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जब भी आप बड़ी Google स्प्रेडशीट्स के साथ काम करते हैं, तो संभावना है कि आप केवल विशेष जानकारी देखने और आकलन करने के लिए तालिका को लगातार फ़िल्टर करते हैं।
क्या उस जानकारी को कई अलग-अलग शीट्स या यहां तक कि स्प्रेडशीट्स में विभाजित करना सबसे अच्छा नहीं होगा ( फ़ाइलें) ड्राइव में? व्यक्तिगत रूप से, मुझे लगता है कि प्रत्येक शीट अपनी ही चीज़ के लिए समर्पित है - चाहे वह नाम, संख्या, दिनांक, आदि हो - सुपर सुविधाजनक। अन्य लोगों के साथ केवल संबंधित जानकारी साझा करने की उभरती संभावना की तो बात ही छोड़ दें।
यदि यह आपका लक्ष्य है, तो आइए अपनी शीट और स्प्रैडशीट को एक साथ विभाजित करें। जिस तरीके से आप अपना डेटा प्राप्त करना चाहते हैं उसे चुनें और वहां वर्णित चरणों का पालन करें।
कॉलम मानों के आधार पर एक शीट को विभाजित करें
कल्पना करें: आप Google में खर्चों को ट्रैक करते हैं पत्रक दस्तावेज़। प्रत्येक दिन आप दिनांक, खर्च की गई राशि और श्रेणी दर्ज करते हैं। तालिका बढ़ती है, इसलिए श्रेणी के आधार पर तालिका को विभाजित करना अधिक से अधिक समझ में आता है:
चलिए आपके विकल्पों पर विचार करते हैं।
एक शीट को अलग-अलग शीट में विभाजित करें फ़ाइल के भीतर
यदि आप एक Google स्प्रेडशीट में एकाधिक शीट (प्रत्येक अपनी श्रेणी के साथ) रखने से सहमत हैं, तो दो फ़ंक्शन मदद करेंगे।
उदाहरण 1. फ़िल्टर फ़ंक्शन
फ़िल्टर फ़ंक्शन सबसे पहले आपके दिमाग में आने की संभावना है। यह एक निश्चित शर्त के अनुसार आपकी सीमा को फ़िल्टर करता है और केवल संबंधित मान लौटाता है जैसे कि शीट को सामान्य मानों से विभाजित करना:
FILTER(range, condition1, [condition2, ...])ध्यान दें। मैंयहां फ़ंक्शन की बुनियादी बातों को शामिल नहीं किया जाएगा क्योंकि फ़िल्टर पहले से ही हमारे ब्लॉग पर इसके ट्यूटोरियल का मालिक है।
मुझे बाहर खाने के सभी खर्चों को दूसरी शीट पर लाकर शुरू करने दें।
मैं पहले अपनी स्प्रैडशीट में एक नई शीट बनाता हूं, और वहां निम्न सूत्र दर्ज करता हूं:
=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")
जैसा कि आप देख सकते हैं, मैं सचमुच सभी मौजूदा रिकॉर्ड अपनी मूल शीट से लेता हूं — Sheet1!A2:G101 — और केवल चुनता हूं जिनके पास कॉलम बी में बाहर खाना है — शीट1!बी2:बी101 = "बाहर खाना" ।
जैसा कि आप पहले ही सोच चुके होंगे, आपको बनाना होगा मैन्युअल रूप से जितनी संख्या में शीट विभाजित करने और प्रत्येक नई शीट के लिए एक सूत्र को समायोजित करने के लिए श्रेणियां हैं। यदि यह आपका जैम नहीं है, हालांकि, शीट को विभाजित करने के लिए बहुत अधिक कुशल सूत्र-मुक्त तरीका है। इसके लिए बेझिझक कूदें।
उदाहरण 2. QUERY फ़ंक्शन
अगला ऐसा फ़ंक्शन है जिसके बारे में शायद आपने नहीं सुना होगा — QUERY। मैंने इसके बारे में हमारे ब्लॉग पर भी बात की थी। यह Google पत्रक के अनछुए पानी में नाथन की तरह है — असंभव से निपटता है :) हां, शीट को सामान्य मूल्यों से विभाजित भी करता है!
QUERY(data, query, [headers])ध्यान दें। यह एक अजीबोगरीब भाषा (एसक्यूएल में कमांड के समान) का उपयोग करता है, इसलिए यदि आपने इसे पहले इस्तेमाल नहीं किया है, तो इसके बारे में इस लेख को देखना सुनिश्चित करें।
तो QUERY फ़ॉर्मूला कैसा दिखता है ताकि बाहर खाने के सभी खर्च मिल सकें?
=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")
तर्क समान है:
- यह देखता हैमेरी सोर्स शीट से संपूर्ण रेंज — शीट1!A1:G101
- और उन सभी का चयन करता है जहां कॉलम B में मान बाहर खाना के बराबर है — "चयन करें * जहाँ B = 'बाहर खाना'"
अफ़सोस, यहाँ बहुत सारी मैन्युअल तैयारी भी की गई है: आपको अभी भी प्रत्येक श्रेणी के लिए एक नई शीट जोड़ने और वहाँ एक नया फ़ॉर्मूला दर्ज करने की आवश्यकता होगी।
अगर आप फॉर्मूले से बिल्कुल भी परेशान नहीं होना चाहते हैं, तो यह ऐड-ऑन है - स्प्लिट शीट - जो आपके लिए सब कुछ करेगा। नीचे एक नज़र डालें।
किसी अन्य फ़ाइल में अपनी शीट को कई शीट में विभाजित करें
यदि आप एक स्प्रैडशीट में एकाधिक शीट जेनरेट नहीं करना चाहते हैं, तो शीट को विभाजित करने और उसमें दूसरी फ़ाइल में परिणाम।
QUERY + IMPORTRANGE जोड़ी मदद करेगी।
चलिए देखते हैं। मैं अपनी ड्राइव में एक नई स्प्रैडशीट बनाता हूं और वहां अपना सूत्र दर्ज करता हूं:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")
- QUERY वही करता है जैसा मैंने ऊपर उल्लेख किया है: यह मेरी मूल तालिका में जाता है और उन पंक्तियों को लेता है जहाँ B में बाहर खाना शामिल है। मानो तालिका को विभाजित कर रहे हों!
- फिर IMPORTRANGE के साथ क्या है? खैर, मेरी मूल तालिका दूसरे दस्तावेज़ में है। IMPORTRANGE एक कुंजी की तरह है जो उस फ़ाइल को खोलती है और मुझे जो चाहिए वह लेती है। इसके बिना, QUERY पास नहीं होगा :)
युक्ति। मैंने पहले अपने ब्लॉग में IMPORTRANGE के बारे में विस्तार से बताया था, एक नज़र डालें।
जब आप IMPORTRANGE का उपयोग करते हैं, तो आपको इसे दबाकर अपनी नई फ़ाइल को मूल फ़ाइल से कनेक्ट करने के लिए एक्सेस देने की आवश्यकता होती हैसंगत बटन। अन्यथा, आपको केवल एक त्रुटि मिलेगी:
लेकिन एक बार जब आप अनुमति की अनुमति दें पर क्लिक करते हैं, तो सारा डेटा सेकंड में लोड हो जाएगा (ठीक है, या मिनट यदि खींचने के लिए बहुत अधिक डेटा है)।
जैसा कि आप देख सकते हैं, इस तरह से यह संकेत मिलता है कि आप मैन्युअल रूप से नई शीट के साथ एक नई स्प्रैडशीट बनाने के लिए तैयार हैं, और प्रत्येक के लिए QUERY + IMPORTRANGE फ़ंक्शन बनाने के लिए तैयार हैं आवश्यक मूल्य।
यदि यह बहुत अधिक है, तो मैं आग्रह करता हूं कि आप नीचे वर्णित हमारे स्प्लिट शीट ऐड-ऑन को आजमाएं - मैं वादा करता हूं, आपको इसका पछतावा नहीं होगा।
अपनी शीट को कई में विभाजित करें सूत्रों के बिना स्प्रेडशीट को अलग करना
अगला चरण प्रत्येक श्रेणी को उसकी अपनी Google पत्रक फ़ाइल में विभाजित करना होगा।
और मैं सबसे आसान उपयोगकर्ता-अनुकूल तरीके पर ध्यान केंद्रित करना चाहता हूं - विभाजन शीट ऐड-ऑन। इसका मुख्य उद्देश्य आपकी Google शीट को आपकी पसंद के कॉलम में मानों द्वारा कई शीट/स्प्रेडशीट में विभाजित करना है।
फाइन-ट्यून करने के लिए आपको केवल एक विंडो में स्थित है:
- कुछ चेकबॉक्स — स्तंभों को विभाजित करने के लिए
- एक ड्रॉप-डाउन — परिणाम के लिए स्थानों के साथ
- और फ़िनिशिंग बटन
यह वास्तव में बस समय लगेगा अपनी आवश्यकताओं को स्थापित करने के लिए कुछ क्लिक। स्प्लिट शीट बाकी काम करेगी:
Google शीट स्टोर से स्प्लिट शीट इंस्टॉल करें और अपनी शीट को कई शीट या प्रो की तरह फ़ाइलों में विभाजित करें — बस कुछ ही क्लिक और मिनटों में .
एक Google स्प्रेडशीट को अलग Google ड्राइव में विभाजित करेंटैब द्वारा फ़ाइलें
कभी-कभी केवल एक तालिका को कई शीट में विभाजित करना पर्याप्त नहीं होता है। कभी-कभी आप आगे जाकर प्रत्येक तालिका (शीट/टैब) को अपनी डिस्क में एक अलग Google स्प्रेडशीट (फ़ाइल) में रखना चाह सकते हैं। सौभाग्य से, उसके लिए भी कुछ तरीके हैं।
स्प्रेडशीट की प्रतिलिपि बनाएँ और अवांछित टैब हटा दें
यह पहला समाधान काफी अनाड़ी है लेकिन फिर भी यह एक समाधान है।
युक्ति। यदि आप अनाड़ी समाधानों पर अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहते हैं, तो सबसे आसान तरीका तुरंत जानने के लिए यहां एक लिंक दिया गया है।
- वह स्प्रैडशीट ढूंढें और चुनें जिसे आप डिस्क में विभाजित करना चाहते हैं:
बख्शीश। या यहां तक कि एक विशेष फ़ोल्डर बनाएं और इन सभी स्प्रैडशीट्स को वहां ले जाएं:
प्रत्येक टैब को मैन्युअल रूप से एक नई स्प्रैडशीट में कॉपी करें
एक और मानक समाधान है — थोड़ा अधिक सुरुचिपूर्ण:
- वह स्प्रैडशीट खोलें जिसे आप टैब द्वारा एकाधिक स्प्रैडशीट में विभाजित करना चाहते हैं।
- प्रत्येक शीट पर राइट-क्लिक करें जिसे आप देखना चाहते हैंदूसरी फ़ाइल चुनें और > नई स्प्रेडशीट :
युक्ति। आपकी ड्राइव में एक नई स्प्रैडशीट बनाई जाएगी, लेकिन इसका शीर्षक नहीं होगा। चिंता न करें — प्रत्येक शीट को एक नई स्प्रैडशीट में कॉपी किए जाने के साथ, आपको उस फ़ाइल को एक नए टैब में खोलने के लिए एक लिंक मिलेगा:
और उसके अनुसार उसका नाम बदलें:
युक्ति। इस मैन्युअल प्रतिलिपि से बचने का एक तरीका है — पत्रक प्रबंधक ऐड-ऑन। यह फ़ाइल में सभी शीट देखता है और डिस्क में फ़ाइलों को अलग-अलग करने के लिए उन्हें तुरंत विभाजित करता है। मैं इसे बहुत अंत में पेश करता हूं।
IMPORTRANGE फ़ंक्शन का उपयोग करके श्रेणियां कॉपी करें
Google पत्रक में किसी भी कार्य के लिए हमेशा एक फ़ंक्शन होता है, है ना? टैब द्वारा एक Google स्प्रेडशीट को कई अलग-अलग स्प्रेडशीट में विभाजित करना कोई अपवाद नहीं है। और IMPORTRANGE फ़ंक्शन फिर से कार्य के लिए एकदम सही है।
आपकी Google पत्रक फ़ाइल में प्रत्येक शीट के लिए अनुसरण करने के चरण यहां दिए गए हैं:
- डिस्क में एक नई स्प्रेडशीट बनाकर प्रारंभ करें।
- इसे खोलें, और अपना IMPORTRANGE फ़ंक्शन दर्ज करें:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ मूल स्प्रेडशीट के URL से एक कुंजी है। ' एक कुंजी ' से मेरा मतलब है कि ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' और ' /edit#gid=0 के बीच वर्णों का अद्वितीय मिश्रण ' URL बार में जो इसे ले जाता हैविशेष स्प्रेडशीट।
- मैं तिमाही! 16>बेशक, यह फ़ंक्शन तब तक काम नहीं करेगा जब तक कि मैं इसे अपनी मूल स्प्रेडशीट से डेटा निकालने की अनुमति नहीं देता। मुझे A1 पर माउस घुमाने की आवश्यकता है क्योंकि इसमें IMPORTRANGE है, और संबंधित बटन दबाएं: स्रोत स्प्रेडशीट से डेटा। आप इस शीट को एक नाम दे सकते हैं और उसी शीट को मूल फ़ाइल से हटा सकते हैं।
इसके अलावा, शेष टैब के लिए भी इसे दोहराएं।
शीट्स प्रबंधक ऐड-ऑन - जल्दी से कई Google शीट्स को स्थानांतरित करें एक से अधिक नई स्प्रैडशीट
यद्यपि उपरोक्त सभी तरीकों से समाधान को थोड़ा-थोड़ा करके हल किया जाता है और बहुत अधिक जोड़-तोड़ की आवश्यकता होती है, मुझे एक और, अपनी स्प्रैडशीट को अपने टूल बेल्ट से विभाजित करने का सबसे तेज़ और आसान तरीका निकालने दें।
शीट्स मैनेजर ऐड-ऑन सभी शीट्स को साइडबार पर सूचीबद्ध करता है और प्रत्येक क्रिया के लिए एक बटन प्रदान करता है। हां, ड्राइव में स्प्रेडशीट को शीट द्वारा कई अलग-अलग फाइलों में विभाजित करना शामिल है।
इसे इंस्टॉल करें और आपको केवल 2 काम करने होंगे:
- सभी शीट चुनें (ऐड पर) -ऑन साइडबार) जो अब आपकी वर्तमान में खुली स्प्रैडशीट में शामिल नहीं हैं।
युक्ति। लगातार शीट चुनने के लिए Shift दबाएं और अलग-अलग शीट के लिए Ctrl दबाएं। या शीट के नाम के आगे चेकबॉक्स का उपयोग करें।
यह सभी देखें: नेस्टेड आउटलुक टेम्प्लेट बनाएं और उपयोग करें - और केवल एक विकल्प क्लिक करें: > एकाधिक नई स्प्रैडशीट :
ऐड-ऑन आपकी वर्तमान स्प्रैडशीट से शीट काट देगा और उन्हें आपकी डिस्क में नई स्प्रैडशीट में पेस्ट कर देगा. आप उन फ़ाइलों को अपनी मूल फ़ाइल के नाम वाले फ़ोल्डर में पाएंगे:
पत्रक प्रबंधक आपको एक परिणाम संदेश के साथ सूचित करेगा और आपको उस नए फ़ोल्डर को खोलने के लिए एक लिंक देगा एक नए ब्राउज़र टैब में शीट्स को तुरंत विभाजित करें:
और बस!
सूत्र बनाने और उन्हें कॉपी-पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है, मैन्युअल रूप से नई फ़ाइलें बनाएं अग्रिम में, आदि। ऐड-ऑन आपके लिए संबंधित बटन पर क्लिक करने के बाद सब कुछ करता है।
इसे Google पत्रक स्टोर से एकल टूल के रूप में या पावर टूल्स के हिस्से के रूप में 30+ अन्य समय के साथ प्राप्त करें- स्प्रेडशीट के लिए सेवर।
आशा है कि ये समाधान आपकी मदद करेंगे! अन्यथा, मैं आपसे नीचे टिप्पणी अनुभाग में मिलूंगा ;)
