Съдържание
Когато работите с големи електронни таблици в Google, има вероятност постоянно да филтрирате таблицата, за да виждате и оценявате само определена информация.
Няма ли да е най-добре да разделите тази информация на няколко отделни листа или дори електронни таблици (файлове) в Диск? Лично аз смятам, че е изключително удобно всеки лист да е посветен на собственото си нещо - независимо дали става дума за име, номер, дата и т.н. Да не говорим за появяващата се възможност да споделяте с други хора само свързана информация.
Ако това е вашата цел, нека разделим нашите листове и електронни таблици заедно. Изберете начина, по който искате да получите данните си, и следвайте описаните там стъпки.
Разделяне на един лист въз основа на стойностите на колоните
Представете си следното: проследявате разходите си в документ в Google Sheets. Всеки ден въвеждате датата, похарчената сума и категорията. Таблицата се разраства, така че е все по-целесъобразно да я разделите по категории:
Нека разгледаме вашите възможности.
Разделяне на даден лист на различни листове във файла
Ако нямате нищо против да имате няколко листа (всеки със собствена категория) в една електронна таблица на Google, две функции ще ви помогнат.
Пример 1. Функция FILTER
Най-вероятно първо ще ви дойде наум функцията FILTER. Тя филтрира диапазона по определено условие и връща само свързаните стойности, сякаш разделя листа по общи стойности:
FILTER(обхват, условие1, [условие2, ...])Бележка: Тук няма да разглеждам основите на функцията, тъй като FILTER вече има свой урок в нашия блог.
Позволете ми да започна с всички разходи за Хранене навън към друг лист.
Първо създавам нов лист в моята електронна таблица и въвеждам в него следната формула:
=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Хранене навън")
Както виждате, буквално вземам всички съществуващи записи от първоначалния лист - Лист1!A2:G101 - и изберете само тези, които имат Хранене навън в колона B - Sheet1!B2:B101 = "Хранене навън" .
Както може би вече сте си помислили, ще трябва да създадете ръчно толкова листове, колкото са категориите, по които да разделите, и да настроите формула за всеки нов лист. Ако обаче това не е вашият проблем, има много по-ефективен начин за разделяне на лист без използване на формула. Не се колебайте да преминете направо към него.
Пример 2. Функция QUERY
Следващата функция е тази, за която може би не сте чували - QUERY. Говорих за нея и в нашия блог. Тя е като Нейтън в неизследваните води на Google Sheets - занимава се с невъзможното :) Да, дори разделя листа по общи стойности!
QUERY(данни, заявка, [заглавия])Забележка: Той използва специфичен език (подобен на командите в SQL), така че ако не сте го използвали преди, не забравяйте да разгледате тази статия за него.
И така, как изглежда формулата QUERY, за да може да получи всички разходи за Хранене навън ?
=QUERY(Sheet1!A1:G101, "избери * където B = 'Хранене навън'")
Логиката е същата:
- тя разглежда целия диапазон от моя лист с източници - Лист1!A1:G101
- и избира всички, при които стойността в колона B е равна на Хранене навън - "select * where B = "Хранене навън""
Уви, и тук има много ръчна подготовка: все пак ще трябва да добавите нов лист за всяка категория и да въведете нова формула в него.
Ако не искате изобщо да се занимавате с формули, има тази добавка - Split Sheet - която ще направи всичко вместо вас. Разгледайте я по-долу.
Разделяне на лист в няколко листа в друг файл
Ако не искате да генерирате множество листове в рамките на една електронна таблица, има възможност да разделите листа и да поставите резултатите в друг файл.
Двойката QUERY + IMPORTRANGE ще ви помогне.
Да видим. Създавам нова електронна таблица в Drive и въвеждам формулата си там:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "избери * където Col2 = "Хранене навън")
- QUERY прави същото, както споменах по-горе: отива в моята оригинална таблица и взема тези редове, където B съдържа Хранене навън сякаш разделяте масата!
- Ами моята оригинална таблица е в друг документ. IMPORTRANGE е като ключ, който отваря този файл и взема това, което ми трябва. Без него QUERY няма да мине :)
Съвет. Описах подробно IMPORTRANGE по-рано в нашия блог, погледнете.
Когато използвате IMPORTRANGE, трябва да му дадете достъп за свързване на новия файл с оригиналния, като натиснете съответния бутон. В противен случай ще получите само грешка:
Но щом ударите Разрешаване на достъпа , всички данни ще се заредят за секунди (или минути, ако има много данни за изтегляне).
Както можете да видите, този начин предполага, че сте готови да създадете ръчно нова електронна таблица с новите листове в нея и да изградите функции QUERY + IMPORTRANGE за всяка необходима стойност.
Ако това е твърде много, призовавам ви да опитате нашата добавка Split Sheet, описана по-долу - обещавам, че няма да съжалявате.
Разделяне на листа на няколко отделни електронни таблици без формули
Следващата стъпка е да разделите всяка категория в отделен файл в Google Sheets.
Бих искал да се съсредоточа върху най-лесния начин, който съществува - добавката Split Sheet. Нейната основна цел е да раздели вашия лист на Google на няколко листа/прозорци по стойности в избрана от вас колона.
Всичко, което ви е необходимо за фина настройка, се намира само в един прозорец:
- няколко квадратчета за отметка - колони за разделяне по
- един падащ списък - с места за резултата
- и бутона за завършване
Задаването на вашите изисквания ще отнеме буквално само няколко кликвания. Split Sheet ще свърши останалото:
Инсталирайте Split Sheet от магазина на Google Sheets и разделете листовете си на няколко листа или файла като професионалист - само с няколко кликвания и минути.
Разделяне на една електронна таблица в Google на отделни файлове в Google Drive чрез раздели
Понякога разделянето само на една таблица на няколко листа не е достатъчно. Понякога може да искате да отидете по-далеч и да поставите всяка таблица (лист/таблица) в отделна електронна таблица (файл) на Google в Диск. За щастие, има няколко начина и за това.
Дублиране на електронни таблици и премахване на нежелани раздели
Това първо решение е доста тромаво, но все пак е решение.
Съвет. Ако не искате да губите време за тромави решения, ето една връзка, за да се запознаете веднага с най-лесния начин.
- Намерете и изберете електронната таблица, която искате да разделите, в Диск:
Съвет. Или дори създайте специална папка и преместете всички тези електронни таблици в нея:
Копирайте ръчно всеки раздел в нова електронна таблица
Има и още едно стандартно решение - малко по-елегантно:
- Отворете електронната таблица, която искате да разделите на няколко електронни таблици чрез табове.
- Щракнете с десния бутон на мишката върху всеки лист, който искате да видите в друг файл, и изберете Копиране в> Нова електронна таблица :
Съвет. Нова електронна таблица ще бъде създадена направо в Диск, но тя няма да бъде озаглавена. Не се притеснявайте - с всеки лист, който се копира в нова електронна таблица, ще получавате връзка за отваряне на този файл в нов раздел:
и го преименувайте съответно:
Съвет: Има начин да избегнете това ръчно копиране - добавката Sheets Manager. Тя вижда всички листове във файла и бързо ги разделя на отделни файлове в Drive. Представям я в самия край.
Копиране на диапазоните с помощта на функцията IMPORTRANGE
В Google Sheets винаги има функция за всяка задача, нали? Разделянето на една електронна таблица на Google на няколко отделни електронни таблици чрез раздели не е изключение. А функцията IMPORTRANGE отново е идеална за тази задача.
Тук са описани стъпките, които трябва да следвате за всеки лист във файла с Google Sheets:
- Започнете, като създадете нова електронна таблица в Диск.
- Отворете го и въведете функцията IMPORTRANGE:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ е ключ от URL адреса на оригиналната електронна таблица. Чрез ключ ' Имам предвид тази уникална смесица от символи между ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' и ' /edit#gid=0 ' в лентата с URL адреси, която води до тази конкретна електронна таблица.
- I квартал!A1:G31 е препратка към лист и диапазон, които искам да получа в новия си файл.
- Разбира се, функцията няма да работи, докато не ѝ предоставя достъп за извличане на данни от моята оригинална електронна таблица. Трябва да поставя курсора на мишката върху А1, тъй като той съдържа IMPORTRANGE, и да натисна съответния бутон:
Веднага след като го направи, формулата ще изтегли и покаже данните от изходния електронен лист. Можете да дадете име на този лист и да премахнете същия лист от оригиналния файл.
Повторете това и за останалите раздели.
Добавка за мениджър на листове - бързо преместване на няколко листа от Google в няколко нови електронни таблици
Въпреки че всички гореспоменати начини разгадават решението малко по малко и изискват много манипулации, позволете ми да извадя от колана си с инструменти друг, най-бърз и лесен начин за разделяне на вашата електронна таблица.
Добавката Sheets Manager изброява всички листове в страничната си лента и предоставя бутон за всяко действие. Да, включително разделяне на електронната таблица по листове в няколко различни файла в Drive.
Инсталирайте го и ще трябва да направите само 2 неща:
- Изберете всички листове (в страничната лента на добавката), които вече не принадлежат на отворената в момента електронна таблица.
Съвет. Натиснете Смяна за да изберете съседни листове и Ctrl или използвайте квадратчетата за отметка до имената на листовете.
- И кликнете само върху една опция: Преместване в> Множество нови електронни таблици :
Добавката ще изреже листовете от текущата ви електронна таблица и ще ги постави в нови електронни таблици във вашия диск. Ще намерите тези файлове в папка, наречена на оригиналния файл:
Мениджърът на листове също така ще ви информира със съобщение за резултата и ще ви даде връзка, за да отворите веднага новата папка с разделени листове в нов раздел на браузъра:
И това е всичко!
Не е необходимо да създавате формули и да ги копирате и поставяте, да създавате предварително ръчно нови файлове и т.н. Добавката прави всичко вместо вас, след като щракнете върху съответния бутон.
Вземете го от магазина на Google Sheets като отделен инструмент или като част от Power Tools заедно с над 30 други инструменти за спестяване на време за електронни таблици.
Надявам се, че тези решения ще ви помогнат! В противен случай ще се срещнем в раздела за коментари по-долу ;)
