Kad god radite s velikim Google proračunskim tablicama, velike su šanse da neprestano filtrirate tablicu kako biste vidjeli i procijenili samo određene informacije.

Ne bi li bilo najbolje podijeliti te informacije u više zasebnih listova ili čak proračunskih tablica ( datoteke) na Disku? Osobno, smatram da je svaki list posvećen svojoj stvari — bilo da se radi o imenu, broju, datumu itd. — super zgodno. A kamoli pojavu mogućnosti dijeljenja samo povezanih informacija s drugim ljudima.

Ako je to vaš cilj, podijelimo naše listove i proračunske tablice zajedno. Odaberite način na koji želite dobiti svoje podatke i slijedite tamo opisane korake.

Podijelite jedan list na temelju vrijednosti stupaca

Zamislite ovo: pratite troškove u Google Listovi dokumenta. Svaki dan upisujete datum, potrošeni iznos i kategoriju. Tablica raste, pa ima sve više i više smisla dijeliti tablicu po kategorijama:

Razmotrimo vaše mogućnosti.

Podijelite list na različite listove unutar datoteke

Ako se slažete s više listova (svaki sa svojom kategorijom) u jednoj Google proračunskoj tablici, dvije funkcije će vam pomoći.

Primjer 1. FILTER funkcija

Vjerojatno će vam prva na pamet pasti funkcija FILTER. Filtrira vaš raspon prema određenom uvjetu i vraća samo povezane vrijednosti kao da dijeli list prema uobičajenim vrijednostima:

Napomena. jaovdje neće pokriti osnove funkcija jer FILTER već posjeduje svoj vodič na našem blogu.

Dopustite da počnem tako što ću sve troškove za jesti vani prenijeti na drugi list.

Prvo kreiram novi list u svojoj proračunskoj tablici i tamo unesem sljedeću formulu:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

Kao što vidite, doslovno uzimam sve postojeće zapise sa svog originalnog lista — Sheet1!A2:G101 — i biram samo oni koji imaju Eating Out u stupcu B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .

Kao što ste možda već mislili, morat ćete stvoriti Ručno onoliko listova koliko ima kategorija po kojima možete podijeliti i prilagodite formulu za svaki novi list. Međutim, ako vam to nije problem, postoji puno učinkovitiji način za podjeljivanje lista bez upotrebe formule. Slobodno skočite odmah do nje.

Primjer 2. Funkcija QUERY

Sljedeća je funkcija za koju možda niste čuli — QUERY. O tome sam pričao i na našem blogu. To je poput Nathana u neistraženim vodama Google tablica — bavi se nemogućim :) Da, čak dijeli list po uobičajenim vrijednostima!

Napomena. Koristi osebujan jezik (sličan naredbama u SQL-u) pa ako ga dosad niste koristili, svakako pogledajte ovaj članak o njemu.

Dakle, kako izgleda formula QUERY da bi mogla dobiti sve troškove za jesti vani ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

Logika je isti:

1. gleda nacijeli raspon iz moje izvorne tablice — Sheet1!A1:G101
2. i odabire sve one gdje je vrijednost u stupcu B jednaka Eating Out — "odaberi * gdje je B = 'Eating Out'"

Jao, i ovdje ima puno ručnih priprema: i dalje ćete morati dodati novi list za svaku kategoriju i tamo unijeti novu formulu.

Ako se uopće ne želite zamarati formulama, tu je ovaj dodatak — Split Sheet — koji će učiniti sve za vas. Pogledajte ispod.

Podijelite svoj list na nekoliko listova u drugoj datoteci

Ako ne želite generirati više listova unutar jedne proračunske tablice, postoji opcija da podijelite list i stavite rezultira drugom datotekom.

Dvojac QUERY + IMPORTRANGE pomoći će.

Da vidimo. Napravim novu proračunsku tablicu na svom Disku i tamo unesem svoju formulu:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY radi isto što sam spomenuo gore: ide na moj izvorni stol i uzima one retke u kojima B sadrži Jelo vani . Kao da cijepa stol!
2. Što je onda s IMPORTRANGE? Pa, moja originalna tablica je u drugom dokumentu. IMPORTRANGE je poput ključa koji otvara tu datoteku i uzima ono što mi treba. Bez njega, QUERY neće proći :)

Savjet. IMPORTRANGE sam detaljno opisao ranije u našem blogu, pogledajte.

Kada upotrijebite IMPORTRANGE, morate mu dati pristup za povezivanje vaše nove datoteke s izvornom pritiskom naodgovarajući gumb. U suprotnom, sve što ćete dobiti je pogreška:

Ali jednom kada pritisnete Dopusti pristup , svi podaci će se učitati za nekoliko sekundi (dobro, ili minuta ako postoji mnogo podataka za povlačenje).

Kao što vidite, ovaj način implicira da ste spremni ručno stvoriti novu proračunsku tablicu s novim listovima unutar nje i izgraditi QUERY + IMPORTRANGE funkcije za svaku potrebna vrijednost.

Ako je ovo previše, preporučujem da isprobate naš dodatak Split Sheet opisan u nastavku — obećavam, nećete požaliti.

Podijelite svoj list na više odvojene proračunske tablice bez formula

Sljedeći korak bio bi podijeliti svaku kategoriju u vlastitu datoteku Google tablica.

Želio bih se usredotočiti na najjednostavniji način koji postoji za korisnika — Split Dodatak listova. Njegova glavna svrha je podijeliti vaš Google list u više listova/proračunskih tablica prema vrijednostima u stupcu po vašem izboru.

Sve što trebate za fino podešavanje nalazi se u samo jednom prozoru:

• nekoliko potvrdnih okvira — stupaca za dijeljenje
• jednim padajućim izbornikom — s mjestima za rezultat
• i gumb za završnu obradu

Bit će potrebno doslovno samo nekoliko klikova za postavljanje vaših zahtjeva. Split Sheet će učiniti ostalo:

Instalirajte Split Sheet iz trgovine Google Sheets i podijelite svoje listove u nekoliko listova ili datoteka kao profesionalac — u samo nekoliko klikova i minuta .

Razdijelite jednu Google proračunsku tablicu u zasebni Google Drivedatoteke po karticama

Ponekad nije dovoljno podijeliti samo jednu tablicu na više listova. Ponekad ćete možda htjeti ići dalje i smjestiti svaku tablicu (list/karticu) u zasebnu Google proračunsku tablicu (datoteku) na svom Disku. Srećom, postoji nekoliko načina i za to.

Duplicirajte proračunske tablice i uklonite neželjene kartice

Ovo prvo rješenje je prilično nespretno, ali je ipak rješenje.

Savjet. Ako ne želite gubiti vrijeme na nezgrapna rješenja, evo poveznice da se odmah upoznate kako je najlakše.

1. Pronađite i odaberite proračunsku tablicu koju želite podijeliti na Disku:

Savjet. Ili čak stvorite posebnu mapu i tamo premjestite sve ove proračunske tablice:

Ručno kopirajte svaku karticu u novu proračunsku tablicu

Postoji još jedno standardno rješenje — malo elegantnije:

1. Otvorite proračunsku tablicu koju želite podijeliti u više proračunskih tablica po karticama.
2. Desnom tipkom miša kliknite svaki list koji želite vidjetidrugu datoteku i odaberite Kopiraj u > Nova proračunska tablica :

Savjet. Nova proračunska tablica bit će izrađena izravno na vašem Disku, ali će biti bez naslova. Ne brinite — sa svakim listom koji se kopira u novu proračunsku tablicu, dobit ćete vezu za otvaranje te datoteke u novoj kartici:

i preimenovati je u skladu s tim:

Savjet. Postoji način da izbjegnete ovo ručno kopiranje — dodatak Sheets Manager. Vidi sve listove u datoteci i brzo ih dijeli u zasebne datoteke na Disku. Predstavljam ga na samom kraju.

Kopirajte raspone pomoću funkcije IMPORTRANGE

U Google tablicama uvijek postoji funkcija za svaki zadatak, zar ne? Dijeljenje jedne Google proračunske tablice u više zasebnih proračunskih tablica po karticama nije iznimka. A funkcija IMPORTRANGE opet je savršena za zadatak.

Evo koraka koje trebate slijediti za svaki list u vašoj datoteci Google tablica:

1. Započnite stvaranjem nove proračunske tablice na Disku.
2. Otvorite ga i unesite svoju funkciju IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ je ključ iz URL-a originalne proračunske tablice. Pod ' ključ ' mislim na jedinstvenu kombinaciju znakova između ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' i ' /edit#gid=0 ' u URL traci koja vodi do ovogaodređena proračunska tablica.
   • I kvartal!A1:G31 je referenca na list i raspon koji želim dobiti u svojoj novoj datoteci.
3. Naravno, funkcija neće raditi dok joj ne odobrim pristup za izvlačenje podataka iz moje izvorne proračunske tablice. Moram prijeći mišem iznad A1 budući da sadrži IMPORTRANGE i pritisnuti odgovarajući gumb:

Čim završi, formula će povući i prikazati podatke iz izvorne proračunske tablice. Ovom listu možete dati naziv i ukloniti isti list iz izvorne datoteke.

Također, ponovite ovo za preostale kartice.

Dodatak Sheets Manager — brzo premjestite nekoliko Google listova u višestruke nove proračunske tablice

Dok svi gore navedeni načini otkrivaju rješenje malo po malo i zahtijevaju puno manipulacija, dopustite mi da izvučem još jedan, najbrži i najlakši način da izvučem vašu proračunsku tablicu iz pojasa s alatom.

Dodatak Sheets Manager navodi sve listove na bočnoj traci i nudi gumb za svaku radnju. Da, uključujući dijeljenje proračunske tablice po listovima u više različitih datoteka na Disku.

Instalirajte ga i morat ćete učiniti samo 2 stvari:

1. Odaberite sve listove (na dodatku -na bočnoj traci) koji više ne pripadaju vašoj trenutno otvorenoj proračunskoj tablici.

   Savjet. Pritisnite Shift za odabir susjednih listova i Ctrl za pojedinačne listove. Ili upotrijebite potvrdne okvire pokraj naziva listova.

   

2. I kliknite samo jednu opciju: Premjesti u > Više novih proračunskih tablica :

Dodatak će izrezati listove iz vaše trenutne proračunske tablice i zalijepiti ih u nove proračunske tablice na vašem Disku. Naći ćete te datoteke u mapi nazvanoj prema vašoj izvornoj datoteci:

Upravitelj tablica također će vas obavijestiti porukom o rezultatu i dati vam vezu za otvaranje te nove mape pomoću odmah podijeli listove u novoj kartici preglednika:

I to je to!

Nema potrebe za izradom formula i kopiranjem i lijepljenjem, ručno stvaranje novih datoteka unaprijed, itd. Dodatak radi sve umjesto vas kada kliknete odgovarajući gumb.

Nabavite ga iz trgovine Google tablica kao pojedinačni alat ili kao dio Power Tools zajedno s više od 30 drugih vremena- čuvari za proračunske tablice.

Nadam se da će vam ova rješenja pomoći! U suprotnom, naći ćemo se u odjeljku za komentare dolje ;)