Kun työskentelet suurten Google-taulukoiden kanssa, on mahdollista, että suodatat taulukkoa jatkuvasti nähdäksesi ja arvioidaksesi vain tiettyjä tietoja.

Eikö olisi parasta jakaa nämä tiedot useisiin erillisiin arkkeihin tai jopa taulukkolaskentataulukoihin (tiedostoihin) Drivessä? Minusta henkilökohtaisesti on erittäin kätevää, että jokainen arkki on omistettu omalle asialleen - olipa kyse sitten nimestä, numerosta, päivämääristä jne. Puhumattakaan siitä, että nyt on mahdollista jakaa vain toisiinsa liittyviä tietoja muiden ihmisten kanssa.

Jos tämä on tavoitteesi, jaetaan arkit ja taulukot yhteen. Valitse tapa, jolla haluat saada tietosi, ja noudata siinä kuvattuja vaiheita.

Jaa yksi arkki sarakearvojen perusteella

Kuvittele tämä: seuraat kuluja Google Sheets -dokumentissa. Kirjoitat joka päivä päivämäärän, kulutetun summan ja kategorian. Taulukko kasvaa, joten on yhä järkevämpää jakaa taulukko kategorioittain:

Tarkastellaan vaihtoehtoja.

Jaa arkki eri arkkeihin tiedoston sisällä

Jos sinulle sopii, että yhdellä Google-taulukkolaskentataulukolla on useita arkkeja (jokaisella on oma luokkansa), kaksi toimintoa auttaa.

Esimerkki 1. FILTER-toiminto

FILTER-funktio tulee todennäköisesti ensimmäisenä mieleesi. Se suodattaa alueesi tietyn ehdon mukaan ja palauttaa vain siihen liittyvät arvot ikään kuin jakaisi arkin yhteisten arvojen mukaan:

Huom. En käsittele tässä toiminnon perusteita, koska FILTERillä on jo oma opetusohjelmansa blogissamme.

Aloitan tuomalla kaikki kulut Ulkona syöminen toiselle arkille.

Luon ensin uuden taulukkolaskentataulukon ja kirjoitan sinne seuraavan kaavan:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Syöminen ulkona")

Kuten näet, otan kirjaimellisesti kaikki olemassa olevat tietueet alkuperäisestä arkistostani - Sheet1!A2:G101 - ja valita vain ne, joilla on Ulkona syöminen sarakkeessa B - Sheet1!B2:B101 = "Ulkona syöminen" .

Kuten olet ehkä jo ajatellutkin, sinun on luotava manuaalisesti niin monta arkkia kuin on luokkia, joiden mukaan haluat jakaa, ja säädettävä kaava jokaista uutta arkkia varten. Jos se ei kuitenkaan ole sinun ongelmasi, on olemassa paljon tehokkaampi kaavaton tapa jakaa arkki. Hyppää rohkeasti suoraan sen pariin.

Esimerkki 2. QUERY-toiminto

Seuraava on funktio, josta et ehkä ole kuullut - QUERY. Puhuin siitä myös blogissamme. Se on kuin Nathan Google Sheetsin kartoittamattomissa vesissä - käsittelee mahdottomia :) Kyllä, jopa jakaa arkin yhteisten arvojen mukaan!

Huomautus: Se käyttää erikoista kieltä (joka muistuttaa SQL:n komentoja), joten jos et ole käyttänyt sitä aiemmin, tutustu tähän artikkeliin siitä.

Joten miten QUERY kaava näyttää niin, että se voisi saada kaikki kulut varten Ulkona syöminen ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

Logiikka on sama:

1. se tarkastelee koko aluetta lähdeluettelostani - Sheet1!A1:G101
2. ja valitsee kaikki ne, joissa sarakkeen B arvo on yhtä suuri kuin Ulkona syöminen - "select * where B = 'Ulkona syöminen'"

Valitettavasti tässäkin on paljon manuaalista valmistelua: sinun on edelleen lisättävä uusi arkki jokaiselle luokalle ja syötettävä sinne uusi kaava.

Jos et halua vaivautua lainkaan kaavojen kanssa, on olemassa tämä lisäosa - Split Sheet - joka tekee kaiken puolestasi. Katso alla.

Jaa arkki useisiin arkkeihin toisessa tiedostossa

Jos et halua luoda useita arkkeja yhden laskentataulukon sisällä, voit jakaa arkin ja laittaa tulokset toiseen tiedostoon.

QUERY + IMPORTRANGE duo auttaa.

Katsotaanpa. Luon uuden laskentataulukon Driveen ja syötän kaavan sinne:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY tekee saman kuin mainitsin edellä: se menee minun alkuperäinen taulukko ja ottaa ne rivit, joissa B sisältää Ulkona syöminen . Kuin jakaisi pöydän!
2. Mitä IMPORTRANGE sitten on? No, alkuperäinen taulukkoni on toisessa asiakirjassa. IMPORTRANGE on kuin avain, joka avaa kyseisen tiedoston ja ottaa sen, mitä tarvitsen. Ilman sitä, QUERY ei kulje :)

Vinkki. Kuvasin IMPORTRANGEa yksityiskohtaisesti aiemmin blogissamme, katso.

Kun käytät IMPORTRANGEa, sinun on annettava sille mahdollisuus yhdistää uusi tiedosto alkuperäiseen painamalla vastaavaa painiketta. Muuten saat vain virheen:

Mutta kun osut Salli pääsy kaikki tiedot latautuvat sekunneissa (tai minuuteissa, jos tietoja on paljon).

Kuten näet, tämä tapa merkitsee, että olet valmis luomaan manuaalisesti uuden laskentataulukon, jossa on uudet arkit sen sisällä, ja rakentaa QUERY + IMPORTRANGE-funktioita jokaiselle halutulle arvolle.

Jos tämä on liikaa, kehotan sinua kokeilemaan alla kuvattua Split Sheet -lisäosaa - lupaan, ettet tule katumaan sitä.

Jaa arkki useisiin erillisiin laskentataulukoihin ilman kaavoja.

Seuraavaksi kukin luokka jaetaan omaan Google Sheets -tiedostoonsa.

Haluaisin keskittyä helpoimpaan käyttäjäystävälliseen tapaan - Split Sheet -lisäosaan.Sen päätarkoituksena on jakaa Google-arkkisi useisiin arkeihin/taulukoihin valitsemiesi sarakkeiden arvojen mukaan.

Kaikki hienosäätöön tarvittava on vain yhdessä ikkunassa:

• muutama valintaruutu - sarakkeet, joiden mukaan jaetaan
• yksi pudotusvalikko - jossa on paikkoja tulokselle
• ja viimeistelypainike

Vaatimusten asettaminen vie kirjaimellisesti vain muutaman napsautuksen, ja Split Sheet hoitaa loput:

Asenna Split Sheet Google Sheets -kaupasta ja jaa arkistosi useisiin arkistoihin tai tiedostoihin ammattilaisen tavoin - vain muutamalla klikkauksella ja muutamassa minuutissa.

Jaa yksi Google-taulukkolaskenta erillisiin Google Drive -tiedostoihin välilehtien avulla.

Joskus pelkkä taulukon jakaminen useisiin arkeihin ei riitä. Joskus haluat ehkä mennä pidemmälle ja sijoittaa jokaisen taulukon (arkin/välilehden) erilliseen Google-taulukkoon (tiedostoon) Driveen. Onneksi tähänkin on olemassa muutama tapa.

Kopioi laskentataulukoita ja poista ei-toivotut välilehdet.

Tämä ensimmäinen ratkaisu on melko kömpelö, mutta se on silti ratkaisu.

Vinkki: Jos et halua tuhlata aikaasi kömpelöihin ratkaisuihin, tässä on linkki, josta pääset tutustumaan helpoimpaan tapaan heti.

1. Etsi ja valitse laskentataulukko, jonka haluat jakaa Drivessä:

Vinkki. Tai luo erityinen kansio ja siirrä kaikki nämä taulukkolaskentaohjelmat sinne:

Kopioi jokainen välilehti uuteen laskentataulukkoon manuaalisesti.

On vielä yksi vakioratkaisu - hieman tyylikkäämpi:

1. Avaa laskentataulukko, jonka haluat jakaa useisiin laskentataulukoihin välilehtien avulla.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jokaista arkkia, jonka haluat nähdä toisessa tiedostossa, ja valitse sitten Kopioi> Uusi laskentataulukko :

Vihje. Uusi laskentataulukko luodaan suoraan Driveen, mutta se on nimeämätön. Älä huoli - jokaisen uuteen laskentataulukkoon kopioidun arkin yhteydessä saat linkin, jonka avulla voit avata tiedoston uudessa välilehdessä:

ja nimeä se uudelleen sen mukaisesti:

Vinkki. On olemassa keino välttää tämä manuaalinen kopiointi - Sheets Manager -lisäosa. Se näkee kaikki tiedoston arkit ja jakaa ne nopeasti erillisiin tiedostoihin Drivessa. Esittelen sen aivan lopussa.

Kopioi alueet IMPORTRANGE-toiminnolla.

Google Sheetsissä on aina toiminto mihin tahansa tehtävään, eikö niin? Yhden Google-taulukon jakaminen useammaksi erilliseksi taulukkolaskentaohjelmaksi välilehtien avulla ei ole poikkeus. Ja IMPORTRANGE-toiminto on taas täydellinen tehtävään.

Seuraavassa on ohjeita Google Sheets -tiedostosi kunkin arkin kohdalla:

1. Aloita luomalla uusi laskentataulukko Driveen.
2. Avaa se ja syötä IMPORTRANGE-toiminto:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I neljännes!A1:G31"))

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ on avain alkuperäisen laskentataulukon URL-osoitteesta. avain ' Tarkoitan tuota ainutlaatuista sekoitusta hahmojen välillä ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' ja ' /edit#gid=0 ' URL-palkissa, joka johtaa tähän laskentataulukkoon.
   • I neljännes!A1:G31 on viittaus arkkiin ja alueeseen, jotka haluan saada uuteen tiedostoon.
3. Funktio ei tietenkään toimi ennen kuin annan sille oikeuden hakea tietoja alkuperäisestä laskentataulukostani. Minun on vietävä hiiri A1:n päälle, koska siinä on IMPORTRANGE, ja painettava vastaavaa painiketta:

Heti kun se on valmis, kaava hakee ja näyttää tiedot lähdetaulukosta. Voit antaa tälle arkille nimen ja poistaa saman arkin alkuperäisestä tiedostosta.

Toista tämä myös lopuille välilehdille.

Sheets Manager -lisäosa - siirrä nopeasti useita Google-arkkeja useisiin uusiin laskentataulukoihin.

Vaikka kaikki edellä mainitut tavat purkavat ratkaisun pala palalta ja vaativat paljon manipulaatioita, haluan vetää työkaluvyöstäni toisen, nopeimman ja helpoimman tavan jakaa laskentataulukko.

Sheets Manager -lisäosa listaa kaikki arkit sivupalkissa ja tarjoaa painikkeen jokaista toimintoa varten. Kyllä, mukaan lukien laskentataulukon jakaminen arkkien mukaan useisiin eri tiedostoihin Drivessa.

Asenna se ja sinun tarvitsee tehdä vain 2 asiaa:

1. Valitse kaikki arkit (lisäosan sivupalkissa), jotka eivät enää kuulu avoinna olevaan laskentataulukkoon.

   Vinkki. Paina Vuoro valita vierekkäiset arkit ja Ctrl yksittäisten arkkien kohdalla. Tai käytä arkkien nimien vieressä olevia valintaruutuja.

   Katso myös: Excelin Etsi ja korvaa -ohjelman käyttäminen tehokkaimmalla tavalla

   

2. Ja klikkaa vain yhtä vaihtoehtoa: Siirry> Useita uusia laskentataulukoita :

Lisäosa leikkaa arkit nykyisestä laskentataulukostasi ja liittää ne uusiin laskentataulukoihin Drivessäsi. Löydät nämä tiedostot alkuperäisen tiedoston mukaan nimetystä kansiosta:

Sheets Manager ilmoittaa sinulle myös tuloksesta viestillä ja antaa sinulle linkin, jonka avulla voit avata uuden kansion, jossa on jaettuja arkkeja, uudessa selaimen välilehdessä heti:

Ja se on siinä!

Sinun ei tarvitse rakentaa kaavoja ja kopioida ja liittää niitä, luoda manuaalisesti uusia tiedostoja etukäteen jne. Lisäosa tekee kaiken puolestasi, kun napsautat vastaavaa painiketta.

Hanki se Google Sheets -kaupasta yksittäisenä työkaluna tai osana Power Tools -työkaluja yhdessä yli 30 muun taulukkolaskentaohjelman kanssa.

Toivottavasti nämä ratkaisut auttavat sinua! Muuten tapaamme kommenttiosastolla alhaalla ;)