När du arbetar med stora Google-kalkylblad är det troligt att du ständigt filtrerar tabellen för att bara se och bedöma viss information.

Skulle det inte vara bäst att dela upp informationen i flera separata ark eller till och med kalkylblad (filer) i Drive? Personligen tycker jag att det är väldigt praktiskt att varje ark är ägnat åt sin egen sak - oavsett om det är ett namn, nummer, datum etc. För att inte tala om den nya möjligheten att dela endast relaterad information med andra personer.

Om det är ditt mål kan vi dela upp våra ark och kalkylblad tillsammans. Välj det sätt du vill ha dina data på och följ de steg som beskrivs där.

Dela ett ark baserat på kolumnvärden

Tänk dig följande: Du följer dina utgifter i ett Google Sheets-dokument. Varje dag anger du datum, belopp och kategori. Tabellen växer, så det blir mer och mer meningsfullt att dela upp tabellen efter kategori:

Låt oss överväga dina alternativ.

Dela upp ett ark i olika ark i filen

Om du kan ha flera ark (med varsin kategori) i ett Google-kalkylblad kan du använda två funktioner.

Exempel 1. FILTER-funktionen

Funktionen FILTER kommer troligen först i åtanke: den filtrerar intervallet enligt ett visst villkor och returnerar endast de relaterade värdena, som om du delar upp arket efter gemensamma värden:

Observera: Jag kommer inte att ta upp funktionens grunder här eftersom FILTER redan har sin egen handledning på vår blogg.

Låt mig börja med att ta med alla utgifter för Äta ute till ett annat ark.

Jag skapar först ett nytt ark i mitt kalkylblad och skriver in följande formel där:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Äta ute")

Som du kan se tar jag bokstavligen alla befintliga poster från mitt ursprungliga ark - Blad1!A2:G101 - och välja ut endast de som har Äta ute i kolumn B - Sheet1!B2:B101 = "Äta ute" .

Som du kanske redan har tänkt måste du skapa lika många ark manuellt som det finns kategorier att dela upp efter och justera en formel för varje nytt ark. Om det inte är din grej finns det dock ett mycket effektivare formelfritt sätt att dela upp ett ark. Du får gärna hoppa direkt till det.

Exempel 2. QUERY-funktionen

Nästa är en funktion som du kanske inte har hört talas om - QUERY. Jag har också talat om den på vår blogg. Den är som Nathan i Google Sheets outforskade vatten - den hanterar det omöjliga :) Ja, den delar till och med upp arket efter gemensamma värden!

Observera att det använder ett märkligt språk (som liknar kommandon i SQL), så om du inte har använt det tidigare bör du läsa den här artikeln om det.

Så hur ser QUERY-formeln ut för att få fram alla utgifter för Äta ute ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

Logiken är densamma:

1. Den tittar på hela intervallet från mitt källblad - Blad1!A1:G101
2. och väljer alla de där värdet i kolumn B är lika med Äta ute - "select * where B = 'Äta ute'"

Tyvärr måste du även här göra många manuella förberedelser: du måste fortfarande lägga till ett nytt blad för varje kategori och skriva in en ny formel där.

Om du inte vill bry dig om formler överhuvudtaget finns det ett tillägg - Split Sheet - som gör allting åt dig. Ta en titt nedan.

Dela ditt ark till flera ark i en annan fil

Om du inte vill generera flera ark i ett kalkylblad finns det ett alternativ för att dela upp arket och lägga resultaten i en annan fil.

Duon QUERY + IMPORTRANGE hjälper dig.

Låt oss se. Jag skapar ett nytt kalkylblad på min Drive och skriver in min formel där:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY gör samma sak som jag nämnde ovan: den går till min ursprungliga tabell och tar de rader där B innehåller Äta ute . som att dela på bordet!
2. Vad är det med IMPORTRANGE då? Min originaltabell finns i ett annat dokument. IMPORTRANGE är som en nyckel som öppnar den filen och tar det jag behöver. Utan den kommer QUERY inte att gå igenom :)

Tips: Jag har beskrivit IMPORTRANGE i detalj tidigare i vår blogg, ta en titt.

När du använder IMPORTRANGE måste du ge den tillgång till att koppla ihop din nya fil med den ursprungliga genom att trycka på motsvarande knapp, annars får du bara ett felmeddelande:

Men när du väl har kommit till Tillåt åtkomst Alla data kommer att laddas på några sekunder (eller minuter om det är mycket data som ska hämtas).

Som du kan se innebär detta att du är redo att manuellt skapa ett nytt kalkylblad med de nya arken i det och bygga upp QUERY + IMPORTRANGE-funktioner för varje önskat värde.

Om detta är för mycket, rekommenderar jag att du provar vårt tillägg Split Sheet som beskrivs nedan - jag lovar att du inte kommer att ångra dig.

Dela upp ditt ark i flera separata kalkylblad utan formler

Nästa steg är att dela upp varje kategori i en egen Google Sheets-fil.

Jag vill fokusera på det enklaste och mest användarvänliga sättet som finns - tillägget Split Sheet. Dess huvudsyfte är att dela upp ditt Google-ark i flera ark/arbetsblad efter värden i en valfri kolumn.

Allt du behöver för att finjustera finns i ett enda fönster:

• några kryssrutor - kolumner att dela upp efter
• en rullgardinsmeny - med platser för resultatet
• och avslutningsknappen

Det tar bokstavligen bara några få klick att ställa in dina krav och Split Sheet gör resten:

Installera Split Sheet från Google Sheets-butiken och dela upp dina ark i flera ark eller filer som ett proffs - på bara några få klick och minuter.

Dela ett Google-kalkylblad i separata Google Drive-filer med hjälp av flikar

Ibland räcker det inte att dela upp en tabell i flera ark. Ibland vill du kanske gå längre och placera varje tabell (ark/flikar) i ett separat Google-kalkylblad (fil) på Drive. Som tur är finns det några sätt att göra det.

Duplicera kalkylblad och ta bort oönskade flikar

Denna första lösning är ganska klumpig, men det är ändå en lösning.

Tips: Om du inte vill slösa din tid på klumpiga lösningar kan du här få en länk till det enklaste sättet att göra det direkt.

1. Hitta och välj det kalkylblad som du vill dela upp i Drive:

Tips: Du kan även skapa en särskild mapp och flytta alla kalkylblad dit:

Kopiera varje flik manuellt till ett nytt kalkylblad.

Det finns en annan standardlösning som är lite mer elegant:

1. Öppna kalkylbladet som du vill dela upp i flera kalkylblad med hjälp av flikar.
2. Högerklicka på varje ark som du vill se i en annan fil och välj Kopiera till> Nytt kalkylblad :

Tips: Ett nytt kalkylblad skapas direkt på din Drive, men det har ingen titel. Oroa dig inte - för varje ark som kopieras till ett nytt kalkylblad får du en länk för att öppna filen i en ny flik:

och döpa om den i enlighet med detta:

Tips: Det finns ett sätt att undvika denna manuella kopiering - tillägget Sheets Manager. Det ser alla ark i filen och delar snabbt upp dem till separata filer i Drive. Jag presenterar det i slutet.

Kopiera områdena med hjälp av funktionen IMPORTRANGE.

Det finns alltid en funktion för varje uppgift i Google Sheets, eller hur? Att dela upp ett Google-kalkylblad i flera separata kalkylblad med hjälp av flikar är inget undantag. Och funktionen IMPORTRANGE är återigen perfekt för uppgiften.

Här är stegen för varje ark i din Google Sheets-fil:

1. Börja med att skapa ett nytt kalkylblad i Drive.
2. Öppna den och ange din IMPORTRANGE-funktion:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YYVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ är en nyckel från URL:en för det ursprungliga kalkylbladet. Med ' en nyckel ' Jag menar den unika blandningen av karaktärer mellan ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' och ' /redigera#gid=0 ' i URL-fältet som leder till just det här kalkylbladet.
   • I kvartal!A1:G31 är en referens till ett ark och ett intervall som jag vill få till min nya fil.
3. Funktionen fungerar naturligtvis inte förrän jag ger den tillgång till data från mitt ursprungliga kalkylblad. Jag måste hålla musen över A1 eftersom den innehåller IMPORTRANGE och trycka på motsvarande knapp:

Så snart den är klar kommer formeln att hämta och visa data från källkalkylbladet. Du kan ge det här arket ett namn och ta bort samma ark från den ursprungliga filen.

Upprepa detta även för de övriga flikarna.

Tillägget Sheets Manager - flytta snabbt flera Google-ark till flera nya kalkylblad

Även om alla ovannämnda sätt att lösa problemet bit för bit och kräver en hel del manipulationer, vill jag ta fram ett annat, det snabbaste och enklaste sättet att dela upp kalkylbladet ur mitt verktygsbälte.

Tillägget Sheets Manager listar alla ark på sidofältet och har en knapp för varje åtgärd. Ja, inklusive att dela upp kalkylbladet med ark i flera olika filer i Drive.

När du installerar det behöver du bara göra två saker:

1. Markera alla ark (på tilläggssidebar) som inte längre hör hemma i det öppna kalkylbladet.

   Tips: Tryck på Skift för att välja sammanhängande ark och Ctrl för enskilda ark. Du kan också använda kryssrutorna bredvid arknamnen.

   

2. Klicka på ett enda alternativ: Flytta till> Flera nya kalkylblad :

Tillägget klipper ut arken från det aktuella kalkylbladet och klistrar in dem i nya kalkylblad på din Drive. Du hittar dessa filer i en mapp som har samma namn som den ursprungliga filen:

Sheets Manager informerar dig också med ett resultatmeddelande och ger dig en länk för att öppna den nya mappen med delade ark i en ny flik i webbläsaren direkt:

Och det var allt!

Du behöver inte skapa formler och kopiera och klistra in dem, skapa nya filer manuellt i förväg etc. Tillägget gör allt åt dig när du klickar på motsvarande knapp.

Köp det i Google Sheets-butiken som ett enskilt verktyg eller som en del av Power Tools tillsammans med över 30 andra tidsbesparande verktyg för kalkylblad.

Hoppas att dessa lösningar hjälper dig! Annars möter jag dig i kommentarsfältet nedan ;)