Sommario
Quando si lavora con fogli di calcolo Google di grandi dimensioni, è probabile che si filtri costantemente la tabella per vedere e valutare solo determinate informazioni.
Non sarebbe meglio suddividere queste informazioni in più fogli separati o addirittura in fogli di calcolo (file) in Drive? Personalmente, trovo super comodo avere ogni foglio dedicato a una cosa propria, che sia un nome, un numero, una data, ecc. Per non parlare della possibilità emergente di condividere con altre persone solo le informazioni correlate.
Se questo è il vostro obiettivo, dividiamo i nostri fogli e fogli di calcolo insieme. Scegliete il modo in cui volete ottenere i vostri dati e seguite i passaggi descritti.
Dividere un foglio in base ai valori delle colonne
Immaginate di tenere traccia delle spese in un documento di Google Sheets. Ogni giorno inserite la data, l'importo speso e la categoria. La tabella cresce, quindi ha sempre più senso dividerla per categoria:
Consideriamo le opzioni possibili.
Dividere un foglio in diversi fogli all'interno del file
Se vi va bene avere più fogli (ognuno con la propria categoria) in un foglio di calcolo Google, due funzioni vi aiuteranno.
Esempio 1. Funzione FILTRO
La funzione FILTRO sarà probabilmente la prima a venirvi in mente: filtra l'intervallo in base a una determinata condizione e restituisce solo i valori correlati, come se dividesse il foglio per valori comuni:
FILTRO(intervallo, condizione1, [condizione2, ...])Nota: non tratterò qui le nozioni di base della funzione, poiché FILTRO ha già un suo tutorial sul nostro blog.
Permettetemi di iniziare portando tutte le spese per Mangiare fuori a un altro foglio.
Creo prima un nuovo foglio nel mio foglio di calcolo e vi inserisco la seguente formula:
=FILTRO(Foglio1!A2:G101,Foglio1!B2:B101 = "Mangiare fuori")
Come si può vedere, prendo letteralmente tutti i record esistenti dal mio foglio originale. Foglio1!A2:G101 - e scegliere solo quelli che hanno Mangiare fuori nella colonna B - Foglio1!B2:B101 = "Mangiare fuori casa" .
Come avrete già pensato, dovrete creare manualmente tanti fogli quante sono le categorie da suddividere e adattare una formula per ogni nuovo foglio. Se questo non è il vostro problema, tuttavia, c'è un modo molto più efficiente e privo di formule per suddividere un foglio. Non esitate a saltarci sopra.
Esempio 2. Funzione QUERY
La prossima è la funzione che forse non avete mai sentito nominare: QUERY. Ne ho parlato anche sul nostro blog. È come Nathan nelle acque inesplorate di Google Sheets - si occupa dell'impossibile :) Sì, divide anche il foglio per valori comuni!
QUERY(dati, query, [intestazioni])Nota: utilizza un linguaggio particolare (simile ai comandi di SQL), quindi se non lo avete mai usato prima, date un'occhiata a questo articolo.
Come si presenta la formula QUERY per ottenere tutte le spese di Mangiare fuori ?
=QUERY(Foglio1!A1:G101, "selezionare * dove B = 'Mangiare fuori casa'")
La logica è la stessa:
- guarda l'intera gamma dal mio foglio di origine -. Foglio1!A1:G101
- e seleziona tutti quelli in cui il valore nella colonna B è uguale a Mangiare fuori - "selezionare * dove B = 'Mangiare fuori'".
Anche in questo caso, però, è necessaria una preparazione manuale: è necessario aggiungere un nuovo foglio per ogni categoria e inserire una nuova formula.
Se non volete preoccuparvi delle formule, c'è questo componente aggiuntivo - Split Sheet - che farà tutto per voi. Date un'occhiata qui sotto.
Dividere il foglio in più fogli in un altro file
Se non si desidera generare più fogli all'interno di un foglio di calcolo, è possibile dividere il foglio e inserire i risultati in un altro file.
Il binomio QUERY + IMPORTRANGE vi aiuterà.
Vediamo: creo un nuovo foglio di calcolo in Drive e vi inserisco la mia formula:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Foglio1!A1:G101"), "selezionare * dove Col2 = 'Mangiare fuori'")
- QUERY fa la stessa cosa che ho menzionato sopra: va alla mia tabella originale e prende le righe in cui B contiene Mangiare fuori Come se si dividesse il tavolo!
- Perché IMPORTRANGE? Beh, la mia tabella originale è in un altro documento. IMPORTRANGE è come una chiave che apre quel file e prende ciò che mi serve. Senza di essa, la QUERY non passerà :)
Suggerimento: ho descritto in dettaglio IMPORTRANGE nel nostro blog, date un'occhiata.
Quando si utilizza IMPORTRANGE, è necessario consentirgli di collegare il nuovo file con quello originale premendo il pulsante corrispondente, altrimenti si otterrà solo un errore:
Ma una volta raggiunta Consentire l'accesso Tutti i dati verranno caricati in pochi secondi (o minuti, se i dati da estrarre sono molti).
Come si può notare, in questo modo si è pronti a creare manualmente un nuovo foglio di calcolo con i nuovi fogli al suo interno e a costruire funzioni QUERY + IMPORTRANGE per ogni valore richiesto.
Se questo è troppo, vi invito a provare il nostro componente aggiuntivo Split Sheet descritto di seguito: vi assicuro che non ve ne pentirete.
Dividete il vostro foglio in più fogli di calcolo separati senza formule
Il passo successivo sarà quello di suddividere ogni categoria in un proprio file di Google Sheets.
Vorrei concentrarmi sul modo più semplice che esista: il componente aggiuntivo Split Sheet, il cui scopo principale è quello di dividere il vostro foglio Google in più fogli/spreadsheet in base ai valori di una colonna a vostra scelta.
Tutto ciò che serve per la messa a punto si trova in una sola finestra:
- alcune caselle di controllo - colonne da dividere per
- un menu a tendina con posti per il risultato
- e il pulsante di finitura
Bastano pochi clic per impostare i vostri requisiti e Split Sheet farà il resto:
Installate Split Sheet dallo store di Google Sheets e dividete i vostri fogli in più fogli o file come un professionista, in pochi clic e minuti.
Dividere un foglio di calcolo di Google in file separati di Google Drive per schede
A volte la suddivisione di una sola tabella in più fogli non è sufficiente. A volte si desidera andare oltre e collocare ogni tabella (foglio/tab) in un foglio di calcolo Google (file) separato in Drive. Fortunatamente, ci sono alcuni modi per farlo.
Duplicazione di fogli di calcolo e rimozione di schede indesiderate
Questa prima soluzione è piuttosto goffa, ma è comunque una soluzione.
Suggerimento: se non volete perdere tempo con soluzioni maldestre, ecco un link per conoscere subito il modo più semplice.
- Trovare e selezionare il foglio di calcolo che si desidera dividere in Drive:
Oppure creare una cartella speciale e spostare lì tutti i fogli di calcolo:
Copiare manualmente ogni scheda in un nuovo foglio di calcolo.
Esiste un'altra soluzione standard, un po' più elegante:
- Aprite il foglio di calcolo che volete dividere in più fogli di calcolo per schede.
- Fare clic con il tasto destro del mouse su ogni foglio che si desidera visualizzare in un altro file e scegliere Copia in> Nuovo foglio di calcolo :
Suggerimento: verrà creato un nuovo foglio di calcolo in Drive, ma senza titolo. Non preoccupatevi: per ogni foglio copiato in un nuovo foglio di calcolo, riceverete un link per aprire il file in una nuova scheda:
e rinominarlo di conseguenza:
Suggerimento: esiste un modo per evitare questa copia manuale: il componente aggiuntivo Sheets Manager, che vede tutti i fogli del file e li divide rapidamente in file separati in Drive. Lo presento alla fine.
Copiare gli intervalli utilizzando la funzione IMPORTRANGE
C'è sempre una funzione per qualsiasi compito in Google Sheets, giusto? Dividere un foglio di calcolo di Google in più fogli di calcolo separati per schede non è un'eccezione. E la funzione IMPORTRANGE è di nuovo perfetta per questo compito.
Ecco i passaggi da seguire per ciascun foglio del file di Google Sheets:
- Iniziate creando un nuovo foglio di calcolo in Drive.
- Aprirlo e inserire la funzione IMPORTRANGE:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I trimestre!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ è una chiave dell'URL del foglio elettronico originale. Con ' una chiave Intendo quel mix unico di personaggi tra ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' e ' /edit#gid=0 ' nella barra degli URL che porta a questo particolare foglio di calcolo.
- I trimestre! A1:G31 è un riferimento a un foglio e a un intervallo che voglio inserire nel mio nuovo file.
- Naturalmente, la funzione non funzionerà finché non le concederò l'accesso ai dati del mio foglio di calcolo originale. Devo passare il mouse su A1, poiché contiene IMPORTRANGE, e premere il pulsante corrispondente:
Appena terminata, la formula estrarrà e visualizzerà i dati dal foglio di calcolo di origine. È possibile assegnare un nome a questo foglio e rimuovere lo stesso foglio dal file originale.
Ripetere l'operazione anche per le altre schede.
Componente aggiuntivo di Sheets Manager: consente di spostare rapidamente diversi fogli di Google in più nuovi fogli di calcolo.
Sebbene tutti i metodi citati svelino la soluzione un po' alla volta e richiedano molte manipolazioni, permettetemi di tirare fuori dalla mia cintura degli attrezzi un altro metodo, il più rapido e semplice, per dividere il vostro foglio di calcolo.
Il componente aggiuntivo Sheets Manager elenca tutti i fogli nella barra laterale e fornisce un pulsante per ogni azione. Sì, compresa la suddivisione del foglio di calcolo per fogli in più file diversi in Drive.
Installatelo e dovrete fare solo 2 cose:
- Selezionare tutti i fogli (nella barra laterale del componente aggiuntivo) che non appartengono più al foglio di calcolo attualmente aperto.
Suggerimento. Turno per selezionare fogli contigui e Ctrl per i singoli fogli, oppure utilizzare le caselle di controllo accanto ai nomi dei fogli.
- E fare clic su una sola opzione: Sposta in> Più nuovi fogli di calcolo :
Il componente aggiuntivo taglierà i fogli dal foglio di calcolo corrente e li incollerà in nuovi fogli di calcolo in Drive. I file si troveranno in una cartella con il nome del file originale:
Sheets Manager vi informerà con un messaggio di risultato e vi darà un link per aprire subito la nuova cartella con i fogli divisi in una nuova scheda del browser:
E questo è quanto!
Non è necessario creare formule e copiarle, creare manualmente nuovi file in anticipo, ecc. Il componente aggiuntivo fa tutto per voi una volta che fate clic sul pulsante corrispondente.
È disponibile nello store di Google Sheets come strumento singolo o come parte di Power Tools insieme ad altri 30 strumenti per risparmiare tempo nei fogli di calcolo.
Spero che queste soluzioni vi aiutino! Altrimenti, ci vediamo nella sezione commenti qui sotto ;)
