Tento návod hovoří o dvou způsobech, jak importovat kontakty do aplikace Outlook desktop, ze souboru .csv a .pst, a ukazuje, jak přenést kontakty do aplikace Outlook Online.

Důvody, proč chcete přenést kontakty do adresáře aplikace Outlook, mohou být různé. Například jste zdědili externí databázi se seznamem kontaktů, migrujete z jiného poštovního serveru nebo možná zakládáte nový účet. Ať už je důvod jakýkoli, aplikace Outlook nabízí jednoduchý způsob, jak importovat všechny kontakty najednou.

Tip: Pokud máte kontakty uložené v aplikaci Excel, bude pro vás užitečný následující návod: Jak importovat kontakty do aplikace Outlook z aplikace Excel.

Příprava kontaktů pro import do aplikace Outlook

Aplikace Microsoft Outlook umožňuje importovat kontakty ze dvou typů souborů, PST a CSV.

PST (Personal Storage Table). Jedná se o speciální formát souboru pro ukládání dat v aplikaci Outlook, klientovi Exchange a dalším softwaru společnosti Microsoft. V souboru .pst jsou kontakty již ve správném formátu a nevyžadují žádné další úpravy.

Pro více informací, viz Jak exportovat kontakty aplikace Outlook do souboru PST.

CSV (Comma Separated Values - hodnoty oddělené čárkou). Pokud uchováváte kontaktní informace v Excelu nebo jiném tabulkovém procesoru nebo jste exportovali kontakty z jiného poskytovatele e-mailu, například Gmailu nebo Yahoo Mailu, budou obvykle v souboru .csv, který lze po několika úpravách importovat do aplikace Outlook:

• Pokud kontaktní údaje obsahují některé znaky, které neexistují v české abecedě, např. arabské, cyrilické, čínské nebo japonské, nemusí být tyto kontakty importovány správně. Chcete-li předejít možným problémům, exportujte kontakty do složky CSV UTF-8 pokud máte tuto možnost k dispozici, nebo převeďte CSV na UTF-8 pomocí aplikace Excel.
• Ujistěte se, že hodnoty v souboru CSV jsou odděleny znakem čárky . V závislosti na lokalitě se může lišit. oddělovač seznamu Například v mnoha evropských zemích je výchozím oddělovačem seznamu středník. Outlook však podporuje jako oddělovač polí pouze čárku, takže před importem souboru CSV do aplikace Outlook musíte středník nebo jiný oddělovač nahradit čárkou.

V níže odkazovaných návodech naleznete podrobný návod na export kontaktů do souboru CSV:

• Jak exportovat kontakty z plochy aplikace Outlook
• Jak exportovat kontakty z aplikace Outlook Online
• Jak exportovat kontakty z aplikace Excel
• Jak exportovat kontakty ze služby Gmail

V nejjednodušší podobě může váš soubor .csv vypadat takto:

Jak importovat kontakty do aplikace Outlook ze souboru CSV

Chcete-li importovat kontakty ze souboru CSV do aplikace Outlook 2019, Outlook 2016 nebo Outlook 2013, proveďte tyto kroky:

1. V aplikaci Microsoft Outlook klikněte na možnost Soubor > Otevřít & Export > Import/export .

   

2. Na stránkách Import a export Průvodce se spustí. Vyberete Import z jiného programu nebo souboru a klikněte na Další .

   

3. Chcete-li importovat kontakty CSV do aplikace Outlook, zvolte Hodnoty oddělené čárkou a klikněte na Další .

   

4. V tomto kroku je třeba provést několik rozhodnutí:
   • Klikněte na Procházet vyhledejte soubor .csv, dvakrát na něj klikněte a vyberte jej.
   • Zvolte si, jak zacházet s duplicitní kontaktní položky .

   Po dokončení klikněte na tlačítko Další .

   

   Jak zacházet s duplicitními kontakty:

   • Nahradit duplikáty importovanými položkami . Tuto možnost vyberte, pokud jsou informace v souboru .csv úplnější nebo aktuálnější než informace v aplikaci Outlook.
   • Povolit vytváření duplikátů (výchozí nastavení). Pokud nechcete ztratit ani kousek informace, umožněte aplikaci Outlook vytvořit duplicitní položky, zkontrolovat je a spojit údaje o stejné osobě do jediné položky.
   • Neimportujte duplicitní položky . Tuto možnost vyberte, pokud chcete importovat pouze nové kontakty a všechny stávající kontakty ponechat nedotčené.
5. V části cílový e-mailový účet vyberte Kontakty a klikněte na Další .

   

6. Pokud importujete kontakty ve formátu CSV, které jste předtím exportovali z aplikace Outlook, je seznam kontaktů v požadovaném formátu, takže můžete kliknout na tlačítko. Dokončení abyste mohli okamžitě zahájit import kontaktů.

   Pokud importujete kontakty z aplikace Excel nebo z jiné poštovní aplikace než z aplikace Outlook, může být nutné namapovat některé sloupce v souboru CSV na pole kontaktů aplikace Outlook. Vlastní pole mapy a pokračujte dalším krokem.

   

7. Pokud jste klikli na Vlastní pole mapy v předchozím kroku, zobrazí se příslušné dialogové okno:
   • V levém podokně v části Z , zobrazí se názvy sloupců ze souboru CSV.
   • V pravém podokně v části Na , zobrazí se standardní pole kontaktů aplikace Outlook.

   Pokud se název sloupce v souboru CSV přesně shoduje s polem aplikace Outlook, je sloupec automaticky mapovány a objevuje se pod Mapováno z .

   Pokud se název sloupce neshoduje s žádným polem aplikace Outlook, budete muset provést následující kroky ruční mapování Za tímto účelem přetáhněte sloupec z levého podokna a přeneste jej vedle odpovídajícího pole v pravém podokně. Například v našem importovaném souboru CSV je sloupec s názvem Pozice a mapujeme ji na Název práce Chcete-li najít shodu, klikněte na znaménko plus vedle vhodného pole v pravém podokně a rozbalte jej.

   

   Po namapování všech sloupců klikněte na tlačítko OK a zpět do Importovat soubor dialogového okna, klikněte na tlačítko Dokončení .

8. Aplikace Outlook zobrazí okno průběhu, aby vás informovala o zahájení importu kontaktů. Když se okno průběhu zavře, proces je dokončen. Při importu velmi malého seznamu kontaktů se okno průběhu nemusí zobrazit.

Chcete-li se ujistit, že všechny kontakty CSV byly importovány do aplikace Outlook, klikněte na tlačítko Lidé na navigačním panelu zobrazíte seznam kontaktů.

Jak importovat kontakty do aplikace Outlook ze souboru PST

V některých situacích můžete chtít importovat kontakty ze souboru PST, a ne z CSV. Je to užitečné zejména tehdy, když:

• Přenášíte kontakty z jednoho účtu aplikace Outlook do druhého.
• Přesouváte kontakty z jednoho počítače do druhého.
• Chcete přenést všechny položky aplikace Outlook včetně e-mailů, kontaktů, schůzek a úkolů.

V tomto případě je třeba nejprve exportovat kontakty do souboru PST a poté je importovat do nového účtu nebo počítače pomocí. Import a export průvodce popsaný v předchozí části.

Zde jsou kroky pro import kontaktů do aplikace Outlook ze souboru PST:

1. V aplikaci Outlook klikněte na možnost Soubor > Otevřít & Export > Import/export .
2. Vyberte si Import z jiného programu nebo souboru a klikněte na Další .
3. Vyberte si Datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klikněte na Další .

   

4. Klikněte na Procházet a vyberte soubor PST, který chcete importovat.

   Pod Možnosti , vyberte si, jak se vypořádat s duplicitní položky a poté klikněte na tlačítko Další . Věnujte prosím pozornost tomu, že při importu z PST, výchozí je Nahradit duplikáty importovanými položkami .

   

   Viz_také: Vyplňte prázdná místa v aplikaci Excel hodnotou nad/pod, prázdné buňky vyplňte hodnotou 0
5. Pokud je váš soubor .pst chráněn heslem, budete vyzváni k jeho zadání.
6. Jedná se o klíčový krok pro správný import kontaktů, proto si dejte pozor, abyste jej provedli správně:
   • Pod Vyberte složku, ze které chcete importovat , vyberte Datový soubor aplikace Outlook pokud chcete importovat PST v plném rozsahu. Nebo jej rozbalte a vyberte pouze určitou podsložku pro import, Kontakty v našem případě.
   • Pokud je cílový účet/poštovní schránka aktuálně vybrána v navigačním podokně, můžete zvolit možnost Importovat položky do aktuální složky Jinak zaškrtněte možnost Importovat položky do stejné složky v a vyberte poštovní schránku nebo datový soubor aplikace Outlook, do kterého mají být kontakty importovány.
   • Po dokončení klikněte na tlačítko Dokončení .

   

Aplikace Outlook zahájí import kontaktů ihned. Jakmile pole průběhu zmizí, je import dokončen.

Jak importovat kontakty do aplikace Outlook Online

Stejně jako v případě aplikace Outlook pro stolní počítače budete k importu kontaktů do aplikace Outlook Online potřebovat soubor CSV. Pro dosažení nejlepších výsledků by měl mít soubor kódování UTF-8, které správně funguje ve všech jazycích.

Chcete-li importovat kontakty do aplikace Outlook Online, proveďte následující kroky:

1. Přihlaste se do aplikace Outlook na webu nebo do účtu Outlook.com.
2. V levém dolním rohu stránky klikněte na tlačítko Lidé ikona:

   

3. V pravém horním rohu stránky klikněte na tlačítko Správa > Import kontaktů .

   

4. Klikněte na Procházet vyberte soubor CSV a klikněte na tlačítko Otevřít .
5. Když je soubor CSV v rámečku, klikněte na tlačítko Import .

   

Pokud soubor .csv obsahuje kontakty, které již existují v účtu aplikace Outlook, budou vytvořeny duplicitní položky, ale žádný z vašich stávajících kontaktů nebude nahrazen nebo odstraněn.

To je návod, jak importovat kontakty do aplikace Outlook desktop a online. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme na našem blogu příští týden!