Ori de câte ori lucrați cu foile de calcul Google de mari dimensiuni, există șanse să filtrați în mod constant tabelul pentru a vedea și evalua doar anumite informații.

Nu ar fi mai bine să împărțiți aceste informații în mai multe foi separate sau chiar foi de calcul (fișiere) în Drive? Personal, consider că este foarte convenabil să am fiecare foaie dedicată unui lucru anume - fie că este vorba de un nume, un număr, o dată etc. Ca să nu mai vorbim de posibilitatea emergentă de a partaja doar informațiile aferente cu alte persoane.

Dacă acesta este obiectivul dvs., haideți să ne împărțim foile și foile de calcul împreună. Alegeți modul în care doriți să obțineți datele și urmați pașii descriși acolo.

Împărțiți o foaie pe baza valorilor coloanelor

Imaginează-ți: urmărești cheltuielile într-un document Google Sheets. În fiecare zi introduci data, suma cheltuită și categoria. Tabelul crește, așa că devine din ce în ce mai logic să îl împarți pe categorii:

Să luăm în considerare opțiunile dumneavoastră.

Împărțirea unei foi în foi diferite în cadrul fișierului

Dacă nu vă deranjează să aveți mai multe foi (fiecare cu propria categorie) într-o foaie de calcul Google, două funcții vă vor ajuta.

Exemplul 1. Funcția FILTER

Cel mai probabil, prima dată vă va veni în minte funcția FILTER, care filtrează intervalul în funcție de o anumită condiție și returnează numai valorile aferente, ca și cum ar împărți foaia în funcție de valorile comune:

Notă. Nu voi aborda aici elementele de bază ale funcției, deoarece FILTER are deja un tutorial pe blogul nostru.

Lasă-mă să încep prin a aduce toate cheltuielile pentru Mâncare în oraș pe o altă foaie.

Mai întâi creez o foaie nouă în foaia mea de calcul și introduc acolo următoarea formulă:

=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")

După cum puteți vedea, iau literalmente toate înregistrările existente din foaia mea originală - Foaie1!A2:G101 - și să le alegem doar pe cele care au Mâncare în oraș în coloana B - Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .

După cum probabil v-ați gândit deja, va trebui să creați manual atâtea foi câte categorii de împărțit și să ajustați o formulă pentru fiecare nouă foaie. Dacă nu este însă problema dumneavoastră, există o modalitate mult mai eficientă de a împărți o foaie fără formule. Nu ezitați să treceți direct la ea.

Exemplul 2. Funcția QUERY

Următoarea este funcția de care poate nu ați auzit - QUERY. Am vorbit despre ea și pe blogul nostru. Este ca Nathan în apele necunoscute ale Google Sheets - se ocupă de imposibil :) Da, chiar împarte foaia după valori comune!

Notă. Folosește un limbaj special (similar comenzilor din SQL), așa că, dacă nu l-ați mai folosit până acum, nu uitați să consultați acest articol despre el.

Deci, cum arată formula QUERY astfel încât să poată obține toate cheltuielile pentru Mâncare în oraș ?

=QUERY(Sheet1!A1:G101, "select * where B = 'Eating Out'")

Logica este aceeași:

1. se uită la întreaga gamă din foaia mea sursă - Foaie1!A1:G101
2. și le selectează pe toate cele în care valoarea din coloana B este egală cu Mâncare în oraș - "select * where B = 'Eating Out'"

Din păcate, și aici sunt multe pregătiri manuale: va trebui să adăugați o foaie nouă pentru fiecare categorie și să introduceți o nouă formulă acolo.

Dacă nu vreți să vă deranjați cu formule, există acest add-on - Split Sheet - care va face totul pentru dvs. Aruncați o privire mai jos.

Împărțiți foaia dvs. în mai multe foi dintr-un alt fișier

Dacă nu doriți să generați mai multe foi în cadrul unei foi de calcul, există o opțiune de divizare a foii și de introducere a rezultatelor într-un alt fișier.

Duo-ul QUERY + IMPORTRANGE vă va ajuta.

Să vedem, creez o nouă foaie de calcul în Drive și introduc acolo formula mea:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY face același lucru pe care l-am menționat mai sus: se duce la tabelul meu original și ia acele rânduri în care B conține Mâncare în oraș . ca și cum ar fi împărțit masa!
2. Ce este cu IMPORTRANGE atunci? Ei bine, tabelul meu original se află într-un alt document. IMPORTRANGE este ca o cheie care deschide acel fișier și ia ceea ce am nevoie. Fără ea, QUERY nu va trece :)

Sfat. Am descris IMPORTRANGE în detaliu mai devreme pe blogul nostru, aruncați o privire.

Atunci când utilizați IMPORTRANGE, trebuie să îi permiteți accesul la conectarea noului fișier cu cel original, apăsând butonul corespunzător. În caz contrar, veți primi doar o eroare:

Dar odată ce ai lovit Permiteți accesul , toate datele se vor încărca în câteva secunde (bine, sau minute dacă sunt multe date de extras).

După cum puteți vedea, acest mod implică faptul că sunteți gata să creați manual o nouă foaie de calcul cu noile foi în interiorul ei și să construiți funcții QUERY + IMPORTRANGE pentru fiecare valoare necesară.

Dacă acest lucru este prea mult, vă îndemn să încercați suplimentul nostru Split Sheet descris mai jos - vă promit că nu veți regreta.

Împărțiți foaia în mai multe foi de calcul separate fără formule

Următorul pas ar fi să împărțim fiecare categorie în propriul fișier Google Sheets.

Și aș dori să mă concentrez pe cel mai simplu mod ușor de utilizat care există - add-on-ul Split Sheet. Scopul său principal este de a împărți foaia Google în mai multe foi/foile de calcul în funcție de valorile dintr-o coloană la alegere.

Tot ceea ce aveți nevoie pentru a face reglaje fine se află într-o singură fereastră:

• câteva casete de bifat - coloane de împărțit după
• un drop-down - cu locuri pentru rezultat
• și butonul de finisare

Va fi nevoie de doar câteva clicuri pentru a vă configura cerințele, iar Split Sheet se va ocupa de restul:

Instalați Split Sheet din magazinul Google Sheets și împărțiți-vă foile în mai multe foi sau fișiere ca un profesionist - în doar câteva clicuri și minute.

Împărțiți o foaie de calcul Google în fișiere Google Drive separate prin file

Uneori, împărțirea unui singur tabel în mai multe foi nu este suficientă. Uneori, este posibil să doriți să mergeți mai departe și să plasați fiecare tabel (foaie/fișă) într-o foaie de calcul Google separată (fișier) în Drive. Din fericire, există câteva modalități pentru acest lucru.

Duplicarea foilor de calcul și eliminarea filelor nedorite

Această primă soluție este destul de neîndemânatică, dar este totuși o soluție.

Sfat. Dacă nu vreți să vă pierdeți timpul cu soluții stângace, iată un link pentru a cunoaște imediat cea mai simplă cale.

1. Găsiți și selectați foaia de calcul pe care doriți să o împărțiți în Drive:

Sfat. sau chiar creați un dosar special și mutați acolo toate aceste foi de calcul:

Сopiați manual fiecare filă într-o foaie de calcul nouă

Mai există o soluție standard - un pic mai elegantă:

1. Deschideți foaia de calcul pe care doriți să o împărțiți în mai multe foi de calcul prin file.
2. Faceți clic dreapta pe fiecare foaie pe care doriți să o vedeți într-un alt fișier și alegeți Copiați în> Foaie de calcul nouă :

Sfat. O nouă foaie de calcul va fi creată chiar în Drive, dar va fi fără titlu. Nu vă faceți griji - cu fiecare foaie copiată într-o nouă foaie de calcul, veți primi un link pentru a deschide fișierul respectiv într-o filă nouă:

și redenumiți-l în consecință:

Sfat. Există o modalitate de a evita această copiere manuală - add-on-ul Sheets Manager. Acesta vede toate foile din fișier și le împarte rapid în fișiere separate în Drive. Îl prezint chiar la sfârșit.

Copiați intervalele cu ajutorul funcției IMPORTRANGE

Întotdeauna există o funcție pentru orice sarcină în Google Sheets, nu-i așa? Împărțirea unei foi de calcul Google în mai multe foi de calcul separate prin file nu este o excepție. Iar funcția IMPORTRANGE este din nou perfectă pentru această sarcină.

Iată pașii care trebuie urmați pentru fiecare foaie din fișierul Google Sheets:

1. Începeți prin a crea o nouă foaie de calcul în Drive.
2. Deschideți-l și introduceți funcția IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ este o cheie din URL-ul foii de calcul originale. Prin ' o cheie ' Mă refer la acel amestec unic de caractere între ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' și ' /edit#gid=0 ' în bara URL care duce la această foaie de calcul.
   • I sfert!A1:G31 este o referință la o foaie și un interval pe care vreau să le introduc în noul meu fișier.
3. Desigur, funcția nu va funcționa până când nu îi voi acorda acces la extragerea datelor din foaia mea de calcul originală. Trebuie să trec cu mouse-ul peste A1, deoarece acesta deține IMPORTRANGE, și să apăs butonul corespunzător:

Imediat ce este gata, formula va extrage și va afișa datele din foaia de calcul sursă. Puteți da un nume acestei foi și elimina aceeași foaie din fișierul original.

De asemenea, repetați acest lucru pentru celelalte file.

Supliment Sheets Manager - mută rapid mai multe foi Google în mai multe foi de calcul noi

În timp ce toate modalitățile menționate mai sus dezvăluie soluția puțin câte puțin și necesită o mulțime de manipulări, permiteți-mi să scot din centura mea de instrumente o altă modalitate, cea mai rapidă și mai ușoară de a împărți foaia de calcul.

Suplimentul Sheets Manager listează toate foile pe bara sa laterală și oferă un buton pentru fiecare acțiune. Da, inclusiv împărțirea foii de calcul de către foi în mai multe fișiere diferite în Drive.

Instalează-l și va trebui să faci doar 2 lucruri:

1. Selectați toate foile (în bara laterală a add-on-ului) care nu mai aparțin foii de calcul deschise în prezent.

   Sfat. apăsați Schimbul pentru a selecta foi contigue și Ctrl pentru fiecare foaie în parte. Sau utilizați casetele de selectare de lângă numele foilor.

   Vezi si: Referințe structurate în tabelele Excel

   

2. Și faceți clic pe o singură opțiune: Mutarea în> Mai multe foi de calcul noi :

Suplimentul va tăia foile din foaia de calcul curentă și le va lipi în noi foi de calcul din Drive. Veți găsi aceste fișiere într-un dosar numit după fișierul original:

Sheets Manager vă va informa, de asemenea, cu un mesaj de rezultat și vă va oferi un link pentru a deschide imediat acel nou dosar cu foi divizate într-o nouă filă a browserului:

Și asta e tot!

Nu este nevoie să construiți formule și să le copiați și lipiți, să creați manual fișiere noi în prealabil etc. Suplimentul face totul pentru dvs. odată ce faceți clic pe butonul corespunzător.

Achiziționați-l din magazinul Google Sheets ca instrument individual sau ca parte a programului Power Tools, împreună cu alte peste 30 de instrumente de economisire a timpului pentru foile de calcul.

Sper ca aceste soluții să te ajute! În caz contrar, ne întâlnim în secțiunea de comentarii de mai jos ;)