor din musemarkør befinder sig i øjeblikket.
   • Hele arbejdsbogen - det er selvforklarende : )

   

6. Klik på den OK for at lukke dialogboksen, og du er færdig.

Som du kan se, er det nemt at eksportere Excel-filer til PDF ved hjælp af de indbyggede Excel-midler. Selvfølgelig giver Microsoft Excel kun nogle få grundlæggende indstillinger, men med bare lidt erfaring kan man lære at forberede kildefilerne på en sådan måde, at der ikke er behov for yderligere justeringer. Hvis du ikke er tilfreds med mulighederne i Excels Gem som funktion, lad os undersøge Adobes tilbud.

Eksporter Excel-filer til PDF ved hjælp af Adobe-værktøjer

Desværre er Adobe ikke lige så generøs som Microsoft, når det gælder konvertering af Excel til PDF-filer, og de tilbyder ikke nogen gratis midler til dette. De har dog denne funktion indbygget i betalte værktøjer eller abonnementer, som - og det skal man give dem ret i - gør arbejdet rigtig godt.

Adobe Reader

Adobe Reader X og tidligere versioner indeholdt muligheden for at installere Adobe PDF Printer, som kunne bruges til at eksportere Excel-filer til PDF. Denne funktion er dog ikke tilgængelig i den seneste version af Adobe Reader XI.

I stedet indførte de den Opret PDF fanen, der gør det muligt at lave PDF-filer fra .xls eller .xlsx-filer med et enkelt klik på en enkelt knap, hvis du har et betalt abonnement.

Adobe Acrobat XI Pro

Hvis du er en af de få heldige brugere af denne kraftfulde suite, er det lige så nemt at oprette en PDF-fil fra et Excel-regneark som at klikke på PDF fra fil... under den Opret værktøjslinjen.

Alternativt kan du med Adobe Acrobat Pro oprette en PDF-fil direkte fra Excel på en af følgende måder:

• Klik på den Opret PDF på knappen på Acrobat fanen på Excel-båndet.
• Skift til den Fil og klik på Gem som Adobe PDF.
• Klik på Fil> Udskriv, vælge Adobe PDF og konfigurere indstillingerne.

Hvis du er interesseret i at få en 30-dages prøveversion af Adobe Acrobat XI, kan du downloade den her. Hvis du ikke er villig til at betale et månedligt gebyr på $20 for Acrobat XI Pro-abonnementet, kan du se, hvad gratis Excel til PDF-konverteringsværktøjer har at tilbyde.

Gratis Excel til PDF online-konverterere

Heldigvis for os er der mange gratis Excel til PDF-konverteringsværktøjer online, som giver forskellige muligheder for at konvertere Excel-dokumenter til PDF-filer. Nedenfor finder du anmeldelser af de 4 mest populære online-konverteringsværktøjer.

For at teste online PDF-konverternes evne til at behandle forskellige datatyper har jeg oprettet følgende to arbejdsbøger:

Testarbejdsbog 1: nogle få tabeller i forskellige formater

Testarbejdsbog 2: Microsofts skabelon til planlægningen af julegaver

Nu hvor forberedelserne er færdige, kan vi se, hvordan online Excel til PDF-konvertere klarer udfordringen.

PDF-konverter

En anden online Excel til PDF-konverter er tilgængelig på www.freepdfconvert.com. Ud over Excel-ark kan dette værktøj også konvertere Word-dokumenter, PowerPoint-præsentationer samt websider og billeder til PDF.

Som du kan se på billedet ovenfor, er grænsefladen også meget klar og kræver næsten ingen forklaringer. Du navigerer blot mellem fanerne for at vælge en passende konverteringstype, derefter søger du efter den originale fil, vælger det ønskede format og klikker på Konverter .

Når konverteringen er færdig, kan du enten downloade den resulterende PDF-fil til din computer eller gemme den i Google docs:

Denne Excel til PDF-konverter har en gratis version og betalte abonnementer. Her er de vigtigste begrænsninger i den gratis version:

• Du skal vente i 30 minutter på at konvertere en anden fil.
• Begrænset antal konverteringer - 10 pr. måned.

Hvis du er nysgerrig efter at få mere at vide om dette værktøj, kan du finde den komplette funktionsliste samt en liste over tilgængelige abonnementer og priser her.

Resultater:

I modsætning til den tidligere PDF-konverter har denne konverter givet meget ordentlige resultater på den første arbejdsbog uden nogen formateringsforvrængninger eller fejl.

Hvad angår den anden arbejdsbog, blev den nøjagtigt og fejlfrit konverteret... til et Word-dokument (.docx). Min første tanke var, at jeg ved en fejl valgte et forkert format til konverteringen, så jeg gentog processen og fik det samme resultat, som du kan se på skærmbilledet nedenfor:

Efter at have tænkt over det en ekstra gang, kom jeg til følgende konklusion: Konvertereren kunne ikke eksportere det tilpassede format af mit Excel-ark til PDF korrekt, så den konverterede det til det nærmeste format. Det var faktisk et spørgsmål om sekunder at gemme Word-dokumentet som PDF ved hjælp af Word's Gem som dialogboksen, og du får en pænt formateret PDF-fil som resultat.

Soda PDF Online Converter

Denne online PDF-konverter giver dig mulighed for at oprette PDF-dokumenter fra mange formater, herunder Microsoft Excel, Word og PowerPoint samt JPEG- og PNG-billeder og HTML-sider.

Soda PDF Online Services tilbyder gratis og betalte medlemskaber. Gratis kan du få ubegrænset PDF-fremstilling og begrænsede PDF-konverteringer, én fil hvert 30. minut. Hvis du vil have mere, skal du opgradere til Premium (ca. 10 $ pr. 3 måneder). I dette tilfælde får du også mulighed for at flette og opdele PDF-filer.

Resultater:

Denne online Excel til PDF-konverter var næsten upåklagelig. 1. arbejdsbog blev konverteret til PDF uden fejl, 2. arbejdsbog blev også konverteret uden fejl, men det første bogstav i et ord blev afkortet:

Som du kan se, er ingen af de gratis Excel til PDF online konvertere perfekte, selv om Soda PDF er meget tæt på. Nogen vil måske tro, at problemet er med mine originale Excel-dokumenter. Jeg er enig, den anden arbejdsmappe har et ret sofistikeret tilpasset format. Dette skyldes, at mit formål var at udføre en slags "stresstest" for at afsløre det reelle potentiale af PDF til Excel online konvertere, da din faktiskearbejdsbøger kan være langt mere komplekse og sofistikerede med hensyn til indhold og format.

For eksperimentets skyld konverterede jeg begge testarbejdsbøger til PDF ved hjælp af Excels dialogboks Gem som, og det klarede opgaven helt fint - de resulterende PDF-filer var nøjagtige kopier af de originale Excel-dokumenter.

Excel til PDF-desktop-konvertere

Ud over online Excel til PDF-konverteringsværktøjer findes der en række forskellige desktop-værktøjer til konvertering af Excel-filer til PDF-dokumenter, som giver forskellige muligheder afhængigt af, hvad du forventer i det endelige dokument: fra gratis værktøjer med et enkelt klik til professionelle pakker på virksomhedsniveau. Da vi primært er interesseret i gratis Excel til PDF-konverteringsværktøjer, skal vi se nærmere på et par af disse værktøjer.

Foxit Reader - gratis desktop Excel til PDF-konverter

Foxit Reader er en lille PDF-fremviser, der giver dig mulighed for at se, underskrive og udskrive PDF-filer samt oprette PDF-dokumenter fra Excel-arbejdsmapper. Du kan konvertere Excel-regneark til PDF-filer enten fra Foxit Reader eller direkte fra Excel.

Konvertering af Excel til PDF fra Foxit Reader

Dette er den hurtigste måde at konvertere en Excel-arbejdsbog til PDF på, som kun kræver 3 hurtige trin.

1. Åbn din Excel-fil.

   På den Fil klikker du på Opret > Fra fil , så Fra fil igen, og søg efter det Excel-dokument, du vil konvertere.

   

2. Gennemgå PDF-filen .

   Når du har valgt en Excel-fil, åbner Foxit Reader den straks i PDF-format. En rigtig god funktion er, at du kan have flere PDF-filer åbne på samme tid, hver på sin egen fane, som du kan se på skærmbilledet nedenfor:

   

   Vær opmærksom på, at Excel-julegavelisten, som var en hård nød at knække for de fleste online Excel til PDF-konverterere, ikke udgør nogen problemer for dette desktop-værktøj!

3. Gem PDF-filen .

   Hvis alt er i orden, skal du klikke på Gem som på den Fil eller tryk på Ctrl + S for at gemme filen. Ja, det er så nemt som det!

Bemærk. Foxit Reader gemmer alle ark i den valgte arbejdsbog til PDF. Så hvis du kun vil konvertere et bestemt regneark, skal du først gemme det som en individuel arbejdsbog.

Konvertering af en Excel-fil til PDF fra Excel

Denne fremgangsmåde anbefales, hvis du ønsker flere muligheder for at forhåndsvisning og Tilpas det resulterende PDF-dokument.

Efter installationen tilføjer Foxit Reader " Foxit Reader PDF-printer " til din liste over printere, som i virkeligheden er en pseudoprinter, der kan bruges til at konfigurere det endelige udseende af dit PDF-dokument.

1. Åbn en Excel-fil, der skal konverteres til PDF.

   Åbn en Excel-arbejdsbog, skift til Fil klikker du på Udskriv , og vælg Foxit Reader PDF-printer på listen over printere.

   

2. Konfigurer indstillingerne.

   Under den Indstillinger har du følgende valgmuligheder:

   Se også: Excel MAX-funktion - eksempler på formler til at finde den højeste værdi
   • Konverter et aktivt ark, en hel arbejdsbog eller et udvalg til PDF.
   • Vælg dokumentets retning - stående eller liggende.
   • Definer papirformat og marginer.
   • Indpasser arket, alle kolonner eller alle rækker på én side.

   Når du foretager ændringer, bliver de straks afspejlet i dokumentet Forhåndsvisning til højre.

   Hvis du vil have flere muligheder, skal du klikke på Opsætning af side link under Indstillinger .

   

3. Konfigurer yderligere indstillinger (valgfrit).

   Brug af den Opsætning af side dialogvinduet kan du tilføje en brugerdefineret overskrift og/eller sidefod, ændre sideordningen, vise eller skjule gitterlinjer og meget mere.

   

4. Gem PDF-filen.

Når alle redigeringer er udført, skal du klikke på Udskriv for at gemme filen. Dette vil åbne standard Excel Gem som dialogvindue, hvor du vælger en destinationsmappe og skriver filnavnet.

Primo PDF - en pseudoprinter til at konvertere Excel til PDF

PrimoPDF er endnu en pseudoprinter, der kan hjælpe dig med at eksportere dine Excel-dokumenter til PDF-formatet. Funktionerne og mulighederne i denne software ligner meget Foxit Reader's, og du indstiller den på nøjagtig samme måde - vælg PrimoPDF under Printer og lege med indstillingerne.

Forhåbentlig har denne hurtige gennemgang af desktop- og online Excel til PDF-konverteringsværktøjer hjulpet dig med at vælge din vinder. Hvis ingen af de præsenterede værktøjer er det ideelle værktøj til din opgave, kan du prøve nogle alternative metoder, f.eks. ved at uploade dine Excel-filer til Google Sheets og derefter eksportere dem til PDF eller ved at konvertere Excel til PDF via Open Office.

I nogle situationer kan det være nyttigt at konvertere et Excel-regneark til et JPG-, PNG- eller GIF-billede.

I den næste artikel vil vi håndtere den modsatte opgave og udforske de særlige forhold ved import af PDF-filer til Excel. Tak for læsningen, og jeg håber at se dig igen i næste uge!