Kdykoli pracujete s rozsáhlými tabulkami Google, je pravděpodobné, že tabulku neustále filtrujete, abyste viděli a vyhodnocovali pouze konkrétní informace.

Nebylo by nejlepší rozdělit tyto informace do více samostatných listů nebo dokonce tabulek (souborů) v Disku? Osobně mi přijde super pohodlné mít každý list věnovaný vlastní věci - ať už je to jméno, číslo, datum atd. Nemluvě o vznikající možnosti sdílet s ostatními lidmi pouze související informace.

Pokud je to váš cíl, rozdělme si listy a tabulky dohromady. Vyberte si způsob, jakým chcete data získat, a postupujte podle kroků, které jsou v něm popsány.

Rozdělení jednoho listu na základě hodnot sloupců

Představte si následující situaci: sledujete výdaje v dokumentu v tabulkách Google Sheets. Každý den zadáváte datum, utracenou částku a kategorii. Tabulka se rozrůstá, a tak má stále větší smysl ji rozdělit podle kategorií:

Zvažme vaše možnosti.

Rozdělení listu na různé listy v rámci souboru

Pokud vám nevadí mít v jedné tabulce Google více listů (každý s vlastní kategorií), pomohou vám dvě funkce.

Příklad 1. Funkce FILTER

Jako první vás pravděpodobně napadne funkce FILTR. Ta filtruje rozsah podle určité podmínky a vrací pouze související hodnoty, jako by rozdělovala list podle společných hodnot:

Poznámka: Nebudu se zde zabývat základy funkce, protože FILTER již má svůj vlastní návod na našem blogu.

Dovolte mi začít tím, že přinesu všechny výdaje na Stravování venku na jiný list.

Nejprve vytvořím v tabulce nový list a zadám do něj následující vzorec:

=FILTER(List1!A2:G101,List1!B2:B101 = "Stravování")

Jak vidíte, z původního listu jsem doslova převzal všechny existující záznamy - List1!A2:G101 - a vybrat pouze ty, které mají Stravování venku ve sloupci B - List1!B2:B101 = "Stravování venku" .

Jak vás již možná napadlo, budete muset ručně vytvořit tolik listů, kolik je kategorií k rozdělení, a pro každý nový list upravit vzorec. Pokud se vám to však nezdá, existuje mnohem efektivnější způsob rozdělení listu bez použití vzorce. Neváhejte a přejděte rovnou k němu.

Příklad 2. Funkce QUERY

Další je funkce, o které jste možná ještě neslyšeli - QUERY. Mluvil jsem o ní i na našem blogu. Je to takový Nathan v neprobádaných vodách Google Sheets - poradí si s nemožným :) Ano, dokonce rozdělí list podle společných hodnot!

Poznámka: Používá zvláštní jazyk (podobný příkazům v jazyce SQL), takže pokud jste ho ještě nepoužili, určitě si přečtěte tento článek.

Jak tedy vypadá vzorec QUERY, aby mohl získat všechny výdaje na Stravování venku ?

=QUERY(List1!A1:G101, "select * where B = 'Jídlo venku'")

Logika je stejná:

1. se podívá na celý rozsah z mého zdrojového listu - List1!A1:G101
2. a vybere všechny ty, kde se hodnota ve sloupci B rovná Stravování venku - "select * where B = 'Jídlo venku'"

Bohužel i zde je třeba provést spoustu ručních příprav: pro každou kategorii je třeba přidat nový list a zadat do něj nový vzorec.

Pokud se nechcete vůbec zabývat vzorci, je tu tento doplněk - Split Sheet - který vše udělá za vás. Podívejte se na něj níže.

Rozdělení listu do několika listů v jiném souboru

Pokud nechcete generovat více listů v rámci jedné tabulky, existuje možnost rozdělit list a výsledky vložit do jiného souboru.

Pomůže vám duo QUERY + IMPORTRANGE.

Vytvořím si na Disku novou tabulku a zadám do ní svůj vzorec:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Stravování'")

1. QUERY dělá totéž, co jsem zmínil výše: jde do mé původní tabulky a bere ty řádky, kde B obsahuje Stravování venku Jako by se rozdělil stůl!
2. Jak je to tedy s tím IMPORTRANGE? No, moje původní tabulka je v jiném dokumentu. IMPORTRANGE je jako klíč, který otevře ten soubor a vezme si z něj to, co potřebuji. Bez něj QUERY neprojde :)

Tip: IMPORTRANGE jsem podrobně popsal již dříve na našem blogu, podívejte se na něj.

Když použijete IMPORTRANGE, musíte mu dát přístup k propojení nového souboru s původním stisknutím příslušného tlačítka. V opačném případě se zobrazí pouze chyba:

Ale jakmile narazíte na Povolit přístup , se všechna data načtou během několika sekund (nebo minut, pokud je třeba vytáhnout hodně dat).

Jak vidíte, tento způsob znamená, že jste připraveni ručně vytvořit novou tabulku s novými listy uvnitř a vytvořit funkce QUERY + IMPORTRANGE pro každou požadovanou hodnotu.

Pokud je toho na vás příliš, doporučuji vám vyzkoušet náš doplněk Split Sheet popsaný níže - slibuji, že nebudete litovat.

Rozdělení listu do více samostatných tabulek bez vzorců

Dalším krokem bude rozdělení každé kategorie do vlastního souboru v tabulkách Google.

A já bych se rád zaměřil na uživatelsky nejjednodušší způsob, který existuje - doplněk Split Sheet. Jeho hlavním účelem je rozdělit váš list Google na více listů/rozložek podle hodnot ve sloupci, který si vyberete.

Vše, co potřebujete vyladit, se nachází v jediném okně:

• několik zaškrtávacích políček - sloupce pro rozdělení podle
• jeden rozbalovací seznam - s místy pro výsledek
• a dokončovací tlačítko

Nastavení vašich požadavků zabere doslova jen několik kliknutí. Split Sheet se postará o zbytek:

Nainstalujte si aplikaci Split Sheet z obchodu Google Sheets a rozdělte své listy do několika listů nebo souborů jako profesionál - stačí jen pár kliknutí a minut.

Rozdělení jedné tabulky Google do samostatných souborů na Disku Google pomocí karet

Někdy nestačí rozdělit pouze jednu tabulku do více listů. Někdy můžete chtít jít ještě dál a umístit každou tabulku (list/záložku) do samostatné tabulky (souboru) Google na Disku. Naštěstí i pro to existuje několik způsobů.

Duplikování tabulek a odstraňování nežádoucích karet

Toto první řešení je poměrně neohrabané, ale stále je to řešení.

Tip: Pokud nechcete ztrácet čas neohrabanými řešeními, zde je odkaz, kde se hned dozvíte nejjednodušší způsob.

1. V aplikaci Disk vyhledejte a vyberte tabulku, kterou chcete rozdělit:

Tip. Nebo si dokonce vytvořte speciální složku a všechny tyto tabulky do ní přesuňte:

ručně zkopírujte každou kartu do nové tabulky

Existuje ještě jedno standardní řešení - o něco elegantnější:

1. Otevřete tabulku, kterou chcete rozdělit na více tabulek s oušky.
2. Klikněte pravým tlačítkem myši na každý list, který chcete zobrazit v jiném souboru, a vyberte možnost Kopírovat do> Nová tabulka :

Tip: Přímo na Disku se vytvoří nová tabulka, která však bude bez názvu. Nemějte obavy - s každým listem, který se zkopíruje do nové tabulky, se zobrazí odkaz pro otevření tohoto souboru na nové kartě:

a podle toho jej přejmenujte:

Tip: Existuje způsob, jak se tomuto ručnímu kopírování vyhnout - doplněk Správce listů. Vidí všechny listy v souboru a rychle je rozdělí do samostatných souborů na Disku. Představím ho úplně na konci.

Kopírování rozsahů pomocí funkce IMPORTRANGE

V tabulkách Google se vždy najde funkce pro jakýkoli úkol, že? Rozdělení jedné tabulky Google na více samostatných tabulek pomocí karet není výjimkou. A funkce IMPORTRANGE je pro tento úkol opět ideální.

Zde jsou uvedeny kroky, které je třeba provést pro každý list v souboru Tabulky Google:

1. Začněte vytvořením nové tabulky na Disku.
2. Otevřete ji a zadejte funkci IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ je klíč z adresy URL původní tabulky. Podle ' klíč ' Mám na mysli tu jedinečnou směs znaků mezi ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' a ' /edit#gid=0 ' na panelu URL, který vede na tuto konkrétní tabulku.
   • I čtvrtletí!A1:G31 je odkaz na list a rozsah, který chci dostat do nového souboru.
3. Funkce samozřejmě nebude fungovat, dokud jí neudělím přístup k vytažení dat z mé původní tabulky. Musím najet myší na A1, protože v něm je IMPORTRANGE, a stisknout příslušné tlačítko:

Jakmile je to hotovo, vzorec vytáhne a zobrazí data ze zdrojové tabulky. Tento list můžete pojmenovat a odstranit stejný list z původního souboru.

Tento postup opakujte i u zbývajících karet.

Doplněk Správce listů - rychlý přesun několika listů Google do více nových tabulek

Zatímco všechny výše zmíněné způsoby rozkrývají řešení kousek po kousku a vyžadují spoustu manipulací, dovolte mi vytáhnout z opasku s nástroji další, nejrychlejší a nejjednodušší způsob rozdělení tabulky.

Doplněk Správce listů zobrazuje všechny listy na svém postranním panelu a poskytuje tlačítko pro každou akci. Ano, včetně rozdělení tabulky podle listů do více různých souborů v Disku.

Nainstalujte ji a musíte udělat pouze 2 věci:

1. Vyberte všechny listy (na postranním panelu doplňku), které již nepatří do aktuálně otevřené tabulky.

   Tip. Stiskněte tlačítko Směna pro výběr sousedních listů a Ctrl pro jednotlivé listy. Nebo využijte zaškrtávací políčka vedle názvů listů.

   

2. A klikněte pouze na jednu možnost: Přesun do> Více nových tabulek :

Doplněk vyřízne listy z vaší aktuální tabulky a vloží je do nových tabulek na Disku. Tyto soubory najdete ve složce pojmenované podle původního souboru:

Správce listů vás také bude informovat zprávou o výsledku a poskytne vám odkaz, abyste mohli tuto novou složku s rozdělenými listy ihned otevřít na nové kartě prohlížeče:

A je to!

Není třeba vytvářet vzorce a kopírovat je, předem ručně vytvářet nové soubory atd. Doplněk vše udělá za vás, jakmile kliknete na příslušné tlačítko.

Získejte ji v obchodě Tabulky Google jako samostatný nástroj nebo jako součást Power Tools spolu s více než 30 dalšími nástroji pro úsporu času v tabulkách.

Doufám, že vám tato řešení pomohou! V opačném případě se s vámi setkám dole v komentářích ;)