Når du arbejder med store Google-regneark, er der stor sandsynlighed for, at du hele tiden filtrerer tabellen for kun at se og vurdere bestemte oplysninger.

Ville det ikke være bedst at opdele disse oplysninger i flere separate ark eller endda regneark (filer) i Drev? Personligt synes jeg, at det er super praktisk at have hvert ark dedikeret til sin egen ting - uanset om det er et navn, et nummer, en dato osv. For slet ikke at tale om den nye mulighed for kun at dele relaterede oplysninger med andre personer.

Hvis det er dit mål, så lad os dele vores ark og regneark sammen. Vælg den måde, du ønsker at få dine data på, og følg de trin, der er beskrevet der.

Opdele et ark baseret på kolonneværdier

Forestil dig følgende: Du registrerer udgifter i et Google Sheets-dokument. Hver dag indtaster du datoen, det brugte beløb og kategorien. Tabellen vokser, så det giver mere og mere mening at opdele tabellen efter kategori:

Lad os overveje dine muligheder.

Opdele et ark i forskellige ark i filen

Hvis du har det fint med at have flere ark (med hver sin kategori) i et Google-regneark, er der to funktioner, der kan hjælpe dig.

Eksempel 1. FILTER-funktion

Du vil sandsynligvis først tænke på FILTER-funktionen, som filtrerer dit område efter en bestemt betingelse og kun returnerer de relaterede værdier, som om arket blev opdelt efter fælles værdier:

Bemærk. Jeg vil ikke dække funktionens grundprincipper her, da FILTER allerede har sin egen tutorial på vores blog.

Lad mig starte med at medtage alle udgifter til Spise ude til et andet ark.

Jeg opretter først et nyt ark i mit regneark og indtaster følgende formel der:

=FILTER(Ark1!A2:G101,Ark1!B2:B101 = "Spise ude")

Som du kan se, tager jeg bogstaveligt talt alle eksisterende poster fra mit oprindelige ark - Ark1!A2:G101 - og kun udvælge dem, der har Spise ude i kolonne B - Sheet1!B2:B101 = "Spise ude" .

Som du måske allerede har tænkt, skal du oprette lige så mange ark manuelt, som der er kategorier at opdele efter, og justere en formel for hvert nyt ark. Hvis det ikke er det, du har lyst til, er der dog en meget mere effektiv formelfri måde at opdele et ark på. Du er velkommen til at gå direkte til den.

Eksempel 2. QUERY-funktion

Den næste er den funktion, du måske ikke har hørt om - QUERY. Jeg har også talt om den på vores blog. Den er som Nathan i Google Sheets' ukendte farvande - den klarer det umulige :) Ja, den deler endda arket efter fælles værdier!

Bemærk: Det bruger et særpræget sprog (svarende til kommandoer i SQL), så hvis du ikke har brugt det før, skal du læse denne artikel om det.

Så hvordan ser formlen QUERY ud, så den kan få alle udgifter for Spise ude ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Spise ude'")

Logikken er den samme:

1. den ser på hele området fra mit kildeark - Ark1!A1:G101
2. og udvælger alle dem, hvor værdien i kolonne B er lig med Spise ude - "select * where B = 'Spise ude'"

Desværre er der også her masser af manuelle forberedelser: du skal stadig tilføje et nyt ark for hver kategori og indtaste en ny formel der.

Hvis du slet ikke ønsker at bekymre dig om formler, er der dette tillægsprogram - Split Sheet - som gør alt for dig. Se nedenfor.

Opdele dit ark i flere ark i en anden fil

Hvis du ikke ønsker at generere flere ark i et regneark, er der mulighed for at opdele arket og lægge resultaterne i en anden fil.

Duoen QUERY + IMPORTRANGE vil hjælpe dig.

Lad os se. Jeg opretter et nyt regneark på mit drev og indtaster min formel der:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Spise ude'")

1. QUERY gør det samme, som jeg nævnte lige ovenfor: den går til min oprindelige tabel og tager de rækker, hvor B indeholder Spise ude . som om han delte bordet!
2. Hvad er det så med IMPORTRANGE? Tja, min oprindelige tabel er i et andet dokument. IMPORTRANGE er som en nøgle, der åbner den fil og tager det, jeg har brug for. Uden den vil QUERY ikke bestå :)

Tip. Jeg har beskrevet IMPORTRANGE i detaljer tidligere i vores blog, se her.

Når du anvender IMPORTRANGE, skal du give den adgang til at forbinde din nye fil med den oprindelige ved at trykke på den tilsvarende knap. Ellers får du kun en fejlmeddelelse:

Men når du rammer Tillad adgang vil alle data blive indlæst på få sekunder (eller minutter, hvis der er mange data, der skal hentes).

Som du kan se, indebærer denne måde at du er klar til manuelt at oprette et nyt regneark med de nye ark i det og opbygge QUERY + IMPORTRANGE-funktioner for hver enkelt værdi.

Hvis det er for meget, vil jeg opfordre dig til at prøve vores Split Sheet add-on, som er beskrevet nedenfor - jeg lover dig, at du ikke vil fortryde det.

Opdel dit ark i flere separate regneark uden formler

Det næste skridt er at opdele hver kategori i sin egen Google Sheets-fil.

Og jeg vil gerne fokusere på den nemmeste brugervenlige måde, der findes - Split Sheet add-on. Hovedformålet er at opdele dit Google-ark i flere ark/regneark efter værdier i en kolonne efter eget valg.

Alt, hvad du har brug for at finjustere, er samlet i ét vindue:

• et par afkrydsningsfelter - kolonner til opdeling efter
• en drop-down - med pladser til resultatet
• og afslutningsknappen

Det tager bogstaveligt talt kun et par klik at opstille dine krav, og Split Sheet klarer resten:

Installer Split Sheet fra Google Sheets-butikken, og opdel dine ark i flere ark eller filer som en professionel - med få klik og få minutter.

Opdel et Google-regneark i separate Google Drev-filer ved hjælp af faner

Nogle gange er det ikke nok at opdele en enkelt tabel i flere ark. Nogle gange vil du måske gå videre og placere hver tabel (ark/fane) i et separat Google-regneark (fil) i dit drev. Heldigvis er der også et par måder at gøre det på.

Dupliker regneark og fjern uønskede faner

Denne første løsning er ret klodset, men det er stadig en løsning.

Tip. Hvis du ikke vil spilde din tid på klodsede løsninger, er her et link til at lære den nemmeste metode at kende med det samme.

1. Find og vælg det regneark, som du vil dele i Drev, og vælg det:

Tip. Eller opret en særlig mappe og flyt alle disse regneark dertil:

Kopier hver fane til et nyt regneark manuelt

Der er en anden standardløsning - en lidt mere elegant løsning:

1. Åbn det regneark, som du vil opdele i flere regneark ved hjælp af faner.
2. Højreklik på hvert ark, som du gerne vil se i en anden fil, og vælg Kopier til> Nyt regneark :

Tip. Der oprettes et nyt regneark direkte i dit drev, men det vil ikke have nogen titel. Bare rolig - når hvert ark kopieres til et nyt regneark, får du et link til at åbne filen i en ny fane:

og omdøbe den i overensstemmelse hermed:

Tip: Der er en måde at undgå denne manuelle kopiering på - tillægsmodulet Sheets Manager. Det ser alle ark i filen og opdeler dem hurtigt til separate filer i Drive. Jeg introducerer det til sidst.

Kopier intervallerne ved hjælp af funktionen IMPORTRANGE

Der er altid en funktion til enhver opgave i Google Sheets, ikke? At opdele et Google-regneark i flere separate regneark ved hjælp af faner er ikke en undtagelse. Og IMPORTRANGE-funktionen er igen perfekt til opgaven.

Her er de trin, du skal følge for hvert ark i din Google Sheets-fil:

1. Start med at oprette et nyt regneark i Drev.
2. Åbn den, og indtast din IMPORTRANGE-funktion:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YYVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ er en nøgle fra URL-adressen til det oprindelige regneark. Ved ' en nøgle ' Jeg mener den unikke blanding af karakterer mellem ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' og ' /edit#gid=0 ' i URL-linjen, der fører til dette regneark.
   • I kvartal!A1:G31 er en henvisning til et ark og et område, som jeg vil have med i min nye fil.
3. Selvfølgelig vil funktionen ikke fungere, før jeg giver den adgang til at hente data fra mit oprindelige regneark. Jeg skal føre musen hen over A1, da den indeholder IMPORTRANGE, og trykke på den tilsvarende knap:

Så snart den er færdig, vil formlen hente og vise dataene fra kildearkets regneark. Du kan give dette ark et navn og fjerne det samme ark fra den oprindelige fil.

Gentag også dette for de resterende faner.

Sheets Manager add-on - flyt hurtigt flere Google-ark til flere nye regneark

Mens alle de førnævnte måder at optrævle løsningen lidt efter lidt og kræver en masse manipulationer, vil jeg trække en anden, den hurtigste og nemmeste måde at opdele dit regneark på ud af mit værktøjsbælte.

Sheets Manager-tilføjelsen viser alle ark på sidelinjen og giver en knap til hver handling. Ja, herunder opdeling af regnearket efter ark i flere forskellige filer i Drev.

Installer det, og du skal kun gøre 2 ting:

1. Vælg alle ark (på tillægslinjen), som ikke længere hører til i det åbne regneark.

   Tip. Tryk på Skift for at vælge sammenhængende ark og Ctrl for de enkelte ark. Eller brug afkrydsningsfelterne ved siden af arknavnene.

   

2. Og klik kun på én mulighed: Flyt til> Flere nye regneark :

Tilføjelsesprogrammet klipper arkene fra dit nuværende regneark ud og indsætter dem i nye regneark i dit drev. Du finder disse filer i en mappe, der er opkaldt efter din oprindelige fil:

Sheets Manager informerer dig også med en resultatmeddelelse og giver dig et link til at åbne den nye mappe med opdelte ark i en ny browserfane med det samme:

Og det er det!

Du behøver ikke at lave formler og kopiere og indsætte dem, manuelt oprette nye filer på forhånd osv. Tilføjelsen gør alt for dig, når du klikker på den tilsvarende knap.

Få det i Google Sheets-butikken som et enkelt værktøj eller som en del af Power Tools sammen med mere end 30 andre tidsbesparende værktøjer til regneark.

Jeg håber, at disse løsninger kan hjælpe dig! Ellers kan vi mødes i kommentarfeltet nedenfor ;)