جب بھی آپ بڑی گوگل اسپریڈشیٹ کے ساتھ کام کرتے ہیں، اس بات کے امکانات ہوتے ہیں کہ آپ صرف مخصوص معلومات کو دیکھنے اور جانچنے کے لیے ٹیبل کو مسلسل فلٹر کرتے ہیں۔

کیا یہ بہتر نہیں ہوگا کہ اس معلومات کو متعدد علیحدہ شیٹس یا حتیٰ کہ اسپریڈ شیٹس میں تقسیم کیا جائے ( فائلز) ڈرائیو میں؟ ذاتی طور پر، مجھے لگتا ہے کہ ہر شیٹ کو اس کی اپنی چیز کے لیے وقف کیا گیا ہے — چاہے وہ نام، نمبر، تاریخ وغیرہ ہو — انتہائی آسان۔ دوسرے لوگوں کے ساتھ صرف متعلقہ معلومات کا اشتراک کرنے کے ابھرتے ہوئے امکان کو چھوڑ دیں۔

اگر یہ آپ کا مقصد ہے، تو آئیے اپنی شیٹس اور اسپریڈ شیٹس کو ایک ساتھ تقسیم کریں۔ جس طریقے سے آپ اپنا ڈیٹا حاصل کرنا چاہتے ہیں اسے منتخب کریں اور وہاں بیان کردہ مراحل پر عمل کریں۔

کالم کی قدروں کی بنیاد پر ایک شیٹ تقسیم کریں

اس کا تصور کریں: آپ گوگل میں اخراجات کو ٹریک کرتے ہیں۔ شیٹس دستاویز۔ ہر دن آپ تاریخ، خرچ کی گئی رقم اور زمرہ درج کرتے ہیں۔ ٹیبل بڑھتا جاتا ہے، اس لیے ٹیبل کو زمرہ کے لحاظ سے تقسیم کرنا زیادہ معنی خیز ہے:

آئیے آپ کے اختیارات پر غور کریں۔

ایک شیٹ کو مختلف شیٹس میں تقسیم کریں۔ فائل کے اندر

اگر آپ ایک گوگل اسپریڈشیٹ میں متعدد شیٹس (ہر ایک کی اپنی کیٹیگری کے ساتھ) رکھنے کے بارے میں ٹھیک ہیں، تو دو فنکشنز مدد کریں گے۔

مثال 1. فلٹر فنکشن

FILTER فنکشن سب سے پہلے آپ کے ذہن میں آئے گا۔ یہ آپ کی رینج کو ایک مخصوص حالت کے مطابق فلٹر کرتا ہے اور صرف متعلقہ اقدار کو لوٹاتا ہے جیسے کہ شیٹ کو عام اقدار سے تقسیم کرنا:

نوٹ۔ میںیہاں فنکشن کی بنیادی باتوں کا احاطہ نہیں کرے گا کیونکہ FILTER پہلے سے ہی ہمارے بلاگ پر اپنے ٹیوٹوریل کا مالک ہے۔

مجھے کھانے کے تمام اخراجات کو ایک اور شیٹ میں لا کر شروع کرنے دیں۔

میں اپنی اسپریڈ شیٹ میں پہلے ایک نئی شیٹ بناتا ہوں، اور وہاں درج ذیل فارمولہ درج کرتا ہوں:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، میں لفظی طور پر اپنی اصل شیٹ سے تمام موجودہ ریکارڈ لیتا ہوں — Sheet1!A2:G101 — اور صرف پک آؤٹ کرتا ہوں۔ وہ جن کے پاس کالم B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" میں Eating Out موجود ہے۔

جیسا کہ آپ نے پہلے ہی سوچا ہوگا، آپ کو تخلیق کرنا پڑے گا۔ دستی طور پر جتنی شیٹس ہیں تقسیم کرنے اور ہر نئی شیٹ کے لیے فارمولے کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے زمرے ہیں۔ اگر یہ آپ کا جام نہیں ہے، تاہم، شیٹ کو تقسیم کرنے کا بہت زیادہ موثر فارمولہ فری طریقہ ہے۔ بلا جھجھک اس کی طرف بڑھیں۔

مثال 2۔ QUERY فنکشن

اگلا وہ فنکشن ہے جس کے بارے میں آپ نے نہیں سنا ہوگا — QUERY۔ میں نے اپنے بلاگ پر بھی اس کے بارے میں بات کی تھی۔ یہ گوگل شیٹس کے نامعلوم پانیوں میں ناتھن کی طرح ہے — ناممکن سے نمٹتا ہے :) ہاں، یہاں تک کہ شیٹ کو عام قدروں سے تقسیم کرتا ہے!

نوٹ۔ یہ ایک عجیب زبان (SQL میں کمانڈز کی طرح) استعمال کرتا ہے لہذا اگر آپ نے اسے پہلے استعمال نہیں کیا ہے، تو اس کے بارے میں یہ مضمون ضرور دیکھیں۔

تو QUERY فارمولہ کیسا لگتا ہے تاکہ یہ Eating Out کے تمام اخراجات حاصل کر سکے؟

=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")

منطق وہی ہے:

1. یہ دیکھتا ہے۔میری سورس شیٹ سے پوری رینج — Sheet1!A1:G101
2. اور ان تمام لوگوں کو منتخب کرتا ہے جہاں کالم B میں قدر Eating Out — "منتخب کریں* جہاں B = 'کھانے سے باہر'"

افسوس، یہاں بھی بہت ساری دستی تیاریاں: آپ کو اب بھی ہر زمرے کے لیے ایک نئی شیٹ شامل کرنے اور وہاں ایک نیا فارمولہ درج کرنے کی ضرورت ہوگی۔

اپنی شیٹ کو دوسری فائل میں کئی شیٹس میں تقسیم کریں

اگر آپ ایک اسپریڈشیٹ کے اندر ایک سے زیادہ شیٹس نہیں بنانا چاہتے ہیں، تو شیٹ کو تقسیم کرنے اور ڈالنے کا آپشن موجود ہے۔ نتیجہ دوسری فائل میں آتا ہے۔

QUERY + IMPORTRANGE جوڑی مدد کرے گی۔

آئیے دیکھتے ہیں۔ میں اپنی ڈرائیو میں ایک نئی اسپریڈشیٹ بناتا ہوں اور وہاں اپنا فارمولہ درج کرتا ہوں:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY وہی کرتی ہے جیسا کہ میں نے اوپر بتایا ہے: it میری اصل میز پر جاتا ہے اور وہ قطاریں لیتا ہے جہاں B میں Eating Out ہوتا ہے۔ گویا میز کو تقسیم کر رہے ہیں!
2. پھر اہم بات کیا ہے؟ ٹھیک ہے، میری اصل میز ایک اور دستاویز میں ہے. امپورٹرینج ایک کلید کی طرح ہے جو اس فائل کو کھولتا ہے اور مجھے جو ضرورت ہے لے لیتا ہے۔ اس کے بغیر، QUERY پاس نہیں ہوگی :)

ٹپ۔ میں نے پہلے اپنے بلاگ میں IMPORTRANGE کو تفصیل سے بیان کیا ہے، ایک نظر ڈالیں۔ 0متعلقہ بٹن. بصورت دیگر، آپ کو صرف ایک خامی ملے گی:

لیکن ایک بار جب آپ رسائی کی اجازت دیں کو دبائیں گے، تمام ڈیٹا سیکنڈوں میں لوڈ ہو جائے گا (اچھی طرح، یا منٹ اگر کھینچنے کے لیے بہت زیادہ ڈیٹا موجود ہے)۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ اس کے اندر نئی شیٹس کے ساتھ دستی طور پر ایک نئی اسپریڈشیٹ بنانے کے لیے تیار ہیں، اور ہر ایک کے لیے QUERY + IMPORTRANGE فنکشنز بنانے کے لیے تیار ہیں۔ مطلوبہ قدر۔

اگر یہ بہت زیادہ ہے، تو میں آپ سے گزارش کرتا ہوں کہ آپ ذیل میں بیان کردہ ہمارے اسپلٹ شیٹ ایڈ آن کو آزمائیں — میں وعدہ کرتا ہوں، آپ کو اس پر افسوس نہیں ہوگا۔

اپنی شیٹ کو متعدد میں تقسیم کریں۔ فارمولوں کے بغیر علیحدہ اسپریڈ شیٹس

اگلا مرحلہ ہر زمرے کو اس کی اپنی گوگل شیٹس فائل میں تقسیم کرنا ہوگا۔

اور میں صارف کے لیے آسان ترین طریقہ پر توجہ مرکوز کرنا چاہوں گا — تقسیم شیٹ ایڈ آن۔ اس کا بنیادی مقصد آپ کی گوگل شیٹ کو اپنی پسند کے کالم میں اقدار کے لحاظ سے متعدد شیٹس/اسپریڈ شیٹس میں تقسیم کرنا ہے۔

آپ کو صرف ایک ونڈو میں موجود ہے:

• چند چیک باکسز — کالموں کو
• ایک ڈراپ ڈاؤن سے تقسیم کرنا — نتیجہ کے لیے جگہوں کے ساتھ
• اور فنشنگ بٹن

اس میں لفظی وقت لگے گا۔ اپنی ضروریات کو ترتیب دینے کے لیے چند کلکس۔ اسپلٹ شیٹ باقی کام کرے گی:

گوگل شیٹس اسٹور سے اسپلٹ شیٹ انسٹال کریں اور اپنی شیٹس کو کئی شیٹس یا فائلوں میں پرو کی طرح تقسیم کریں — صرف چند کلکس اور منٹوں میں .

ایک Google اسپریڈشیٹ کو الگ Google Drive میں تقسیم کریں۔فائلیں بذریعہ ٹیبز

بعض اوقات صرف ایک ٹیبل کو متعدد شیٹس میں تقسیم کرنا کافی نہیں ہوتا ہے۔ بعض اوقات آپ آگے بڑھ کر ہر ٹیبل (شیٹ/ٹیب) کو اپنی ڈرائیو میں ایک علیحدہ گوگل اسپریڈشیٹ (فائل) میں رکھنا چاہتے ہیں۔ خوش قسمتی سے، اس کے لیے بھی کچھ طریقے ہیں۔

اسپریڈ شیٹس کو ڈپلیکیٹ کریں اور ناپسندیدہ ٹیبز کو ہٹا دیں

یہ پہلا حل کافی اناڑی ہے لیکن پھر بھی یہ ایک حل ہے۔

ٹِپ۔ اگر آپ اناڑی حلوں پر اپنا وقت ضائع نہیں کرنا چاہتے ہیں، تو فوری طور پر آسان ترین طریقہ جاننے کے لیے یہاں ایک لنک ہے۔

1. اس اسپریڈشیٹ کو تلاش کریں اور منتخب کریں جسے آپ Drive میں تقسیم کرنا چاہتے ہیں:

ٹپ. یا یہاں تک کہ ایک خاص فولڈر بنائیں اور ان تمام اسپریڈ شیٹس کو وہاں منتقل کریں:

ہر ٹیب کو ایک نئی اسپریڈ شیٹ میں دستی طور پر کاپی کریں

ایک اور معیاری حل ہے — قدرے زیادہ خوبصورت:

1. اس اسپریڈشیٹ کو کھولیں جسے آپ ٹیبز کے ذریعہ متعدد اسپریڈ شیٹس میں تقسیم کرنا چاہتے ہیں۔
2. ہر اس شیٹ پر دائیں کلک کریں جس میں آپ دیکھنا چاہتے ہیں۔ایک اور فائل اور منتخب کریں کاپی ٹو میں > نئی اسپریڈشیٹ :

ٹپ۔ آپ کی ڈرائیو میں ہی ایک نئی اسپریڈشیٹ بنائی جائے گی، لیکن اس کا عنوان نہیں ہوگا۔ پریشان نہ ہوں — ہر شیٹ کو ایک نئی اسپریڈ شیٹ میں کاپی کرنے کے ساتھ، آپ کو اس فائل کو ایک نئے ٹیب میں کھولنے کے لیے ایک لنک ملے گا:

اور اس کے مطابق اس کا نام تبدیل کریں:

ٹپ۔ اس دستی کاپی سے بچنے کا ایک طریقہ ہے — شیٹس مینیجر ایڈ آن۔ یہ فائل میں موجود تمام شیٹس کو دیکھتا ہے اور انہیں Drive میں فائلوں کو الگ کرنے کے لیے تیزی سے تقسیم کرتا ہے۔ میں اس کا تعارف بالکل آخر میں کرتا ہوں۔ 7 ایک گوگل اسپریڈشیٹ کو ٹیبز کے ذریعہ متعدد علیحدہ اسپریڈشیٹ میں تقسیم کرنا کوئی استثنا نہیں ہے۔ اور IMPORTRANGE فنکشن دوبارہ کام کے لیے بہترین ہے۔

آپ کی Google Sheets فائل میں ہر شیٹ کے لیے پیروی کرنے کے مراحل یہ ہیں:

1. Drive میں ایک نئی اسپریڈشیٹ بنا کر شروع کریں۔
2. اسے کھولیں، اور اپنا IMPORTRANGE فنکشن درج کریں:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ اصل اسپریڈشیٹ کے URL سے ایک کلید ہے۔ ' ایک کلید ' سے میرا مطلب ہے کہ ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' اور ' /edit#gid=0 کے درمیان حروف کا انوکھا مرکب ' URL بار میں جو اس کی طرف لے جاتا ہے۔مخصوص اسپریڈشیٹ۔
   • I کوارٹر!A1:G31 ایک شیٹ اور ایک رینج کا حوالہ ہے جسے میں اپنی نئی فائل میں حاصل کرنا چاہتا ہوں۔
3. یقیناً، فنکشن اس وقت تک کام نہیں کرے گا جب تک کہ میں اسے اپنی اصل اسپریڈشیٹ سے ڈیٹا نکالنے کے لیے رسائی نہیں دیتا۔ مجھے A1 پر ماؤس کو ہوور کرنے کی ضرورت ہے کیونکہ اس میں IMPORTRANGE ہے، اور متعلقہ بٹن دبائیں:

جیسے ہی یہ ہو جائے گا، فارمولہ کھینچ کر دکھائے گا۔ ماخذ اسپریڈشیٹ سے ڈیٹا۔ آپ اس شیٹ کو ایک نام دے سکتے ہیں اور اصل فائل سے وہی شیٹ ہٹا سکتے ہیں۔

اس کے علاوہ، باقی ٹیبز کے لیے بھی اسے دہرائیں۔

شیٹس مینیجر کا اضافہ — تیزی سے متعدد گوگل شیٹس کو اس پر منتقل کریں۔ متعدد نئی اسپریڈشیٹ

جبکہ مذکورہ بالا تمام طریقے حل کو تھوڑا تھوڑا کرکے کھولتے ہیں اور بہت زیادہ ہیرا پھیری کی ضرورت ہوتی ہے، مجھے ایک اور کھینچنے دیں، آپ کی اسپریڈشیٹ کو اپنے ٹول بیلٹ سے الگ کرنے کا تیز ترین اور آسان طریقہ۔

شیٹس مینیجر ایڈ آن اپنی سائڈبار پر تمام شیٹس کی فہرست دیتا ہے اور ہر ایکشن کے لیے ایک بٹن فراہم کرتا ہے۔ جی ہاں، اسپریڈشیٹ کو شیٹس کے ذریعے Drive میں متعدد مختلف فائلوں میں تقسیم کرنے سمیت۔

اسے انسٹال کریں اور آپ کو صرف 2 چیزیں کرنے کی ضرورت ہوگی:

1. تمام شیٹس کو منتخب کریں (ایڈ پر -آن سائڈبار) جو اب آپ کی موجودہ کھلی اسپریڈشیٹ میں شامل نہیں ہیں۔

   ٹپ۔ متصل شیٹس کو منتخب کرنے کے لیے Shift دبائیں اور انفرادی شیٹس کے لیے Ctrl دبائیں یا شیٹ کے ناموں کے ساتھ والے چیک باکسز کا استعمال کریں۔

   

2. اور صرف ایک آپشن پر کلک کریں: منتقل کریں > متعدد نئی اسپریڈ شیٹس :

ایڈ آن آپ کی موجودہ اسپریڈشیٹ سے شیٹس کو کاٹ کر آپ کی ڈرائیو میں نئی ​​اسپریڈ شیٹس میں پیسٹ کردے گا۔ آپ کو وہ فائلیں آپ کی اصل فائل کے نام کے فولڈر میں ملیں گی:

شیٹس مینیجر آپ کو نتیجہ کے پیغام کے ساتھ بھی مطلع کرے گا اور آپ کو اس نئے فولڈر کو کھولنے کے لیے ایک لنک دے گا۔ ایک نئے براؤزر ٹیب میں فوراً شیٹس تقسیم کریں:

اور بس!

فارمولے بنانے اور انہیں کاپی پیسٹ کرنے کی ضرورت نہیں، دستی طور پر نئی فائلیں بنائیں پہلے سے، وغیرہ۔ ایک بار جب آپ متعلقہ بٹن پر کلک کرتے ہیں تو ایڈ آن آپ کے لیے سب کچھ کرتا ہے۔

اسے گوگل شیٹس اسٹور سے ایک ٹول کے طور پر یا پاور ٹولز کے حصے کے طور پر 30+ دیگر وقتوں کے ساتھ حاصل کریں۔ اسپریڈ شیٹس کے لیے بچت کرنے والے۔

امید ہے کہ یہ حل آپ کی مدد کریں گے! بصورت دیگر، میں آپ سے نیچے تبصرے کے سیکشن میں ملوں گا؛)