Зміст
Коли ви працюєте з великими електронними таблицями Google, швидше за все, ви постійно фільтруєте таблицю, щоб бачити та оцінювати лише певну інформацію.
Чи не краще було б розбити цю інформацію на кілька окремих аркушів або навіть таблиць (файлів) в Drive? Особисто мені дуже зручно, коли кожен аркуш присвячений окремому предмету - чи то прізвище, номер, дата і т.д. Я вже не кажу про те, що з'являється можливість ділитися з іншими людьми тільки пов'язаною з ним інформацією.
Якщо це ваша мета, давайте розділимо наші аркуші та таблиці разом. Виберіть спосіб, яким ви хочете отримати дані, і виконайте описані там кроки.
Розділити один аркуш на основі значень стовпців
Уявіть собі: ви відстежуєте витрати в документі Google Sheets. Кожного дня ви вносите дату, витрачену суму, категорію. Таблиця розростається, тому все більше сенсу має розбивати таблицю за категоріями:
Розглянемо ваші варіанти.
Розділення аркуша на різні аркуші в межах файлу
Якщо ви не проти мати кілька аркушів (кожен зі своєю категорією) в одній електронній таблиці Google, вам допоможуть дві функції.
Приклад 1. функція ФІЛЬТР
Швидше за все, першою на думку спаде функція ФІЛЬТР, яка фільтрує ваш діапазон за певною умовою і повертає тільки пов'язані значення, як би розбиваючи аркуш за загальними значеннями:
ФІЛЬТР(діапазон, умова1, [умова2, ...])Примітка: я не буду розглядати тут основи роботи функції, оскільки FILTER вже має свій підручник на нашому блозі.
Дозвольте мені почати з того, що всі витрати на Харчування поза домом на інший аркуш.
Спочатку я створюю новий аркуш у своїй електронній таблиці і вводжу туди наступну формулу:
=FILTER(Лист1!A2:G101,Лист1!B2:B101 = "Харчування поза домом")
Як бачите, я буквально беру всі існуючі записи зі свого оригінального аркуша - Лист1!A2:G101 - і вибирати тільки ті, які мають Харчування поза домом у колонці Б - у колонці В Лист1!B2:B101 = "Харчування поза домом" .
Як ви вже могли здогадатися, вам доведеться створити стільки аркушів вручну, скільки категорій потрібно розділити, і налаштувати формулу для кожного нового аркуша. Однак, якщо це не ваша проблема, є набагато ефективніший спосіб розділити аркуш без використання формул. Не соромтеся переходити до нього.
Приклад 2. Функція QUERY
Наступна функція, про яку ви, можливо, не чули - QUERY. Про неї я також розповідав у нашому блозі. Вона як Натан у незвіданих водах Google Sheets - робить неможливе :) Так, навіть розбиває аркуш за загальними значеннями!
QUERY(дані, запит, [заголовки])Примітка: він використовує своєрідну мову (схожу на команди в SQL), тому, якщо ви не використовували його раніше, обов'язково прочитайте цю статтю про нього.
Отже, як виглядає формула ЗАПИТУ, щоб отримати всі витрати на Харчування поза домом ?
=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")
Логіка та ж сама:
- він дивиться на весь діапазон з мого вихідного аркуша - Лист1!A1:G101
- і вибирає всі ті, у яких значення в стовпчику B дорівнює Харчування поза домом - "select * where B = 'Eating Out'"
На жаль, і тут багато ручної підготовки: все одно доведеться додавати новий аркуш для кожної категорії і вводити туди нову формулу.
Якщо ви зовсім не хочете возитися з формулами, є надбудова Split Sheet, яка зробить все за вас. Погляньте нижче.
Розділіть аркуш на кілька аркушів в іншому файлі
Якщо ви не хочете генерувати кілька аркушів в одній електронній таблиці, є можливість розділити аркуш і помістити результати в інший файл.
У цьому допоможе дует QUERY + IMPORTTRANGE.
Давайте подивимося. Я створюю нову електронну таблицю в своєму Диску і вводжу туди свою формулу:
=QUERY(IMPORTTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")
- QUERY робить те саме, про що я говорив вище: він звертається до моєї вихідної таблиці і бере ті рядки, де B містить Харчування поза домом Ніби ділимо стіл!
- А навіщо тоді IMPORTRANGE? Ну, у мене вихідна таблиця в іншому документі. IMPORTRANGE - це як ключ, який відкриває той файл і бере те, що мені потрібно. Без нього QUERY не пройде :)
Порада. Я детально описував ІМПОРТРАНС раніше в нашому блозі, подивіться.
При використанні IMPORTRANGE необхідно надати йому доступ для з'єднання нового файлу з оригінальним, натиснувши відповідну кнопку. В іншому випадку ви отримаєте лише помилку:
Але як тільки ти вдариш Дозволити доступ всі дані завантажаться за лічені секунди (ну, або хвилини, якщо даних багато).
Як бачите, цей спосіб передбачає, що ви готові вручну створити нову електронну таблицю з новими аркушами всередині неї, і побудувати функції ЗАПРОС + ІМПОРТРАНСЛЯЦІЯ для кожного необхідного значення.
Якщо це занадто багато, я закликаю вас спробувати наше доповнення Split Sheet, описане нижче - обіцяю, ви не пошкодуєте.
Розбийте аркуш на кілька окремих таблиць без формул
Наступним кроком буде розбиття кожної категорії на окремі файли у форматі Google Sheets.
І я хотів би зупинитися на найпростішому і найзручнішому способі - доповненні Split Sheet. Його основне призначення - розбити ваш Google аркуш на кілька аркушів/таблиць за значеннями в обраному вами стовпчику.
Все, що потрібно для тонкого налаштування, знаходиться всього в одному вікні:
- кілька чекбоксів - стовпчики, на які потрібно розбити
- один випадаючий - з місцями для результату
- і кнопка завершення
Вам знадобиться буквально кілька кліків, щоб налаштувати ваші вимоги. Split Sheet зробить все інше:
Встановіть Split Sheet зі сховища Google Sheets і розділяйте свої аркуші на кілька аркушів або файлів, як професіонал - всього за кілька кліків і хвилин.
Розбиття однієї таблиці Google на окремі файли Google Диску за вкладками
Іноді розбиття однієї таблиці на кілька аркушів недостатньо. Іноді ви можете піти далі і розмістити кожну таблицю (аркуш/вкладку) в окремій таблиці Google (файлі) на вашому Диску. На щастя, для цього також є кілька способів.
Дублюйте таблиці та видаляйте непотрібні вкладки
Це перше рішення досить незграбне, але це все ж таки рішення.
Порада: якщо ви не хочете витрачати час на незграбні рішення, ось посилання, за яким можна одразу ознайомитися з найпростішим способом.
- Знайдіть і виберіть електронну таблицю, яку потрібно розділити, у Диску:
Порада. Або навіть створити спеціальну папку і перенести всі ці таблиці туди:
Копіювати кожну вкладку в нову електронну таблицю вручну
Є ще одне стандартне рішення - трохи більш елегантне:
- Відкрийте електронну таблицю, яку потрібно розділити на кілька таблиць за допомогою вкладок.
- Клацніть правою кнопкою миші на кожному аркуші, який ви хочете побачити в іншому файлі, і виберіть Копіювати в нову електронну таблицю :
Порада. Нова електронна таблиця буде створена прямо на диску, але вона буде без назви. Не хвилюйтеся - при копіюванні кожного аркуша в нову електронну таблицю ви отримаєте посилання для відкриття цього файлу в новій вкладці:
і перейменувати його відповідно:
Порада. Є спосіб уникнути цього ручного копіювання - надбудова Sheets Manager, яка бачить всі аркуші у файлі і швидко розбиває їх на окремі файли в Диску. Я представляю її в самому кінці.
Копіювання діапазонів за допомогою функції ІМПОРТДАНГ
Для будь-якого завдання в Google Таблицях завжди знайдеться функція, чи не так? Розбиття однієї таблиці Google на кілька окремих таблиць за допомогою вкладок - не виняток. І функція ІМПОРТРАНСЛЯЦІЯ знову ж таки ідеально підходить для вирішення цієї задачі.
Нижче наведено кроки, які необхідно виконати для кожного аркуша у вашому файлі Google Таблиці:
- Почніть зі створення нової електронної таблиці в Drive.
- Відкрийте його та введіть свою функцію ІМПОРТРАНС:
=IMPORTTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I квартал!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ це ключ з URL-адреси вихідної електронної таблиці. По ' ключ Я маю на увазі те унікальне поєднання характерів між //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' і ' /edit#gid=0 ' в рядку URL-адреси, який веде до цієї конкретної таблиці.
- I квартал! A1:G31 це посилання на аркуш і діапазон, які я хочу отримати в мій новий файл.
- Звичайно, функція не буде працювати, поки я не надам їй доступ до даних з моєї вихідної електронної таблиці. Мені потрібно навести вказівник миші на A1, оскільки вона має значення IMPORTANT, і натиснути відповідну кнопку:
Як тільки це буде зроблено, формула витягне і відобразить дані з вихідної електронної таблиці. Ви можете дати цьому аркушу ім'я і видалити такий самий аркуш з вихідного файлу.
Також повторіть цю процедуру для решти вкладок.
Доповнення до Диспетчера таблиць - швидке переміщення декількох аркушів Google в кілька нових таблиць
Хоча всі вищезгадані способи розплутують рішення по частинах і вимагають багато маніпуляцій, дозвольте мені витягнути зі свого поясу інструментів ще один, найшвидший і найпростіший спосіб розбити вашу електронну таблицю на частини.
Надбудова "Диспетчер аркушів" відображає всі аркуші на бічній панелі та надає кнопку для кожної дії. Так, у тому числі для розбиття електронної таблиці по аркушах на декілька різних файлів у Диску.
Встановіть його, і вам потрібно буде зробити лише 2 речі:
- Виберіть усі аркуші (на бічній панелі доповнення), які більше не належать до поточної відкритої електронної таблиці.
Порада. Натисни Зміна вибрати суміжні аркуші та Ctrl Для окремих аркушів або скористайтеся прапорцями поруч з назвами аркушів.
- І натиснути лише одну опцію: Перехід до> декількох нових електронних таблиць :
Надбудова вирізає аркуші з поточної електронної таблиці та вставляє їх у нові таблиці на диску. Ви знайдете ці файли в папці з ім'ям вихідного файлу:
Диспетчер аркушів також повідомить вас про результат і надасть посилання для негайного відкриття нової папки з розділеними аркушами в новій вкладці браузера:
І все!
Не потрібно будувати формули і копіювати-вставляти їх, заздалегідь вручну створювати нові файли і т.д. Доповнення зробить все за вас, як тільки ви натиснете відповідну кнопку.
Отримайте його з магазину Google Таблиць як окремий інструмент або як частину Power Tools разом з 30+ іншими інструментами для роботи з електронними таблицями, що заощаджують час.
Сподіваюсь, ці рішення вам допоможуть! В іншому випадку, до зустрічі в коментарях нижче ;)
