Hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm việc với lịch sử phiên bản và lịch sử chỉnh sửa ô trong Google Trang tính.

Google Trang tính có nhiều tính năng hữu ích. Tự động lưu bảng tính của bạn trong khi lưu giữ hồ sơ về tất cả các thay đổi được thực hiện trong tệp là một trong số đó. Bạn có thể truy cập vào các bản ghi đó, xem qua chúng và khôi phục bất kỳ phiên bản nào bất kỳ lúc nào.

Lịch sử phiên bản trong Google Trang tính là gì

Nếu bạn đã quen tạo bản sao của bảng tính của bạn hoặc sao chép các tab để lưu trữ, đã đến lúc bạn ngừng làm lộn xộn Drive của mình :) Google Trang tính hiện tự động lưu mọi chỉnh sửa và lưu nhật ký của mọi thay đổi để bạn có thể tra cứu chúng & so sánh. Nó được gọi là lịch sử phiên bản.

Lịch sử phiên bản được triển khai dưới dạng một tùy chọn Google Trang tính đặc biệt và hiển thị cho bạn tất cả các thay đổi ở một nơi.

Lịch sử này chứa ngày & thời gian của các chỉnh sửa và tên của biên tập viên. Nó thậm chí còn gán cho mỗi người chỉnh sửa một màu để bạn có thể xem những gì đã được thay đổi bởi bất kỳ người nào cụ thể.

Cách xem lịch sử chỉnh sửa trong Google Trang tính

Lưu ý. Chức năng này chỉ khả dụng cho chủ sở hữu bảng tính và người dùng có quyền chỉnh sửa.

Để xem toàn bộ lịch sử chỉnh sửa trong Google Trang tính, hãy chuyển đến Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản :

Mẹo. Một cách khác để gọi lịch sử chỉnh sửa Google Trang tính là nhấn Ctrl+Alt+Shift+H trên bàn phím của bạn.

Thao tác này sẽ mở một ngăn bên trênbên phải bảng tính của bạn với tất cả thông tin chi tiết:

Mỗi bản ghi trên ngăn này là một phiên bản của bảng tính khác với phiên bản bên dưới.

Mẹo. Một số phiên bản sẽ được nhóm lại. Bạn sẽ nhận thấy các nhóm này bằng một hình tam giác nhỏ chỉ bên phải:

Nhấp vào hình tam giác để mở rộng nhóm và xem toàn bộ lịch sử phiên bản Google Trang tính:

Khi duyệt qua lịch sử phiên bản Google Trang tính, bạn sẽ thấy ai đã cập nhật tệp và khi nào (tên, ngày và giờ).

Nhấp vào bất kỳ dấu thời gian nào và Google Trang tính sẽ hiển thị cho bạn các trang tính có nội dung liên quan đến ngày và giờ đó.

Bạn cũng có thể xem từng thay đổi của biên tập viên. Đánh dấu vào hộp Hiển thị các thay đổi ở cuối thanh bên:

Bạn sẽ thấy ngay ai đã cập nhật các ô vì màu tô của chúng sẽ khớp với màu của vòng tròn bên cạnh tên của người chỉnh sửa trong Google Trang tính thanh bên lịch sử phiên bản:

Mẹo. Để xem xét từng chỉnh sửa riêng lẻ và điều hướng nhanh giữa chúng, hãy sử dụng các mũi tên bên cạnh Tổng số chỉnh sửa :

Cách khôi phục Google Trang tính về phiên bản trước đó

Bạn không chỉ có thể xem chỉnh sửa lịch sử trong Google Trang tính mà còn khôi phục bản sửa đổi này hoặc bản sửa đổi đó bất kỳ lúc nào.

Sau khi bạn tìm thấy biến thể của bảng tính mà bạn muốn khôi phục, hãy nhấn vào nút Khôi phục phiên bản này màu xanh lục ở trên cùng:

Mẹo. Nếu bạn đổi ý về việc khôi phục bất kỳ phiên bản cũ nào, hãy nhấp vào mũi tên để quay lạicho bảng tính hiện tại của bạn:

Đặt tên cho các phiên bản trong lịch sử phiên bản Google Trang tính

Nếu hài lòng với một số biến thể của bảng tính, bạn có thể đặt tên cho chúng. Tên tùy chỉnh sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các phiên bản này trong lịch sử chỉnh sửa sau đó và ngăn các phiên bản khác nhóm với các phiên bản được đặt tên.

Trong menu Google Trang tính, hãy mở Tệp > Lịch sử phiên bản > Đặt tên cho phiên bản hiện tại :

Bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên tương ứng mời bạn nhập tên mới:

Mẹo. Bạn có thể đặt tên cho các phiên bản của mình trực tiếp từ lịch sử phiên bản. Nhấp vào biểu tượng có 3 dấu chấm bên cạnh biến thể bạn muốn đổi tên và chọn tùy chọn đầu tiên, Đặt tên cho phiên bản này :

Nhập tên mới và nhấn Enter trên bàn phím của bạn để xác nhận:

Lưu ý. Bạn chỉ có thể tạo 40 phiên bản được đặt tên cho mỗi bảng tính.

Để nhanh chóng tìm thấy biến thể này trong số các biến thể khác trong lịch sử chỉnh sửa, hãy chuyển chế độ xem từ Tất cả các phiên bản thành Phiên bản được đặt tên ở đầu lịch sử phiên bản:

Lịch sử phiên bản Google Trang tính sau đó sẽ chỉ giới thiệu các biến thể có tên tùy chỉnh:

Mẹo. Bạn có thể thay đổi hoặc xóa tên hoàn toàn sau đó bằng cách sử dụng cùng một biểu tượng Tác vụ khác :

Cách tạo bản sao của các biến thể tệp cũ hơn (hoặc xóa lịch sử phiên bản khỏi bảng tính Google)

Bạn có thể thắc mắc tại sao tôi lại đề cập đến các hành động khác nhau như vậy – sao chép và xóa – trong một tiêu đề cho một phần.

Bạn thấy đấy, nhiều bạn hỏi cách xóalịch sử phiên bản trong Google Trang tính của bạn. Nhưng vấn đề là, không có lựa chọn như vậy. Nếu bạn là chủ sở hữu của bảng tính hoặc có quyền chỉnh sửa bảng tính đó, bạn sẽ có thể xem lịch sử chỉnh sửa trong Google Trang tính và khôi phục các bản sửa đổi trước đó.

Tuy nhiên, có một tùy chọn đặt lại toàn bộ chỉnh sửa lịch sử – sao chép phiên bản:

Hãy tiếp tục và bạn sẽ nhận được tên và vị trí được đề xuất trên Drive cho bản sao đó. Tất nhiên, bạn có thể thay đổi cả hai và thậm chí chia sẻ bản sao này với cùng những người chỉnh sửa có quyền truy cập vào bảng tính hiện tại:

Nhấn Tạo bản sao và phiên bản đó sẽ xuất hiện trong Drive của bạn dưới dạng một bảng tính riêng lẻ với một lịch sử chỉnh sửa trống. Nếu bạn hỏi tôi, đó là một giải pháp thay thế khá chắc chắn để xóa lịch sử phiên bản trong Google Trang tính;)

Xem lịch sử chỉnh sửa ô

Một cách khác để xem các thay đổi là kiểm tra từng ô riêng lẻ.

Nhấp chuột phải vào một ô quan tâm và chọn Hiển thị lịch sử chỉnh sửa :

Bạn sẽ ngay lập tức nhận được bản chỉnh sửa gần đây nhất: ai đã thay đổi ô này, khi nào, & trước đó có giá trị gì:

Sử dụng các mũi tên ở góc trên bên phải để xem lại các thay đổi khác. Google Trang tính thậm chí còn cho biết nếu giá trị đã được khôi phục từ một trong các phiên bản trước đó:

Lưu ý. Có một số chỉnh sửa mà Google Trang tính không theo dõi và do đó, bạn sẽ không thể kiểm tra chúng:

• Thay đổi về định dạng
• Thay đổi được thực hiện theo công thức
• Đã thêm hoặc xóa các hàng vàcột

Đây là tất cả những gì bạn cần biết vào lúc này để theo dõi các thay đổi về dữ liệu trong Google Trang tính của bạn và quản lý & khôi phục bất kỳ biến thể nào của tệp của bạn bất cứ lúc nào.