Mục lục
Hướng dẫn này giải thích những điều cơ bản về tham chiếu có cấu trúc Excel và chia sẻ một số thủ thuật sử dụng chúng trong các công thức thực tế.
Một trong những tính năng hữu ích nhất của bảng Excel là các tham chiếu có cấu trúc. Khi bạn mới bắt gặp một cú pháp đặc biệt để tham chiếu bảng, nó có thể trông nhàm chán và khó hiểu, nhưng sau khi thử nghiệm một chút, chắc chắn bạn sẽ thấy tính năng này hữu ích và thú vị như thế nào.
Excel tham chiếu có cấu trúc
Một tham chiếu có cấu trúc hoặc tham chiếu bảng , là cách đặc biệt để tham chiếu các bảng và các phần của chúng sử dụng kết hợp tên bảng và cột thay vì địa chỉ ô .
Cú pháp đặc biệt này là bắt buộc vì các bảng Excel (so với các phạm vi) rất mạnh mẽ và linh hoạt, đồng thời các tham chiếu ô thông thường không thể tự động điều chỉnh khi dữ liệu được thêm hoặc xóa khỏi bảng.
Đối với ví dụ: để tính tổng các giá trị trong ô B2:B5, bạn sử dụng hàm SUM với tham chiếu phạm vi thông thường:
=SUM(B2:B5)
Để cộng các số trong cột "Doanh số" của Bảng 1, bạn sử dụng tham chiếu có cấu trúc:
=SUM(Table1[Sales])
Các tính năng chính của tham chiếu có cấu trúc
So với tham chiếu ô tiêu chuẩn, tham chiếu bảng có một số các tính năng nâng cao.
Dễ dàng tạo
Để thêm các tham chiếu có cấu trúc vào công thức của bạn, bạn chỉ cần chọn các ô trong bảng mà bạn muốn tham chiếu. Kiến thức về một cú pháp đặc biệt không phải làcách:
- Tham chiếu nhiều cột là tuyệt đối và không thay đổi khi công thức được sao chép.
- Một cột tham chiếu là tương đối và thay đổi khi được kéo qua các cột. Khi được sao chép/dán qua một lệnh hoặc phím tắt tương ứng (Ctrl+C và Ctrl+V), chúng không thay đổi.
Trong các trường hợp khi bạn cần kết hợp các tham chiếu bảng tương đối và tuyệt đối, sẽ có không có cách nào để sao chép công thức và giữ cho các tham chiếu bảng chính xác. Việc kéo công thức sẽ thay đổi các tham chiếu thành các cột đơn lẻ và các phím tắt sao chép/dán sẽ làm cho tất cả các tham chiếu trở nên tĩnh. Tuy nhiên, có một vài thủ thuật đơn giản để thực hiện!
Tham chiếu có cấu trúc tuyệt đối cho một cột
Để đặt tham chiếu cột đơn thành tuyệt đối, hãy lặp lại tên cột để chính thức biến nó thành tham chiếu phạm vi .
Tham chiếu cột tương đối (mặc định)
table[column]
Tham chiếu cột tuyệt đối
table[[column]:[column]]
Để tạo tham chiếu tuyệt đối cho hàng hiện tại , hãy thêm ký hiệu @ vào trước mã định danh cột:
table[@[column]:[column]]
Để xem cách hoạt động của các tham chiếu bảng tương đối và tuyệt đối trong thực tế, vui lòng xem xét ví dụ sau.
Giả sử bạn muốn cộng doanh số của một sản phẩm cụ thể trong 3 tháng. Đối với điều này, chúng tôi nhập tên sản phẩm mục tiêu vào một số ô (trong trường hợp của chúng tôi là F2) và sử dụng hàm SUMIF để nhận tổng doanh số Tháng 1 :
=SUMIF(Sales[Item], $F$2, Sales[Jan])
Cácvấn đề là khi chúng tôi kéo công thức sang phải để tính tổng cho hai tháng còn lại, tham chiếu [Item] thay đổi và công thức bị hỏng:
Để khắc phục điều này, làm cho tham chiếu [Item] trở thành tuyệt đối, nhưng giữ [Jan] ở mức tương đối:
=SUMIF(Sales[[Item]:[Item]], $F$2, Sales[Jan])
Bây giờ, bạn có thể kéo công thức đã sửa đổi sang các cột khác và công thức hoạt động hoàn hảo:
Tham chiếu có cấu trúc tương đối tới nhiều cột
Trong bảng Excel, tham chiếu có cấu trúc tới một số cột về bản chất là tuyệt đối và không thay đổi khi được sao chép sang các ô khác.
Đối với tôi, hành vi này rất hợp lý. Tuy nhiên, nếu bạn cần tạo một tham chiếu phạm vi có cấu trúc tương đối, hãy thêm tiền tố vào mỗi mã xác định cột bằng tên bảng và xóa dấu ngoặc vuông bên ngoài như minh họa bên dưới.
Tham chiếu phạm vi tuyệt đối (mặc định)
table[[column1]:[column2]]
Tham chiếu phạm vi tương đối
table[column1]:table[column2]
Để tham chiếu hàng hiện tại bên trong bảng , hãy sử dụng ký hiệu @:
[@column1]:[@column2]
Ví dụ: công thức dưới đây với tham chiếu có cấu trúc tuyệt đối cộng các số trong hàng hiện tại của cột Jan và Feb . Khi được sao chép sang một cột khác, nó vẫn sẽ tính tổng Jan và Feb .
=SUM(Sales[@[Jan]:[Feb]])
Trong trường hợp bạn muốn tham chiếu thay đổi dựa trên vị trí tương đối của cột nơi công thức được sao chép, hãy đặt nó ở vị trí tương đối :
=SUM(Sales[@Jan]:Sales[@Feb])
Vui lòng lưu ý chuyển đổi công thức trong cột F (tên bảng bị bỏ qua vì công thức nằm trong bảng):
Đó là cách bạn tạo tham chiếu bảng trong Excel. Để xem kỹ hơn các ví dụ được thảo luận trong hướng dẫn này, vui lòng tải sổ làm việc mẫu của chúng tôi xuống Tham chiếu có cấu trúc Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.
bắt buộc.Linh hoạt và được cập nhật tự động
Khi bạn đổi tên cột, các tham chiếu sẽ tự động được cập nhật với tên mới và công thức không bị hỏng. Hơn nữa, khi bạn thêm các hàng mới vào bảng, chúng sẽ ngay lập tức được đưa vào các tham chiếu hiện có và các công thức sẽ tính toán toàn bộ dữ liệu.
Vì vậy, bạn không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào với bảng Excel của mình. không phải lo lắng về việc cập nhật các tham chiếu có cấu trúc.
Có thể được sử dụng bên trong và bên ngoài bảng
Có thể sử dụng các tham chiếu có cấu trúc trong các công thức cả bên trong và bên ngoài bảng Excel, giúp định vị các bảng trong sổ làm việc lớn dễ dàng hơn.
Tự động điền công thức (cột được tính toán)
Để thực hiện cùng một phép tính trong mỗi hàng của bảng, chỉ cần nhập công thức vào một ô là đủ. Tất cả các ô khác trong cột đó được điền tự động.
Cách tạo tham chiếu có cấu trúc trong Excel
Tạo tham chiếu có cấu trúc trong Excel rất dễ dàng và trực quan.
Nếu bạn đang làm việc với một phạm vi, trước tiên hãy chuyển đổi phạm vi đó thành bảng Excel. Đối với điều này, chọn tất cả dữ liệu và nhấn Ctrl + T . Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách tạo bảng trong Excel.
Để tạo tham chiếu có cấu trúc, bạn cần làm như sau:
- Bắt đầu nhập công thức như bình thường, bắt đầu bằng dấu đẳng thức (=).
- Khi nói đến tham chiếu đầu tiên, hãy chọn ô hoặc phạm vi tương ứngcác ô trong bảng của bạn. Excel sẽ chọn (các) tên cột và tự động tạo tham chiếu có cấu trúc thích hợp cho bạn.
- Nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter. Nếu công thức được tạo bên trong bảng, Excel sẽ tự động điền vào toàn bộ cột bằng cùng một công thức.
Ví dụ: hãy cộng các số bán hàng trong 3 tháng vào mỗi hàng của bảng mẫu của chúng ta, được đặt tên là Bán hàng . Đối với điều này, chúng tôi nhập =SUM( trong E2, chọn B2:D2, nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter:
Kết quả là toàn bộ cột E là tự động -được điền bằng công thức sau:
=SUM(Sales[@[Jan]:[Mar]])
Mặc dù công thức giống nhau nhưng dữ liệu được tính riêng trong từng hàng. Để hiểu cơ chế bên trong, vui lòng xem qua cú pháp tham chiếu bảng .
Nếu bạn đang nhập công thức bên ngoài bảng và công thức đó chỉ yêu cầu một phạm vi ô, cách nhanh hơn để tạo tham chiếu có cấu trúc là:
- Sau dấu ngoặc đơn mở, hãy bắt đầu nhập tên bảng. Khi bạn nhập chữ cái đầu tiên, Excel sẽ hiển thị tất cả các tên phù hợp. Nếu cần, hãy nhập thêm một vài chữ cái để thu hẹp danh sách.
- Sử dụng các phím mũi tên để chọn tên bảng trong danh sách.
- Nhấp đúp vào tên đã chọn hoặc nhấn phím Tab để thêm tên đó vào công thức của bạn.
- Nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter.
Ví dụ, để tìm số lớn nhất trong mẫu của chúng tôibảng, chúng tôi bắt đầu nhập công thức MAX, sau khi mở dấu ngoặc đơn, nhập "s", chọn bảng Sales trong danh sách và nhấn Tab hoặc nhấp đúp vào tên.
Như kết quả, chúng ta có công thức sau:
=MAX(Sales)
Cú pháp tham chiếu có cấu trúc
Như đã đề cập, bạn không cần biết cú pháp tham chiếu có cấu trúc để đưa chúng vào công thức của bạn, tuy nhiên, nó sẽ giúp bạn hiểu chức năng thực sự của từng công thức.
Thông thường, tham chiếu có cấu trúc được biểu thị bằng một chuỗi bắt đầu bằng tên bảng và kết thúc bằng một cột công cụ xác định.
Ví dụ: hãy chia nhỏ công thức sau để cộng tổng của các cột Nam và Bắc trong bảng có tên Khu vực :
Tham chiếu bao gồm ba thành phần:
- Tên bảng
- Thông số mục
- Cột specifiers
Để xem những ô nào thực sự được tính toán, hãy chọn ô công thức và nhấp vào bất kỳ đâu trong thanh công thức. Excel sẽ đánh dấu các ô của bảng được tham chiếu:
Tên bảng
Tên bảng chỉ tham chiếu dữ liệu của bảng , không có hàng tiêu đề hoặc tổng số hàng. Nó có thể là tên bảng mặc định như Table1 hoặc tên tùy chỉnh như Regions . Để đặt tên tùy chỉnh cho bảng của bạn, hãy thực hiện các bước sau.
Nếu công thức của bạn nằm trong bảng mà nó tham chiếu, tên bảng thường bị bỏ qua vìnó được ngụ ý.
Công cụ xác định cột
Công cụ xác định cột tham chiếu dữ liệu trong cột tương ứng, không có hàng tiêu đề và hàng tổng. Trình xác định cột được biểu thị bằng tên cột được đặt trong ngoặc đơn, ví dụ: [Nam].
Để chỉ nhiều cột liền kề, hãy sử dụng toán tử phạm vi như [[Nam]:[Đông]].
Thông số mục
Để chỉ đối với các phần cụ thể của bảng, bạn có thể sử dụng bất kỳ bộ xác định nào sau đây.
| Bộ xác định mục | Tham khảo |
| [#All] | Toàn bộ bảng, bao gồm dữ liệu bảng, tiêu đề cột và tổng số hàng. |
| [#Data] | The hàng dữ liệu. |
| [#Headers] | Hàng tiêu đề (tiêu đề cột). |
| [#Totals] | Tổng số hàng. Nếu không có toàn bộ hàng, nó sẽ trả về null. |
| [@Column_Name] | Hàng hiện tại, tức là cùng một hàng với công thức. |
Xin lưu ý rằng dấu thăng (#) được sử dụng với tất cả các chỉ định mục, ngoại trừ hàng hiện tại. Để chỉ các ô trong cùng một hàng nơi bạn nhập công thức, Excel sử dụng ký tự @ theo sau tên cột.
Ví dụ: để cộng các số trong Nam và Các cột phía Tây của hàng hiện tại, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=SUM(Regions[@South], Regions[@West])
Nếu tên cột chứa dấu cách, dấu chấm câu hoặc ký tự đặc biệt, thì một bộ dấu ngoặc bổ sung xung quanh tên cột sẽ xuất hiện:
=SUM(Regions[@[South sales]], Regions[@[West sales]])
Các toán tử tham chiếu có cấu trúc
Các toán tử sau đây cho phép bạn kết hợp các từ chỉ định khác nhau và thêm tính linh hoạt hơn nữa cho các tham chiếu có cấu trúc của bạn.
Toán tử phạm vi ( dấu hai chấm)
Giống như với các tham chiếu phạm vi thông thường, bạn sử dụng dấu hai chấm (:) để chỉ hai hoặc nhiều cột liền kề trong một bảng.
Ví dụ: công thức bên dưới cộng các số trong tất cả các cột giữa Nam và Đông .
=SUM(Regions[[South]:[East]])
Toán tử hợp (dấu phẩy)
Để chỉ vùng không liền kề các cột, hãy phân tách các mã xác định cột bằng dấu phẩy.
Ví dụ: đây là cách bạn có thể tính tổng các hàng dữ liệu trong các cột Nam và Tây .
=SUM(Regions[South], Regions[West])
Toán tử giao điểm (dấu cách)
Nó được dùng để chỉ một ô tại giao điểm của một hàng và cột cụ thể.
Ví dụ: để trả về một giá trị tại giao điểm của hàng Tổng và cột Tây , hãy sử dụng tham chiếu sau:
=Regions[#Totals] Regions[[#All],[West]]
Xin lưu ý rằng chỉ định [#All] là cần thiết trong trường hợp này vì trình xác định cột không bao gồm tổng số hàng. Nếu không có nó, công thức sẽ trả về #NULL!.
Quy tắc cú pháp tham chiếu bảng
Để chỉnh sửa hoặc tạo tham chiếu có cấu trúc theo cách thủ công, vui lòng thực hiện theo các nguyên tắc sau:
1. Đặt các từ xác định trong ngoặc
Tất cả các từ xác định cột và mục đặc biệt phải được đặt trong [dấu ngoặc vuông].
Một từ xác định có chứa các từ xác định khác phải làbọc trong dấu ngoặc ngoài. Ví dụ: Khu vực[[Nam]:[Đông]].
2. Phân tách các từ xác định bên trong bằng dấu phẩy
Nếu một từ xác định chứa hai hoặc nhiều từ xác định bên trong, thì các từ xác định bên trong đó cần được phân tách bằng dấu phẩy.
Ví dụ: để trả về tiêu đề của Nam , bạn nhập dấu phẩy vào giữa [#Headers] và [South] và đặt toàn bộ cấu trúc này trong một bộ dấu ngoặc bổ sung:
=Regions[[#Headers],[South]]
3. Không sử dụng dấu ngoặc kép xung quanh tiêu đề cột
Trong tham chiếu bảng, tiêu đề cột không yêu cầu dấu ngoặc kép cho dù chúng là văn bản, số hay ngày.
4. Sử dụng một dấu nháy đơn cho một số ký tự đặc biệt trong tiêu đề cột
Trong tham chiếu có cấu trúc, một số ký tự như dấu ngoặc trái và phải, dấu thăng (#) và dấu nháy đơn (') có ý nghĩa đặc biệt. Nếu bất kỳ ký tự nào ở trên được bao gồm trong tiêu đề cột, thì cần sử dụng một dấu ngoặc kép trước ký tự đó trong phần xác định cột.
Ví dụ: đối với tiêu đề cột "Mục #", phần xác định là [Mục '#].
5. Sử dụng khoảng trắng để làm cho tham chiếu có cấu trúc dễ đọc hơn
Để cải thiện khả năng đọc của tham chiếu bảng, bạn có thể chèn khoảng trắng vào giữa các từ chỉ định. Thông thường, việc sử dụng dấu cách sau dấu phẩy được coi là một thông lệ tốt. Ví dụ:
=AVERAGE(Regions[South], Regions[West], Regions[North])
Tham chiếu bảng Excel - ví dụ về công thức
Để hiểu rõ hơn vềtham chiếu có cấu trúc trong Excel, hãy xem qua một số ví dụ về công thức khác. Chúng tôi sẽ cố gắng làm cho chúng đơn giản, có ý nghĩa và hữu ích.
Tìm số hàng và cột trong bảng Excel
Để biết tổng số cột và hàng, hãy sử dụng COLUMNS và ROWS các hàm chỉ yêu cầu tên bảng:
COLUMNS( table) ROWS( table)Ví dụ: để tìm số cột và hàng dữ liệu trong bảng có tên Doanh số , hãy sử dụng các công thức sau:
=COLUMNS(Sales)
=ROWS(Sales)
Để bao gồm tiêu đề và tổng số hàng trong số đếm, hãy sử dụng mã xác định [#ALL]:
=ROWS(Sales[#All])
Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị tất cả các công thức đang hoạt động:
Đếm các khoảng trống và không trống trong một cột
Khi đếm một số thứ trong một cột cụ thể, hãy đảm bảo xuất kết quả ra bên ngoài bảng, nếu không, bạn có thể kết thúc bằng các tham chiếu vòng tròn và kết quả sai.
Để đếm khoảng trống trong một cột, hãy sử dụng hàm COUNTBLANK. Để đếm các ô không trống trong một cột, hãy sử dụng hàm COUNTA.
Ví dụ: để biết có bao nhiêu ô trong cột Jan trống và bao nhiêu ô chứa dữ liệu, hãy sử dụng các công thức sau:
Trống:
=COUNTBLANK(Sales[Jan])
Số ô không trống:
=COUNTA(Sales[Jan])
Để đếm các ô không trống trong hàng hiển thị trong bảng đã lọc, hãy sử dụng hàm SUBTOTAL với function_num được đặt thành 103:
=SUBTOTAL(103,Sales[Jan])
Tính tổng trong bảng Excel
Cách cộng nhanh nhấtsố trong bảng Excel là bật tùy chọn Tổng số hàng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng, trỏ tới Bảng và nhấp vào Hàng Tổng cộng . Hàng tổng sẽ xuất hiện ngay ở cuối bảng của bạn.
Đôi khi, Excel có thể cho rằng bạn chỉ muốn tính tổng cho cột cuối cùng và để trống các ô khác trong hàng Tổng. Để khắc phục điều này, hãy chọn một ô trống trong hàng Tổng, bấm vào mũi tên xuất hiện bên cạnh ô, sau đó chọn hàm SUM trong danh sách:
Điều này sẽ chèn công thức SUBTOTAL chỉ tính tổng các giá trị trong hàng hiển thị , bỏ qua các hàng đã lọc:
=SUBTOTAL(109,[Jan])
Xin lưu ý rằng công thức này chỉ hoạt động trong Tổng hàng . Nếu bạn cố gắng chèn nó vào một hàng dữ liệu theo cách thủ công, điều này sẽ tạo ra một tham chiếu vòng và kết quả là trả về 0. Công thức SUM với tham chiếu có cấu trúc sẽ không hoạt động vì lý do tương tự:
Vì vậy, nếu bạn muốn tổng trong bảng , bạn cần bật hàng Tổng hoặc sử dụng tham chiếu phạm vi bình thường, chẳng hạn như:
=SUM(B2:B5)
Bên ngoài bảng , công thức SUM với tham chiếu có cấu trúc sẽ hoạt động tốt:
=SUM(Sales[Jan])
Xin lưu ý rằng không giống như SUBTOTAL, hàm SUM cộng các giá trị trong tất cả các hàng, hiển thị và ẩn.
Tham chiếu có cấu trúc tương đối và tuyệt đối trong Excel
Theo mặc định, các tham chiếu có cấu trúc Excel hoạt động như sau
