જ્યારે પણ તમે મોટી Google સ્પ્રેડશીટ્સ સાથે કામ કરો છો, ત્યારે સંભવ છે કે તમે માત્ર ચોક્કસ માહિતી જોવા અને તેનું મૂલ્યાંકન કરવા માટે કોષ્ટકને સતત ફિલ્ટર કરો છો.

તે માહિતીને બહુવિધ અલગ શીટ્સ અથવા તો સ્પ્રેડશીટ્સમાં વિભાજિત કરવાનું શ્રેષ્ઠ નથી ( ફાઇલો) ડ્રાઇવમાં છે? વ્યક્તિગત રીતે, મને લાગે છે કે દરેક શીટ તેની પોતાની વસ્તુને સમર્પિત છે — પછી ભલે તે નામ, નંબર, તારીખ વગેરે હોય — ખૂબ અનુકૂળ. અન્ય લોકો સાથે માત્ર સંબંધિત માહિતી શેર કરવાની ઉભરતી શક્યતાને એકલા રહેવા દો.

જો તે તમારો ધ્યેય છે, તો ચાલો અમારી શીટ્સ અને સ્પ્રેડશીટ્સને એકસાથે વિભાજિત કરીએ. તમે તમારો ડેટા મેળવવા માંગો છો તે રીતે પસંદ કરો અને ત્યાં વર્ણવેલ પગલાંને અનુસરો.

કૉલમ મૂલ્યોના આધારે એક શીટને વિભાજિત કરો

આની કલ્પના કરો: તમે Google માં ખર્ચને ટ્રૅક કરો છો. શીટ્સ દસ્તાવેજ. દરરોજ તમે તારીખ, ખર્ચ કરેલ રકમ અને શ્રેણી દાખલ કરો છો. કોષ્ટક વધતું જાય છે, તેથી કોષ્ટકને શ્રેણી પ્રમાણે વિભાજિત કરવામાં વધુને વધુ અર્થપૂર્ણ બને છે:

ચાલો તમારા વિકલ્પો પર વિચાર કરીએ.

એક શીટને વિવિધ શીટ્સમાં વિભાજિત કરો. ફાઇલની અંદર

જો તમે એક Google સ્પ્રેડશીટમાં બહુવિધ શીટ્સ (દરેકની પોતાની કેટેગરી સાથે) રાખવાથી ઠીક છો, તો બે કાર્યો મદદ કરશે.

ઉદાહરણ 1. ફિલ્ટર કાર્ય

FILTER ફંક્શન મોટે ભાગે તમારા મગજમાં પ્રથમ આવશે. તે તમારી શ્રેણીને ચોક્કસ શરત દ્વારા ફિલ્ટર કરે છે અને સામાન્ય મૂલ્યો દ્વારા શીટને વિભાજિત કરતી હોય તેમ માત્ર સંબંધિત મૂલ્યો પરત કરે છે:

નોંધ. આઈFILTER પહેલાથી જ અમારા બ્લોગ પર તેનું ટ્યુટોરીયલ ધરાવતું હોવાથી ફંક્શન બેઝિક્સ અહીં આવરી લેવામાં આવશે નહીં.

ચાલો હું ઇટિંગ આઉટ માટેના તમામ ખર્ચને બીજી શીટમાં લાવીને શરૂઆત કરું.

હું મારી સ્પ્રેડશીટમાં પહેલા એક નવી શીટ બનાવું છું અને ત્યાં નીચેનું સૂત્ર દાખલ કરું છું:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

જેમ તમે જોઈ શકો છો, હું શાબ્દિક રીતે મારી મૂળ શીટમાંથી તમામ હાલના રેકોર્ડ્સ લઈશ — શીટ1!A2:G101 — અને માત્ર પસંદ કરું છું જેઓ કૉલમ B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" માં Eating Out છે.

તમે પહેલેથી જ વિચાર્યું હશે, તમારે બનાવવું પડશે. દરેક નવી શીટ માટે ફોર્મ્યુલાને વિભાજિત કરવા અને સમાયોજિત કરવા માટે મેન્યુઅલી જેટલી શીટ્સ છે. જો તે તમારો જામ નથી, તેમ છતાં, શીટને વિભાજિત કરવાની ઘણી વધુ કાર્યક્ષમ ફોર્મ્યુલા-મુક્ત રીત છે. તેના પર જવા માટે નિઃસંકોચ અનુભવો.

ઉદાહરણ 2. QUERY ફંક્શન

આગલું ફંક્શન છે જેના વિશે તમે કદાચ સાંભળ્યું ન હોય — QUERY. મેં અમારા બ્લોગ પર પણ તેના વિશે વાત કરી હતી. તે Google શીટ્સના અજાણ્યા પાણીમાં નાથન જેવું છે — અશક્ય સાથે વ્યવહાર કરે છે :) હા, સામાન્ય મૂલ્યો દ્વારા શીટને પણ વિભાજિત કરે છે!

નોંધ. તે એક વિશિષ્ટ ભાષાનો ઉપયોગ કરે છે (SQL માં આદેશો જેવી) તેથી જો તમે તેનો પહેલાં ઉપયોગ કર્યો ન હોય, તો તેના વિશે આ લેખ તપાસવાની ખાતરી કરો.

તો QUERY ફોર્મ્યુલા કેવું દેખાય છે જેથી તે ઇટિંગ આઉટ માટેના તમામ ખર્ચ મેળવી શકે?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

તર્ક સમાન છે:

1. તે જુએ છેમારી સોર્સ શીટમાંથી સમગ્ર શ્રેણી — શીટ1!A1:G101
2. અને તે બધાને પસંદ કરે છે જ્યાં કૉલમ B માં મૂલ્ય સમાન છે ઇટિંગ આઉટ — "પસંદ કરો* જ્યાં B = 'ઇટિંગ આઉટ'"

અરે, અહીં ઘણી બધી મેન્યુઅલ તૈયારીઓ પણ છે: તમારે હજુ પણ દરેક કેટેગરી માટે નવી શીટ ઉમેરવાની અને ત્યાં એક નવું ફોર્મ્યુલા દાખલ કરવાની જરૂર પડશે.

જો તમે ફોર્મ્યુલાથી બિલકુલ પરેશાન ન થવા માંગતા હો, તો આ એડ-ઓન છે — સ્પ્લિટ શીટ — જે તમારા માટે બધું જ કરશે. નીચે એક નજર નાખો.

તમારી શીટને બીજી ફાઇલમાં ઘણી શીટ્સમાં વિભાજિત કરો

જો તમે એક સ્પ્રેડશીટમાં બહુવિધ શીટ્સ બનાવવા માંગતા ન હોવ, તો શીટને વિભાજિત કરવાનો અને મૂકવાનો વિકલ્પ છે. બીજી ફાઇલમાં પરિણમે છે.

QUERY + IMPORTRANGE ડ્યૂઓ મદદ કરશે.

ચાલો જોઈએ. હું મારી ડ્રાઇવમાં એક નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવું છું અને ત્યાં મારું ફોર્મ્યુલા દાખલ કરું છું:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY એ જ કરે છે જે મેં ઉપર ઉલ્લેખ કર્યો છે: તે મારા મૂળ ટેબલ પર જાય છે અને તે પંક્તિઓ લે છે જ્યાં Bમાં ઇટિંગ આઉટ હોય છે. જાણે ટેબલને વિભાજિત કરી રહ્યાં હોય!
2. તો પછી મહત્વની બાબતમાં શું છે? સારું, મારું મૂળ ટેબલ બીજા દસ્તાવેજમાં છે. IMPORTRANGE એ એક કી જેવું છે જે તે ફાઇલ ખોલે છે અને મારે જે જોઈએ છે તે લે છે. તેના વિના, QUERY પસાર થશે નહીં :)

ટીપ. મેં અગાઉ અમારા બ્લોગમાં IMPORTRANGEનું વિગતવાર વર્ણન કર્યું છે, જુઓ.

જ્યારે તમે IMPORTRANGE નો ઉપયોગ કરો છો, ત્યારે તમારે તેને દબાવીને તમારી નવી ફાઇલને મૂળ ફાઇલ સાથે કનેક્ટ કરવાની ઍક્સેસ આપવાની જરૂર છે.અનુરૂપ બટન. નહિંતર, તમને એક ભૂલ મળશે:

પરંતુ એકવાર તમે ઍક્સેસની મંજૂરી આપો ને દબાવો, બધો ડેટા સેકંડમાં લોડ થશે (સારી રીતે, અથવા મિનિટો) જો ખેંચવા માટે ઘણો ડેટા હોય. આવશ્યક મૂલ્ય.

જો આ ઘણું વધારે છે, તો હું તમને વિનંતી કરું છું કે તમે નીચે વર્ણવેલ અમારી સ્પ્લિટ શીટ એડ-ઓન અજમાવી જુઓ — હું વચન આપું છું કે તમને તેનો પસ્તાવો થશે નહીં.

તમારી શીટને બહુવિધમાં વિભાજિત કરો ફોર્મ્યુલા વિના અલગ સ્પ્રેડશીટ્સ

આગલું પગલું દરેક કેટેગરીને તેની પોતાની Google શીટ્સ ફાઇલમાં વિભાજિત કરવાનું હશે.

અને હું સૌથી સરળ વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ રીત પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માંગું છું — વિભાજિત શીટ એડ-ઓન. તેનો મુખ્ય હેતુ તમારી Google શીટને તમારી પસંદગીના કૉલમમાં મૂલ્યો દ્વારા બહુવિધ શીટ્સ/સ્પ્રેડશીટ્સમાં વિભાજિત કરવાનો છે.

તમારે ફક્ત એક જ વિન્ડોમાં સ્થિત છે:

• થોડા ચેકબોક્સ — કૉલમ્સ
• એક ડ્રોપ-ડાઉન દ્વારા વિભાજિત કરવા માટે — પરિણામ માટેના સ્થાનો સાથે
• અને અંતિમ બટન

તે શાબ્દિક રીતે લેશે તમારી જરૂરિયાતોને સેટ કરવા માટે થોડા ક્લિક્સ. સ્પ્લિટ શીટ બાકીનું કામ કરશે:

Google શીટ્સ સ્ટોરમાંથી સ્પ્લિટ શીટ ઇન્સ્ટોલ કરો અને તમારી શીટ્સને પ્રોની જેમ ઘણી શીટ્સ અથવા ફાઇલોમાં વિભાજિત કરો — થોડી ક્લિક્સ અને મિનિટોમાં .

એક Google સ્પ્રેડશીટને અલગ Google ડ્રાઇવમાં વિભાજિત કરોટૅબ્સ દ્વારા ફાઇલો

કેટલીકવાર માત્ર એક ટેબલને બહુવિધ શીટ્સમાં વિભાજીત કરવું પૂરતું નથી. કેટલીકવાર તમે આગળ જઈને દરેક ટેબલ (શીટ/ટેબ)ને તમારી ડ્રાઇવમાં એક અલગ Google સ્પ્રેડશીટ (ફાઇલ) પર મૂકવા માગી શકો છો. સદભાગ્યે, તેના માટે પણ કેટલીક રીતો છે.

સ્પ્રેડશીટ્સની નકલ કરો અને અનિચ્છનીય ટેબ્સને દૂર કરો

આ પહેલો ઉકેલ તદ્દન અણઘડ છે પણ તે હજુ પણ ઉકેલ છે.

ટીપ. જો તમે અણઘડ ઉકેલો પર તમારો સમય બગાડવા માંગતા ન હોવ, તો તરત જ સૌથી સહેલો રસ્તો જાણવા માટે અહીં એક લિંક છે.

1. જે સ્પ્રેડશીટને તમે ડ્રાઇવમાં વિભાજિત કરવા માંગો છો તે શોધો અને પસંદ કરો:

ટીપ. અથવા તો એક વિશેષ ફોલ્ડર બનાવો અને આ બધી સ્પ્રેડશીટ્સને ત્યાં ખસેડો:

દરેક ટેબને નવી સ્પ્રેડશીટમાં મેન્યુઅલી કોપી કરો

એક વધુ પ્રમાણભૂત ઉકેલ છે — થોડો વધુ ભવ્ય:

1. જે સ્પ્રેડશીટને તમે ટેબ દ્વારા બહુવિધ સ્પ્રેડશીટ્સમાં વિભાજિત કરવા માંગો છો તે ખોલો.
2. તમે જોવા માંગતા હો તે દરેક શીટ પર રાઇટ-ક્લિક કરોબીજી ફાઇલ પસંદ કરો અને માં કૉપિ કરો > નવી સ્પ્રેડશીટ :

ટીપ. તમારી ડ્રાઇવમાં જ એક નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવવામાં આવશે, પરંતુ તે શીર્ષક વિનાની હશે. ચિંતા કરશો નહીં — દરેક શીટને નવી સ્પ્રેડશીટમાં કૉપિ કરવામાં આવશે, તમને તે ફાઇલને નવા ટૅબમાં ખોલવા માટે એક લિંક મળશે:

અને તે મુજબ તેનું નામ બદલો:

ટીપ. આ મેન્યુઅલ કૉપિ કરવાથી બચવાની એક રીત છે — શીટ્સ મેનેજર ઍડ-ઑન. તે ફાઇલમાંની બધી શીટ્સ જુએ છે અને ઝડપથી તેને ડ્રાઇવમાં ફાઇલોને અલગ કરવા માટે વિભાજિત કરે છે. હું તેને ખૂબ જ અંતમાં રજૂ કરું છું.

IMPOTRANGE ફંક્શનનો ઉપયોગ કરીને રેન્જની કૉપિ કરો

Google શીટ્સમાં કોઈપણ કાર્ય માટે હંમેશા ફંક્શન હોય છે, બરાબર? એક Google સ્પ્રેડશીટને ટેબ દ્વારા બહુવિધ અલગ સ્પ્રેડશીટ્સમાં વિભાજીત કરવી એ અપવાદ નથી. અને IMPORTRANGE ફંક્શન ફરીથી કાર્ય માટે યોગ્ય છે.

તમારી Google શીટ્સ ફાઇલમાં દરેક શીટ માટે અનુસરવા માટેનાં પગલાં અહીં છે:

1. ડ્રાઇવમાં નવી સ્પ્રેડશીટ બનાવીને પ્રારંભ કરો.
2. તેને ખોલો, અને તમારું IMPORTRANGE ફંક્શન દાખલ કરો:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ એ મૂળ સ્પ્રેડશીટના URLમાંથી એક કી છે. ' એક કી ' દ્વારા મારો મતલબ એ છે કે ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' અને ' /edit#gid=0 વચ્ચેના અક્ષરોનું અનન્ય મિશ્રણ ' URL બારમાં જે આ તરફ દોરી જાય છેચોક્કસ સ્પ્રેડશીટ.
   • I ક્વાર્ટર!A1:G31 એક શીટ અને શ્રેણીનો સંદર્ભ છે જે હું મારી નવી ફાઇલમાં મેળવવા માંગુ છું.
3. અલબત્ત, જ્યાં સુધી હું તેને મારી મૂળ સ્પ્રેડશીટમાંથી ડેટા ખેંચવા માટે એક્સેસ ન આપું ત્યાં સુધી ફંક્શન કામ કરશે નહીં. મારે માઉસને A1 પર હોવર કરવાની જરૂર છે કારણ કે તે IMPORTRANGE ધરાવે છે, અને તેને અનુરૂપ બટન દબાવો:

તે પૂર્ણ થતાં જ, ફોર્મ્યુલા ખેંચશે અને પ્રદર્શિત કરશે. સ્ત્રોત સ્પ્રેડશીટમાંથી ડેટા. તમે આ શીટને એક નામ આપી શકો છો અને તે જ શીટને મૂળ ફાઇલમાંથી દૂર કરી શકો છો.

તેમજ, બાકીના ટૅબ્સ માટે પણ આને પુનરાવર્તિત કરો.

શીટ્સ મેનેજર ઍડ-ઑન — ઘણી Google શીટ્સને ઝડપથી આમાં ખસેડો બહુવિધ નવી સ્પ્રેડશીટ્સ

જ્યારે ઉપરોક્ત તમામ રીતો થોડી-થોડી-થોડી-થોડી-થોડી-થોડી-ররর વાર ઉકેલને ઉઘાડી પાડે છે અને ઘણી બધી મેનિપ્યુલેશનની જરૂર પડે છે, ત્યારે મને બીજી એક ખેંચવા દો, તમારી સ્પ્રેડશીટને મારા ટૂલ બેલ્ટમાંથી વિભાજિત કરવાની સૌથી ઝડપી અને સરળ રીત.

શીટ્સ મેનેજર એડ-ઓન તેની સાઇડબારમાં બધી શીટ્સને સૂચિબદ્ધ કરે છે અને દરેક ક્રિયા માટે એક બટન પ્રદાન કરે છે. હા, શીટ્સ દ્વારા સ્પ્રેડશીટને ડ્રાઇવમાં બહુવિધ અલગ-અલગ ફાઇલોમાં વિભાજિત કરવા સહિત.

તેને ઇન્સ્ટોલ કરો અને તમારે ફક્ત 2 વસ્તુઓ કરવાની જરૂર પડશે:

1. તમામ શીટ્સ પસંદ કરો (ઉમેરો પર -ઓન સાઇડબાર) જે હવે તમારી હાલમાં ખુલ્લી સ્પ્રેડશીટમાં નથી.

   ટીપ. સંલગ્ન શીટ્સ પસંદ કરવા માટે Shift દબાવો અને વ્યક્તિગત શીટ્સ માટે Ctrl દબાવો. અથવા શીટના નામોની બાજુમાં ચેકબોક્સનો ઉપયોગ કરો.

   

2. અને માત્ર એક વિકલ્પ પર ક્લિક કરો: પર ખસેડો > બહુવિધ નવી સ્પ્રેડશીટ્સ :

એડ-ઓન તમારી વર્તમાન સ્પ્રેડશીટમાંથી શીટ્સને કાપીને તમારી ડ્રાઇવમાં નવી સ્પ્રેડશીટ્સમાં પેસ્ટ કરશે. તમને તે ફાઇલો તમારી મૂળ ફાઇલના નામના ફોલ્ડરમાં મળશે:

શીટ્સ મેનેજર તમને પરિણામ સંદેશ સાથે પણ જાણ કરશે અને તમને તે નવું ફોલ્ડર ખોલવા માટે એક લિંક આપશે. નવા બ્રાઉઝર ટૅબમાં તરત જ શીટ્સને વિભાજિત કરો:

અને બસ!

ફોર્મ્યુલા બનાવવાની અને તેને કોપી-પેસ્ટ કરવાની જરૂર નથી, મેન્યુઅલી નવી ફાઈલો બનાવો અગાઉથી, વગેરે. એકવાર તમે અનુરૂપ બટન પર ક્લિક કરો પછી એડ-ઓન તમારા માટે બધું જ કરે છે.

તેને Google શીટ્સ સ્ટોરમાંથી એક સાધન તરીકે અથવા પાવર ટૂલ્સના ભાગ રૂપે 30+ અન્ય સમય સાથે મેળવો- સ્પ્રેડશીટ્સ માટે બચતકર્તા.

આશા છે કે આ ઉકેલો તમને મદદ કરશે! નહિંતર, હું તમને નીચે ટિપ્પણી વિભાગમાં મળીશ ;)