عندما تعمل مع جداول بيانات كبيرة من Google ، فمن المحتمل أنك تقوم بتصفية الجدول باستمرار لرؤية وتقييم معلومات معينة فقط.

ألن يكون من الأفضل تقسيم هذه المعلومات إلى عدة أوراق منفصلة أو حتى جداول بيانات ( ملفات) في Drive؟ أنا شخصياً أجد أن كل ورقة مكرسة لأشياء خاصة بها - سواء كان اسمًا أو رقمًا أو تاريخًا وما إلى ذلك - مريحة للغاية. ناهيك عن الاحتمال الناشئ لمشاركة المعلومات ذات الصلة فقط مع أشخاص آخرين.

إذا كان هذا هو هدفك ، فلنقم بتقسيم الأوراق وجداول البيانات معًا. اختر الطريقة التي تريدها للحصول على بياناتك واتبع الخطوات الموضحة هناك.

قسِّم ورقة واحدة بناءً على قيم العمود

تخيل هذا: يمكنك تتبع النفقات في Google وثيقة الأوراق. كل يوم تقوم بإدخال التاريخ والمبلغ المصروف والفئة. ينمو الجدول ، لذلك من المنطقي أكثر فأكثر تقسيم الجدول حسب الفئة:

دعونا نفكر في خياراتك.

تقسيم ورقة إلى أوراق مختلفة داخل الملف

إذا كنت موافقًا على وجود أوراق متعددة (لكل منها فئتها الخاصة) في جدول بيانات Google واحد ، فستساعدك وظيفتان.

مثال 1. وظيفة التصفية

من المرجح أن تتبادر إلى ذهنك وظيفة FILTER أولاً. يقوم بتصفية النطاق حسب شرط معين ويعيد القيم ذات الصلة فقط كما لو كان يتم تقسيم الورقة حسب القيم المشتركة:

ملاحظة. أنالن تغطي أساسيات الوظيفة هنا لأن FILTER يمتلك بالفعل البرنامج التعليمي الخاص به على مدونتنا.

دعني أبدأ بإحضار جميع نفقات تناول الطعام في الخارج إلى ورقة أخرى.

أقوم بإنشاء ورقة جديدة في جدول البيانات الخاص بي أولاً ، وأدخل الصيغة التالية هناك:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

كما ترى ، آخذ كل السجلات الموجودة من الورقة الأصلية - Sheet1! A2: G101 - واختر فقط أولئك الذين لديهم تناول الطعام في الخارج في العمود B - Sheet1! B2: B101 = "تناول الطعام بالخارج" .

كما كنت تعتقد بالفعل ، سيكون عليك إنشاء أكبر عدد من الأوراق يدويًا حيث توجد فئات لتقسيمها وتعديل صيغة لكل ورقة جديدة. إذا لم يكن هذا هو المربى الخاص بك ، فهناك طريقة أكثر فاعلية خالية من الصيغة لتقسيم ورقة. لا تتردد في الانتقال إليه.

مثال 2. وظيفة QUERY

الوظيفة التالية هي الوظيفة التي ربما لم تسمع بها - QUERY. كما تحدثت عن ذلك في مدونتنا. إنه مثل ناثان في المياه المجهولة لجداول بيانات Google - يتعامل مع المستحيل :) نعم ، حتى يقسم الورقة حسب القيم المشتركة!

ملاحظة. يستخدم لغة غريبة (على غرار الأوامر في SQL) لذلك إذا لم تكن قد استخدمتها من قبل ، فتأكد من مراجعة هذه المقالة حول هذا الموضوع.

إذًا كيف تبدو صيغة QUERY بحيث يمكنها الحصول على جميع نفقات تناول الطعام في الخارج ؟

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

المنطق هو نفسه:

1. ينظر إلى ملفالنطاق الكامل من ورقة المصدر الخاصة بي - Sheet1! A1: G101
2. ويحدد كل تلك التي تكون فيها القيمة في العمود B تساوي تناول الطعام في الخارج - "حدد * حيث B = 'Eating Out' "

للأسف ، هناك الكثير من الاستعدادات اليدوية هنا أيضًا: ستظل بحاجة إلى إضافة ورقة جديدة لكل فئة وإدخال صيغة جديدة هناك.

إذا كنت لا تريد أن تهتم بالصيغ على الإطلاق ، فهناك هذه الوظيفة الإضافية - Split Sheet - التي ستفعل كل شيء من أجلك. ألقِ نظرة أدناه.

قسِّم الورقة إلى عدة أوراق في ملف آخر

إذا كنت لا تريد إنشاء أوراق متعددة في جدول بيانات واحد ، فهناك خيار لتقسيم الورقة ووضع ينتج عن ملف آخر.

سوف يساعد الثنائي QUERY + IMPORTRANGE.

لنرى. أقوم بإنشاء جدول بيانات جديد في محرك الأقراص الخاص بي وأدخل الصيغة الخاصة بي هناك:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY يفعل نفس الشيء كما ذكرت أعلاه: ينتقل إلى الجدول الأصلي ويأخذ تلك الصفوف حيث يحتوي B على تناول الطعام بالخارج . كما لو كان تقسيم الجدول! حسنًا ، جدولي الأصلي موجود في مستند آخر. IMPORTRANGE هو بمثابة مفتاح يفتح هذا الملف ويأخذ ما أحتاجه. بدونها ، لن يمر QUERY :)

نصيحة. لقد وصفت IMPORTRANGE بالتفصيل مسبقًا في مدونتنا ، ألق نظرة.

عندما تستخدم IMPORTRANGE ، فأنت بحاجة إلى منحه حق الوصول لتوصيل ملفك الجديد بالملف الأصلي بالضغط علىالزر المقابل. بخلاف ذلك ، كل ما ستحصل عليه هو خطأ:

ولكن بمجرد الضغط على السماح بالوصول ، سيتم تحميل جميع البيانات في ثوانٍ (حسنًا ، أو دقائق) إذا كان هناك الكثير من البيانات لسحبها).

كما ترى ، تشير هذه الطريقة إلى أنك جاهز لإنشاء جدول بيانات جديد يدويًا باستخدام الأوراق الجديدة بداخله ، وإنشاء وظائف QUERY + IMPORTRANGE لكل منها القيمة المطلوبة.

إذا كان هذا كثيرًا ، فأنا أحثك ​​على تجربة الوظيفة الإضافية Split Sheet الموضحة أدناه - أعدك ، لن تندم على ذلك.

قسِّم الورقة إلى عدة صفحات جداول بيانات منفصلة بدون صيغ

ستكون الخطوة التالية هي تقسيم كل فئة إلى ملف جداول بيانات Google الخاص بها.

وأود التركيز على أسهل طريقة سهلة الاستخدام هناك - تقسيم ورقة إضافية. الغرض الرئيسي منه هو تقسيم ورقة Google إلى أوراق / جداول بيانات متعددة حسب القيم في عمود من اختيارك.

كل ما تحتاج إلى ضبطه موجود في نافذة واحدة فقط:

• عدد قليل من مربعات الاختيار - الأعمدة لتقسيمها بواسطة
• قائمة منسدلة واحدة - مع أماكن للنتيجة
• وزر الإنهاء

سيستغرق الأمر حرفياً فقط بضع نقرات لإعداد متطلباتك. ستقوم Split Sheet بالباقي:

تثبيت Split Sheet من متجر Google Sheets وتقسيم الأوراق إلى عدة أوراق أو ملفات مثل المحترفين - في بضع نقرات ودقائق .

قسّم جدول بيانات Google واحدًا إلى Google Drive منفصلالملفات حسب علامات التبويب

في بعض الأحيان لا يكفي تقسيم جدول واحد فقط إلى أوراق متعددة. في بعض الأحيان قد ترغب في الذهاب إلى أبعد من ذلك ووضع كل جدول (ورقة / علامة تبويب) في جدول بيانات Google منفصل (ملف) في Drive الخاص بك. لحسن الحظ ، هناك عدة طرق لذلك أيضًا.

تكرار جداول البيانات وإزالة علامات التبويب غير المرغوب فيها

هذا الحل الأول أخرق تمامًا ولكنه لا يزال حلاً.

نصيحة. إذا كنت لا تريد أن تضيع وقتك في الحلول الخرقاء ، فإليك رابطًا للتعرف على أسهل طريقة على الفور.

1. ابحث عن جدول البيانات الذي تريد تقسيمه في Drive وحدده:

نصيحة. أو حتى إنشاء مجلد خاص ونقل كل جداول البيانات هذه هناك:

نسخ كل علامة تبويب إلى جدول بيانات جديد يدويًا

هناك حل قياسي آخر - أكثر أناقة قليلاً:

1. افتح جدول البيانات الذي تريد تقسيمه إلى جداول بيانات متعددة حسب علامات التبويب.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق كل ورقة تريد رؤيتها فيهاملف آخر واختر نسخ إلى & GT. جدول بيانات جديد :

نصيحة. سيتم إنشاء جدول بيانات جديد في Drive الخاص بك ، لكنه سيكون بدون عنوان. لا تقلق - مع نسخ كل ورقة إلى جدول بيانات جديد ، ستحصل على رابط لفتح هذا الملف في علامة تبويب جديدة:

وإعادة تسميته وفقًا لذلك:

نصيحة. هناك طريقة لتجنب هذا النسخ اليدوي - الوظيفة الإضافية Sheets Manager. يرى كل الأوراق في الملف ويقسمها بسرعة لفصل الملفات في Drive. أقدمها في النهاية.

انسخ النطاقات باستخدام وظيفة IMPORTRANGE

هناك دائمًا وظيفة لأي مهمة في جداول بيانات Google ، أليس كذلك؟ لا يعد تقسيم جدول بيانات Google واحدًا إلى عدة جداول بيانات منفصلة بواسطة علامات تبويب استثناءً. وتعد وظيفة IMPORTRANGE مثالية مرة أخرى لهذه المهمة.

فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لكل ورقة في ملف Google Sheets:

1. ابدأ بإنشاء جدول بيانات جديد في Drive.
2. افتحه ، وأدخل دالة IMPORTRANGE الخاصة بك:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ هو مفتاح من عنوان URL لجدول البيانات الأصلي. بعبارة " مفتاح " أعني ذلك المزيج الفريد من الأحرف بين " //docs.google.com/spreadsheets/d/ " و " / edit # gid = 0 'في شريط URL الذي يؤدي إلى ذلكجدول بيانات معين.
   • ربع سنوي! A1: G31 هو مرجع إلى ورقة ونطاق أريد الحصول عليه إلى ملفي الجديد.
3. بالطبع ، لن تعمل الوظيفة حتى أمنحها حق الوصول لسحب البيانات من جدول البيانات الأصلي. أحتاج إلى تحريك الماوس فوق A1 لأنه يحمل IMPORTRANGE ، واضغط على الزر المقابل:

بمجرد الانتهاء ، ستسحب الصيغة وتعرض البيانات من جدول البيانات المصدر. يمكنك تسمية هذه الورقة وإزالة نفس الورقة من الملف الأصلي.

أيضًا ، كرر هذا لعلامات التبويب المتبقية.

الوظيفة الإضافية Sheets Manager - انقل سريعًا عدة أوراق Google إلى عدة جداول بيانات جديدة

في حين أن جميع الطرق المذكورة أعلاه تكشف الحل شيئًا فشيئًا وتتطلب الكثير من التلاعب ، دعني أسحب طريقة أخرى ، وهي أسرع وأسهل طريقة لتقسيم جدول البيانات من حزام الأدوات الخاص بي.

تسرد الوظيفة الإضافية Sheets Manager جميع الأوراق على شريطها الجانبي وتوفر زرًا لكل إجراء. نعم ، بما في ذلك تقسيم جدول البيانات إلى عدة ملفات مختلفة في Drive.

قم بتثبيته وستحتاج إلى القيام بأمرين فقط:

1. حدد كل الأوراق (على الإضافة -على الشريط الجانبي) التي لم تعد تنتمي إلى جدول البيانات المفتوح حاليًا.

   نصيحة. اضغط على Shift لتحديد الأوراق المتجاورة و Ctrl للأوراق الفردية. أو استخدم مربعات الاختيار الموجودة بجوار أسماء الأوراق.

   

2. وانقر فوق خيار واحد فقط: نقل إلى & GT؛ عدة جداول بيانات جديدة :

ستقطع الوظيفة الإضافية الأوراق من جدول البيانات الحالي وتلصقها في جداول بيانات جديدة في Drive. ستجد هذه الملفات في مجلد يحمل اسم ملفك الأصلي:

سيخبرك مدير جداول البيانات أيضًا برسالة نتيجة ويعطيك رابطًا لفتح هذا المجلد الجديد باستخدام قم بتقسيم الأوراق في علامة تبويب متصفح جديدة على الفور:

وهذا كل شيء!

لا حاجة لإنشاء الصيغ ونسخها ولصقها ، وإنشاء ملفات جديدة يدويًا مقدمًا ، وما إلى ذلك. تقوم الوظيفة الإضافية بكل شيء نيابةً عنك بمجرد النقر فوق الزر المقابل.

احصل عليها من متجر Google Sheets كأداة واحدة أو كجزء من Power Tools بالإضافة إلى أكثر من 30 مرة أخرى- المدخرين لجداول البيانات.

آمل أن تساعدك هذه الحلول! خلاف ذلك ، سأقابلك في قسم التعليقات أدناه ؛)