В урока е показано как да запазите форматирането на числа, дати, проценти и валута при сливане на пощата от Excel към Word или да го промените по свой вкус.

В една от предишните ни статии разгледахме как да обединим пощата от Excel в Word, за да изпратим персонализирани писма или имейл съобщения. Оказа се, че използването на функцията Mail Merge на Word за автоматизиране на създаването на документ от работен лист на Excel може да доведе до много предизвикателства. Някои полета може да не са попълнени или да са попълнени с грешна информация. Числата, правилно форматирани в Excel, може да не се появят правилно вZip кодовете може да загубят водещите нули. Съветите за отстраняване на неизправности по-долу ще ви помогнат да отстраните типични проблеми с форматирането на Mail Merge.

Как да обединявате пощата и да запазвате форматирането

Когато извършвате сливане на пощата от работен лист на Excel, някои от вашите цифрови данни могат да загубят форматирането си след преминаване през сливането. Проблемите обикновено възникват при числа, форматирани като проценти или валута, или числа, съдържащи начални нули, като пощенски кодове.

Причина : По подразбиране Microsoft Word използва връзката OLE DB, която привлича информацията, но не и форматите. В резултат на това в документа на Word данните се появяват във формата, в който се съхраняват вътрешно в Excel, а не във формата, приложен към клетките.

За да илюстрирате проблема, разгледайте форматите на изходните данни в работен лист на Excel:

Сега вижте какво се случва в документ за сливане на пощата на Word:

• Пощенски код - В Excel се показва водеща нула, защото клетката има потребителски формат на числото, например 00000. В Word се показва основната стойност (2451).
• Валута - се появява без символа за валута, разделителя за хиляди и десетичните знаци. В Excel числото се форматира като Currency ($3,000.00). В Word се показва числото в чистата му форма (3000).
• Процент - обикновено се появява като десетично число, съответстващо на процента, а в някои случаи - като число с плаваща запетая. Например 30%, форматирани като процент в Excel, могат да се появят като 0,3 или 0,299999999 в Word.
• Дата - В нашия случай датата 20-May-22 от Excel се трансформира в 5/20/2022 в Word.

Решение : За да може Word да показва пощенски кодове, дати, цени, проценти и други цифрови стойности в правилния формат, свържете се с работната си книга на Excel, като използвате Динамичен обмен на данни (DDE).

Как да използвате Dynamic Data Exchange за свързване с лист на Excel

Преди да започнете обединяване на пощата, изпълнете следните стъпки в Microsoft Word.

1. Отидете на Файл> Опции> Разширени .
2. Превъртете надолу до Обща информация изберете квадратчето Потвърдете преобразуването на файловия формат при отваряне и щракнете върху OK .
3. Стартирайте Mail Merge както обикновено (подробните стъпки са тук). Когато трябва да изберете получатели, изберете Използване на съществуващ списък .
4. Преминете към електронната таблица, изберете я и щракнете върху Отворете (или щракнете два пъти върху файла).
5. В Потвърждаване на източника на данни в диалоговия прозорец, който се отваря, маркирайте Покажи всички в долния ляв ъгъл, след което изберете Работни листове на MS Excel чрез DDE (*.xls) и щракнете върху OK .
6. Кликнете върху Цялата електронна таблица , и ОК .

Свързването на Word с източника на данни на Excel чрез DDE може да отнеме доста време, затова бъдете търпеливи - това ще ви спести още повече време в дългосрочен план :)

Съвет. За да предотвратите появата на многобройни подкани от Word при всяко отваряне на файла с данни, изчистете Потвърдете преобразуването на файловия формат при отваряне отметката след свързване с вашия списък за изпращане на писма.

Сега всички цифрови стойности в документа за сливане на пощи на Word запазват първоначалните си формати.

Как да форматирате конкретни полета за сливане на пощата

Свързването с работен лист на Excel чрез DDE е най-бързият начин за отстраняване на всички проблеми с форматирането наведнъж. Ако това решение не е приложимо за вас по някаква причина, можете да контролирате форматирането на данните от Excel в Word, като добавите цифров превключвател (наричан преди превключвател с картинка) към определено поле за сливане.

A цифров превключвател е вид маска, която ви позволява да форматирате съдържанието на дадено поле в документ на Word по желания от вас начин. За да добавите цифров превключвател, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете полето за сливане, чийто формат искате да промените. Това може да бъде Дата , Валута , Процент или друго поле.
2. Натиснете Shift + F9, за да изведете кода на избраното поле, или Alt + F9, за да изведете кодовете на всички полета в документа. Общият код на полето изглежда така: { MERGEFIELD Name }.
3. Добавете цифров код за превключване в края на полето.
4. Когато курсорът е позициониран където и да е в полето, натиснете F9, за да го актуализирате.
5. Натиснете отново Shift + F9 или Alt + F9, за да скриете кода на полето, след което прегледайте резултата.

Следващите примери ще ви помогнат да се запознаете с няколко типични сценария.

Сливане на пощата: формат на номера

За да се появят числата в правилния формат (същия или различен от този във файла на Excel), използвайте следните кодове за превключване на числата.

Например, за да форматирате цяло число с разделител хиляда, използвайте цифровия превключвател \# ,0, така че Номер полето се променя на:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Обединяване на пощата: формат на валутата

За да форматирате валута в mail merge, трябва да използвате тези кодове:

Например, за да приложите формат за долари в mail merge, добавете цифровия превключвател \# $,0 към полето Валута:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

В резултат на това числото 3000 се форматира като 3000 долара без десетичен знак.

Съвет. Горните примери са за сливане на пощата формат на долара Вместо знака за долар ($) можете да използвате други валутни символи, напр. € или £ .

Обединяване на пощата: процентен формат

Начинът, по който форматирате процентите в документа за сливане на пощи на Word, зависи от начина, по който са форматирани изходните стойности в листа на Excel.

Ако Обща информация или Номер формат се използва в Excel, съответното число ще се появи в Word. За да форматирате това число като процент, добавете един от следните цифрови превключватели.

Например, за да форматирате дадено число като цял процент, редактирайте Процент поле, както следва:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

В резултат на това числото 50 се форматира като 50%.

Ако форматът "Процент" е приложен към клетките на Excel, Word ще покаже действителната стойност зад процентното форматиране, която е десетично число. Например стойност на Excel от 50% ще се появи като 0,5 в Word. За да я превърнете в процент, трябва първо да умножите десетичното число по 100 и след това да използвате подходящ цифров превключвател. Ето подробните стъпки:

1. Изберете полето за сливане, което искате да форматирате като процент, например "Процент". Обърнете внимание, че кавичките трябва да бъдат включени в избора.
2. Натиснете клавишите Ctrl + F9, за да обвиете избраното поле в друго, както следва: {"Percent" }
3. Редактирайте полето, така че да получите едно от следните числа:
   • Закръглени цели проценти: {="Процент "*100 \# 0%}
   • Процент с два знака след десетичната запетая: {="Процент "*100 \# 0.00%}
4. Поставете курсора навсякъде в полето и натиснете F9, за да го актуализирате.

   Забележка. Поле за сливане, съдържащо формула, ще показва стойност, а не името на полето, дори когато не е в режим на преглед. Не се притеснявайте, това е нормално поведение. За да се уверите, че стойността не е статична, щракнете върху стрелките в Резултати от предварителния преглед група, за да превключвате между получателите. За да видите кода на полето, изберете стойността и натиснете заедно клавишите Shift + F9. Ако всичко е направено правилно, ще видите нещо подобно:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Сливане на пощата: формат за дата и час

Както при числата и валутата, можете да променяте формата на датата в mail merge с помощта на цифров превключвател. В таблицата по-долу са изброени кодове за няколко често използвани формата за дата/час.

Например, за да приложите пълна дата формат, променете формата на полето за сливане Дата по този начин:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Съвети и бележки:

• В цифров превключвател за дата/час главните букви M се използва за месеци и малки букви m за минути.
• Освен изброените по-горе кодове можете да използвате и други потребителски формати за дата и час.

Как да промените формата на текущата дата и час в Word mail merge

За да вмъкнете днешната дата и текущия час в документ за сливане на пощи, можете да използвате следните клавишни комбинации:

• Alt + Shift + D - вмъкване на полето DATE, в което се показва текущата дата.
• Alt + Shift + T - вмъкване на полето TIME, което показва текущото време.

Това ще добави датата и часа във формата по подразбиране. За да го промените, можете да използвате цифров превключвател, както е описано по-горе. Или можете да приложите желаното форматиране на датата/часа по визуален начин.

1. Изберете Дата или Време полето, чийто формат искате да промените.
2. Натиснете Shift + F9, за да покажете кодирането на полето, което може да изглежда по следния начин { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Кликнете с десния бутон върху избраното поле и изберете Редактиране на полето... от контекстното меню.
4. В Подадени диалогов прозорец, изберете желания формат за Дата и щракнете върху OK .

   Съвет. Ако искате да запазване на форматирането по време на актуализациите , изберете съответното квадратче за отметка в долния десен ъгъл.

Как да избегнете загубата на водещи нули при сливане на пощата

При всички цифрови стойности водещите нули се изпускат по време на сливането на пощата. За да могат пощенските кодове и други числа да преминат през сливането на пощата, без да се изпускат нулите, те трябва да бъдат форматирани като текст .

За да го направите, изберете колоната с числа и изберете Текст в Формат на числата в полето Начало таб.

Алтернативно можете да щракнете с десния бутон на мишката върху избраната колона и след това да щракнете върху Форматиране на клетките... . В Форматиране на клетките диалоговия прозорец, който се отваря, в Номер таб, изберете Текст , след което щракнете върху OK .

Важна забележка! Ако Специален (например пощенски код) или потребителски формат (например 00000) се прилага към клетките на Excel, като се променя на Текст ще доведе до изчезване на водещите нули. След форматиране на клетките като Текст , ще трябва да прегледате всяка клетка и да въведете липсващите нули ръчно. За да избегнете тази трудна задача, свържете се с вашия лист на Excel чрез DDE. Това ще запази оригиналните формати на числата на Excel, включително предшестващите нули.

Ето как да разрешите проблемите с форматирането на mail merge и да форматирате полетата по желания от вас начин. Благодарим ви, че прочетохте!