Sempre que traballes con follas de cálculo grandes de Google, é probable que filtres constantemente a táboa para ver e avaliar só información concreta.

Non sería mellor dividir esa información en varias follas separadas ou mesmo en follas de cálculo ( ficheiros) en Drive? Persoalmente, paréceme moi conveniente que cada folla se dedique ao seu asunto, xa sexa un nome, un número, unha data, etc. Non digamos a posibilidade emerxente de compartir só información relacionada con outras persoas.

Se ese é o teu obxectivo, dividimos as nosas follas e follas de cálculo. Escolle a forma en que queres obter os teus datos e siga os pasos descritos alí.

Dividir unha folla en función dos valores das columnas

Imaxina isto: realizas un seguimento dos gastos nun Google Documento de follas. Cada día introduces a data, a cantidade gastada e a categoría. A táboa medra, polo que cada vez ten máis sentido dividir a táboa por categorías:

Consideremos as túas opcións.

Dividir unha folla en follas diferentes. dentro do ficheiro

Se estás de acordo con ter varias follas (cada unha coa súa propia categoría) nunha folla de cálculo de Google, dúas funcións axudarán.

Exemplo 1. Función FILTRO

O máis probable é que a función FILTRO che veña primeiro á mente. Filtra o teu intervalo por unha determinada condición e devolve só os valores relacionados coma se dividises a folla por valores comúns:

Nota. eunon cubrirá aquí os conceptos básicos das funcións xa que FILTER xa posúe o seu tutorial no noso blog.

Permítanme comezar levando todos os gastos de Comer fóra a outra folla.

Primeiro creo unha nova folla na miña folla de cálculo e introduza alí a seguinte fórmula:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Como podes ver, tomo literalmente todos os rexistros existentes da miña folla orixinal — Sheet1!A2:G101 — e escollo só aqueles que teñen Comer fóra na columna B — Folla1!B2:B101 = "Comer fóra" .

Como xa pensaches, terás que crear tantas follas manualmente como categorías hai que dividir e axustar unha fórmula para cada folla nova. Non obstante, se esa non é a túa mermelada, hai unha forma moito máis eficiente de dividir unha folla sen fórmulas. Non dubides en ir directamente a el.

Exemplo 2. Función QUERY

A seguinte é a función da que quizais non escoitases falar: QUERY. Tamén o falei no noso blog. É como Nathan nas augas inexploradas de Follas de cálculo de Google: trata o imposible :) Si, incluso divide a folla por valores comúns!

Nota. Usa unha linguaxe peculiar (semellante aos comandos en SQL), polo que se non o usaches antes, asegúrate de consultar este artigo sobre el.

Entón, como se ve a fórmula QUERY para que poida obter todos os gastos de Comer fóra ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

A lóxica é o mesmo:

1. mira orango completo da miña folla de orixe — Folla1!A1:G101
2. e selecciona todos aqueles nos que o valor da columna B é igual a Comer fóra — "seleccionar * onde B = 'Comer fóra'"

Ai, aquí tamén hai moitas preparacións manuais: aínda terás que engadir unha nova folla para cada categoría e introducir alí unha nova fórmula.

Se non queres molestar en absoluto coas fórmulas, hai este complemento, Folla dividida, que fará todo por ti. Bótalle un ollo a continuación.

Divide a túa folla en varias follas noutro ficheiro

Se non queres xerar varias follas nunha mesma folla de cálculo, hai unha opción para dividir a folla e poñer o resulta noutro ficheiro.

O dúo QUERY + IMPORTRANGE axudará.

A ver. Creo unha nova folla de cálculo no meu Drive e introduzo alí a miña fórmula:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY fai o mesmo que mencionei arriba: vai á miña táboa orixinal e toma aquelas filas onde B contén Comer fóra . Como dividindo a mesa!
2. Que pasa entón coa IMPORTRANGE? Ben, a miña táboa orixinal está noutro documento. IMPORTRANGE é como unha chave que abre ese ficheiro e toma o que necesito. Sen el, QUERY non pasará :)

Consello. Describín IMPORTRANGE en detalle anteriormente no noso blog, bótalle unha ollada.

Cando empregas IMPORTRANGE, debes darlle acceso para conectar o teu novo ficheiro co orixinal premendo o botónbotón correspondente. En caso contrario, todo o que obterás é un erro:

Pero unha vez que premes Permitir acceso , todos os datos cargaranse en segundos (ben, ou minutos). se hai moitos datos que extraer).

Como podes ver, esta forma implica que estás preparado para crear manualmente unha nova folla de cálculo coas novas follas dentro dela e crear funcións QUERY + IMPORTRANGE para cada unha. valor esixido.

Se isto é demasiado, recoméndoche que probes o noso complemento Follas divididas que se describe a continuación. Prométoo que non te arrepentirás.

Divide a folla en varias. follas de cálculo separadas sen fórmulas

O seguinte paso sería dividir cada categoría no seu propio ficheiro de follas de cálculo de Google.

E gustaríame centrarme na forma máis sinxela e amigable que existe: dividir Complemento de folla. O seu obxectivo principal é dividir a túa folla de Google en varias follas/follas de cálculo por valores nunha columna que elixas.

Todo o que precisas para axustar atópase nunha soa xanela:

• algunhas caixas de verificación — columnas para dividir por
• unha lista despregable — con lugares para o resultado
• e o botón de finalización

Literalmente, só levará uns poucos clics para configurar os teus requisitos. Folla dividida fará o resto:

Instala Folla dividida desde a tenda de Follas de cálculo de Google e divide as túas follas en varias follas ou ficheiros como un profesional, en poucos clics e minutos .

Divide unha folla de cálculo de Google en Google Drive independenteficheiros por pestanas

Ás veces non é suficiente dividir unha táboa en varias follas. Ás veces pode querer ir máis lonxe e colocar cada táboa (folla/pestana) nunha folla de cálculo de Google (arquivo) separada no seu Drive. Afortunadamente, tamén hai algunhas formas de facelo.

Duplica follas de cálculo e elimina as pestanas non desexadas

Esta primeira solución é bastante torpe pero non deixa de ser unha solución.

Consello. Se non queres perder o tempo en solucións torpes, aquí tes unha ligazón para coñecer o xeito máis sinxelo de inmediato.

1. Busca e selecciona a folla de cálculo que queres dividir en Drive:

Consello. Ou mesmo cree un cartafol especial e move alí todas estas follas de cálculo:

Copie cada pestana nunha folla de cálculo nova manualmente

Hai unha solución estándar máis, un pouco máis elegante:

1. Abre a folla de cálculo que queres dividir en varias follas de cálculo por pestanas.
2. Fai clic co botón dereito en cada folla que queres ver enoutro ficheiro e escolla Copiar en > Nova folla de cálculo :

Consello. Crearase unha nova folla de cálculo directamente no teu Drive, pero non terá título. Non te preocupes, con cada folla que se copia nunha folla de cálculo nova, obterás unha ligazón para abrir ese ficheiro nunha nova pestana:

e renomealo en consecuencia:

Consello. Hai unha forma de evitar esta copia manual: o complemento Sheets Manager. Ve todas as follas do ficheiro e divídeas rapidamente en ficheiros separados en Drive. Preséntoo ao final.

Copia os intervalos usando a función IMPORTRANGE

Sempre hai unha función para calquera tarefa en Follas de cálculo de Google, non? Dividir unha folla de cálculo de Google en varias follas de cálculo separadas por pestanas non é unha excepción. E a función IMPORTRANGE volve ser perfecta para a tarefa.

Aquí tes os pasos que debes seguir para cada folla do teu ficheiro de Follas de cálculo de Google:

1. Comeza por crear unha nova folla de cálculo en Drive.
2. Ábreo e introduce a túa función IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ é unha clave do URL da folla de cálculo orixinal. Por " unha tecla " refírome a esa mestura única de caracteres entre " //docs.google.com/spreadsheets/d/ " e " /edit#gid=0 ' na barra de URL que conduce a istofolla de cálculo en particular.
   • Eu trimestre!A1:G31 é unha referencia a unha folla e un intervalo que quero acceder ao meu novo ficheiro.
3. Por suposto, a función non funcionará ata que lle conceda acceso para extraer datos da miña folla de cálculo orixinal. Necesito pasar o rato sobre A1 xa que ten IMPORTRANGE e premer o botón correspondente:

En canto remate, a fórmula tirará e mostrará o datos da folla de cálculo de orixe. Podes darlle un nome a esta folla e eliminar a mesma do ficheiro orixinal.

Ademais, repite isto para as pestanas restantes.

Complemento de Xestor de follas: move rapidamente varias follas de Google a varias follas de cálculo novas

Aínda que todas as formas mencionadas anteriormente desentrañan a solución pouco a pouco e requiren moitas manipulacións, permíteme sacar outra, a forma máis rápida e sinxela de dividir a folla de cálculo do meu cinto de ferramentas.

O complemento do Xestor de follas enumera todas as follas na súa barra lateral e proporciona un botón para cada acción. Si, incluída a división da folla de cálculo por follas en varios ficheiros diferentes en Drive.

Instálaa e só terás que facer dúas cousas:

1. Selecciona todas as follas (no engadido). -na barra lateral) que xa non pertencen á túa folla de cálculo aberta actualmente.

   Consello. Prema Maiús para seleccionar follas contiguas e Ctrl para follas individuais. Ou fai uso das caixas de verificación situadas a carón dos nomes das follas.

   

2. E fai clic só nunha opción: Mover a > Varias follas de cálculo novas :

O complemento cortará as follas da túa folla de cálculo actual e pegaralas en follas de cálculo novas no teu Drive. Atoparás eses ficheiros nun cartafol que recibe o nome do teu ficheiro orixinal:

Xestor de follas tamén che informará cunha mensaxe de resultado e darache unha ligazón para abrir ese novo cartafol con dividir follas nunha nova pestana do navegador de inmediato:

E xa está!

Non é necesario crear fórmulas e copialas e pegalas, crea novos ficheiros manualmente con antelación, etc. O complemento fai todo por ti unha vez que fai clic no botón correspondente.

Consígueo da tenda de Follas de cálculo de Google como unha única ferramenta ou como parte das ferramentas eléctricas xunto con máis de 30 veces- aforradores para follas de cálculo.

Espero que estas solucións che axuden! En caso contrario, atopareivos na sección de comentarios a continuación ;)